近年、リモートワークやDX（デジタルトランスフォーメーション）の加速に伴い、情報共有を効率化できる社内ポータルへの注目が高まっています。
本記事では「社内ポータルとは何か？」という基本的な定義から、機能やメリット・デメリット、イントラネットとの違いを網羅的に解説します。
また、社内ポータルを新たに導入・構築する際に役立つ作り方のステップやサービスの選び方もあわせて紹介するため、社内の業務効率化にお悩みの方は最後までご覧ください。
自社に適した社内ポータルサイトの導入を通じて、組織のコミュニケーション活性化や、ペーパーレス化によるコスト削減、リモートワークへの柔軟な対応を実現しましょう。
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目次
社内ポータルサイトとは？
社内ポータルサイトとは、社内の情報共有やコミュニケーションを円滑にし、業務効率化を実現するツールです。社内の従業員だけがアクセスできる閉じたシステムで、外部の第三者や一般のインターネットユーザーは利用できません。そのため、社内の機密情報や業務データを安全に管理・共有できます。
また、ドキュメント管理やスケジュール管理機能、社内掲示板機能などさまざまな機能を有しており、社内において情報の連携や共有を円滑にしてくれます。うまく活用できれば業務の効率化が図れ、企業の事業拡大にもつながっていくツールです。
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社内ポータルと類似したツールとの違い
社内ポータルサイトには、次のように類似したツールがいくつか存在します。
- 社内イントラネット
- 一般ポータルサイト
- 社内SNS
- グループウェア
- 社内掲示板
類似したツールと社内ポータルサイトの違いがわかれば、自社にあったツールを選択しやすくなります。順番に見ていきましょう。
社内イントラネットとの違い
社内ポータルサイトと社内イントラネットは、目的や機能に違いがあります。
| 社内ポータル | 情報の発信・共有に優れ、ニュースの配信や掲示板、チャット機能を備えている |
| 社内イントラネット | 社内専用のネットワークを活用し、文書や業務資料を保管・管理するシステム |
社内イントラネットは、社内専用のネットワークを活用し、文書や業務資料を保管・管理するシステムです。マニュアルや申請フォームなどを一元管理し、従業員が必要な情報にアクセスしやすくなります。
社内ポータルサイトは情報の発信・共有に優れ、ニュースの配信や掲示板、チャット機能を備えているものです。たとえば、新しいマニュアルの更新情報を通知し、従業員に確実に伝えられます。社内ポータルサイトはデータ管理だけでなく、情報の流れを作り、業務効率やコミュニケーションの向上を図れるのが強みです。
導入の際は、社内の情報活用の目的にあわせて選ぶとよいでしょう。
＞関連記事：イントラネットと社内ポータルの違いは？活用法や移行方法も解説
一般ポータルサイトとの違い
一般的なポータルサイトと社内ポータルサイトとの違いは、対象者の範囲です。
| 社内ポータル | 自社のみで、社内の人間以外はアクセス不可 |
| 一般ポータルサイト | 誰もがアクセス可能 |
一般的なポータルサイトとしては、GoogleやYahoo!などの検索エンジンが挙げられます。GoogleやYahoo!などの一般的なポータルサイトは誰もがアクセス可能です。
しかし、社内ポータルサイトは自社でのみ使用されるため、社内の人間しかアクセスできません。
社内SNSとの違い
社内ポータルサイトと社内SNSはどちらも社内の情報共有を目的としていますが、役割が異なります。
| 社内ポータル | 情報を整理・管理し、従業員が必要な情報にすぐアクセスできる仕組みを提供 |
| 社内SNS | 従業員同士の気軽なコミュニケーションを促進するツール |
社内SNSは従業員同士の気軽なコミュニケーションを促進するツールです。また、チャットやコメント機能が中心で、リアルタイムのやり取りが得意です。
一方、社内ポータルサイトは情報を整理・管理し、従業員が必要な情報にすぐアクセスできる仕組みを提供します。
「カジュアルな会話なら社内SNS」「業務の情報共有・管理なら社内ポータル」と目的に応じて使い分けるとよいでしょう。
＞関連記事：社内SNSツールおすすめ15選！目的と比較ポイント、成功事例を紹介
グループウェアとの違い
| 社内ポータル | グループウェアの役割以外に、社内SNSや社内掲示板の役割まで果たし、情報を一元管理 |
| グループウェア | 業務スケジュールやタスクなどの共有を行うサービス |
グループウェアは、業務スケジュールやタスクなどの共有を行うサービスです。
Web会議やファイル共有などの機能を有するものもありますが、情報を共有するだけでなく、業務の効率化のためにも活用されます。
一方、社内ポータルサイトではグループウェアの役割だけでなく、社内SNSや社内掲示板の役割まで果たし、情報を一元管理できます。
つまり、グループウェアは社内ポータルサイトの機能の1つともいえるでしょう。
関連記事：【2025年版】グループウェアおすすめ10選（有料・無料） 各サービスの特徴を徹底比較
社内掲示板との違い
| 社内ポータル | 社内掲示板の役割だけでなく社内SNSやグループウェアの役割までもち、それらを一元管理 |
| 社内掲示板 | 社内で活用できる情報掲示板 |
社内掲示板とは、社内で活用できる情報掲示板です。
情報のジャンルごとにスレッドが分かれて、社内の人間であれば誰でも書き込めます。ただ、近年は活用する企業が減少してきています。
一方、社内ポータルサイトでは、社内掲示板の役割だけでなく社内SNSやグループウェアの役割までもち、それらを一元管理可能です。
社内掲示板は情報を書き込むだけですが、社内ポータルサイトであれば情報の投稿から更新、情報の分析まで行えます。
