経費精算システムのメリット・デメリットとは？上手に活用するためのポイントも解説

効率的な経費の精算方法を模索している多くの企業に注目されているのが、アプリを利用したクラウド型の経費精算システムです。従来型の経費精算方法に比べて多くのメリットがあることが注目されている理由です。ここではクラウド型の経費精算システムのメリットやデメリットについて、詳しく紹介します。

経費精算システムとは？

経費精算システムとは、仕事のために従業員が立て替えた金額を経費として精算するシステムのことです。従来は会社の経理を担当する部署に、従業員が直接請求する方法が一般的でした。しかしながら、最近ではスマートフォンのアプリを使用したクラウド型の経費精算システムを導入する企業も増えています。経費の精算をおこなうために必要な従業員からの申請、会計担当者の審査・承認など、全てアプリ上でできるようになっています。

経費精算システムのメリット

どこにいても申請ができる

従来型の経費精算システムの場合、経費の精算をするために従業員は会社の経理課まで直接足を運ばなければいけませんでした。経費を使う機会が多い社員にとっては、非常に面倒な仕組みとなっていました。しかし、クラウド型の経費精算システムを利用することで、従業員は仕事中どのような場所にいても、スマートフォンで簡単に清算のための申請が可能となります。

必要な書類を写真で送信できる

経費精算を申請する場合に提出する必要があるのが、支出の詳細を確認できる各種の書類です。アプリの経費精算システムならば、領収書などの書類をスマートフォンで撮影して、資料として簡単に送ることができます。

遅滞なく経費の精算ができる

従来型の経費精算方法では、従業員の申請が遅れればその分経費の精算の時間がかかるので、会社の経理を担当する部署にも不都合が生じることがありました。しかし、アプリならば誰でも簡単に申請ができるため、清算の作業も進めやすくなります。

審査のための負担が少ない

紙に書かれた申請書や添付された書類を一つずつ確認していくことは、審査を担当する会計担当者にとって非常に骨が折れる作業でした。アプリを活用すれば申請から確認の書類まで一緒に送付できるようになるため、会計担当者も審査がしやすくなります。

書類を保管するための置き場所を必要としない

清算の審査のために提出された書類は審査が終了したあとも保管しておく必要があります。その際、紙の書類の場合にはまとめるだけでも時間がかかり、量が増えれば置き場所も必要です。アプリを使用することで電子データとして保存できるので、オフィスが狭い企業には大きなメリットです。

経費精算システムのデメリット

アプリの操作に慣れていない人には不向き

クラウド型の経費精算システムは、アプリの使用に慣れている人にとっては非常に使いやすいサービスです。反面、スマートフォンのアプリを使い慣れていない人にとっては、かえって申請が難しくなるデメリットがあります。

導入のための費用がかかる

経費精算システムを利用するためには、導入のための諸費用がかかります。そのために高額のシステムを導入する際には、運用にかかる諸費用の額を計算し、削減できる人件費などを考慮したうえで、会社にとってメリットがあるかどうかを検討する必要があります。

安全性の問題

スマートフォンを利用して経費精算の手続きをおこなうことで、企業の内部の情報が社外に流出してしまう危険性があることも大きなデメリットです。不測の事態を防止するためには、安全性がしっかりと確保された経費精算システムを導入するのが最適な方法です。

経費精算システムを効果的に活用するためのポイント

従業員に正しい使用方法を理解させる

クラウド型の経費精算システムを効果的に活用するためのポイントは、アプリの正しい使用方法を従業員にしっかりと理解させることです。どれだけ優れたシステムであっても、それを利用する従業員の能力が低ければシステムを効果的に活用することは不可能なので、アプリを正しく利用してもらうための社員教育が不可欠になります。

企業の営業に合ったシステムを選ぶ

企業でおこなっている営業活動に合った経費精算システムを選ぶことも、効果的に活用するうえでの重要なポイントです。従業員の出張が多い企業ならば、交通費の清算機能が充実した経費精算システムを選べば、清算もしやすくなります。鉄道や飛行機など、さまざまなタイプの交通費の清算に細かく対応できる経費精算システムもあります。

ほかの会計ソフトと一緒に使用しやすいシステムを選ぶ

経費精算システムを効果的に使用するためには、企業で使用しているほかの会計ソフトと一緒に使用しやすいシステムを選ぶことも、重要なポイントです。経費精算システムで入力されたデータがほかの会計ソフトでもそのまま使用できれば、会計担当者がおこなわなければいけない作業も効率的に削減できます。

企業にとって多くのメリットがある経費精算システム

経費精算システムは企業にとっても多くのメリットがあります。一般従業員と会計担当者の負担が軽くなることが、多くの企業で導入されている理由のようです。経費精算システムの導入を検討している経営者の方は、一度サービスを提供している企業に相談してみてはいかがでしょうか。