経費精算システムの製品比較ポイントとは？おすすめ人気製品も紹介

経理精算にはさまざまな承認フローが必要で、簡単な業務ではありません。そのため、システムを導入して簡略化を検討している方も多いでしょう。そこで今回は、経理精算システムの概要や選び方、注意点を解説します。

このような方におすすめです

• 情シス・経理・総務の問い合わせ削減
• これから社内FAQを作成したい方
• 社内FAQの定着や運用に課題感がある方

経費精算システムとは？

経費精算システムというのは、会社の業務を行う際に発生した費用を社員が立て替えた場合に、その経費を会社に申請するためのシステムです。具体的な経費としては、交通費や宿泊費、接待費などが挙げられます。通常の経費精算では領収書やレシートを残しておく必要があり、業務が複雑です。しかしシステムを利用することで、手間を省くことができます。また、書類が必要ないためペーパーレス化にも繋がりますし、計算ミスなども回避可能です。

経費精算システムを選ぶ時の比較するポイント

クラウド型かアプリ型か

経理精算システムは、「クラウド型」と「アプリ型」に分かれています。クラウド型の経理精算システムを使用すると、ブラウザの画面上で全ての操作ができます。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからも操作可能です。また、システムを社内に構築する必要がなく、コストを抑えられます。一方、アプリ型の経理精算システムは、基本的にスマートフォンやタブレットからのみ操作できます。スマートフォンにアプリをインストールすることで、移動中にも経費の入力や申請ができて便利です。

ワークフロー機能の有無

ワークフロー機能が搭載されているシステムを選ぶと、経費精算までの承認フローを自由に設定できます。また、アラート表示やメール通知機能を備えている場合は、申請漏れを防止できるでしょう。

交通系ICカードの読み取り機能

経理精算システムの中には、交通系ICカードの読み取りができるものがあります。この機能を搭載していると、交通費の精算が非常に楽になります。

他のツールとの連携

たとえば会計ソフトと連携できるシステムを選ぶと、会計業務の簡略化につながります。業務を効率化したい場合は、連携可能なシステムを利用しましょう。

セキュリティー

経費精算には厳重なセキュリティーが必要です。情報漏洩などに対してどのような対策が行われているのか、事前に確認してください。

経費精算システムの注意点

社員への周知や指導を行う

急に経費精算システムを導入した場合、社員はシステムを使いこなすことができません。あまり説明をしないままシステムを活用すると、混乱して余計に手間がかかるでしょう。したがって、事前に説明会を実施して社員に使い方をレクチャーしてください。またシステムへの抵抗感を軽減させるために、導入する理由や目的、メリットを説明する必要もあります。

ルールを定めておく

経費精算システムを利用するにあたって、ルールを定めておくことは大切です。特に導入直後は、さまざまなトラブルが発生する可能性があります。そのような場合にすぐに対応できるように、ルールを決めて社員と共有してください。

業務をシステムに任せすぎない

経理精算システムを導入しても、全ての業務が自動化されるわけではありません。システムがカバーできない、例外が発生することも考えられます。また、本当に必要な経費のみ申請されているかということを、確認する必要もあるでしょう。明らかな記入ミスなどはシステムが検知しますが、最終的には経理部などの社員によるチェックが必要なケースも発生します。したがって、システムに全ての業務を任せるのではなく、補助的な存在として活用しましょう。

経理精算システムで業務を効率化しましょう

経理精算システムは、大変な経理精算の業務を効率化してくれるツールです。導入することによるメリットが多いため、ぜひ検討してみてください。ただし、導入前には社員に使い方を説明し、使いこなせるようにサポートすることが重要です。

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