関連記事：社内掲示板ツールおすすめ10選！メリットと導入による成功事例を紹介
社内ポータルサイトの主な8つの機能
社内ポータルサイトには、次のようにさまざまな機能があります。
- ニュース
- ドキュメント管理機能
- スケジュール管理機能
- 社内掲示板機能
- 各種申請機能
- チャット機能
- 勤怠管理機能
- システム機能
どのような機能が社内ポータルサイトにあるのか確認し、導入を進めるのか検討していきましょう。
1.ニュース
1つ目の機能は、ニュースです。
社内ポータルには、組織の最新情報・更新事項を共有できるニュース機能があります。たとえば、新しいプロジェクトの開始・組織の変更・人事異動・業務上の重要なアナウンスなどがあります。この機能があることで、従業員は常に組織内の動向について最新の状態を把握でき、情報の透明性が高まるのです。
また、従業員間のコミュニケーションを促進し、組織全体の一体感を醸成する効果も期待できます。
2.ドキュメント管理機能
2つ目の機能は、ドキュメント管理です。
社内ポータルのドキュメント管理機能とは、企業が契約書・報告書・社内ポリシー、人事規定などの重要な文書を効率的に保存・共有・管理するための機能です。従業員は社内ポータルを利用して必要な文書を簡単に検索し、アクセスできます。
また、文書のバージョン管理やアクセス権限の設定を行うことで、情報のセキュリティと整合性を保てます。
ドキュメント管理機能は、社内の情報共有をスムーズに行い、業務の効率化・情報の正確性を向上するため、組織内のコミュニケーションを促進するための不可欠な要素です。
3.スケジュール管理機能
3つ目の機能は、スケジュール管理です。
スケジュール管理機能は、企業内で発生する会議、イベント、休暇などのスケジュールを効率的に管理し、従業員間で共有するための機能です。従業員は自身の予定を容易に設定、閲覧しメンバーのスケジュールも確認できます。これにより、会議の計画やイベントの調整がスムーズに行われることはもちろん、休暇の申請や承認プロセスも簡素化できるのです。
スケジュール機能で効率的に時間管理すれば、業務の生産性を高める効果が期待できます。スケジュール管理機能は、企業の日常運営におけるコミュニケーションと調整を強化するための不可欠な機能です。
4.社内掲示板機能
4つ目の機能は、掲示板です。
掲示板機能は、従業員が情報を共有し、意見やアイデアを自由に交換できる場所です。業務関連情報・業界のトレンド・社内イベントなど、さまざまなトピックについて討論できます。従業員は自分の知見を共有し、他のメンバーと知識を共有し学びを促進できるでしょう。
また、チーム間の壁を低減し、組織全体のコミュニケーションと連携を強化できます。掲示板機能は、従業員のエンゲージメントを高め、企業文化を育む上で重要な機能です。
5.各種申請機能
5つ目の機能は、各種申請機能です。
社内ポータルサイトを利用すれば、各種申請機能の簡略化が可能です。従業員が業務を行う際には、書類の申請や経費の精算など、多くの申請手続きが存在します。
各種申請機能が独立していると、申請先の担当者が不在時に書類を提出できなかったり、紙の書類を作成する費用がかかったりなどの問題が生じかねません。
社内ポータルサイトの各種申請機能を利用すれば、電子ベースで申請を進められ、紙の使用量を抑えられます。
6.チャット機能
6つ目の機能は、チャット機能です。
チャット機能は、直接会わなくても円滑に交流ができるコミュニケーションツールです。企業によっては、連携する部署が異なる住所地にあるケースもあり、仕事の相談をするために出向くのは時間のムダになりかねません。
また、電話で確認しようとしても、相手が商談中で対応できず、業務が滞る可能性もあります。
相手に負担をかけず、スムーズにコミュニケーションが取りたい場合、社内チャットは役立ちます。異なる部署の人とも気軽にやり取りができるため、業務の効率化につながるでしょう。
7.勤怠管理機能
7つ目の機能は、勤怠管理機能です。
勤怠管理機能とは、従業員の勤務状況を一元管理できる機能です。出勤・退勤の記録や有給休暇の申請、残業時間の集計などをオンラインで管理できます。紙のタイムカードや手書きの申請書を使わずに済むため、管理者は集計や承認作業をスムーズに行えます。
労務管理の負担軽減や適正な労働時間管理を実現できるのは、大きなメリットです。
8.システム連携
8つ目の機能は、システム連携です。
システム連携とは、社内ポータルを社内の他のシステム、たとえば勤怠管理システム、受発注システム、その他のシステムとの連携を指します。システム連携により、従業員は社内ポータルを通じて複数のシステムにアクセスし、勤怠入力・受注・発注管理など、さまざまな業務を効率的に行えます。
社内ポータルと他システムの連携は、従業員の作業負担を軽減し、業務効率を高める重要な機能です。
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社内ポータルサイトを導入する5つのメリット
社内ポータルを導入すれば、次のように多くのメリットが得られます。
- 社内の情報共有を円滑に進められる
- 社内の情報を一括管理できる
- 部署ごとの垣根を取り払って生産性が向上する
- リモートワークに対応しやすい
- ペーパーレス化によりコスト削減ができる
自社の課題が、社内ポータルのメリットで解決できるか確認してみてください。
社内の情報共有を円滑に進められる
社内ポータルサイトを導入すると、社員同士の情報共有を迅速かつ効率的に行えます。業務連絡や社内ルールの変更、新しい取り組みなどを一度書き込むだけで、社員に迅速な情報共有が可能です。
従来のメールや紙の資料では、情報が届かない社員がいたり、確認に時間がかかったりする場合が少なくありません。社内ポータルサイトを活用すれば、誰でも必要な情報をすぐに確認でき、業務の進行がスムーズになります。
