請求書発行システムの選び方とは？注意すべき３つのポイントも合わせて解説

請求書を紙面からネット上への作成、送付に変更すると、用紙代やインク代、さらには送付する際に必要となる封筒代や切手代をまるまるカットできます。さまざまなメリットがある請求書発行システムですが、自社に合ったシステムを選ぶことが必要です。

請求書発行システムとは？

請求書発行システムとは、請求書の作成や送付に関する作業をシステム化したものです。請求書を発行する際には、請求書の作成や送付、請求したお金が入金されているかの確認などの作業が必要になります。これまではこれらの作業をすべて手作業で行わなければなりませんでした。手作業は手間がかかるうえに間違いが発生するリスクがあります。さらに、取引先が多くなると請求書の管理そのものも難しくなるでしょう。請求書発行システムはそれらをすべてシステム上で行ってくれるので、請求書に関する作業が格段に楽になります。

請求書発行システムを選ぶ時の比較するポイント

利用する業務範囲はどこまでにするか

請求書発行システムと一口に言ってもそのソフトは多岐にわたります。ソフトにはそれぞれ違いがありますが、特に大きな違いは業務範囲についてです。例えば、ある請求書発行システムソフトは請求書の作成や送付のみが行えますが、別の請求書発行ソフトは請求書の作成や発行だけではなく、入金管理や催促などもシステム上で行ってくれるものがあったりします。現状請求書発行においてどの点が課題となっているのかを確認した後で請求書システムを比較しましょう。

事業形態にあったシステムを選ぶ

例えば、案件で受注することが多いのであれば、案件単位で書類を作成したり管理できたりするような請求書発行システムを選ぶと使い勝手が良いでしょう。自社の業務形態に合ったシステムを選定すれば請求書発行システムを最大限に活用できます。

データ連携の対応

請求書を作成するときは請求金額を取り込めるように別データと連携する必要があります。自社の取り込みたいデータとの連携が可能なシステム化どうかの確認は必須です。

業務フローへの組み込み

自分の会社がどのような流れで請求書を作成、発効しているのかを把握しておき、その業務フローへ自然に組み込めるようなシステムかどうか確認しましょう。決まった流れがある場合はそれらを含めてシステム化するか、あるいはそれらを全部無視してもスムーズに請求書が発行できるような流れになるように準備することが大切です。

アフターサポート

請求書発行システムを利用していて対処できないような問題が発生すると取引先にも迷惑がかかります。突然のトラブルの際にもすぐに相談、対応してもらえるようなアフターサポートがあるか確認しましょう。

請求書発行システムの注意点

請求書の電子化が難しい取引先もある

請求書システムは自社が導入するだけで成立するものではありません。請求書は取引があってはじめて送付するものですから、取引をしている相手側も請求書発行システムを利用できるような環境にしてもらう必要があります。ところが現状はすべての企業が電子化に対応してもらうことは難しく、100社あればそのうち20社から30社は引き続き紙面での対応となる場合が多いです。

システムのセキュリテイ面の問題

請求書の電子化に首をひねる取引先が懸念していることの一つにセキュリティ面の問題があります。紙面であれば社内に侵入されない限り請求書を見られることはありませんが、システム化するとネット上で請求書が見られる可能性があります。この不安を払拭するためにもセキュリティ面は万全を期して、取引先に安全であることを伝えられるようにしておきましょう。

フォーマットの変更を余儀なくされることも

請求書発行システムした場合、請求書のフォーマットは1種類に統一されます。そのフォーマットによる請求書で取引先が問題なければ良いのですが、中にはフォーマットの請求書では扱いづらいことを理由に、独自のフォーマットを指定してくるケースもあります。請求書システムは万が一のことを考えてフォーマットが変更できるものにしておくと安心です。