こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
Googleサイトにはどういう使い方があるか知りたいという方も多いのではないでしょうか。Googleサイトは、Googleが提供しているWebサイト作成ツールです。Googleサイトを使えば、HTMLやCSSなどの知識がなくとも簡単にWebサイトを作成できます。本記事では、Googleサイトにはどういう使い方があるか、Googleサイトの基本的な使い方、Googleサイトを使う時に注意すべきポイントを解説します。
目次
Googleサイトにはどういう使い方があるか
ここではGoogleサイトの使い方として、以下の3つを紹介します。
- Webサイト
- 掲示板
- 社内ポータル
一つずつ詳しく見ていきましょう。
Webサイト
Googleサイトの使い方の1つ目が、Webサイトです。Googleサイトを使えば、PowerPointやKeynoteのような操作感で簡単にWebサイトを作れます。外部公開前のテスト用Webサイトや、Webデザイナーにイメージを共有するためのサンプルなど、様々な用途で活用できます。また、豊富なテンプレートや設定項目も用意されている上に、Googleのコンテンツも自由に配置できることも特徴です。
掲示板
Googleサイトの使い方の2つ目が、掲示板です。掲示板とは、連絡事項を社内の人に伝えるために設けられた場所のことです。情報の検索や知識の蓄積などに活用でき、従業員が投稿することも可能です。掲示板を作れるツールは多数存在しますが、Googleサイトでも簡単に作れます。ただし、後述しますが2020年8月にGoogleサイトは新しいバージョンをリリースしています。旧バージョンのGoogleサイトでは、「お知らせ」機能を使うことで掲示板を作れましたが、新バージョンのGoogleサイトでは「お知らせ」機能は使えません。Googleスプレッドシートなども活用して掲示板を作成する必要があります。
社内ポータル
Googleサイトの使い方の3つ目が、社内ポータルです。社内ポータルとは、自社が保有する情報にアクセスするための入口となるサイトのことです。情報共有やプロジェクト管理などに活用できます。Googleサイトは、社内ポータルを簡単に作れるツールの一つです。社内ポータルでは、シンプルで従業員が使いやすいデザインが好まれます。Google サイトであれば、シンプルで使いやすいデザインの社内ポータルを、HTMLなどの知識がなくとも作れます。また、社内ポータルには常に最新の情報を掲載する必要がありますGoogle サイトは、操作が簡単で更新も容易なので、その点でも社内ポータルに向いています。
関連記事：Googleサイトで簡単に社内ポータルを作成する方法を解説
Googleサイトの基本的な使い方
Googleサイトの基本的な使い方は以下の3つです。
- ログイン
- サイト作成
- サイト公開
一つずつ解説します。
ログイン
Googleサイトの基本的な使い方の1つ目が、ログインです。Googleサイトは、以下のURLよりGoogleアカウントでログインできます。なお、2020年8月にGoogleサイトは新しいバージョンをリリースしています。以降の説明は、新しいバージョンで説明することに留意してください。
ログインしたら「新しいサイトを作成」をクリックして、新規にページを作成します。ここでは、「空白」をクリックします。
「空白」をクリックすると、このように新規ページが作成されます。
サイト作成
Googleサイトの基本的な使い方の2つ目が、サイト作成です。Googleサイトは、PowerPointのような直感的操作でサイト作成ができます。また、編集作業内容は随時Googleドライブに保存されますので、初心者でも安心です。ここでは、サイト作成でよく使う機能4つを詳しくみていきましょう。
- コンテンツ配置
- ページ追加
- テーマ設定
- 編集者の追加
それでは1つずつ解説します。
コンテンツ配置
サイト作成でよく使う機能の1つ目が、コンテンツ配置です。Googleサイトには、YouTubeやGoogleドキュメントなどGoogleが提供するサービスを配置できます。それらのコンテンツを配置する方法を解説します。
まず、画面右側の「挿入」から、挿入したいコンテンツを選択します。
「テキストボックス」や「画像」を選択すると、テキストや画像を挿入できます。また、「埋め込み」を選択するとURLが、「アップロード」を選択するとGoogleドキュメント上のドキュメントやYouTube動画などをそれぞれ挿入できます。さらに、GoogleサイトにはHTMLボックスがあるので、ページ内に多少は自由にコンテンツを入れることも可能です。
以降では、画像を挿入する時の操作方法を解説します。画像を挿入する時には、「挿入」の「画像」をクリックします。
「アップロード」か「選択」をクリックして、挿入したい画像を選択します。「挿入」の「プレースホルダー」を選択して、Google Driveに入っている資料や画像をアップロードすることもできます。
挿入した画像は、削除やトリミングなども可能です。
ページ追加
