社内ポータルサイトとは？機能やメリット、作り方やおすすめシステムを比較

社内ポータルサイトとは、企業が自社の従業員に対して公開している情報サイトです。従業員は仕事について疑問や悩みをもったときに、社内ポータルサイトを利用して問題を自己解決します。

従業員が問題を自己解決することによって業務の効率がよくなるため、多くの企業で社内ポータルサイトを作成し運用しています。しかし、社内ポータルサイトを運用するには、利用するメリットやサイトの作成方法を理解しておかなければなりません。

本記事では、社内ポータルサイトとは何か、似たようなツールとの違いや機能などを解説します。社内ポータルサイトの作成に有用なツールも紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

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社内ポータルサイトとは？

社内ポータルサイトとは、企業が従業員向けに公開している情報サイトです。

ポータルとは、英語で「入口」という意味です。社内ポータルサイトは、自社のみで使用されます。

スケジュール管理や社内wiki機能、ストレージ機能などさまざまな機能を有しており、社内において情報の連携や共有を円滑にしてくれます。

うまく活用できれば業務の効率化が図れ、企業の事業拡大にもつながってくツールです。

社内ポータルサイトが必要となる背景

社内ポータルサイトが必要となる背景には、企業が取り扱う情報量が増えたことや、リモートワークを実施する企業が多くなってきたことが挙げられます。

情報量が増えたり、リモートワークが多くなったりすると、従業員がそれぞれの情報をもってしまいます。有用な情報があったとしても、個々がもっている状態だとほかの従業員と共有できません。

有用な情報を共有できれば、業務の効率化につながる可能性もあるため、企業にとっては損失です。

しかし、社内ポータルサイトがあれば、従業員がもつ有用な情報の登録が可能です。登録した情報は企業にとっての知的財産となり、業務の効率化につながっていきます。

社内ポータルと類似したツールとの違い

社内ポータルサイトには、次のように類似したツールがいくつか存在します。

一般ポータルサイト
社内SNS
グループウェア
社内掲示板

類似したツールと社内ポータルサイトの違いがわかれば、自社にあったツールを選択しやすくなります。順番に見ていきましょう。

一般ポータルサイトとの違い

一般的なポータルサイトと社内ポータルサイトとの違いは、対象者の範囲です。

一般的なポータルサイトとしては、GoogleやYahoo!などの検索エンジンが挙げられます。GoogleやYahoo!などの一般的なポータルサイトは誰もがアクセス可能です。

