こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
時間管理アプリを活用して従業員の働き方を良くしていきたい、と考えている担当者も多いのではないでしょうか。働き方が多様化した中メリハリをつけて生産性を上げるためには、時間アプリが効果的です。本記事ではおすすめしたい時間管理アプリを始め、おすすめ理由や使い方・選び方まで詳しく紹介していきます。
目次
時間アプリをおすすめする理由
時間アプリをおすすめする理由について、以下3点を紹介します。
- メリハリのある働き方実現
- 生産性向上
- スキルアップ
それぞれ、解説していきます。
メリハリのある働き方の実現
時間管理アプリをおすすめする1点目の理由は、メリハリのある働き方の実現です。アプリを使うと、業務を開始する前に細かなタスクの開始時間と終了時間、休憩時間を設定するために意識的に時間をチェックするため、集中すべき時間と休む時間とを分けることができます。タスクの終了時間になると自動的に終了したことを教えてくれるため、慣れれば業務中に時間を気にすることも少なくなります。集中すべき時に集中力を発揮できるため、メリハリのある働き方が実現できるでしょう。
生産性向上
時間アプリをおすすめする2点目の理由は、生産性向上です。時間管理アプリを使えば、従業員一人一人が集中して業務に取り組むことができます。従来の時間管理をしない働き方の場合、なんとなく業務を開始することになり、周りからの相談や突然の打ち合わせ・突然降ってきた仕事対応など、その場その場で必要なことを対応してしまいます。そうなると、元々やりたかった仕事ができないまま定時を迎えることになり、結局夜間まで残業しなければならない、というケースも多いです。
時間管理アプリを使えば業務開始前に今日はどの時間をどの業務に割り当てるか等と、自分自身への意識付けができます。その結果効率的に業務が進み、組織全体の生産性向上につながります。
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スキルアップ
時間アプリをおすすめする3点目の理由は、従業員のスキルアップです。アプリで時間管理を続けることによって、集中すべき時間とそうでない時間を明確に分けることができ、日に日に時間の使い方が上手になります。慣れれば無意識に適切な時間の割り振りができるかもしれません。そうすると、プロジェクト等で時間の割り振りをするためのスケジュール調整のスキルも自動的にあがります。また、時間管理アプリを使って空いた時間を自身のスキルアップのために割り当てることもできます。時間管理アプリを使うことにより、従業員のスキルアップが期待できるのです。
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時間管理アプリのおすすめ使い方
時間管理のおすすめの使い方について、以下5点を紹介します。
- 目的の明確化
- 現状時間の使い方の可視化
- ポモドーロ・テクニック等の時間分割
- タスク作成
- スケジュール計画
それぞれ、解説していきます。
目的の明確化
時間管理のおすすめの使い方の1点目は、目的の明確化です。時間アプリ管理は、一度ではなく継続して使い続けることがもっとも重要です。何のために時間アプリを使うのか、いつまでに何を達成したいのか等の目的を明確にしなければ継続できません。モチベーションを維持できる、達成のため努力できるような目的を立てることが大切です。期間設定も大切であり、半年後・1年後など短期の目標も設定しましょう。
現状時間の使い方の可視化
時間管理のおすすめの使い方の2点目は、現状時間の使い方の可視化です。アプリを使う際に、従業員の今の時間の使い方を見ていきます。「無駄な時間がどこにあるのか」「なぜそうなっているのか」「本当はその時間に何をするべきなのか」を意識的に考えさせることで、少しずつ現状からやりたいことへと時間の使い方をシフトできるようになります。時間管理アプリを使う際には、従業員の現状の時間の使い方を最初に可視化するようにしましょう。
ポモドーロ・テクニック等の時間分割
時間管理のおすすめの使い方の3点目は、ポモドーロ・テクニック等の時間分割です。ポモドーロ・テクニックでは「25分の作業＋5分の休憩」を1ポモドーロと数え、4ポモドーロ（2時間）が終わったら、30分間の休憩を取ることを繰り返します。仕事に集中できる時間とリラックスタイムを分けるだけでなく、時間を短く区切ることで、決められた時間内にタスクをなんとしてでも終わらせようという従業員の努力が発生し、生産性が一気に高まります。時間管理アプリを使うなら、ポモドーロ・テクニックを使うこともおすすめする一つの方法です。
タスク作成
時間管理のおすすめの使い方の4点目は、タスク作成です。必要なタスクを全て洗い出し、優先順位をつけていきます。やらなければならないことだけ決めるのではなく、やらないことも含めるため、何が無駄であるのかを明示的に知ることができます。優先順位を決める際に、QCD（質・コスト・納期）観点を使うこともおすすめです。
スケジュール計画
時間管理のおすすめの使い方の5点目は、スケジュール計画です。1日の業務でも、どのような仕事をどの時間に持ってくるのかで集中力が大きく変わります。例えば以下のスケジュール計画があります。
- 午前中は短納期の仕事に集中する
- 高度な仕事は余裕を持って複数日に分割する