とくに、リモートワークや複数拠点で働く社員がいる場合、距離に関係なく情報を共有できるため、業務の遅れや誤解を防げます。
社内の情報を一括管理できる
社内ポータルサイトによって、社内ツールを統一可能です。
社内ポータルサイトを利用せず、プロジェクト管理を別々のツールで管理すれば、情報が散らばり管理やアクセスに手間と時間がかかります。そこで、社内ポータルサイトを導入しツールを統一すれば、情報を一元管理でき無駄な時間や手間を減らせます。
部署ごとの垣根を取り払って生産性が向上する
社内ポータルサイトをうまく利用すれば、部署ごとの手続きや考え方の違いなどを解消できます。
部署はそれぞれ独立しているため、手続きや考え方が異なるケースもあります。そのため、部署同士が連携した仕事をする場合、スムーズに仕事が進まないことも珍しくありません。
部署ごとの垣根を取り払うには、統一したルールを設け運用するといいでしょう。
ルールの運用には社内ポータルサイトが役立ちます。
リモートワークに対応しやすい
社内ポータルサイトを導入すると、社内情報をどの場所からでも確認・対応できるため、リモートワークに対応しやすいです。従来のように電話やメールで個別に連絡を取る必要がなく、業務の進行がスムーズになります。
また、チャット機能を活用すれば問い合わせの数を減らし、質問者と回答者の負担を軽減できます。過去のやり取りを簡単に確認できるため、同じ質問を繰り返すことが減り、業務の効率化につながるでしょう。
ペーパーレス化によりコスト削減ができる
社内ポータルサイトには各種申請機能が備わっており、ペーパーレス化してコスト削減ができます。
ペーパーレス化せず紙を使い続けると、企業のコストが増えかねません。社内ポータルサイトの各種申請機能を利用すれば、電子申請が可能となるためペーパーレス化によるコスト削減が可能になります。
社内ポータルサイトを導入するデメリット
社内ポータルサイトを導入する際には、次のようなデメリットが発生するおそれもあります。
- 導入しても十分に利用されないおそれがある
- 導入コストがかかる
デメリットの内容を確認しておき、対策を講じてから社内ポータルサイトの導入を進めていきましょう。
導入しても十分に利用されないおそれがある
社内ポータルサイトを継続して運用する環境をつくっておかないと、利用されなくなるおそれがあります。
たとえば、次のような状態になっていると、社内ポータルサイトの利用者が減ってしまいます。
- 検索性が低くほしい情報が見つからない
- 編集しにくい仕様のため更新されていない
- 社内ポータルサイトの存在が浸透せず問い合わせが減らない
- 社内ポータルサイトを利用する効果が過小評価されている
従業員に社内ポータルサイトを利用する大きなメリットがなければ、継続して運用するのは困難です。社内ポータルサイトを運用する際には、従業員が利用しやすい環境が整っているか定期的に確認することが大切です。
導入コストがかかる
社内ポータルサイトの導入にはコストがかかり、自作する場合でも開発や設定に時間と手間がかかります。
また、運用が煩雑になると投稿や更新の負担が増え、従業員の業務効率が低下する可能性もあります。しかし、社内ポータルサイトの導入はコストがかかるものの、情報共有の効率化や業務改善につながるため、長期的な費用対効果は大きいです。
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社内ポータルサイトの導入に向いている・向いていない企業
社内ポータルサイトには、導入に向いている企業と向いていない企業があります。
自社が導入に向いている企業か確認し、社内ポータルサイトを活用するかどうか検討していきましょう。
導入に向いている企業
社内ポータルサイトの導入に向いている企業の一例は、次のとおりです。
- 社員数や部署が多い
- 業務の多くが属人化している
- テレワークを推奨している
従業員や部署が多い企業は、それぞれが独自の情報を保有している可能性があります。情報が共有できていないと、属人化する業務が増えてしまいます。
また、テレワークを多く実施していると、情報の共有化を妨げてしまうかもしれません。
情報を共有化して属人化を防ぐには、社内ポータルサイトを利用してナレッジ共有を進めて解決するのが有効です。
社内ポータルサイトを活用すれば、社内チャット機能でコミュニケーションの円滑化、ナレッジ共有の促進が図れます。
さらに、社内ポータルサイトを利用すれば、テレワーク中や出先などで疑問に感じたことを直接会って質問しなくても解決可能です。
導入に向いていない企業
反対に、社内ポータルサイトの導入に向いていない企業の一例は、次のとおりです。
- 部署ごとにポータルサイトをもっていて運用がうまくいっている
- 情報量や情報の更新頻度が低い
社内ポータルサイトを利用する目的は、ナレッジ共有や属人化の防止、業務の効率化です。
すでにナレッジ共有ができている状態の企業であれば、社内ポータルサイトを導入する必要はありません。
また、そもそも社内ポータルサイトに掲載する情報が少ない企業や、情報の更新をあまり行わなくてもいい企業も導入するメリットは低いです。
社内ポータルサイトを導入するにはコストがかかるため、費用対効果を考えておくことをおすすめします。
社内ポータルサイトの作り方
社内ポータルサイトの作成には、次のような方法があります。
- 外部委託して独自に開発する
- 無料のツールを利用する
- 社内ポータルパッケージを利用する
作成方法がいくつかあるため、自社にあった作り方で社内ポータルサイトを完成させていきましょう。
外部委託して独自に開発する
システム開発会社に外部委託し独自で開発すれば、カスタマイズ性の高い社内ポータルサイトの作成が可能です。
外部委託すれば、細部までこだわった社内ポータルサイトを作成でき、自社にフィットした環境を整えられます。
しかし、開発コストとして多額の費用がかかるため、社内ポータルサイトが生む効果とコストを比較し、どちらが大きくなるか実証していくことが大切です。