しかし、社内ポータルサイトは自社でのみ使用されるため、社内の人間しかアクセスできません。

社内SNSとの違い

会社によっては、社内SNSを導入している会社も存在します。

自社内でのみで使用できるX（旧Twitter）やLINE、Facebookのようなものです。

社内ポータルサイトは、自社が保有する情報にアクセスするための入口となるサイトです。

一方、社内SNSは、社内の人間同士で気軽にコミュニケーションを取ることに重点をおいています。

社内ポータルサイトは情報の提供を重視しているため、社内SNSとは目的が異なります。

関連記事：【2024年版】社内SNSツールおすすめ12選（有料・無料）

グループウェアとの違い

グループウェアは、業務スケジュールやタスクなどの共有をおこなうサービスです。

Web会議やファイル共有などの機能を有するものもありますが、情報を共有するだけでなく、業務の効率化のためにも活用されます。

一方、社内ポータルサイトではグループウェアの役割だけでなく、社内SNSや社内掲示板の役割まで果たし、情報を一元管理できます。

つまり、グループウェアは社内ポータルサイトの機能の1つともいえるでしょう。

社内掲示板との違い

社内掲示板とは、社内で活用できる情報掲示板です。

情報のジャンルごとにスレッドが分かれて、社内の人間であれば誰でも書き込めます。ただ、近年は活用する企業が減少してきています。

一方、社内ポータルサイトでは、社内掲示板の役割だけでなく社内SNSやグループウェアの役割までもち、それらを一元管理可能です。

社内掲示板は情報を書き込むだけですが、社内ポータルサイトであれば情報の投稿から更新、情報の分析までおこなえます。

社内ポータルサイトの機能

社内ポータルサイトには、次のようにさまざまな機能があります。

社内チャット
掲示板
社内wiki・社内FAQ
勤怠管理・スケジュール管理・タスク管理
プロジェクト管理
ワークフロー
ストレージ
レポート

どのような機能が社内ポータルサイトにあるのか確認し、導入を進めるのか検討していきましょう。

社内チャット

社内チャットは、直接会って話さなくても交流ができるコミュニケーションツールです。

企業によっては、連携している部署が違う住所地にあるケースもあります。仕事の相談をするのに、わざわざ出向くのは時間の無駄になってしまいます。

また、電話で確認すると商談中というケースもあり、打ち合わせが中断してしまうかもしれません。

相手に負担をかけずにコミュニケーションを図りたいときには、社内チャットが役立ちます。

社内ポータルサイトには社内チャット機能がついているため、気軽にほかの部署の人とも交流できるわけです。

掲示板

掲示板機能により、共有したい情報を「お知らせ」として素早く社員間に共有できます。

質問をしたいとしても、部署をまたいで直接コミュニケーションを取ったり、質問したりするのは困難です。

しかし、掲示板機能を使えば部署をまたいで質問やノウハウの共有を容易におこなえます。

掲示板を利用すれば直接会話する必要もなく、社内チャットのように同時に接続している必要もありません。

社内wiki・社内FAQ

社内wikiとは、社内情報をストックして情報共有やコミュニケーションを円滑にする機能です。

社員が必要に応じて、社内ノウハウや情報をアップロードして共有できます。

アップロードした情報はいつでも閲覧・更新でき、マニュアルや報告書などの文書管理に適した機能です。

一方、社内FAQとは、社内でよく出る質問と回答をまとめたものです。

よく出る質問と回答をまとめておけば、従業員が業務で発生した問題を自己解決しやすくなり、業務の効率化につながります。

関連記事：社内wikiとは？導入メリットや失敗例、適切なツールの選び方を解説

関連記事：社内FAQとは？効果的な運用とおすすめシステム6選を徹底比較

勤怠管理・スケジュール管理・タスク管理

社内ポータルサイトには、勤怠管理・スケジュール管理・タスク管理を一元化管理する機能もあります。

企業によっては勤怠管理をタイムカードでおこない総務部が集計したり、スケジュールやタスク管理を従業員が個人のみで管理したりしていることでしょう。

しかし、総務部が集計すると手間がかかり、個人でスケジュール管理するとミスが起きるおそれもあります。

しかし、社内ポータルサイトで管理を一元化すれば、管理の手間やミスが減ります。

たとえば、勤怠管理を社内ポータルサイトでおこなえば、自動的に勤怠時間が集計されて残業時間の計算が必要ありません。わずらわしい計算がなくなれば、総務部の仕事も減ります。

プロジェクト管理

社内ポータルサイトを活用すれば、プロジェクト管理も可能です。

プロジェクトの進捗は、チーム外の人はなかなか把握しにくいものです。しかし、プロジェクトの進捗を確認できないと、期日までに間に合うのか、業務の品質が確保できているのかわかりません。