- メールなどの事務作業は午後一にまとめて行う
特にメールチェック作業を朝一番に持ってくると、メールに書かれた内容の対応で1日が終わってしまうこともあるため、元々の計画が崩れてしまう可能性も出てくることがあります。自身に合ったスケジュール計画をしっかりと立てていきましょう。
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時間管理アプリのおすすめ選び方
時間管理アプリのおすすめ選び方について、以下8点を紹介します。
- 機能が目的に見合っているか
- 操作性はシンプルか
- カスタマイズは可能か
- 複数人への共有が可能か
- デバイスを問わないか
- 結果がわかりやすいか
- トライアル可能か
- 言語対応しているか
それぞれ、解説していきます。
機能が目的に見合っているか
時間管理アプリの選び方の1点目は、機能が目的に見合っているかです。時間管理アプリは、それぞれ機能仕様が細かな部分で異なります。例えば、デバイスとPCで同期したいが自動でできるか、表示形式が月・週・日だけでなく、自身の休日について表示・非表示の切り替えができるかなどがあります。その他、目的によって「ToDoリストなどの機能があるか」「繰り返されるタスクの自動入力が可能か」「タスクのカテゴリー分けが想定通りにできるか」など、細かく確認して見ていきましょう。目的に沿った必要な機能があるか、利用シーンをイメージしながら、細かく確認することが大切です。
操作性はシンプルか
時間管理アプリの選び方の2点目は、操作性がシンプルかどうかです。担当者が全員が継続して時間管理アプリを使い続けるためには、シンプルで使いやすい操作画面であることが重要です。「画面は見やすいか」「どこに何の設定があるかすぐに判断できるか」「分からないことが出てきたらどこから問い合わせれば良いか」すぐに判断できるアプリは、使いやすいといえます。担当者の年齢や元々持った知識に合わせて、操作性に問題がないか一つ一つしっかりと確認していきましょう。
カスタマイズは可能か
時間管理アプリの選び方の3点目は、カスタマイズは可能かです。カスタマイズができない場合だと標準設定のまま操作し続けことになり、自社に合った使い方をするためには都度設定が必要となるなど、余計な部分に時間を取られてしまう可能性が高くなります。アプリを選ぶ際に、画面の構成や細かな項目設定・画面デザインについて、変更は容易かなど、自社の使い方に合わせてカスタマイズ範囲を細かく確認しましょう。自社がどのような使い方をするのか事前にしっかりとイメージしておくことも大切です。
複数人への共有が可能か
時間管理アプリの選び方の4点目は、複数人への共有が可能かです。チームメンバーとプロジェクトの進捗状況確認は可能か、上司と所属する組織でスケジュール共有は可能かなど、働き方に合わせて、必要な方に一度にスケジュールを共有できるかを確認していきます。複数人共有ができれば、全員一人一人に対して予定を都度連絡する必要もありませんし、予定が変更になった際も、一度の連絡で済みます。時間管理アプリを使う際は、他の人との共有が簡単に行えるか確認しましょう。
デバイスを問わないか
時間管理アプリの選び方の5点目は、デバイスを問わないかです。PCだけでなく、「スマホやタブレットにも対応しているか」「対応OSは何か」などを見ていきます。Windows端末のみに対応している、Mac OSには対応しているが、最新版には対応していないなどのアプリもあるため、デバイスを始め、対応OSもしっかりと確認しましょう。
結果がわかりやすいか
時間管理アプリの選び方の6点目は、結果がわかりやすいかです。時間管理アプリでもっとも重要なのは、最初の時間設定ではなく、結果を見て分析・改善に繋げていくことです。そのため、「結果が一目瞭然か」「結果を見て改善すべき点はどこか簡単に特定できるか」「分析するために担当者が余計な工数を使わないか」「結果画面は見やすいか」など、一つずつ確認しましょう。
トライアル可能か
時間管理アプリの選び方の7点目は、トライアル可能かです。時間管理アプリは無料のものから有料のものまであり、有料の方が機能が優れているものが多いです。ただし、有料を購入しても、担当者が使いこなせないのでは意味がありません。事前に無料トライアルで操作性確認ができるかを確認しましょう。また、無料のアプリについても、一定期間後有料となる場合もあるので注意が必要です。
言語対応しているか
時間管理アプリの選び方の8点目は、言語対応しているかです。中には英語のみに対応しているアプリもあります。自社が扱う言語に対応しているか、比較時に事前に必ず確認しましょう。
時間管理アプリのおすすめ7選を徹底比較
おすすめする時間管理アプリについて、以下7点を紹介します。
Toggl Track
Toggl Trackは、日々の業務に対してどのような作業にどのくらい時間を要したかを計測する、Webアプリケーションサービスです。英語のみの対応ですが、視覚的に分析できること、シンプルな画面のため初心者でも問題なく非常に簡単に操作できることから、国内からも評価が高いです。ブラウザ版とPC版が用意されており、同じアカウントでログインすればPC・タブレット・スマホなどデバイスを問わずに使うことができます。
Toggl Trackの特徴
- ポモドーロ・テクニックを活かしたタイマー機能
- 対応言語は英語のみだが使い方を説明する外部の日本語サイトも有
- 完全無料で利用可能
