請求書の作成や送付は、取引先が多ければ多いほど時間と手間がかかります。毎回郵送している場合、印刷機のメンテナンス代や電気代・紙代・封筒や切手代なども必要です。業務効率面やコスト面で考えると、請求書発行業務について見直すのも良いのではないでしょうか。そこで、本記事では便利な「請求書発行システム」のメリット・デメリットを含めた詳細について紹介します。
目次
請求書発行システムとは
「請求書発行システム」は、請求書を作成したり送付したりする作業を効率よく行うためのシステムです。会計・販売管理システムと連携をして請求書を簡単に発行することができます。請求書を作成する際の作業は、見積書や領収書・納品書などの作成・送付です。場合によっては、印刷して郵送しなければなりません。一般的に、請求書発行システムを導入していない場合、専用フォーマットやテンプレートなどが使用されることも多い傾向です。フォーマットやテンプレートがあれば、そのまま使えるので非常に便利ですが、枚数が増えれば手間がかかる点は変わりません。こういった際に、導入すると役立つのが「請求書発行システム」です。
クラウド請求書発行システム「Misoca 」は、PCやスマホで見積書・納品書・請求書などの帳票をかんたんに作成できます。豊富なテンプレートから選べ、はじめての方でもすぐにきれいな請求書が完成。
請求書はメール送信やPDF発行、郵送依頼も行えます。会計ソフトとの連携で、経理業務も効率化が可能に。
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請求書発行システムが注目される理由
請求書発行システムが注目されるようになった理由は、いくつかあります。その1つが「電子帳簿保存法」が改正されたことです。こちらは、国税関係の記録を電子データとして保存できる法律となっています。2005年の改正に伴い、国税関係の書類の一部をスキャン保存しても良いと認められました。そのため、請求書の保管も条件さえ合っていれば電子データ・スキャン保存できるようになり、非常に効率よく作業できるようになったのです。インターネットの普及もあり、さまざまなクラウド型システムが増加していることも理由の一つ。オンライン上ですべての作業を完了させられるため、請求書作成の時短をできる点も注目されるきっかけになっています。
関連記事：請求書発行システムとは？代表的な機能と製品比較ポイントを詳しく解説！
請求書発行システム導入のメリット
ペーパーレスになる
請求書発行システムは、導入すればペーパーレスになるため、郵送に必要だった封筒や紙・切手などの節約になります。しかも、請求書を保管するスペースも必要なくなる点もメリットの一つです。「法人における請求書の保存期間は7年」と法律で決められています。そのため、長期間請求書を保存する必要があり、次から次へと増えていく請求書を保管する一定のスペースも必要です。しかし、データ化することで、それまで請求書の保管のために確保していたスペースをほかの作業のために活用できます。また、請求書を郵送していた場合、「複合機が不要になる」「人件費の削減になる」といったことにもつながるでしょう。
請求書発行に関するミスを減らせる
請求書発行システムの導入は、それまで人の手で行っていた作業を自動化することが可能です。そのため、業務の効率化や何かトラブルがあった際にも、素早い対応が可能になります。手作業によるミスは、気をつけていてもゼロにはできません。例えば、宛先・請求書の内容の間違いや、未発送などです。システムを導入しても、100％ミスを防げるわけではありません。しかし、自動化されている分、それまでより減らすことが期待できます。特に、「請求書の未発送や封筒への入れ忘れ」などは支払いの遅延につながるため、システムの導入で防止できる点は大きなメリットです。
管理がしやすくセキュリティ面を高められる
システムで請求書をまとめて保存できるので、管理しやすくなります。請求書発行システムのデータセンターは、各社によって多少の差はあるものの、非常に強固なセキュリティで情報が守られています。そのため、ハッキングやウイルスなどによる攻撃をしっかりと防げるため、安心です。
請求書発行システム導入のデメリット
取引先にもシステムの導入をしてもらう必要がある
導入の際に、自社だけではなく取引先にも請求書発行システムの導入をしてもらわなければならない点はデメリットです。事前に、取引先へ請求書発行システムの詳しい説明を行って納得してもらう必要があります。すべての取引先に対応できれば良いですが、中には紙の請求書にこだわる取引先もあるため、柔軟に対応できるようにしなければなりません。
月額利用料がかかる
請求書発行システムには、オンプレミス型とクラウド型がありクラウド型の場合、月額利用料がかかります。一方で、オンプレミス型は社内ネットワークを利用するので機能のカスタマイズはできますが、導入費用や運用のための専門知識があるエンジニアが必要になります。
関連記事：請求書発行システム導入によるメリットとデメリットは？
請求書発行システムの選定ポイント
オンプレミス型にするか、クラウド型にするか
