ポータルサイト作成ツールや社内Wikiツールを導入すれば、組織内のスムーズなノウハウ共有が可能になります。なかでもポータルサイト作成ツールの「Googleサイト」は無料で利用できるため、候補の一つとして導入を検討されている方も多いかもしれません。
また、Googleサイトと同様、数多くの企業で導入されているのが社内Wikiツールの「NotePM（ノートピーエム）」です。社内Wikiに情報やノウハウを書き込むことで、スピーディに社内全体に共有でき、組織のスキルアップや生産性の向上を図れます。とくにNotePMは情報の検索しやすさが強みで、社内Wiki内から欲しいデータやナレッジをすぐに見つけ出せるのも特徴です。
今回はGoogleサイトとNotePMを比較したうえで、それぞれの独自性や適した使い方などについて解説します。
目次
GoogleサイトとNotePMとは？
GoogleサイトとNotePMは、どのような性能を持つツールなのでしょうか。ここでは、GoogleサイトとNotePMそれぞれの機能や特徴について簡潔に紹介します。
Googleサイトとは
Googleサイトとは、Googleによって開発された無料のポータルサイト作成ツールのことです。コーディングは必要なく、「テンプレートを選択する」「画像・テキストを追加する」といったシンプルな操作でWebサイトを作成できます。作成したサイトは Googleアカウントを持つユーザーに共有できるほか、インターネット上でも公開することが可能です。社内向けのポータルサイトを作れば、組織内の情報伝達や資料共有にも役立ちます。
NotePMとは
NotePM（ノートピーエム）とは、ナレッジ共有に特化した社内Wikiツールです。社内Wikiにノウハウや伝達事項を書き込んで共有すれば、社員がいつでも情報を閲覧・更新できます。他にも、高機能エディタで手軽にマニュアルを作成できたり、掲示板で社員同士がお知らせを共有し合えたりと多様な機能を備えているのが特徴です。手順書や社内FAQ、日報・議事録、顧客事例など、さまざまな情報の社内共有に最適なツールといえます。
※関連記事：NotePMの機能
共通する機能・特徴
GoogleサイトとNotePMは、主に以下のような共通の特徴を持っています。
◆HTMLやCSSの知識が無くても、直感的にポータルサイト／社内Wikiを作成・編集できる
◆作成したポータルサイト／社内Wikiは、PC・スマートフォン・タブレットなどの端末から閲覧できる
◆権限機能を使えば、複数ユーザーでの共同編集もできる
◆ストレージ機能で大容量のファイルを保存できる
いずれのツールも、社内での情報共有に必要な機能を備えているのが特徴です。ただし、具体的な性能はツールごとに違います。導入を検討する際には、それぞれの性能が目的に合っているかを確かめるようにしましょう。
Googleサイトより検索が強くてマニュアル作成もできる「NotePM」
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Googleサイトの独自性
GoogleサイトとNotePMは、それぞれ違った独自の性能を持っています。ここでは、まずGoogleサイトの持つ独自性について3つの観点から解説します。
無料で利用できる
本来、ポータルサイトを作るにはサーバーレンタル費やデザインの外注費などがかかります。その点、GoogleサイトはGoogleアカウントさえあれば、無料でサイトを作成できるのが特徴です。できるだけ初期費用を抑えてポータルサイトを制作したい場合は、有効な手段といえるでしょう。ただし、独自ドメインを取得したり、細かい閲覧制限をかけたりするには有料の「Google Workspace」に登録する必要があるため、注意が必要です。
各種Googleツールと連携できる
GoogleサイトはGoogleが開発したサービスだからこそ、他のGoogleサービスと連携させやすいのが特徴です。例えば、Googleドキュメントやカレンダー、マップ、スプレッドシート、フォームなどをポータルサイト内に自由に配置できます。Googleサービスを使ってページ内の情報を充実させやすいのは、利点といえるでしょう。
ポータルサイトを社外にも公開できる
Googleサイトで作成したポータルサイトは、ドメインを取得すればオンラインで社外向けに公開することもできます。ただし、Googleサイトはテンプレートの数が少なく、デザインがシンプルです。そのため、自社のブランドイメージを効果的に訴求したい場合には、物足りなく感じる可能性もあります。一部の商材のみに特化したシンプルなWebサイトやランディングページを公開したい場合には、十分に活用できるでしょう。