また、大きなプロジェクトの場合は、チーム内の人ですら最新の進捗状況がわからないケースもあります。

そのような状況を解消するのに、社内ポータルサイトのプロジェクト管理機能が役立ちます。

ワークフロー

社内ポータルサイトを利用すれば、ワークフローの簡略化が可能です。

従業員が業務をおこなう際には、各種申請手続きや経費の精算など多くのワークフローが存在します。

ワークフローが独立していると、申請先の人がいないと書類が提出できない、紙ベースの書類を作成すると費用がかかるなど、マイナスな部分が発生してしまうかもしれません。

社内ポータルサイトのワークフロー機能を利用すれば、電子ベースで申請だけしておいたり、紙の使用量を抑えたりできます。

ストレージ

メールやチャットにそのまま添付しても送付できないほどの大容量ファイルを送付したい場面、便利なのがストレージ機能です。

オンライン上に画像などの大容量データを保存できるため、メールやチャットには保存先の情報だけを送付すれば大容量のファイルでも送れます。

また、ストレージで共同編集機能が使える場合、複数のメンバーで同時に同じファイルを編集できます。

レポート

社内ポータルサイトには、レポート機能も備わっており、蓄積されたデータがグラフや図表として表示できます。

業務の内容を分析したり、商談の相手へのプレゼンテーション資料を作成したりする際には、データをわざわざグラフや図表に変換しなければなりません。

資料の読み込みやグラフ・図表化には時間がかかってしまいますし、変換する際に転記ミスを起こしてしまうケースもあるでしょう。

社内ポータルサイトのレポート機能を使えば、手間なくすぐにグラフや図表を利用できます。従業員の負担が減り、急な商談にも対応できるようになるわけです。

社内ポータルサイトを導入するメリット

社内ポータルを導入すれば、次のように多くのメリットが得られます。

社内情報伝達を円滑化できる
社内ツールを統一できる
部署ごとの垣根を取り払って生産性が向上する
社内の問い合わせを削減できる
ペーパーレス化しコスト削減できる

自社の課題が、社内ポータルのメリットで解決できるか確認してみてください。

社内情報伝達を円滑化できる

モバイルで利用できる社内ポータルサイトであれば、社内情報伝達を円滑化できます。

ナレッジは、職場だけではなく出先でも必要です。たとえば、商談先で提示したい情報がある、休みに業務に対する問題を解決したいなどです。

商談に必要な情報がすぐに提示できれば成約率が上がりますし、休日に疑問を解決できれば休み明けから効率的に業務を進められます。

また、疑問を自己解決できれば、教育係や相談先の相手の時間を使う必要もありません。

モバイルで知りたいナレッジが確認できるだけで、多くのメリットを得られます。

社内ツールを統一できる

社内ポータルサイトによって、社内ツールを統一可能です。

社内ポータルサイトを利用せず、プロジェクト管理を別々のツールで管理すれば、情報が散らばり管理やアクセスに手間と時間がかかります。

そこで、社内ポータルサイトを導入しツールを統一すれば、情報を一元管理でき無駄な時間や手間を減らせます。

部署ごとの垣根を取り払って生産性が向上する

社内ポータルサイトをうまく利用すれば、部署ごとの手続きや考え方の違いなどを解消できます。

部署はそれぞれ独立しているため、手続きや考え方が異なるケースもあります。そのため、部署同士が連携した仕事をする場合、スムーズに仕事が進まないことも珍しくありません。

部署ごとの垣根を取り払うには、統一したルールを設け運用するといいでしょう。ルールの運用には社内ポータルサイトが役立ちます。

社内の問い合わせを削減できる

社内ポータルサイトには社内チャット機能がついており、従業員のコミュニケーション機会を増やせます。

社内チャット機能は、LINEのようなコミュニケーションツールです。いつでもどこでも、聞きたい内容を確認できます。

また、社内チャット機能を利用してグループで意見交換すれば、ただ単に情報を確認するだけでなく、新しい情報が生まれる可能性もあります。

新しい情報の中には、業務の効率化や業績の向上に大きな役割を果たすものもあるかもしれません。

また、社内コミュニケーションの増加は、問い合わせの数を減らして質問者が回答する時間の削減が可能です。

従業員同士の円滑なコミュニケーションは、企業にとって大きなチャンスを生む可能性があります。

ペーパーレス化しコスト削減できる

社内ポータルサイトにはワークフロー機能がついており、ペーパーレス化してコストを削減できます。

日本製紙連合会によると、2021年の日本の国民一人当たりの紙・板紙消費量は、185.7kgと世界でもトップクラスの水準にあると公表されています。

参照：日本製紙連合会 | 製紙産業の現状 | 世界の中の日本

当然ながら、紙の使用量は企業で使用している量に大きく依存しており、解決しなければならない問題です。

たかが紙1枚という考えでは、相当な費用がかかってしまいます。しかし、社内ポータルサイトのワークフロー機能を利用すれば、電子申請が可能となるためペーパーレス化によるコスト削減が可能です。

また、紙の使用を減らせば、森林伐採による二酸化炭素の排出の減少にもつながります。サステナブルな経営を目指す企業なら、ワークフロー機能を利用するのもひとつの方法でしょう。