請求書発行システムには、オンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型は、社内ネットワークのみを使用し、自社に必要な機能を取り入れるなどカスタマイズできるものです。自社に必要な機能のみを導入できるので使いやすく、もともと入っていた自社のシステムと連携させられます。一方、クラウド型は環境構築する必要がなく導入コストが低い点がメリットです。
必要なときにすぐ対処できるシステムかどうか
請求書発行システムの導入に、取引先が必ずしも納得かつ対応してくれるとは限りません。必要があれば、取引先別で郵送・フォーマット変更などをする必要が出てきます。そのため、導入を考えているシステムが柔軟に対応できるかどうかは、非常に重要なポイントです。
セキュリティ面の安心度は高いか
請求書には、その企業・個人の情報が詰まっています。そのため、情報漏えいしないように高いセキュリティ度を保ち、安心して利用できる環境が構築されているかが重要です。
関連記事：請求書発行システムの選び方とは？注意すべき３つのポイントも合わせて解説
請求書発行システム おすすめ12選
上記ポイントを踏まえて、おすすめ請求書発行システム・サービスをご紹介します。
マネーフォワード クラウド請求書
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マネーフォワードクラウド請求書 は、飲食店や不動産業、IT企業や小売店などさまざまな業種に対応したクラウド型請求システムです。クレジット決済機能付きの請求書作成が可能で、取引がはじめての顧客でも支払いがスムーズにできます。プレビュー画面を見ながら見積書や納品書、請求書に領収書の作成が簡単にでき、PCなどの操作が苦手な人も時間を取りません。テンプレートの種類も豊富で、ロゴや印影を登録することで自社用の書類作成が可能です。
マネーフォワード クラウド請求書の特徴
- 閲覧のみや編集可能などメンバーごとに権限設定で管理が可能
- 請求書作成からメール送信、郵送をそれぞれ一括で完了
- 書類へのタグ付けが自由にでき、検索作業がスピーディ
料金プラン（月額）
• 2,980円（スモールビジネス）
• 4,980円（ビジネス）
マネーフォワード クラウド請求書
URL: マネーフォワードクラウド請求書
ペイトナー 請求書
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ペイトナー 請求書は、取引先から受け取る請求書の回収、電子化、保存、振り込みまでを自動で行う請求書受領サービスです。請求書のデータ入力や振り込みで発生するミスや業務負担を削減します。バックオフィスが間に合っておらず、社長自らが経理処理を行うようなスモールビジネスに最適化した機能とコストで経理業務を効率化します。
ペイトナー 請求書の特徴
- 請求書が何枚あっても1クリックで支払日に自動振り込み
- 専用メールアドレスに送るだけで請求書を自動回収
- かかる費用は振込手数料の¥300/件のみ
URL: 詳しくはこちら
Misoca
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Misoca（みそか） は、見積書や納品書、請求書などがわずか1分ほどで作成できるシステムです。あらかじめ予約できる自動作成機能で請求書漏れの心配も要りません。作成した請求書はメールで自動送信されるほか、リンク共有やPDF発行、郵送など目的に応じた処理もワンクリックするだけで簡単にできます。さらに、やよいの申告ソフトとの連携も可能で、確定申告の対応も万全です。操作に困ったときには電話とメール、チャットでのサポートが受けられます。
Misocaの特徴
- シンプルで見やすいデザインのテンプレートに印影やロゴの挿入も簡単
- レポート機能で取引先別に売上推移のチェックと管理が可能
- PCをはじめスマホやタブレットからも操作でき、社外でも対応可
料金プラン
• 無料 ※機能制限あり
• 8,000円/年（プラン15）
• 30,000円/年（プラン100）
Misoca
URL: Misoca
請求管理ロボ
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請求管理ロボ は、「請求書の発行・送付」から「代金回収」「入金消込」「入金催促」の自動化により、毎月の請求業務を約80％削減するクラウドサービスです。特に継続請求との相性がよく、サブスクリプションモデルにおいて顧客数の増加によって陥りがちな、請求業務コストの肥大化を抑制することができます。
またデータ連携が充実しており、CRMやSFA→請求管理ロボ→会計システムといったように、請求業務をシステムで一気通貫に対応することも可能です。
請求管理ロボの特徴
- 設定スケジュールに沿って請求書の発行・送付を毎月自動で！電子メール・紙の郵送の併用も可能
- 口振やクレカよる代金回収の仕組み化、入金情報の照合による消込の自動化など、債権管理にもおすすめ！
