こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
「見積ソフトを導入したい」と考える企業が増えています。近年の見積ソフトは、発送までを代行するなど、担当者が日々煩わしく感じている「業務のかゆいところ」に手が届く機能も多く備えています。本記事では、見積ソフトの比較から重要な機能・比較ポイントまでを丁寧に解説しました。ぜひ自社にあった見積ソフトを選ぶ参考にしてください。
• 情シス・経理・総務の問い合わせ削減
• これから社内FAQを作成したい方
• 社内FAQの定着や運用に課題感がある方
目次
見積ソフトの比較時に知るべき重要機能
見積ソフトの比較時に知るべき重要機能を、以下3点紹介します。
- 発送代行機能
- 入力ミス防止機能
- ステータス管理
それぞれ、解説していきます。
発送代行機能
見積ソフトの比較時に知るべき重要機能の1点目は、発送代行機能です。従来の業務では見積書郵送のために印刷・仕分け・封入封緘など多くの手間がかかっていました。そのような手間をなくすための発送代行機能を提供している見積ソフトも多く用意されており、利用ユーザーはワンクリックするだけで、郵送手続きまでを完了することができます。発送代行機能は大変便利な機能ですが、ソフトによっては発行枚数の制限・郵送数に従った従量課金もあるため、あらかじめ業務上どれくらいの数を発送する必要があるのか事前に確認することが大切です。
入力ミス防止機能
見積ソフトの比較時に知るべき重要機能の2点目は、入力ミス防止機能です。担当者の入力ミスをなくすために、例えば以下のような機能があります。
- あらかじめ登録されている品目などの入力補完
- 過去の見積書から複写
- 納品書・請求書への変換
- 電子印の設定
入力ミス防止機能があれば全ての項目を手入力する必要もなく、効率的に見積書作成・発行が可能となります。
ステータス管理
見積ソフトの比較時に知るべき重要機能の3点目は、ステータス管理です。ステータス管理機能があれば、作成した見積書に関して、案件が今どのようなステータスであるのか容易に確認できます。「見積書は送付済みか」「取引先は受け取ったか」だけでなく、注文書・請求書・納品書など見積以降のステータスが管理できる物も多いです。ステータス管理機能が搭載されていれば、見積から受注・検収までの一連の流れの進捗を正しく把握できます。
関連記事：【2024年版】経理業務のアウトソーシングおすすめ7選を徹底比較！種類やメリット・選定ポイントまで紹介 – NotePM
見積ソフト比較時に押さえておきたい5つのポイント
見積ソフト比較時に押さえておきたいポイントを、以下5点紹介します。
- 必要な機能が搭載されているか
- 社内システムとの連携可否
- コストは妥当か
- トライアル利用ができるか
- サポート体制は万全か
それぞれ、解説していきます。
必要な機能が搭載されているか
見積ソフト比較時に押さえておきたいポイントの1点目は、必要な機能が搭載されているかです。ソフトには多くの充実した機能が搭載されていますが、実際に自社が業務で必要な機能が搭載されているかを確認することが大切です。例えば、見積書の発送代行機能・入力ミス防止機能・ステータス管理機能などが主な重要機能としてありますが、自社の業務の流れをイメージして、上位機能が本当に必要かどうか判断しましょう。海外へ見積書を送付する必要がある場合には、英文や外貨にも対応しているかも確認が必要になります。
また、「標準機能でどこまで対応可能か」「必要な機能が追加オプションの扱いとなっていないか」など、追加コストの発生をなくすために、機能提供範囲もしっかり確認しましょう。必要な機能が搭載されていないとその作業を手作業で行わなければならず、余計な時間を要してしまいます。余計な機能が多く搭載されていると必要ではない機能に料金を支払うことになります。業務に必要な機能が搭載されているかを、必ず確認しましょう。
社内システムとの連携可否
見積ソフト比較時に押さえておきたいポイントの2点目は、社内システムとの連携可否です。
業務の流れに応じて、以下システムとの連携が可能かを確認する必要があります。
- 社内で導入済みの会計ソフト
- 見積書管理するシステムとの連携
- 案件管理システム
見積書などを作成する帳票作成ソフトは、前後の処理システム・登録システムが必ず存在します。「導入後にシステム連携ができず、手動でファイルを移動しなければならない」という事態にならないように、社内システムと連携が可能か事前に確認しましょう。
