これまで請求書といえば書類で発行することが主流となっていましたが、紙面による請求書発行は手間や時間がかかるなどデメリットが大きいものでした。しかし、現在はWEB環境が整ってきていることにより請求書発行システムを導入している企業が増えてきています。
目次
請求書発行システムとは？
パソコンにあらかじめ組み込まれているシステムやクラウドの中で電子請求書を作成して、メールやFAXなどで相手に送付できるシステムが請求書発行システムです。電子請求書はエクセルなどを利用して手入力で作成し、メールで送付するといった手段もありますが、手入力ではやはりミスが発生する恐れがあります。特に企業間における金銭のやり取りで入力ミスが発生した場合は大変なことになりますし、時間もかかるので非効率です。請求書システムはそういった問題を解決してくれます。
請求書発行システムのメリット
コスト削減
請求書発行システムを利用し、請求書をオンラインで発行すれば請求書に使用する紙は一切必要なくなります。たかが紙といっても会社単位となるとかなりのコストになるので、そのコストが削減できるというのは大きなメリットといえるでしょう。それだけではなく、印刷時のインク代や送付の際の封筒代、切手代も削減できるので総合的にはかなりのコスト削減になります。
発行までの手順が簡略化し業務効率アップにつながる
請求書発行システムを活用すれば請求書を作成して発行するまでの手順が大幅に簡略化できるので、請求書作成の業務を一気に効率化することができるでしょう。
セキュリティが高まる
システム化することで閲覧する人物などを細かく設定できるため、不正に持ち出しされたりして全く関係ない人に内容を勝手に改ざんされるようなことがなくなります。
人的ミスが無くなる
人の手でおこなう作業にはかならずミスがつきものですが、システム化して自動入力にすることで人的ミスはゼロになります。
ネット環境があればどこでも作成できる
請求書作成に必要なデータがインターネット上にあるので、インターネット環境とパソコンがあればいつでもどこでも請求書を作成できます。
請求書発行システムのデメリット
インターネット環境が必須
WEB環境を介してやり取りすることになる請求書発行システムを活用するためには、当然ながら送付する側受け取る側双方でインターネット環境が必要となります。現在は企業間であればインターネット環境に関して心配する必要はほぼありませんが、個人事業主などとのやり取りではあらかじめ確認する必要があるかもしれません。
導入するまでに手間がかかる
導入後は自動的に請求書を作成してくれますが、導入するまではこれまで紙面化してきた請求書のデータを入力するという手間がかかります。
データが消失するリスク
請求書発行システムそのものは様々なセキュリティを利用できるので情報漏洩などの心配はあまりありません。ところが、システムを保存しているパソコンなどがクラッシュするとデータがすべて紛失するというリスクがあります。データはパソコン内とは別の場所にも保存しておきましょう。
請求書発行システムを効果的に活用するためのポイント
システム形態の確認
請求書発行システムには大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」があります。オンプレミス型には月額料金が必要ない代わりに導入コストがかかるという特徴が、クラウド型は逆に導入時のコストが安い代わりに月額料金が発生するという特徴があります。その他にも違いがあるので、双方の特徴を確認し、自社により適したタイプのシステムを選びましょう。
郵送代行やフォーマットの変更が可能か
請求書発行システムはこちらの都合のみで導入できるものではありません。請求書を作成できても、取引先が受け取りやすい状態にしなければシステムが活用できないので相手に合わせる必要もあります。取引先によってはネット上で請求書のやり取りをすることに抵抗を感じている人や、紙面でなければ管理できないという人もいるでしょう。そういった場合でも対応できるように郵送代行サービスがあったり、フォーマットそのものを変更できたりするような請求書発行システム選びが重要です。
導入後のサポート体制
請求書システムを活用するためには、ペンダー側のサポートが必要不可欠です。請求書を送ろうとしたタイミングでシステムに不具合などが発生した場合でもすぐに対応してくれるようなサポートがあるシステムを導入しましょう。
おすすめのクラウド請求書発行システム
以下の記事では、おすすめの請求書発行システムの概要や特徴について解説しています。
関連記事：【2024年版】クラウド請求書発行システム おすすめ13選を徹底比較（無料あり）
自社と取引先に合ったシステムを導入するのが活用するためのコツ
請求書発行システムの導入は請求業務の簡略化による効率アップや、大幅なコスト削減を図れるなどとてもメリットが大きいです。請求書発行システムを最大限に活用するためには自社の都合だけではなく、取引先が受け入れやすいシステムにする必要があります。
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