多額の費用をかけたのに効果が薄かったのでは、開発する意味がありません。
無料のツールを利用する
費用をかけたくない場合は、無料ツールを利用して作成する方法もあります。
社内ポータルサイトの効果が出るか不透明であるなら、費用を抑えて導入するのもひとつの方法です。
しかし、無料ツールで作成した社内ポータルサイトはカスタマイズ性が低く、運用に支障をきたすおそれがあります。
検索性が低く、投稿や編集がしにくいサイトになってしまうと、従業員は徐々に利用しなくなってしまいます。費用を抑えて導入できたとしても、運用できなければ社内ポータルサイトの効果を得られません。
社内ポータルパッケージを利用する
社内ポータルパッケージは、独自に開発するレベルに近いカスタマイズ性を誇り、導入費用は独自開発より低く抑えられます。独自開発は細かい要望に合わせたカスタマイズが可能でありつつも、開発に時間とコストがかかるため、運用開始までのハードルが高いです。
一方、社内ポータルパッケージを利用すれば、導入から運用までサポートがあります。Webの知識がなくても操作しやすい設計であることが多く、負担やリスクを最小限に抑えながら効率的な運用が可能です。社内ポータルサイトを導入する際は、コストやリスクを抑えつつ、効率的に運用できる社内ポータルパッケージの利用を優先的に検討するとよいでしょう。
NotePMなら、社内ポータルサイトに必要な機能が網羅されているため、業務効率改善や生産性アップに役立ちます。多機能ではありますが簡単に導入できる点も特徴で、これまで12,000社以上の企業に登録いただいています。
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社内ポータルサイト導入の流れ・ステップ
社内ポータルサイトの導入を成功させるには、次の流れをおさえる必要があります。
- 導入目的を明確にする
- 計画を立てる
- 要件を定義する
- 設計する
- 開発する
- テストをする
- 構築する
- スモールスタートする
- 稼働する
導入の流れ・ステップが理解できると、社内ポータルサイトのメリットを最大限に活かせます。
1.導入目的を明確にする
1つ目は、目的明確化です。
社内ポータルの導入を進める前に、なぜ社内ポータルを導入するのかなどその目的をはっきりさせることが不可欠です。目的を明確にすれば、どのような情報を共有して業務プロセスをサポートするか、従業員がどのようにしてポータル利用を期待しているのかを理解できます。これにより、必要な機能、インターフェースの設計、そして組織の特定のニーズに最適な技術選択に焦点を当てられます。
明確な目的を設定すれば、企業全体で共通認識を持ち、社内ポータルが企業の目標達成に貢献する効果的な基盤を築けるでしょう。
2.計画を立てる
2つ目は、スケジュール計画です。
社内ポータルを成功させるためには、実現可能で効果的なスケジュール計画が不可欠です。プロジェクトの開始から完成までの各フェーズを明確にし、それぞれの段階で必要なタスク、責任者、期限を定義します。計画には、要件定義やデザイン、開発、テスト、デプロイメントなどの主要なマイルストーンが含まれるべきです。
また、リスク管理と変更管理のプロセスも考慮に入れることで、予期せぬ遅延に柔軟に対応できます。スケジュール計画を事前に立てることで、プロジェクトチームは共通の目標に向かって効率的に作業を進め、期限内に品質の高い社内ポータルを完成できるでしょう。
3.要件を定義する
3つ目は、要件定義です。
社内ポータルを構築する際、要件定義をしっかりと行うことが不可欠です。要件定義には、機能要件と非機能要件の2つの種類があります。機能要件では、ポータルが提供すべき具体的なサービスや機能のことで、たとえばドキュメント管理・コミュニケーションツール・勤怠管理・掲示板などが挙げられるでしょう。非機能要件は、システムの性能・セキュリティ・利便性・スケーラビリティなど、ソフトウェアが満たすべき基準や条件を定義します。
正確かつ詳細な要件を定義することで、社内ポータルの開発チームは目標を明確に理解し、期待に沿った社内ポータルを設計・実装できます。要件定義は、全プロジェクトチームが共有する基盤となり、後の設計・開発・構築フェーズでの誤解を防ぎ、再作業を最小限に抑えるための重要なステップです。
4.設計する
4つ目は、設計です。
設計では、要件定義を基にして、ポータルサイトの具体的な設計を行います。たとえばユーザーインターフェースのレイアウト、ナビゲーションの構造、ページのデザイン、さらにはユーザー体験（UX）に至るまでの詳細な計画が含まれます。設計プロセスでは、社内のさまざまなユーザーグループのニーズを考慮し、彼らが容易に情報を見つけて、必要な機能を効率的に使用できることが重要です。
また、社内ポータルは組織の文化と一致するデザインを選ぶことも大切です。設計を丁寧に進めることで、効果的でユーザーにやさしい社内ポータルの構築が可能になります。
5.開発する
5つ目は、開発です。
社内ポータルサイトの開発の種類として、主に自社開発とツール選定があります。自社開発は企業が内部のリソースを用いて、独自のポータルサイトをゼロから開発する方法です。自社開発の利点は、企業特有のニーズにカスタマイズ可能である点にあります。
しかし、時間と初期コストがかかる可能性が高いです。ツール選定とは、ナレッジ共有ツールなどのプラットフォームを選択し、それを企業のニーズに合わせてカスタマイズする方法です。
どちらの方法を選択するかは、企業の具体的な要件や予算、スケジュール、技術力など、多くの要因を考慮して決定されます。ツール選定は比較的迅速に導入でき、初期コストを抑えられます。
6.テストをする
6つ目は、テストです。
開発テスト版が完成した段階で、実運用を想定したテストを実施します。たとえばシステムの機能性・パフォーマンス・セキュリティ・操作性などです。テストを行うことで、社内ポータルが日常業務の実際のニーズを満たしているかを確認し、必要に応じて修正や調整を行います。
