社内ポータルはパッケージの活用が便利！特徴や選び方・おすすめツールの比較まで解説

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

自社のポータルサイトを新規作成したい、もしくは既存のものから改善し、成功に繋げていきたい、と考えている企業担当者の方もいらっしゃるかと思います。余計な手間をかけずに共有・管理できるUI/UXを持つ、社内ポータルパッケージを活用すれば、簡単に優れたポータルサイトを作成することが可能です。失敗なく導入するためには、簡単に情報共有できるパッケージを選定することが大切です。

本記事では、社内ポータルパッケージとはなにか・特徴・選び方・おすすめパッケージ製品について紹介します。

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このような方におすすめです

• これから社内ポータルを導入したい方
• 社内ポータルの運用に課題感がある方
• 社内の情報共有に課題感がある方

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社内ポータルパッケージとは

社内ポータルパッケージとは、初心者でも簡単に社内のポータルサイトを作ることができるパッケージ製品のことです。Web技術に詳しくない現場の社員やスタッフでも直感的な操作で扱うことができ、情報システム部やWeb制作会社に頼ることなくポータルサイトを更新し、情報を発信・知識を共有し続けることを可能とします。
成功している企業のポータルサイトの特徴として、コンテンツが見やすいこと、検索性が優れていること、役に立つ最新の情報が頻繁に掲載されていることが挙げられます。

活きた社内ポータルを作るためには、社内の情報システム部門に限定せず、現場社員が直接更新できることが重要です。

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社内ポータルパッケージの特徴

社内ポータルパッケージの特徴について、以下3点を紹介します。

直感的な操作
標準機能の豊富さ
デザイン性に優れている

それぞれ、解説していきます。

直感的な操作

社内ポータルパッケージの1点目の特徴は、直感的な操作です。パッケージを利用することで、従業員は教育受講・もしくはマニュアルを参照しなくても、簡単に社内ポータルを作成することができます。
例えばドラッグ＆ドロップ等の直感的な操作によって、ファイルのアップロード・ダウンロードができます。また、リアルタイムな社内情報を簡単に発信することも可能になります。
直感的な操作を実現できる機能を持つ社内ポータルパッケージは、社員にとっても使いやすいと言えます。

標準機能の豊富さ

社内ポータルパッケージの2点目の特徴は、標準機能の豊富さです。例えば画像編集機能があれば、業務に必要なマニュアル作成が簡単にできるようになります。また、お気に入り機能としてよく見るページをブックマークできれば、わざわざ従業員が自分のブラウザに都度URLを入力する必要もありません。
社内ポータルパッケージは、オプションではなく標準で多くの機能を使えるという特徴を持ちます。

デザイン性に優れている

社内ポータルパッケージの3点目の特徴は、デザイン性に優れていることです。Webデザインに詳しくない担当者でも、豊富なテンプレートから自社に適したデザインを選ぶことで、簡単に完成度の高いポータルサイトを作ることができます。
ポータルパッケージを使えばデザイン性に優れたポータルサイトを実現できます。

社内ポータルパッケージの選び方

社内ポータルパッケージの選び方について、以下7点を紹介します。

検索機能が優れていること
動画も共有可能
アクセス制限機能があること
閲覧履歴を追えること
マルチデバイスに対応していること
サポート体制が優れている
セキュリティが高いこと

それぞれ、解説していきます。

検索機能が優れていること

社内ポータルパッケージの選び方の1点目は、検索機能が優れていることです。ポータルサイトのページのタイトルや内容だけでなく、アップロードされているファイル、Word・Excel・PDFの中身を含めて全文検索できることが重要です。従業員が検索時に必要な情報にたどり着くスピードが格段にアップし、検索にかける時間を少なくできます。
また、検索にヒットしたキーワードをハイライト表示できたり、検索結果をワンクリックの操作で更に絞込できたりなど、強力な検索機能を持つパッケージを選ぶことが重要です。

動画も共有可能

社内ポータルパッケージの選び方の2点目は、動画も共有可能であることです。
例えばトップ営業社員の商談動画や、スマホで撮影した動画マニュアルなど、従業員が撮影した動画を簡単にアップロードすることができれば、他の社員にリアルで役立つ情報をすぐに届けることが可能となります。
さらに、動画プレビュー機能がポータルサイトに搭載されていれば、動画アップロード時に担当者がわざわざローカル環境で編集ソフト等を使って動画を確認するという従来の手間もなくなります。
業務に必要な情報も動画で共有される昨今において、動画共有機能があるパッケージ製品を選ぶことが重要です。

