経費精算システムの製品比較ポイントとは? おすすめ人気製品も紹介

2024年03月16日(土) 会計・財務
経費精算システム

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経理精算にはさまざまな承認フローが必要で、簡単な業務ではありません。そのため、システムを導入して簡略化を検討している方も多いでしょう。そこで今回は、経理精算システムの概要や選び方、注意点を解説します。

 
このような方におすすめです

• 情シス・経理・総務の問い合わせ削減
• これから社内FAQを作成したい方
• 社内FAQの定着や運用に課題感がある方


経費精算システムとは?

経費精算システムというのは、会社の業務を行う際に発生した費用を社員が立て替えた場合に、その経費を会社に申請するためのシステムです。具体的な経費としては、交通費や宿泊費、接待費などが挙げられます。通常の経費精算では領収書やレシートを残しておく必要があり、業務が複雑です。しかしシステムを利用することで、手間を省くことができます。また、書類が必要ないためペーパーレス化にも繋がりますし、計算ミスなども回避可能です。

経費精算システムを選ぶ時の比較するポイント

クラウド型かアプリ型か

経理精算システムは、「クラウド型」と「アプリ型」に分かれています。クラウド型の経理精算システムを使用すると、ブラウザの画面上で全ての操作ができます。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからも操作可能です。また、システムを社内に構築する必要がなく、コストを抑えられます。一方、アプリ型の経理精算システムは、基本的にスマートフォンやタブレットからのみ操作できます。スマートフォンにアプリをインストールすることで、移動中にも経費の入力や申請ができて便利です。

ワークフロー機能の有無

ワークフロー機能が搭載されているシステムを選ぶと、経費精算までの承認フローを自由に設定できます。また、アラート表示やメール通知機能を備えている場合は、申請漏れを防止できるでしょう。

交通系ICカードの読み取り機能

経理精算システムの中には、交通系ICカードの読み取りができるものがあります。この機能を搭載していると、交通費の精算が非常に楽になります。

他のツールとの連携

たとえば会計ソフトと連携できるシステムを選ぶと、会計業務の簡略化につながります。業務を効率化したい場合は、連携可能なシステムを利用しましょう。

セキュリティー

経費精算には厳重なセキュリティーが必要です。情報漏洩などに対してどのような対策が行われているのか、事前に確認してください。

経費精算システムの注意点

社員への周知や指導を行う

急に経費精算システムを導入した場合、社員はシステムを使いこなすことができません。あまり説明をしないままシステムを活用すると、混乱して余計に手間がかかるでしょう。したがって、事前に説明会を実施して社員に使い方をレクチャーしてください。またシステムへの抵抗感を軽減させるために、導入する理由や目的、メリットを説明する必要もあります。

ルールを定めておく

経費精算システムを利用するにあたって、ルールを定めておくことは大切です。特に導入直後は、さまざまなトラブルが発生する可能性があります。そのような場合にすぐに対応できるように、ルールを決めて社員と共有してください。

業務をシステムに任せすぎない

経理精算システムを導入しても、全ての業務が自動化されるわけではありません。システムがカバーできない、例外が発生することも考えられます。また、本当に必要な経費のみ申請されているかということを、確認する必要もあるでしょう。明らかな記入ミスなどはシステムが検知しますが、最終的には経理部などの社員によるチェックが必要なケースも発生します。したがって、システムに全ての業務を任せるのではなく、補助的な存在として活用しましょう。

おすすめのクラウド経費精算システム

以下の記事では、おすすめの経費精算システムの概要や特徴について解説しています。

関連記事:【2024年版】クラウド経費精算システム・アプリ おすすめ9選を徹底比較

 

経理精算システムで業務を効率化しましょう

経理精算システムは、大変な経理精算の業務を効率化してくれるツールです。導入することによるメリットが多いため、ぜひ検討してみてください。ただし、導入前には社員に使い方を説明し、使いこなせるようにサポートすることが重要です。

 
このような方におすすめです

• 情シス・経理・総務の問い合わせ削減
• これから社内FAQを作成したい方
• 社内FAQの定着や運用に課題感がある方



 

【厳選】オススメのクラウド経費精算システム

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