社内ポータルサイトの導入を検討しているなら、NotePMがおすすめです。NotePMならマニュアルのテンプレートがあり、情報が共有しやすい環境を整えられます。

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社内ポータルサイトを導入するデメリット

社内ポータルサイトを導入する際には、次のようなデメリットが発生するおそれもあります。

導入しても利用されない
導入にはコストがかかる

デメリットの内容を確認しておき、対策を講じてから社内ポータルサイトの導入を進めていきましょう。

導入しても利用されないおそれがある

社内ポータルサイトを継続して運用する環境をつくっておかないと、利用されなくなるおそれがあります。

たとえば、次のような状態になっていると、社内ポータルサイトの利用者が減ってしまいます。

検索性が低くほしい情報が見つからない
編集しにくい仕様のため更新されていない
社内ポータルサイトの存在が浸透せず問い合わせが減らない
社内ポータルサイトを利用する効果が過小評価されている

従業員に社内ポータルサイトを利用する大きなメリットがなければ、継続して運用するのは困難です。

社内ポータルサイトを運用する際には、従業員が利用しやすい環境が整っているか定期的に確認することが大切です。

導入にはコストがかかる

社内ポータルパッケージを利用してサイトを作成すれば導入費用がかかりますし、自作するには時間や手間をかけなければなりません。

また、導入の際には、運用にかかるコストも考慮しておく必要があります。投稿や更新に手間がかかるような環境だと、従業員に負担をかけてしまいます。

社内ポータルサイトを導入するときには、運用時のコストまで考慮しておきましょう。

社内ポータルサイトの導入に向いている・向いていない企業

社内ポータルサイトには、導入に向いている企業と向いていない企業があります。

自社が導入に向いている企業か確認し、社内ポータルサイトを活用するかどうか検討していきましょう。

導入に向いている企業

社内ポータルサイトの導入に向いている企業の一例は、次のとおりです。

社員数や部署が多い
業務の多くが属人化している
テレワークを推奨している

従業員や部署が多い企業は、それぞれが独自の情報を保有している可能性があります。情報が共有できていないと、属人化する業務が増えてしまいます。

また、テレワークを多く実施していると、情報の共有化を妨げてしまうかもしれません。

情報を共有化して属人化を防ぐには、社内ポータルサイトを利用してナレッジ共有を進めて解決するのが有効です。

社内ポータルサイトを活用すれば、社内チャット機能でコミュニケーションの円滑化、ナレッジ共有の促進が図れます。

さらに、社内ポータルサイトを利用すれば、テレワーク中や出先などで疑問に感じたことを直接会って質問しなくても解決可能です。

導入に向いていない企業

反対に、社内ポータルサイトの導入に向いていない企業の一例は、次のとおりです。

部署ごとにポータルサイトをもっていて運用がうまくいっている
情報量や情報の更新頻度が低い

社内ポータルサイトを利用する目的は、ナレッジ共有や属人化の防止、業務の効率化です。

すでにナレッジ共有ができている状態の企業であれば、社内ポータルサイトを導入する必要はありません。

また、そもそも社内ポータルサイトに掲載する情報が少ない企業や、情報の更新をあまりおこなわなくてもいい企業も導入するメリットは低いです。

社内ポータルサイトを導入するにはコストがかかるため、費用対効果を考えておくことをおすすめします。

社内ポータルサイトの作り方

社内ポータルサイトの作成には、次のような方法があります。

外部委託して独自に開発する
無料のツールを利用する
社内ポータルパッケージを利用する

作成方法がいくつかあるため、自社にあった作り方で社内ポータルサイトを完成させていきましょう。

外部委託して独自に開発する

システム開発会社に外部委託し独自で開発すれば、カスタマイズ性の高い社内ポータルサイトの作成が可能です。

外部委託すれば、細部までこだわった社内ポータルサイトを作成でき、自社にフィットした環境を整えられます。

しかし、開発コストとして多額の費用がかかるため、社内ポータルサイトが生む効果とコストを比較し、どちらが大きくなるか実証していくことが大切です。

多額の費用をかけたのに効果が薄かったのでは、開発する意味がありません。

無料のツールを利用する

費用をかけたくない場合は、無料ツールを利用して作成する方法もあります。

社内ポータルサイトの効果が出るか不透明であるなら、費用を抑えて導入するのもひとつの方法です。

しかし、無料ツールで作成した社内ポータルサイトはカスタマイズ性が低く、運用に支障をきたすおそれがあります。

検索性が低く、投稿や編集がしにくいサイトになってしまうと、従業員は徐々に利用しなくなってしまいます。費用を抑えて導入できたとしても、運用できなければ社内ポータルサイトの効果を得られません。