アクセス制限機能があること

社内ポータルパッケージの選び方の3点目は、アクセス制限機能があることです。
近年問題視されている不正アクセスの原因の一つとして、社内からの情報漏洩があります。内部漏洩を防ぐためには、重要な企業情報を限定した関係者のみに公開し、特定メンバー間や組織単位などで閲覧できるページ範囲を制限する必要があります。
一方で、期間限定でアクセスが必要になる従業員もいることから、関係者以外のメンバーにも必要に応じて都度アクセス設定できるゲスト権限など、柔軟にアクセス設定できる機能があることも大切です。
社内データを守るためには、セキュリティ性が高く、適切なアクセス制限を行える社内ポータルパッケージを選ぶべきです。

閲覧履歴を追えること

社内ポータルパッケージの選び方4点目は、閲覧履歴を追えることです。
ページを閲覧した社員を特定するだけでなく、参照時間の閲覧履歴を一覧表示できる機能があれば、長時間見られているページや、そうでないページを特定することができ、社内コンテンツ改善に役立ちます。リニューアルする際に、どのページをどのように改善すべきかの判断を閲覧履歴から簡単に行うことができます。
閲覧履歴を追える機能があれば、社内ポータルの運用を成功に導きます。

マルチデバイスに対応していること

社内ポータルパッケージの選び方の5点目は、マルチデバイスに対応していることです。
PCで参照できることはもちろん、タブレットやスマホにも対応していれば、利便性高くポータルサイトを活用できます。外出先からスマホを使ってポータルサイトにアクセスすれば、必要な技術情報の確認ができますし、顧客のアポイントの直前でも、最新の情報をキャッチアップできるようになります。
ポータルサイトにアクセスする手段がWebブラウザなのか、もしくはアプリケーションを通じてなのかも導入前に必ず確認しましょう。
デバイスを問わない、マルチデバイス対応機能を搭載しているパッケージを選ぶことが重要です。

サポート体制が優れている

社内ポータルパッケージの選び方の6点目は、サポート体制が優れていることです。
導入後に、不明点が出てきた際にすぐに問い合わせできるか、回答にどのくらいの時間を要するかを確認していきましょう。また、電話やメールの問い合わせだけでなく、チャット機能などがあると気軽な問い合わせが可能です。自社が稼働している時間帯に問い合わせできるのか、問い合わせ対応時間も確認するべきです。
サポート体制が優れているかもしっかりと確認しましょう。

セキュリティが高いこと

社内ポータルパッケージの選び方の7点目は、セキュリティが高いことです。
セキュリティ対策ポイントとして、例えばポータルサイトにアクセスする際はSSLを用いて暗号化がされていること、2段階認証等により安全性の高い通信・認証を実現できることなどが重要なポイントです。ポータルサイトを構成しているクラウドサービスがAWS(Amazon Web Service)のように、非常に高い信頼性とセキュリティが高い環境のデータセンターに設置されていることも確認しておくことが大切です。

サービス提供側で日々のデータをバックアップしていたり、データ消失時に自社で迅速に復元できる機能が搭載されていたり、万が一のために自社でデータをエクスポートできたりするなど、データに対するセキュリティ機能が搭載されているかも重要なポイントです。
社内ポータルパッケージを選ぶ際には、セキュリティが高いかをしっかり確認しましょう。

社内ポータルパッケージおすすめ7選を徹底比較

おすすめする社内ポータルパッケージを以下に7点紹介します。

NotePM

NotePM（ノートピーエム） は、個人のノウハウを引き出すために、情報を探すこと、社員間のナレッジ共有を得意とした社内wikiツールです。高機能エディタとテンプレートを用意しており、初心者でもフォーマットを簡単に統一できます。誰でも簡単に見栄えの良いポータルサイト制作が可能です。情報共有だけでなくコメント・いいね機能やお知らせ通知機能も搭載されており、社内ポータルサイトとしても大変優れています。