テストフェーズは、社内ポータルが安定して稼働し、従業員の期待通りの効果を発揮するために不可欠なステップです。
7.構築する
7つ目は、構築です。
テストフェーズを経て実環境へと導入していきます。導入とは、社内ポータルを企業の稼働環境に組み込み、全従業員がアクセスできるようにするプロセスです。ネットワークやアクセス権など、従業員が使える状態までの設定を整えます。導入環境が設計内容と合わない場合もあるため、導入フェーズでは期間を長めにした設定が大切です。
8.スモールスタートする
8つ目は、スモールスタートです。
社内ポータル導入の際、全従業員に一斉に公開する前に、まずは限られた数の従業員を対象に初期運用を開始する、スモールスタートが大切になります。スモールスタートとは、実際の業務環境でのシステムの挙動をテストし、少数の従業員からのフィードバックを得るためのものです。従業員から収集した意見や問題点は、システムの不具合を早期に特定し、改善につなげる貴重な情報を提供します。
スモールスタートで、実運用開始時のリスクを軽減し、最終的な社内ポータルが従業員のニーズに合致したものになるよう調整できます。
9.稼働する
9つ目は、稼働です。
スモールスタートで全従業員に公開し、問題がないことを確認できた後、いよいよ全従業員に対して、本格的に稼働します。本稼働開始直後は従業員からの問い合わせや初期の不具合対応など想定して、サポート体制を手厚くしましょう。
稼働後一定期間経った後、従業員が問題なく使えているか、どこの機能が一番使われているか、使われていないかなどを確認し、今後の改善につなげていきましょう。
社内ポータルサイトの選び方
社内ポータルパッケージを利用する際には、次のような選び方を理解しておくことが大切です。
- 検索機能が優れているか
- 導入・運用がしやすいか
- 操作は簡単か
- セキュリティ対策が万全か
- アクセス制限機能があるか
- マルチデバイスに対応しているか
- 動画を共有できるか
選び方を理解しておけば、社内ポータルパッケージの導入に成功する確率が高まります。
検索機能が優れているか
ポータルサイトのページのタイトルや内容だけでなく、アップロードされるファイルやWord・Excel・PDFの中身を含めて全文検索できることが重要です。検索時に必要な情報にたどり着くスピードがアップし、検索にかける時間が少なくなります。
また、検索にヒットしたキーワードをハイライト表示できたり、検索結果をワンクリックの操作でさらに絞込できたりなど、強力な検索機能をもつパッケージを選ぶことが重要です。NotePMなら、検索時にファイル名やタイトルだけでなく、資料の中身をすべて検索できます。検索結果もマークアップされるため、探している資料を容易に発見できます。
導入・運用がしやすいか
社内ポータルサイトを選ぶ際は、初期設定やカスタマイズのしやすさが重要です。導入がスムーズに進まなければ、定着までに時間がかかり、運用の負担が増える可能性があります。
また、管理作業が煩雑な場合、従業員が日常業務で活用しづらくなるため、継続的な利用が難しくなります。スムーズに導入できるか、情報更新が簡単かなど、運用のしやすさも考慮するのが大切です。
導入前に無料トライアルの使用や口コミを確認し、自社の業務フローに適しているか確認するとよいでしょう。
操作は簡単か
社内ポータルサイトを選ぶ際は、はじめてでも直感的に操作できるかが重要です。普段から頻繁に使うツールだからこそ、誰でも簡単に使える設計でなければ、社内に定着しづらくなります。
導入しただけで利用されなくなるケースを防ぐためにも、無料トライアルを活用し、実際の操作感を確認するのが大切です。管理者だけでなく、従業員がストレスなく利用できるかを判断基準にすると、業務に定着しやすくなります。
セキュリティ対策が万全か
セキュリティ対策ポイントとして、ポータルサイトにアクセスする際はSSLを用いて暗号化がされていること、2段階認証等により安全性の高い通信・認証を実現できることなどが重要になります。
ポータルサイトを構成しているクラウドサービスが、セキュリティの高い環境のデータセンターに設置されているかどうかも確認しておくことが大切です。
サービス提供側で日々のデータをバックアップしていたり、データ消失時に自社で迅速に復元できる機能が搭載されていたりするなど、データに対するセキュリティ機能が搭載されているかも重要なポイントです。
アクセス制限機能があるか
近年、問題視されている不正アクセスの原因のひとつとして、社内からの情報漏洩があります。内部漏洩を防ぐためには、重要な企業情報を限定した関係者のみに公開し、特定メンバー間や組織単位などで閲覧できるページ範囲を制限しなければなりません。
一方で、制限だけでなく関係者以外のメンバーにも必要に応じて都度アクセス設定できるゲスト権限など、柔軟にアクセス設定できる機能があることも大切です。社内データを守るためには、セキュリティ性が高く、適切なアクセス制限を行える社内ポータルパッケージを選ぶべきでしょう。
マルチデバイスに対応しているか
タブレットやスマホにも対応していれば、従業員はいつでもどこでも情報を探せます。外出先からスマホを使ってポータルサイトにアクセスすれば、必要な技術情報の確認ができますし、顧客のアポイントの直前でも、最新の情報をキャッチアップできるようになります。
ポータルサイトにアクセスする手段がWebブラウザなのか、アプリケーションを通じてなのかも導入前に必ず確認しましょう。マルチデバイス対応機能を搭載しているパッケージなら、利便性が向上して業務の効率化が促進されます。
動画を共有できるか
社内ポータルサイトを選ぶ際は、動画を簡単に共有できる機能があるかを確認するとよいです。動画が共有できれば、勉強会や定例会、業務マニュアルを視覚的に伝えやすくなります。従業員がスマホで撮影した動画をアップロードできる機能があれば、情報共有のスピードが向上するでしょう。