※関連記事：Googleサイトにおいて評価が高いポイントと低いポイントを解説
NotePMの独自性
社内Wikiツールの「NotePM」には、Googleサイトにはない強みを備えています。ここでは、NotePMの持つ独自性を3つのポイントで解説します。
強力な検索機能がある
NotePMは検索性能が高く、社内Wikiから必要な情報をすぐに探し出せるのが特徴です。例えば、ページに添付されたWord・Excel・PowerPoint・PDFファイルの中身まで全文検索できます。また、期間・ノート・作成者・ファイルのタイトルなどのカテゴリーに分け、情報を細かく絞り込めるのもメリットです。ほしい情報を必要なタイミングでタイムリーに見つけられるため、現場の社員にとって実用性が非常に高いといえるでしょう。
閲覧した人が履歴や反響を残せる
社内Wikiで共有された情報に対して、閲覧者が反響を残せるのもNotePMの独自性です。例えば、閲覧者がページに対してコメント・いいね！機能で気軽にアクションを起こせます。何らかの反響があることで、共有した側のモチベーションが向上し、情報共有をより活発化できるのがメリットです。また、ページを見た人の名前や参照時間などの履歴を一覧で表示できるため、「あのドキュメント見た？」と逐一確認する必要もありません。
情報量が増えても整理しやすい
一般的な社内ポータルサイトでは、情報量が増えるとページの区分けが難しく、見づらくなってしまいます。その点、NotePMはフォルダを作成してツリー構造でページを整理できるので、深い階層の情報もわかりやすい仕様です。また、フォルダとは別にタグを作成・設定できるため、ページの内容に合わせて自由に情報を整理できます。階層やタグの数に制限はないため、情報量がどれだけ増えても整理しやすいのが利点といえるでしょう。
GoogleサイトとNotePMそれぞれに適した使い方
GoogleサイトとNotePMのどちらを導入すべきか迷った際には、導入の目的や活用シーンを想定して、最適なほうを選ぶことが大切です。ここでは、GoogleサイトとNotePMそれぞれに適した使い方について解説します。
Googleサイトに適した使い方
前提として、Googleサイトを編集・管理するにはGoogleアカウントが必須です。ポータルサイトの公開先を限定する際にも、対象の社員全員がGoogleアカウントを持っている必要があります。そのため、社内業務でGoogleアカウントを使用する場合は相性が良いでしょう。また、Googleサイトは他のGoogleサービスと連携しやすいのも特徴です。普段の業務でGoogleスプレッドシートやチャートを頻繁に使う場合は、相乗効果が見込めます。
NotePMに適した使い方
NotePMはマニュアル作成に強みを持つツールなので、日報・議事録・報告書・要件定義書をはじめ、豊富なテンプレート（文章の雛形）が用意されています。よりスムーズに文書を作成し、共有したい場合に効果的です。
また、NotePMは情報を検索しやすく柔軟なアクセス制限が可能なため、どれだけ情報量が増えても管理しやすいのが特徴です。そのため、中小規模に限らず、規模の大きな企業・学校・チームの情報共有にも適しています。スタートアップが創業期を経て、成長拡大に向けて社内のナレッジ管理・共有を強化したい場合にも最適です。
加えて、ユーザー同士が閲覧時に「いいね！」を残せたり、コメント機能でコミュニケーションを取ったりできるのがNotePMの独自性です。組織内の交流を増やし、チームビルディングを強化したい企業にも最適でしょう。
Googleサイトより検索が強くてマニュアル作成もできる「NotePM」
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まとめ
GoogleサイトとNotePMを比べると、Googleサイトには「Googleサービスと連携しやすい」「コストが低い」といった強みがあり、NotePMには「検索性能が高い」「情報量が増えても整理しやすい」などの強みがあります。社内ポータルサイトや社内Wikiを作成する際には、実現したい成果や目的を明確にしたうえで、最適なツールを選ぶようにしましょう。
また、Googleサイトは社内Wikiに特化したツールではないため、社内のナレッジ共有で成果を出したい場合は「NotePM」の活用をおすすめします。 NotePM には「30日間無料お試しトライアル」があるので、使い勝手を実感してみたい場合にはぜひお気軽にお問い合わせください。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/