社内ポータルパッケージを利用する

社内ポータルパッケージは、独自に開発するレベルに近いカスタマイズ性を誇り、導入費用は開発よりも低く抑えられます。しかも、開発と違いすぐに導入できるのも魅力です。

また、社内ポータルパッケージは運用のしやすさも考慮しており、直感的な操作で利用できるデザインや標準装備されている多くの機能があります。

従業員は投稿・編集にも時間を多く費やす必要はなく、ナレッジ共有以外にも利用する価値を見出してくれます。

社内ポータルサイトを導入する際には、まず社内ポータルパッケージから検討を始めるといいでしょう。

NotePMなら、社内ポータルサイトに必要な機能が網羅されているため、業務効率改善や生産性アップに役立ちます。多機能ではありますが簡単に導入できる点も特徴で、これまで7,000社以上の企業に登録いただいています。

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社内ポータルサイトの導入を成功させるポイント

社内ポータルサイトの導入を成功させるには、次のポイントを押さえる必要があります。

社内の課題を明確にする
誰でも利用できるデザインにする
投稿方法やルールを決める
運用責任者を任命する
セキュリティを強化する
社内ポータルサイトをまとめる

成功させるポイントを理解すれば、社内ポータルサイトのメリットを最大限に活かせます。

社内の課題を明確にする

社内ポータルサイトを導入する際には、次のような手順で課題を明確にします。

どのような機能が求められているのか？
どの業務に何の情報が誰に必要とされているのか？
その情報は誰から発信されるのか？

社内ポータルサイトを導入する目的は、企業に存在する課題の解決です。課題を解決するには、課題にあった社内ポータルサイトを作成しなければなりません。

課題を明確にするには、上述した項目を考えたうえで現状の業務を分析し、管理が必要な情報を定める必要があります。

社内ポータルサイトで解決する課題の根本的な部分が洗い出せれば、適切なサイトの作成や運用ができるようになります。

誰でも利用できるデザインにする

社内ポータルサイトで情報を一元管理しても、使いにくいデザインだと利用者は減ってしまいます。

デザインする際に注意すべきなのは、余分なイラストやラインを入れすぎない点です。余分なイラストやラインが多すぎると、かえって見にくくなってしまって使い勝手が悪くなります。