コストは妥当か
見積ソフト比較時に押さえておきたいポイントの3点目は、コストは妥当かです。自社の見積業務に対して、見積ソフトの導入コストが適切であるかを確認していきます。不要な機能を極力省くことはもちろん、自社にとって必要な機能が標準機能で用意されているか、もしくはオプション機能で追加料金が必要かも確認しましょう。
基本料金に含まれていない場合、金額が予算よりも大きくなる可能性もあります。また見積書発送代行機能を利用する場合、1通あたりの郵送料金などを確認し、実際の業務の送付数と合わせて計算することも大切です。導入後に想定していなかったコストが加算されないように、あらかじめ妥当であるかを確認しましょう。
トライアル利用ができるか
見積ソフト比較時に押さえておきたいポイントの4点目は、トライアル利用ができるかどうかです。見積ソフトは帳票デザインを作成・カスタマイズするなどの細かな操作が必要となるため、実際に使ってみなければわからないことも多くあります。導入後の失敗をできるだけ少なくするように、事前に無料でお試しができるか確認しておくことが大切です。無料体験できる期間の確認と、無料プランでどこまで機能を使えるのかなどを確認しましょう。
サポート体制は万全か
見積ソフト比較時に押さえておきたいポイントの5点目は、サポート体制は万全かどうかです。運用を開始すると、「イメージ通りに見積書を作成できない」「細かな機能がわからない」など、不明点が出てくることがあります。そのため、導入後のサポート体制は万全かを確認しておくとよいです。例えば問い合わせ方法には電話・メール・チャットなどがあるため、どの方法に対応しているかチェックします。また問い合わせ時間として、「平日は何時から何時まで対応しているか」「休日対応は可能か」など、自社の運用時間帯に問い合わせ対応しているかも確認することです。運用をスムーズに進めるためにも、サポート体制が万全かどうか必ず確認しましょう。
関連記事：請求書発行システム導入によるメリットとデメリットは？ – NotePM
見積ソフトおすすめ9選を徹底比較
おすすめする見積ソフトについて、以下9点紹介します。
Misoca
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Misocaは見積書・納品書・請求書をクラウド上で簡単に作成でき、まとめて管理も可能にするサービスです。郵送やメール送付に加え、ステータス管理機能もあり、進捗を把握できます。見積から入金・請求までの管理や共有が楽になり業務効率が向上すると評価が高いです。
Misocaの特徴
- 帳票全てをクラウド上で一元管理
- 見積書からワンクリックで請求書を作成可能
- 初年度無償キャンペーンも有
URL: Misoca
freee会計
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freee会計はバックオフィスのリモート化を可能にするクラウド会計ソフトです。個人事業主から中規模法人までの規模に対応しています。見積書から確定申告書類まで作成可能で、成長に向けた数字の可視化により企業の成長に繋げます。
freee会計の特徴
- 初心者でも簡単に扱うことが可能
- 他会計ソフトからのデータインポートに対応
- 30日間の無料お試し期間有
URL: 会計ソフトfreee
マネーフォワードクラウド請求書
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マネーフォワードクラウド請求書は、テンプレートから見積書・納品書・請求書を簡単に作成できるクラウドサービスです。取引先や品目など、フォームに従って入力するだけて素速く帳票を生成できます。
マネーフォワードクラウド請求書の特徴
- 見積書から納品書・請求書・領収書へ、帳票を簡単に変換可能
- ステータス可視化により抜け漏れ防止が可能
- 従量課金制、1ヶ月の無料トライアル有
URL: マネーフォワードクラウド請求書
board
boardは見積書や請求書、検収書などの帳票作成を始め、周辺業務と経営の効率化までを考えた業務管理システムです。営業管理・支払い管理・キャッシュフロー予測などの業務を一元管理します。実業務を知る経営者が一貫して開発を行うことから、使いやすさへのユーザー評価が高いです。
boardの特徴