また、動画プレビュー機能が搭載されていれば、ローカル環境での編集作業が不要になり、運用の手間を削減できます。業務に動画を活用する機会が増えている現代では、動画共有機能の有無が社内ポータルサイトの利便性を大きく左右します。
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社内ポータルを作れるサービスおすすめ9選
社内ポータルパッケージの中でおすすめなのは、次の9つのツールです。
| パッケージ名 | 特徴 |
|---|---|
| NotePM | ・登録企業12,000社超え、使いやすさNo1を達成 ・社員がさまざまな情報を書き込み蓄積するポータルを実現 ・30日間無料お試しが可能 |
| Garoon | ・大企業や官公庁に適した大規模向け社内ポータルサイト ・官公庁や医療機関でも活用されるほど、セキュリティが強い ・他システムとの連携が可能 |
| SharePoint | ・ドキュメント管理、ワークフロー機能も搭載 ・Microsoft製品との親和性が高くスムーズな連携が可能 ・1ヶ月間のOffice365無料トライアル版も用意 |
| Yappli UNITE | ・アプリベースの社内ポータルで、スマホ最適化が優秀 ・プッシュ通知で重要情報を見逃さない ・ノーコードで直感的にポータルを構築可能 ・企業のブランディングに合ったデザインが作れる |
| TUNAG | ・組織状態の分析から改善施策の設計・実行までオールインワンでできる ・管理画面から簡単に最新の人事データを分析 ・専任スタッフが初期設定から運用まで手厚くサポート |
| kintone | ・ノーコードで業務アプリが作成可能 ・非IT部門の担当者でも簡単に導入・運用が可能 ・チーム単位でアプリの追加や改善ができる |
| desknet’s NEO | ・520万人の導入実績を達成 ・グループウェア上で社内システムへのリンクを集約することが可能 ・30日間の無料お試しありで、継続時にデータも引き継ぎ可能 |
| Google Workspace | ・ドメインを使ったカスタムメールの使用が可能 ・24時間 365日対応可能なサポート体制 ・14日間の無料お試し期間あり、その後は月単位で支払い |
| rakumoボード | ・Google Workspaceとの連携で情報共有を最適化 ・シンプルでわかりやすい設計のため、直感的に使える ・「グッジョブ！」機能やコメント機能により、社員間のコミュニケーションを促進 |
1.NotePM
NotePM（ノートピーエム）は、個人のノウハウを引き出すために、情報を探すこと、社員間のナレッジ共有を得意とした社内wikiツールです。
高機能エディタとテンプレートを用意しており、初心者でもフォーマットを簡単に統一できます。誰でも簡単に見栄えの良いポータルサイト制作が可能です。情報共有だけでなくコメント・いいね機能やお知らせ通知機能も搭載されており、社内ポータルサイトとしても大変優れています。
NotePMの特徴
- 登録企業12,000社超え、使いやすさNo1を達成
- 社員がさまざまな情報を書き込み蓄積するポータルを実現
- 30日間無料お試しが可能
URL: https://notepm.jp/
2.Garoon
Garoon（ガルーン）は、サイボウズ株式会社が提供する大企業向けの社内ポータルサイトです。
官公庁や金融、医療機関などセキュリティ基準が厳しい業種でも利用されており、幅広い業界で活用されています。ユーザーと管理者どちらにとっても使いやすく、ITが苦手な人でもわかりやすい操作性のため、スムーズに運用できます。
また、kintoneやMicrosoft 365などの他システムと連携が可能なため、複数の製品をつなぎ目なく使用できるのも強みです。
Garoonの特徴
- 大企業や官公庁に適した大規模向け社内ポータルサイト
- 官公庁や医療機関でも活用されるほど、セキュリティが強い
- 他システムとの連携が可能
URL: https://garoon.cybozu.co.jp/
3.SharePoint
SharePointは、Microsoft社が提供する365サービスの一つとして企業向けに提供されているサービスです。
元々はファイル共有・情報共有を目的としていますが、他のoffice製品との親和性が大変高く、情報を集約・共有・発信するポータルサイトとしても活用する企業が多くあります。
データの保存や共有だけでなく、共同編集機能やローカルに保存したファイルとの同期も行えます。
SharePointの特徴
- ドキュメント管理、ワークフロー機能も搭載
- Microsoft製品との親和性が高くスムーズな連携可能
- 1ヶ月間のOffice365無料トライアル版も用意
URL: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/sharepoint/collaboration
関連記事：SharePointのサイトの作り方5ステップ！注意点やポイントについても解説
4.Yappli UNITE
Yappli UNITE（ヤプリ ユナイト）は、株式会社ヤプリが提供する社内ポータルサイトです。
直感的な操作で社内ポータルサイトを作成でき、モバイルアプリを活用した情報共有が可能です。スマートフォン向けの最適化が施されており、リモートワークの従業員でもスムーズに情報を取得できます。
Yappli UNITEの特徴
- アプリベースの社内ポータルで、スマホ最適化が優秀
- プッシュ通知で重要情報を見逃さない
- ノーコードで直感的にポータルを構築可能
URL: https://yapp.li/yappli-unite/
5.TUNAG
TUNAG（ツナグ）は、株式会社スタメンが提供する「エンゲージメント向上で働きがいのある組織を作る」を目指した社内ポータルサイトです。