NotePMの特徴

登録企業5,000社超え、使いやすさNo1を達成
社員が様々な情報を書き込み蓄積するポータルを実現
30日間無料お試しが可能

URL: https://notepm.jp/

SharePoint

SharePointは、Microsoft社が提供する365サービスの一つとして企業向けに提供されているサービスです。元々はファイル共有・情報共有を目的としていますが、他のoffice製品との親和性が大変高く、情報を集約・共有・発信するポータルサイトとしても活用する企業が多くあります。データの保存や共有だけでなく、共同編集機能やローカルに保存したファイルとの同期も行えます。

SharePointの特徴

ドキュメント管理、ワークフロー機能も搭載
Microsoft製品との親和性が高くスムーズな連携可能
1ヶ月間のOffice365無料トライアル版も用意

URL: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/sharepoint/collaboration

desknet’s NEO

desknet’s NEOは、スケジュール管理を始め、ワークフロー機能、業務アプリ作成機能を持ち、組織のあらゆる業務を効率化するためのグループウェアです。ポータルサイトを始め、標準で27個の機能を搭載しており、組織の業務改善に合わせてコミュニケーションを活性化し仕事の効率化に役立てます。パッケージ版とクラウド版の2種類があり、中小企業から官公庁など、450万人以上の導入実績を持ちます。

desknet’s NEOの特徴

450万人の導入実績を達成
グループウェア上で社内システムへのリンクを集約することが可能
30日間の無料お試し有りで、継続時にデータも引継ぎ可能

URL: https://www.desknets.com/

WaWa Office

WaWa Officeは、企業の社内LANを活用して、従業員間の情報共有やコミュニケーションの効率化を実現するクラウドサービスです。グループウェアを中心に、オプションとしてSFA営業日報やワークフロー、データベース、社内報などの仕組みを一括で提供することも可能としています。継続率94％、サポート満足率96％と、利用ユーザーから高い評価を獲得しており導入社数1500社以上を達成しています。

WaWa Officeの特徴

シンプルな画面と機能により直感的な操作を実現
SFA、ワークフロー、データベース、他社システム連携も可能
14日間の無料体験は本番環境と同じ操作が可能

URL: https://www.wawaoffice.jp/

Google Workspace

Google Workspaceは個人や組織が成果を上げるために必要な「自由でイノベーティブなソリューション」を実現します。ビジネス用のサイトとしてポータルサイトを作成することができ、他にもカレンダー、Chatフォーム、スプレッドシート、ドキュメント、ドライブなどGoogleが提供しているコラボレーションツールを利用することができます。コラボレーションの効率化や生産性の向上に役立てることを可能としています。

Google Workspaceの特徴

ドメインを使ったカスタムメールの使用が可能
24 時間 365 日対応可能なサポート体制
14 日間の無料お試し期間有り、その後は月単位で支払い

URL: https://workspace.google.co.jp/intl/ja/

Office365

Office365はMicrosoft社が提供する製品Word・Excel・PowerPoint・OneNote・OneDrive・Outlook・Teamsが含まれているパッケージ製品です。同社が提供するSharePointと連携することで、ファイルの共有・共同編集・スケジュールの共有・ワークフローなど、実業務に沿ったポータルサイトを作成・運用することが可能になります。業務で扱うことが多い製品だからこそ、違和感なくポータルサイトを利用することができます。

Office365の特徴

ShaPointと活用することでExcelやVisioなどの連携が可能
お知らせ機能、情報公開、リンク集、ランチャー機能搭載
1ヶ月間の無料お試し期間有り

URL: https://www.office.com/

Zoho Connect

Zoho Connectは、従業員間コミュニケーション・データの保管・コラボレーションを一元管理するソーシャルネットワーキングサービスです。コミュニケーションプラットフォームをポータルサイトとして活用することもでき、組織が異なってもオープンなコミュニケーションを実現します。職場の風通しをよくし、従業員満足度を高めることができます。内部ネットワークと外部ネットワークそれぞれのプランを提供しています。

Zoho Connectの特徴

従業員の多くが日々使い慣れているフィードやチャット機能を用意
チームスペース・ナレッジベース・共同作業用アプリ等の一元化が可能
25ユーザー利用可能な無料プラン有り

URL：https://www.zoho.com/jp/connect/