社内ポータルサイトを作成する際には、おしゃれさよりも使いやすさを重視してシンプルなデザインか、常識的な範囲でのデザインにしておきましょう。

投稿方法やルールを決める

投稿方法やルールを定める際には「誰がどのような情報を、どのような頻度で発信するか」決めることが大切です。

投稿が少ないと情報不足に陥ってしまいますし、過度に投稿すると情報の質が落ちていってしまいます。

適度な投稿をするルールを設定すれば、情報量が一定となり質も保てます。たとえば、総務部は月1回、社内報を社内報専用のページに投稿するといった具合です。

適切な頻度を検討して情報を掲示すれば、従業員は最新の情報を確認し業務をおこなっていけます。

運用責任者を任命する

社内ポータルサイトを運用する際には、運用責任者を任命します。

適切な運用をしていくには、責任者による監視や監督が必要です。

社内ポータルサイトの運用を従業員全員に任せてしまうと、ルールが形骸化してしまって投稿される情報の質が低下します。

投稿のルールは守られているか、不必要な情報は掲載されてないか確認することで、社内ポータルサイトの質が保たれます。

セキュリティを強化する

社内ポータルサイトは、社員のみがアクセス可能なポータルサイトです。

企業にとって重要な情報やアプリケーションも存在するため、不正なアクセスやウイルス感染がないように作成しなければなりません。

また、セキュリティの強化には、社内ポータルサイトを使用する従業員のセキュリティ意識の高さが必要です。

社員一人ひとりがセキュリティに対する意識を高くもてるためにも、社内ポータルサイト利用時の注意喚起を実施していきましょう。

特定の部署からスモールスタートする

社内ポータルサイトの運用は、まず特定の部署から開始することが大切です。

いきなり全社で開始してしまうと、ルールの徹底ができず混乱を招いてしまいます。混乱を招かないようにするためにも、次の基準を満たす部署から始めていきましょう。

新しいツール利用に積極的な部署
積極的にフィードバックをしてくれる部署
情報共有の必要性が高い部署
改善の余地が大きい部署
組織全体への影響力がある部署

これらの条件を満たす部署から運用を開始し、活用状況を分析してルールをブラッシュアップしていきます。

一定の効果が出たら全社で運用を開始しますが、開始前にはトレーニングとサポート体制の構築をおこなっておきましょう。

トレーニングしたうえでサポート体制を構築しておけば、社内ポータルサイトの利用方法で戸惑うことなくスムーズな運用ができます。

社内ポータルパッケージの選び方

社内ポータルパッケージを利用する際には、次のような選び方を理解しておくことが大切です。

検索機能が優れているか
動画を共有できるか
アクセス制限機能があるか
閲覧履歴を追えるか
マルチデバイスに対応しているか
サポート体制が優れているか
セキュリティが高いか

選び方を理解しておけば、社内ポータルパッケージの導入に成功する確率が高まります。

検索機能が優れているか

ポータルサイトのページのタイトルや内容だけでなく、アップロードされるファイルやWord・Excel・PDFの中身を含めて全文検索できることが重要です。

検索時に必要な情報にたどり着くスピードがアップし、検索にかける時間が少なくなります。

また、検索にヒットしたキーワードをハイライト表示できたり、検索結果をワンクリックの操作でさらに絞込できたりなど、強力な検索機能をもつパッケージを選ぶことが重要です。

NotePMなら、検索時にファイル名やタイトルだけでなく、資料の中身をすべて検索できます。検索結果もマークアップされるため、探している資料を容易に発見できます。

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動画を共有できるか

動画を共有できれば、トップ営業社員の商談動画や、スマホで撮影した動画マニュアルなど、従業員が撮影した動画を簡単にアップロード可能です。

動画をアップロードすれば、ほかの社員に役立つ情報をすぐに届けられます。

さらに、動画プレビュー機能がポータルサイトに搭載されていれば、動画アップロード時に担当者がわざわざローカル環境で編集ソフト等を使って、動画を確認する手間もかかりません。

業務に必要な情報も動画で共有される重要性が高まっている現代において、動画共有機能があるパッケージ製品を選ぶ必要があります。

アクセス制限機能があるか

近年、問題視されている不正アクセスの原因のひとつとして、社内からの情報漏洩があります。

内部漏洩を防ぐためには、重要な企業情報を限定した関係者のみに公開し、特定メンバー間や組織単位などで閲覧できるページ範囲を制限しなければなりません。

一方で、制限だけでなく関係者以外のメンバーにも必要に応じて都度アクセス設定できるゲスト権限など、柔軟にアクセス設定できる機能があることも大切です。

社内データを守るためには、セキュリティ性が高く、適切なアクセス制限をおこなえる社内ポータルパッケージを選ぶべきでしょう。

閲覧履歴を追えるか

ページを閲覧した社員を特定するだけでなく、参照時間の閲覧履歴を一覧表示できる機能があれば、長時間見られているページを特定でき、社内コンテンツ改善に役立ちます。

リニューアルする際に、どのページをどのように改善すべきかどうかを閲覧履歴から分析できます。

閲覧履歴を追える機能があれば、社内ポータルサイトをブラッシュアップしやすくなり、継続した運用ができるようになるはずです。

マルチデバイスに対応しているか

タブレットやスマホにも対応していれば、従業員はいつでもどこでも情報を探せます。

外出先からスマホを使ってポータルサイトにアクセスすれば、必要な技術情報の確認ができますし、顧客のアポイントの直前でも、最新の情報をキャッチアップできるようになります。