- 繰越請求、前受金の取り崩し、合計請求書など細かい設定にも対応！
URL: 請求管理ロボ
board
board は、見積書や請求書作成をはじめ、受注管理や発注管理、入金管理に支払管理など幅広い業務を一元化できるシステムです。売上見込からキャッシュフロー管理まで行えるため、効率的に業務を進めることができるでしょう。少人数のオフィスでも経営に必要な業務を管理でき、フリーランスや個人事業主はもちろん、100名以上の企業まで幅広く対応できます。
boardの特徴
- 見積を入力するだけで請求書や納品書、送付状など関連書類を自動作成
- 当日や2日営業日前など複数のタイミング通知設定で業務漏れを防止
- 提案中の見積を確度ごとに分類して見込として集計し、売上予測を把握
料金プラン（月額）
• 980円（Personal）
• 1,980円（Basic）
• 3,980円（Standard）
• 5,980円（Premium）
board
URL: https://the-board.jp/
freee
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会計ソフトfreee は、従業員が1名の小規模な事業所から中規模法人まで利用可能なクラウド会計システムです。請求書作成から帳簿管理など日々の業務が効率化できるうえに、資金調達に向けた書類作成まで簡単に行えます。さらに、従業員の勤怠データをもとに給与計算や税金計算をし、給与明細を自動作成してくれるため、経理の業務を大幅に削減することが可能です。日々の勤怠管理だけでなく入退社の手続きまでが処理でき、年末調整のような年1回の業務の自動化も図れます。
freeeの特徴
- 質問に回答するだけのシンプルな操作で確定申告書も簡単作成
- 個人と法人向けだけでなく事業形態に合わせたプランが充実
- 労務管理をまとめて効率化を図り、不要な時間とコストを削減
料金プラン（月額）
• 1,980円/月（ミニマム）
• 3,980円/月（ベーシック）
• 39,800円/月（プロフェッショナル）
freee
URL: 会計ソフトfreee
楽楽明細
楽楽明細 は、取引先に合わせてWEB、メール送付、郵送、FAXの中から自動的に請求書を発送できるシステムです。これまで、取引先ごとに個別に行っていた請求書発行作業が簡単に完了できます。帳票データをPDFまたはCSVのいずれかで楽楽明細にアップロードするだけというシンプルな作業で、難しい操作をする必要もありません。顧客が過去の請求書を確認したいときはいつでも受取側からダウンロードが可能なため、取引先の作業時間も短縮してくれます。
楽楽明細の特徴
- シンプルなデザインに直感的な操作でシステムが苦手な人でも簡単
- PDFまたはCSVのいずれかを選択し、既存システムとの連携が可能
- 受取側が過去の請求書をいつでも確認できる、顧客に配慮した機能付き
料金プラン（月額）
• 初期費用 100,000円〜
• 24,000円〜
MakeLeaps
MakeLeaps（メイクリープス） は、複数ユーザーが同時にアクセスでき、最新のデータを常に共有できるシステムです。社内はもちろん、社外からも招待可能なため、例えば顧問税理士など会計業務に必要なユーザーとのデータ共有もスムーズにできます。また、バイリンガルインターフェースや外貨にも対応しており、米ドルをはじめ豪ドルにブラジルレアル、スイスフラン、欧州ユーロ、英ポンド、香港ドルに台湾ドル、タイバーツやフィリピンペソなども利用可能です。
MakeLeapsの特徴
- 承認と権限機能付きで発送前に書類をチェックし、誤発送を防止
- 請求書と紐付けしたバーチャル口座の発行で振込確認作業を軽減
- 作業時間から業務報告書と請求書作成で時間報酬ビジネスにも対応
料金プラン（月額）
• 500円〜/1名
BtoBプラットフォーム請求書
BtoBプラットフォーム請求書 は、請求するのはもちろん、請求を受けた際もさまざまな機能が用意されたシステムです。請求書の作成や消込が自動でできるうえに郵送代行サービスが利用できるため、社内作業のコンパクト化が図れます。さらに、入出金状況や請求作業と回収作業の把握などお金の流れをグラフ化し、一目で把握することが可能です。また、取引先に請求書が届いたかの確認ができ、支払日前には自動お知らせメールが届くため回収率アップに役立てることができます。
BtoBプラットフォーム請求書の特徴
- 入力代行サービスで受け取った紙の請求書のデータ化が可能
- 通信費や公共料金など複数の請求を1つのアカウントで受け取れる
- 自動で会計システムに取り込め、時短と入力ミス予防を実現
料金プラン（月額）
• お問い合わせ
INVOY
INVOY は、郵送代行サービスを除く基本的な機能がすべて無料で提供されている請求発行システムです。請求書の作成に発行はもちろん、見積書や納品書、領収書についても無料で作成できます。CSVファイルをアップロードするだけで請求書を自動で作成でき、メール発送も万全なセキュリティで心配は要りません。請求書のテンプレートも豊富にそろっており、毎月定期的に発生する請求書は自動作成が可能です。無料でありながら保存期間の制限がなく、いつでも書類を確認できます。