情報共有や生産性、定着率など、さまざまな組織課題の解決に向けて機能をカスタマイズできます。また、専任スタッフによるサポートがあるため、導入から運用まで安心です。
TUNAGの特徴
- 組織状態の分析から改善施策の設計・実行までオールインワンでできる
- 管理画面から簡単に最新の人事データを分析
- 専任スタッフが初期設定から運用まで手厚くサポート
6.kintone
kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供する社内ポータルサイトです。
導入担当者の93%が非IT部門※であり、専門知識がないユーザーでも業務をシステム化できます。（※2022年12月末時点で契約中）また、申し込み後すぐに業務アプリが作成でき、チーム単位でアプリの追加・改善ができるため、導入後は迅速に業務効率化が進められます。
kintoneの特徴
- ノーコードで業務アプリが作成可能
- 非IT部門の担当者でも簡単に導入・運用が可能
- チーム単位でアプリの追加や改善ができる
URL: https://kintone.cybozu.co.jp/
7.desknet’s NEO
desknet’s NEOは、スケジュール管理を始め、ワークフロー機能や業務アプリ作成機能を持ち、組織のあらゆる業務を効率化するためのグループウェアです。
ポータルサイトを始め、多くの機能を搭載しており、組織の業務改善にあわせてコミュニケーションを活性化し仕事の効率化に役立てます。パッケージ版とクラウド版の2種類があり、中小企業から官公庁など、520万人以上の導入実績を持ちます。
desknet’s NEOの特徴
- 450万人の導入実績を達成
- グループウェア上で社内システムへのリンクを集約することが可能
- 30日間の無料お試し有りで、継続時にデータも引継ぎ可能
URL: https://www.desknets.com/
8.Google Workspace
Google Workspaceは個人や組織が成果を上げるために必要な「自由でイノベーティブなソリューション」を実現します。
ビジネス用のサイトとしてポータルサイトを作成することができ、他にもカレンダー、Chatフォーム、スプレッドシート、ドキュメント、ドライブなどGoogleが提供しているコラボレーションツールを利用することができます。
コラボレーションの効率化や生産性の向上に役立てることを可能としています。
Google Workspaceの特徴
- ドメインを使ったカスタムメールの使用が可能
- 24 時間 365 日対応可能なサポート体制
- 14 日間の無料お試し期間有り、その後は月単位で支払い
URL: https://workspace.google.co.jp/intl/ja/
9.rakumoボード
rakumoボードは、rakumo株式会社が提供する社内ポータルサイトです。
Google Workspaceと連携し、情報共有の最適化を目指します。Googleサービスと統合されているため、すでにGoogle Workspaceを導入している企業にとって導入のハードルが低く、スムーズに運用を開始できます。
rakumoボードの特徴
- Google Workspaceとの連携で情報共有を最適化
- シンプルでわかりやすい設計のため、直感的に使える
「グッジョブ！」機能やコメント機能により、社員間のコミュニケ - ーションを促進
URL: https://rakumo.com/product/gsuite/board/
社内ポータルサイトを作れるおすすめサービス
社内ポータルサイトが作成できるおすすめサービスは、次のとおりです。
| サービス名 | 特徴 | 費用 |
|---|---|---|
| NotePM | ・マニュアル作成、バージョン管理、ファイル共有機能 ・強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索 ・社内FAQ / 質問箱、社内ポータルとしても活用できる ・銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる |
・全プラン共通： 初期費用0円、見るだけの参照専用ユーザーは無料 ・4,800円 / 8名 / 80GB ・9,000円 / 15名 / 150GB ・15,000円 / 25名 / 250GB ・30,000円 / 50名 / 50GB ・60,000円 / 100名 / 1TG ・120,000円〜 / 200名〜 / 2TG 〜 |
| Notion | ・オールインワン機能 ・iOS、Android、Windows、Mac対応 <・日本語メニュー非対応 |
・2,000円 / 100名 ・3,000円 / 250名 ※無料プランあり |
| Talknote | ・「アクションリズム解析」によって社員の業務への意欲を可視化 ・ログイン時間からオーバーワーク管理をおこないメンタルヘルスへの影響を早期解決 ・グループでのメッセージの迅速なやりとりとタスク管理 |
・年間契約一括払い ・1ユーザーライセンス ・1,180円 / 月 |
| Dropbox Paper | ・動画などのメディアファイル埋込 ・プレゼンテーション機能 ・iOS、Android対応 |
・1,500円 / 3人以上 /9TB~（Business） ・2,400円 / 3人以上 /15TB~（Business Plus） ※Dropboxユーザーは無料 |
NotePM
NotePM（ノートピーエム）は、ナレッジ共有に特化した「社内版ウィキペディア」です。
検索に強く、情報を整理しやすいのが特徴で、大手IT製品レビューサイト(ITreview)では、とくに『使いやすさ・導入しやすさ』の点で高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、ファイル共有機能