ポータルサイトにアクセスする手段がWebブラウザなのか、アプリケーションを通じてなのかも導入前に必ず確認しましょう。

マルチデバイス対応機能を搭載しているパッケージなら、利便性が向上して業務の効率化が促進されます。

サポート体制が優れているか

導入後に不明点が出てきた際にすぐに問い合わせできるか、回答にどのくらいの時間を要するかを確認しておかなければ、運用後のトラブルをすぐに解決できません。

また、電話やメールの問い合わせだけでなく、チャット機能などがあるかどうかも確認しましょう。問い合わせ方法の利便性の高さは、問題解決のスピードに差がついてしまうからです。

社内ポータルパッケージを選ぶ際には、機能だけに気を取られてはいけません。すぐ対応してくれるかも確認しておけば、万が一のときも安心です。

セキュリティが高いか

セキュリティ対策ポイントとして、ポータルサイトにアクセスする際はSSLを用いて暗号化がされていること、2段階認証等により安全性の高い通信・認証を実現できることなどが重要になります。

ポータルサイトを構成しているクラウドサービスが、セキュリティの高い環境のデータセンターに設置されているかどうかも確認しておくことが大切です。

サービス提供側で日々のデータをバックアップしていたり、データ消失時に自社で迅速に復元できる機能が搭載されていたりするなど、データに対するセキュリティ機能が搭載されているかも重要なポイントです。

社内ポータルパッケージおすすめ7選を徹底比較

社内ポータルパッケージの中でおすすめなのは、次の7つのツールです。

パッケージ名	特徴
NotePM	・登録企業5,000社超え、使いやすさNo1を達成・社員がさまざまな情報を書き込み蓄積するポータルを実現・30日間無料お試しが可能
SharePoint	・ドキュメント管理、ワークフロー機能も搭載・Microsoft製品との親和性が高くスムーズな連携が可能・1ヶ月間のOffice365無料トライアル版も用意
desknet’s NEO	・450万人の導入実績を達成・グループウェア上で社内システムへのリンクを集約することが可能・30日間の無料お試しありで、継続時にデータも引き継ぎ可能
WaWa Office	・シンプルな画面と機能により直感的な操作を実現・SFA、ワークフロー、データベース、他社システム連携も可能・14日間の無料体験は本番環境と同じ操作が可能
Google Workspace	・ドメインを使ったカスタムメールの使用が可能・24 時間 365 日対応可能なサポート体制・14 日間の無料お試し期間あり、その後は月単位で支払い
Office365	・SharePointと活用することでExcelやVisioなどの連携が可能・お知らせ機能、情報公開、リンク集、ランチャー機能搭載・1ヶ月間の無料お試し期間あり
Zoho Connect	・従業員の多くが日々使い慣れているフィードやチャット機能を用意・チームスペース・ナレッジベース・共同作業用アプリ等の一元化が可能・25ユーザー利用可能な無料プランあり

NotePM

NotePM（ノートピーエム） は、個人のノウハウを引き出すために、情報を探すこと、社員間のナレッジ共有を得意とした社内wikiツールです。

高機能エディタとテンプレートを用意しており、初心者でもフォーマットを簡単に統一できます。

誰でも簡単に見栄えの良いポータルサイト制作が可能です。情報共有だけでなくコメント・いいね機能やお知らせ通知機能も搭載されており、社内ポータルサイトとしても大変優れています。

NotePMの特徴

登録企業5,000社超え、使いやすさNo1を達成
社員が様々な情報を書き込み蓄積するポータルを実現
30日間無料お試しが可能

URL: https://notepm.jp/

SharePoint

SharePointは、Microsoft社が提供する365サービスの一つとして企業向けに提供されているサービスです。

元々はファイル共有・情報共有を目的としていますが、他のoffice製品との親和性が大変高く、情報を集約・共有・発信するポータルサイトとしても活用する企業が多くあります。