INVOYの特徴
- 用意された項目を順番に入力するだけのシンプルな作業
- メールに添付された署名などまとまった文字列も自動で項目変換
- 請求書や見積書などワンクリックで別の書類に自動変換が可能
料金プラン（月額）
• 無料
• お問い合わせ（Enterprise）
やよいの見積・納品・請求書
やよいの見積・納品・請求書 は、動画や音声の設定ではじめての人でも使いやすい請求管理システムです。無料体験セミナーの参加で導入をじっくり検討できるうえに、導入後は電話やメールでのサポートも受けられます。好みのテンプレートを自由に選択できるだけでなく、自社のイメージに合わせたカスタマイズも可能です。請求書や見積書に挿入する印影は、文字を入力するだけで印鑑のようにデザインが作成されるため、画像を用意する必要はありません。
やよいの見積・納品・請求書の特徴
- 軽減税率や消費税の改正、区分記載請求書など柔軟に対応
- ダウンロードで使える無料体験版で導入前に検討が可能
- 最大15カ月間の無償安心保守サポートでアフターケアも万全
料金プラン（月額）
• 利用構成に応じて
やよいの見積・納品・請求書
URL: https://www.yayoi-kk.co.jp/products/seikyu/index.html
pasture
pasture は、フリーランスなど外部へ業務委託をする企業に特化した業務管理システムです。請求書などの書類作成だけでなく、仕事の依頼から進捗状況、納品確認など業務委託で発生するさまざまな作業に対応できます。業務委託に必要な契約書や発注書の作成・送付が可能で、仕事の完了までに関わる一連の作業をスムーズにします。仕事に関わった社員の評価や過去の実績も確認しやすいため、仕事ごとに適切なスタッフの選出が可能です。
pastureの特徴
- 業務委託をするうえで欠かせない法律の問題にも対応
- ユーザーの要望を反映したアップデートで常に機能を改善
- SlackやChatworkや会計ソフトなど外部連携が豊富
料金プラン（月額）
• お問い合わせ
Zoho Invoice
Zoho Invoice は、「無料プラン」「ベーシック」「スタンダード」「プロフェッショナル」の4つのプランから選べる請求管理システムです。複数の通貨に対応可能で、海外との取引が多い企業やフリーランスでも柔軟に活用できるでしょう。毎月固定で発生する請求書は繰り返し作成でき、2段階認証でセキュリティも万全です。シンプルで洗練されたテンプレートはカスタマイズも可能なため、業種や企業ブランディングに合わせた書類を作成できます。
Zoho Invoiceの特徴
- 自動支払いリマインダの送信で回収漏れを事前に防止
- スマホアプリの利用で請求書作成から管理まで可能
- 工数を請求書に変換する機能で作業報酬の計算も簡単
料金プラン（月額）
• 無料 ※機能制限あり
• 1,080円（ベーシック）
• 2,280円（スタンダード）
• 3,480円（プロフェッショナル）
請求書発行システムの導入事例
導入して年間コストが半分以下に削減
請求書を圧着用紙で郵送していた企業では、作成や発送に手間がかかり、負担も非常に大きかったことが導入のきっかけでした。それ以前は、圧着印刷機のメンテナンス費用が必要で、専用はがきや郵送の費用などもかかっていたのです。しかし、導入後は請求書の作成・印刷から発送までの時間が大幅に短縮されました。以前は2時間かかっていましたが、導入後はわずか10分程度で作業完了となったのです。郵送にかかっていた費用も、年間コストが半分以下に減りました。導入時にわからないことを質問した際も、マニュアルや取引先への請求書発行システムの案内文の見本も用意されており、理解しやすかった点も好評です。
本社・支社で業務を一本化して効率アップ
大企業では、各支社で請求書業務が違っている場合もあります。しかし、請求書発行システムの導入により、「業務を一本化して効率アップができた」という結果が出た企業も。また、一本化は全体的なコストダウンにもつながり、大きなメリットとなりました。これは、請求書を電子化したことでペーパーレスになった点や、一本化で業務の無駄がなくなった点などによるものです。さらに、請求書を作成して即日取引先に届けられる点も好評となっています。
請求書の電子化で効率アップとコストダウン
請求書発行システムはいくつもあるため、その中から自社に合ったものを選択することが重要です。「電子化と郵送どちらの請求書にも対応しやすい」「セキュリティはしっかりしているか」などに注目して選びましょう。
【厳選】オススメのクラウド請求書発行システム
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マネーフォワード クラウド請求書
：郵送ボタンをクリックで、請求書を郵送
-
Misoca
：人気会計ソフト「弥生」の請求書サービス
-
会計ソフトfreee
：クラウド会計シェアNo1