Hours Time Tracking
Hours Time Trackingは、思わず使いたくなる、時間を埋めたくなるような洗練されたスタイリッシュなデザインにより、人気の高いアプリケーションです。業務プロジェクトを予め登録し、業務開始時にタイマーを起動することで追跡が始まります。簡易的な機能で追跡記録する無料版と同期機能とサポートを受けられるPersonal版、高度なレポート作成から請求書作成まで様々な機能があるProfessional版を提供しています。
Hours Time Trackingの特徴
- クライアント・プロジェクト・タスクごとに時間追跡可能
- グラフを使った視覚的なレポート出力が可能
- Professional版は14日間もしくは30日間の無料トライアル利用が可能（終了後自動課金）
URL: https://hourstimetracking.com/
MyStats
MyStatsは従業員の業務活動を記録し、分析するためのツールです。いつ何をしていたかを記録することで、何にどのくらいの時間を費やしているかを分析します。日毎でアクティビティを登録することもでき、売り上げなどの今日得られた成果を管理することも可能です。2021年に開発が終了していますが、アプリのダウンロードは可能でユーザーからの平均評価も「4.5」と人気が大変高いです。
MyStatsの特徴
- 日々の時間分析から目標を達成に繋げるためのアプリケーション
- iPhone・iPod touch・iPad向けアプリとしてのみ提供
- 無料でダウンロード・利用可能
URL: https://www.mystats.net/jpn/
ATracker
ATrackerはセットアップなど最初の設定がほとんど不要で、初心者でも簡単に扱えるWebアプリケーションです。従業員の行動を分析することにより、生産性改善につなげていきます。タスクをタグごとに整理することができ、視覚的にもわかりやすいです。タグごとにタスクを整理し、タグに基づいて円グラフや棒グラフでレポートを生成し、CSVやPDFファイルへの書き出し・メールやSNSでの共有も可能です。
ATrackerの特徴
- デバイスに対応しており、複数のデバイスでデータ共有も可能
- 分析結果レポートをSNSで共有可能
- 制限付きの基本機能を無料で利用可能
URL: https://atracker.pro/home.html
TimeCrowd
TimeCrowdは従業員の働き方の過去・現在を共有し、組織の時間の使い方を見える化するツールです。在宅勤務・テレワークにも対応しており、業務効率化や生産性向上・働き方改善などといった漠然とした時間管理の疑問を解決するための機能を提供しています。チーム全体のタスクの見える化に特化しているため、記録したデータのグラフ化や分析に役立ちます。
TimeCrowdの特徴
- シンプルな画面でチーム全体の見える化
- APIドキュメント公開により無限大の機能活用が可能
- 月550円から利用可能、個人向け時間記録プランは無料
Wacca
Waccaは24時間を円グラフで作成して管理するiOS専用のアプリケーションです。起動すると円グラフが前面に表示され、円グラフをタップしてタスク開始時間・終了時間を設定します。直感的な操作で編集がしやすく、初心者でも簡単にタスクの作成・変更・削除のが利点です。またタスク毎で色を自由に決めることができ、楽しみながら時間設定・管理することができます。業務を忘れないための通知機能も搭載されています。
Waccaの特徴
- 業務を含めた1日分の予定を一目で確認可能
- Apple Watchにも対応しており振動による通知が可能
- 無料で利用可能（機能制限解除は370円必要）
URL: https://wacca.mukuwami.com/jp/
CotoGoto
CotoGotoは毎日の会話を作業内容として記録することで、作業時間や従業員のモチベーションを集計・解析するアプリです。会話するだけで、人工知能によってライフログが形成されていきます。 主にフリーランスの作業を見える化するための時間管理ツールですが、会話から作業時間・作業内容・作業場所、更に感情の変化を取得できるなどの多角的な解析が可能となります。従業員の業務管理に役立てることで、思わぬ大きな効果を生み出せる可能性もあるでしょう。
CotoGotoの特徴
- 人工知能による毎日の会話から作業を記録・集計・解析
- 設定不要で毎日の変化を把握でき、モチベーション維持可能
- 外部連携によりデータの引き渡しが可能
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まとめ
本記事では、おすすめの時間管理アプリについて詳しく解説しました。近年の時間管理アプリは、ToDoタスク管理から円グラフ管理、更に会話から記録するものまで様々な使い方が用意されています。無料でトライアルできるものも多いため、まずは一定期間利用し自社に合ったアプリかどうかを判断することから始めてみてはいかがでしょうか。
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NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
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