データの保存や共有だけでなく、共同編集機能やローカルに保存したファイルとの同期も行えます。

SharePointの特徴

ドキュメント管理、ワークフロー機能も搭載
Microsoft製品との親和性が高くスムーズな連携可能
1ヶ月間のOffice365無料トライアル版も用意

URL: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/sharepoint/collaboration

desknet’s NEO

desknet’s NEOは、スケジュール管理を始め、ワークフロー機能、業務アプリ作成機能を持ち、組織のあらゆる業務を効率化するためのグループウェアです。

ポータルサイトを始め、標準で27個の機能を搭載しており、組織の業務改善に合わせてコミュニケーションを活性化し仕事の効率化に役立てます。

パッケージ版とクラウド版の2種類があり、中小企業から官公庁など、450万人以上の導入実績を持ちます。

desknet’s NEOの特徴

450万人の導入実績を達成
グループウェア上で社内システムへのリンクを集約することが可能
30日間の無料お試し有りで、継続時にデータも引継ぎ可能

URL: https://www.desknets.com/

WaWa Office

WaWa Officeは、企業の社内LANを活用して、従業員間の情報共有やコミュニケーションの効率化を実現するクラウドサービスです。

グループウェアを中心に、オプションとしてSFA営業日報やワークフロー、データベース、社内報などの仕組みを一括で提供することも可能としています。

継続率94％、サポート満足率96％と、利用ユーザーから高い評価を獲得しており導入社数1500社以上を達成しています。

WaWa Officeの特徴

シンプルな画面と機能により直感的な操作を実現
SFA、ワークフロー、データベース、他社システム連携も可能
14日間の無料体験は本番環境と同じ操作が可能

URL: https://www.wawaoffice.jp/

Google Workspace

Google Workspaceは個人や組織が成果を上げるために必要な「自由でイノベーティブなソリューション」を実現します。

ビジネス用のサイトとしてポータルサイトを作成することができ、他にもカレンダー、Chatフォーム、スプレッドシート、ドキュメント、ドライブなどGoogleが提供しているコラボレーションツールを利用することができます。

コラボレーションの効率化や生産性の向上に役立てることを可能としています。

Google Workspaceの特徴

ドメインを使ったカスタムメールの使用が可能
24 時間 365 日対応可能なサポート体制
14 日間の無料お試し期間有り、その後は月単位で支払い

URL: https://workspace.google.co.jp/intl/ja/

Office365

Office365はMicrosoft社が提供する製品Word・Excel・PowerPoint・OneNote・OneDrive・Outlook・Teamsが含まれているパッケージ製品です。

同社が提供するSharePointと連携することで、ファイルの共有・共同編集・スケジュールの共有・ワークフローなど、実業務に沿ったポータルサイトを作成・運用することが可能になります。

業務で扱うことが多い製品だからこそ、違和感なくポータルサイトを利用することができます。

Office365の特徴

ShaPointと活用することでExcelやVisioなどの連携が可能
お知らせ機能、情報公開、リンク集、ランチャー機能搭載
1ヶ月間の無料お試し期間有り

URL: https://www.office.com/

Zoho Connect

Zoho Connectは、従業員間コミュニケーション・データの保管・コラボレーションを一元管理するソーシャルネットワーキングサービスです。

コミュニケーションプラットフォームをポータルサイトとして活用することもでき、組織が異なってもオープンなコミュニケーションを実現します。職場の風通しをよくし、従業員満足度を高めることができます。

内部ネットワークと外部ネットワークそれぞれのプランを提供しています。

Zoho Connectの特徴

従業員の多くが日々使い慣れているフィードやチャット機能を用意
チームスペース・ナレッジベース・共同作業用アプリ等の一元化が可能
25ユーザー利用可能な無料プラン有り

URL：https://www.zoho.com/jp/connect/

社内ポータルでエンゲージメント向上できるサービス「NotePM」
NotePMのPDF資料をダウンロード ⇒ こちらから

社内ポータルサイトを作れるおすすめサービス

社内ポータルサイトが作成できるおすすめサービスは、次のとおりです。

サービス名	特徴	費用
NotePM	・マニュアル作成、バージョン管理、ファイル共有機能・強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索・社内FAQ / 質問箱、社内ポータルとしても活用できる・銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる	・全プラン共通：初期費用0円、見るだけの参照専用ユーザーは無料・4,800円 / 8名 / 80GB ・9,000円 / 15名 / 150GB ・15,000円 / 25名 / 250GB ・30,000円 / 50名 / 50GB ・60,000円 / 100名 / 1TG ・120,000円〜 / 200名〜 / 2TG 〜
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