- ERP導入はハードルが高いと感じる中小企業向けの業務管理システム
- 有料継続率99%を超える高い満足度と効果を発揮
- 30日間の無料お試し可能
Zoho Invoice
Zoho Invoiceは見積・請求書に関わる処理を簡単にするための多くの機能を提供しています。テンプレートからテーマを選択することで、簡単に自社に合ったカスタマイズができ、プロフェッショナルな見積書が作成可能です。デジタル署名にも対応しており、リモートワークにも適しています。
Zoho Invoiceの特徴
- 営業力強化と業務効率化を徹底的に追求し高い満足度を実現
- Zoho Signとの連携てデジタル署名にも対応
- 提供する全ての機能を無料で利用可能
URL: https://www.zoho.com/jp/invoice/create-send-estimates/
見積RICH
見積RICHは見積書作成から案件管理までを全てWebブラウザ上で行うクラウドサービスです。見積書からの流れで必要な帳票や発注書・納品書・請求書・領収書作成に対応しています。外出先から承認も可能なため、上司に直接承認依頼する必要も、ありません。
見積RICHの特徴
- 商品カテゴライズや取引先のランク設定によるスムーズな見積書作成を実現
- 不正改ざん防止のため作成した見積書を自動的に暗号化
- 最大2ヶ月間の無料トライアルが可能
URL: https://official.mitsumo-rich.jp/
SVF Cloud for Salesforce
SVF Cloud for Salesforceは、Salesforce上から見積書を始めとした、案件に必要な帳票を設計し、そのまま出力することが可能なクラウドサービスです。帳票システムのNo1シェアを獲得したウイングアーク1st社のSVFの機能を徹底的に活用し、美しい帳票をSalesforceからワンボタンでそのまま出力します。
SVF Cloud for Salesforceの特徴
- Salesforceユーザーに最も選ばれている帳票ツール
- 80種類もの帳票テンプレートを用意
- 月額3万円～利用可能
URL: https://www.wingarc.com/cloud/svfc/salesforce/
HubSpot
HubSpotは見込み客から顧客化を獲得するまでのインバウンドマーケティングツールです。見積書作成ツール機能も搭載されており、見積書作成・送信だけでなく、電子署名の収集や代金決済手続きも可能です。サポート体制とユーザーのコミュニティに優れており、高い評価を得ています。
HubSpotの特徴
- デザイン性の高い見積書を簡単に作成可能
- 見込み顧客の期待を上回る速さで見積書発行が可能
- 無料ツールでは新規顧客へのメール送信・効果測定機能を提供
URL: https://www.hubspot.jp/products/sales/quotes
ツカエル見積・請求書オンライン
ツカエル見積・請求書オンラインは、誰でも簡単に見積書などの帳票を作成するためのクラウドサービスです。承認ワークフローやステータス管理機能など帳票のやりとりに必要な機能を多く提供しています。豊富な機能と高い操作性を実現しながらも月額550円～利用可能で、コストパフォーマンスが高いです。
ツカエル見積・請求書オンラインの特徴
- 紙に書き込むことと同じイメージで見積書作成が可能
- WindowsだけでなくMac・iPadなどのデバイスにも対応
- 30日間の無料トライアルが可能
まとめ
本記事では、見積ソフトについて比較しました。見積ソフトは近年クラウドサービスの利用が主流となっており、発送代行までを提供するなど、大変便利な機能を提供しているサービスも多いです。しかしながら、量に応じてコストも増えていきます。導入に失敗しないためには、本記事で紹介したポイントを押さえておきましょう。
• 情シス・経理・総務の問い合わせ削減
• これから社内FAQを作成したい方
• 社内FAQの定着や運用に課題感がある方
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NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
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URL: https://notepm.jp/