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ / 質問箱、社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
料金プラン（月額）
NotePM
URL: https://notepm.jp/
Notion
Notion（ノーション） は「オールインワン ワークスペース」がコンセプトの情報共有ツールです。
ドキュメント共有機能に、メモ・タスク・プロジェクト管理・スプレッドシートが合体したようなサービスです。
Notionの特徴
- オールインワン機能
- iOS、Android、Windows、Mac対応
- 日本語メニュー非対応
料金プラン（月額）
- 2,000円 / 100名
- 3,000円 / 250名
※無料プランあり
Notion
URL: https://www.notion.so/product
Talknote
Talknote（トークノート） は、コミュニケーションを活性化させ、従業員エンゲージメント向上を促進する社内SNSです。
Talknoteの特徴
- 「アクションリズム解析」によって社員の業務への意欲を可視化
- ログイン時間からオーバーワーク管理を行い、メンタルヘルスへの影響を早期解決
- グループでのメッセージの迅速なやりとりとタスク管理
料金プラン（月額/税込み）
- 1,180円/1ユーザー（年間契約一括払い）
- エンタープライズプランはお問い合わせ
Talknote
URL: https://talknote.com/
Dropbox Paper
Dropbox Paper（ドロップボックス ペーパー） は、オンラインストレージサービスで有名な「Dropbox」が提供しているサービスです。
Dropboxがファイル共有・保存がメインであるのに対し、Dropbox Paperは、ドキュメント作成・共有に特化したサービスです。
Dropbox Paperの特徴
- 動画などのメディアファイル埋込
- プレゼンテーション機能
- iOS、Android対応
料金プラン（月額 / 税込み）
- 1,500円 / 3人以上 /9TB~（Business）
2,400円 / 3人以上 /15TB~（Business Plus）
※Dropboxユーザーは無料
Dropbox Paper
URL: https://www.dropbox.com/ja/paper
Web上で検索に強い社内ポータルを簡単に作れるツール「NotePM」
社内ポータルサイトの活用事例
社内ポータルサイト『NotePM』を導入したことによって、業務の生産性が向上した事例について3つ紹介します。
- PayPay銀行株式会社
- キーコーヒー株式会社
- 住信SBIネット銀行株式会社
各企業の活用事例を確認し、社内ポータルサイトを導入するときの参考にしてみてください。
PayPay銀行株式会社
PayPay銀行株式会社のカスタマー部門は、マニュアル・ノウハウ共有ツール乗り換えのために社内ポータルサイトを導入しました。
課題として、すでに利用していたツールの検索性が低く、ほしい情報にすぐたどり着けませんでした。そのせいで、カスタマーセンターに問い合わせしてくれた顧客を長い時間待たせてしまっていたのです。
また、検索して表示された内容は、いちいちファイルを開いて確認しなければなりませんでした。
しかし、検索性の高い社内ポータルパッケージに変更したことで、問い合わせしてくれた顧客を待たせる時間が短縮されました。検索性の高さは情報更新にも役立ち、必要性の高い情報は定期的に更新され、業務の効率化につながっています。
＞関連記事：【導入事例】カスタマーセンターの長年の課題が解決！検索機能向上で従業員の満足度UP – PayPay銀行株式会社
キーコーヒー株式会社
キーコーヒー株式会社のロジスティクス部・生産管理部・購買部は、マニュアル整備と利便性向上を実現するために社内ポータルパッケージを導入しました。
マニュアルが多くどの資料が最新かわからず、見つけてもフォーマットがバラバラで非常にわかりにくいのが課題でした。
また、検索する際にはキーワードの完全一致が求められるツールを利用していたため、そもそも目的の資料も見つかりにくい状態だったそうです。
課題を解決するために社内ポータルパッケージを利用し、マニュアル作成と共有化を実行します。その結果、検索に必要な時間が半分になり、業務の効率が大きく改善しました。
＞関連記事：【導入事例】情報を探す時間が半分以下に。創業100年の老舗企業のマニュアル文化を大改革 – キーコーヒー株式会社
住信SBIネット銀行株式会社
住信SBIネット銀行株式会社は、全社的に散らばってしまったナレッジを共有化するために社内ポータルパッケージを導入しました。
複数のデジタルツールを利用しており、有用なナレッジが散在してしまい情報を有効に利用できていないのが課題でした。情報が散在することでナレッジの共有化が遅れ、管理もうまくできない状態だったようです。
社内に蓄積されたナレッジは企業にとって価値ある知的財産であるため、社内ポータルパッケージを利用し一元管理を目指しました。
現在はひとつの社内ポータルパッケージを利用することで情報が一元管理され、従業員にもナレッジを蓄積・整理する意識が浸透しています。
＞関連記事：【導入事例】最高のデジタルバンクになるために。組織変革を支える社内wikiツール – 住信SBIネット銀行株式会社
Web上で検索に強い社内ポータルを簡単に作れるツール「NotePM」
社内ポータルサイトを導入して業務効率化を実現しよう
社内ポータルサイトのメリットや機能を解説し、おすすめサービスを紹介しました。社内ポータルサイトは、ドキュメント管理やスケジュール管理機能、チャット機能など、さまざまな機能を有しており、社内の情報共有を円滑にします。
社内ポータルサイトを導入・運用し、社内の情報共有やコミュニケーションを円滑にし、業務効率化を実現しましょう。