サイト作成でよく使う機能の2つ目が、ページ追加です。Webサイトを複数のページに分割する方法を解説します。1つのページでコンテンツが納めきれない時や、整理して表示したい時に活用しましょう。画面右側の「ページ」をクリックし、下の「＋」アイコンにカーソルを合わせます。すると、「新しいページ」を選択できますので、クリックして新しいページの名前を入力して完了します。
新しいページが作成できたら、画面右側の「ページ」メニューからページを切り替えて編集できるようになります。また、ページごとの目次も設定で自動で入るようになります。
テーマ設定
サイト作成でよく使う機能の3つ目が、テーマ設定です。Googleサイトでは、テーマ設定によりホームページのデザイン変更が可能です。画面右側の「テーマ」をクリックし、設定したいテーマを選択します。設定したテーマは、色やフォントの変更も可能です。
編集者の追加
サイト作成でよく使う機能の4つ目が、編集者の追加です。編集者を追加することで、共同編集が可能となり役割分担して効率よくWebサイトを行うことができます。編集者を追加するには、画面右上の「人型」アイコンをクリックします。そして、リンクやメールアドレスによって追加したいユーザーやグループを追加します。
サイト公開
Googleサイトの基本的な使い方の3つ目が、サイト公開です。サイト公開には、まず画面右上の「公開」ボタンをクリックします。
任意の文字列でアドレスを入力します。アドレス右端にチェックマークが表示されれば、まだGoogleサイトで使用されておらず使用可能です。また、カスタムドメインの作成や公開範囲設定も可能です。「公開」ボタンを押すと公開されます。
公開後は、画面右上の「公開」ボタンの横に「三角」アイコンが追加されます。このアイコンをクリックすると、公開のオプション設定や一時停止を行えます。
Googleサイトを使う時に注意すべきポイント
ここまで、Googleサイトの使い方を解説してきました。Googleサイトを使えば無料で簡単にWebサイトを作れますが、使う時に注意すべきポイントもあります。ここでは、3つ注意すべきポイントをみていきましょう。
- 制約が存在
- バージョンに注意
- あらかじめサイト構成を考えるとベター
それでは1つずつ解説します。
制約が存在
Googleサイトを使う時に注意すべきポイントの1つ目が、Googleサイトには制約が存在することです。Googleサイトの主な制約は以下のとおりです。
- 閲覧できるブラウザに制限（Chrome、Firefox、Internet Explorer、マイクロソフト Edge、Safari）
- 5階層までしかページを作成できない
- 細かなデザインの変更ができない
シンプルかつ機能が限られたWebサイトで十分であれば、これらの制約はさほど支障になりません。ただ、デザインにこだわりたい場合や豊富なコンテンツを用意したい場合は、これらの制約が支障になる可能性があります。
バージョンに注意
Googleサイトを使う時に注意すべきポイントの2つ目が、Googleサイトのバージョンに注意しなければならないことです。Googleサイトではバージョンが更新されており、2020年8月以降は新バージョンのGoogleサイトの使用がデフォルトとなっています。また、2021年12月以降は旧バージョンのGoogleサイトは完全に終了して、コンテンツが表示されなくなります。そのため、Googleサイトのバージョンに注意して、もし旧バージョン出会った場合には2021年12月までに新バージョンに更新する必要があります。
参照：新しいGoogleサイトと以前のGoogleサイトの比較
あらかじめサイト構成を考えるとベター
Googleサイトを使う時に注意すべきポイントの3つ目が、GoogleサイトでWebサイトを作る時には、あらかじめサイト構成を考えるとベターであることです。入れるコンテンツやコンテンツの配置などがサイト構成にあたります。これらをあらかじめ考えておくことで、迷わずWebサイトを作成できる上に完成後の修正も少なくなります。
まとめ
本記事では、Googleサイトにはどういう使い方があるか、Googleサイトの基本的な使い方、Googleサイトを使う時に注意すべきポイントを解説しました。Googleサイトは簡単にWebサイトを作れる便利なツールですが、アカウントごとにカテゴリー単位で編集権限をつけるなど細かい管理ができません。また、他にもデメリットが存在します。そのため、社内でWebサイトなどを作成する時には、Googleサイト以外のツールも検討することをおすすめします。おすすめのツールの1つがNotePMです。NotePMは無料トライアルでき、管理機能も充実しています。ぜひチェックしてみてください。
• 個人のノウハウを引き出す社内wikiとは？
• 社内wikiを導入し浸透させるために必要なこと
• 社内wikiツールの選び方
おすすめの情報共有ツール
マニュアル作成・ナレッジ共有ツール 「NotePM」 は、社内の知りたいことが簡単に確認できるツールです。「社内のほしい情報を探すのが大変」「ナレッジ共有が上手くいっていない」とお悩みの方は、NotePMの無料トライアル をお試しください。
