経費精算システムとは？５つの基本機能と製品比較ポイントを紹介

企業活動において、経費精算にかかる手続きは申請者、承認者の双方にとっても大きな負担を強いられる業務のひとつと言えます。煩雑な経費精算の手続きを簡単に行えるようにしてくれる画期的な仕組みが経費精算システムです。この記事では、経費精算システムについてさまざまな方向から解説します。

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経費精算システムとは？

交通費や出張宿泊費、物品購入などの経費精算を行う際には、申請者による申請、経理担当者のチェックや承認などが欠かせません。経費精算業務は回数が多く、複数の人の手にかかることになるため、申請から承認まで時間がかかることも多々あります。経費精算システムを導入することにより、一連の業務を効率よくスピーディーに進めることが可能です。紙伝票やエクセルへの入力がWeb入力に置き換えられるだけでなく、使いやすく便利な機能を多く含んでいます。

経費精算システムが注目されている理由

経費精算は、すべての社員にかかわるものでありながら、申請者にとっても経理担当者にとっても業務負担が大きい分野です。申請者側は、経費が発生する度に申請書を作成しなければならず、交通費など頻回に発生するものは申請書作成の回数も増えるため負担が大きくなります。一方、経理担当者は、申請書の内容や用途などの確認、承認、振込、仕訳入力などの煩雑な作業が必要です。経費精算システムが注目されている理由は、これまで手作業で行っていたものを効率化できるだけでなく、ミスなどが起こりにくくなるためです。

経費精算システム５つの基本機能

まずは、経費精算システムに搭載されている基本機能にはどのようなものがあるのかを紹介します。

１．交通系ICカードへの対応

SuicaやICOCAなどの交通系ICカードを利用して交通機関に乗ると、利用履歴が蓄積されます。交通費や出張費の精算を行うときに交通系ICカードの利用履歴を利用すれば経費の計算を正確に行うことができ、不正の予防にも効果的です。

２．電子帳簿保存

経費を精算するときには領収書の添付が必要で、法律により7年間は保存しておかねばならないとされています。電子帳簿保存の機能があれば、領収書を電子データで保存することが可能であるため、領収書の現物を保存・管理する必要がありません。領収書の写真を撮ってアップロードしたときに、自動的にタイムスタンプの付与を行うことができます。

３．ワークフロー機能

経費精算を行う際には、申請書を提出し、それに経理担当者や上司が押印する必要があります。ワークフロー機能は、経費の申請から承認、差し戻し、却下など一連の流れをシステムとして利用できる機能です。金額の上限や使用できる交通手段の制限などを自社のルールに則して定めることができます。

４．スマートフォン対応

クラウド型の経費精算システムを利用すれば、スマートフォンからアクセスすることが可能です。経費精算アプリをインストールしておけば、出張などの外出先や移動時間などの空き時間を利用してスマートフォンやタブレットから申請、承認を行うことができます。

５．会計システムとの連携

会計システムと連携した経費精算システムを利用すれば、経理担当者による再入力の手間が省けるため業務の効率化が図れます。

経費精算システムを選ぶ時の製品比較ポイント

ここでは、経費精算システムの導入にあたり考慮すべきチェックポイントを紹介します。

クラウド型とオンプレミス型

経費精算システムには、インターネットを経由して利用できるクラウド型と自社にシステムを構築するオンプレミス型があります。自社にシステムを構築する必要がなく、アプリをインストールしておけばスマートフォンからでもアクセスできるクラウド型が主流です。クラウド型は導入コストも安く抑えられるメリットもあります。

コストの把握

経費精算システムを導入する際には、導入コストだけでなく運用コストも考えなければなりません。企業の規模や人数によって基本料金やオプションの利用料が変わってくることも多々あります。初期費用がかかるものや社員一人あたり１IDとして料金がかかるものなど料金体系はさまざまです。自社の課題の解決に必要なオプションや、それにかかる費用も合わせて考えましょう。

柔軟なカスタマイズ性能

経費精算システムを導入することで、これまで紙で行っていた申請から承認までの手続きを簡単に行うことができ、業務の効率化が図れます。ただし、カスタマイズがあまりできないタイプのシステムの場合、申請のフォーマットや項目の編集ができず、使いにくいものとなってしまうでしょう。これまで使ってきたものに可能な限り近づけられるようなシステムであれば、スムーズな運用が可能です。

経費精算システムの導入効果

ここでは、経費精算システムを導入することにより、具体的にどのような効果やメリットが得られるようになるのかを紹介します。

申請者の手間が軽減される

経費精算システムを導入することで、申請者がこれまで申請を行うためにかけていた時間や労力を削減することが可能です。経費精算システムでは、交通費の清算を行う際に乗車区間を入れると自動的に料金を計算してくれるため、自分で運賃を調べる手間が大幅に縮小されます。レシートを撮影すると自動入力してくれるサービスを利用すると、申請書にレシートを貼ったり伝票入力をしたりする手間もありません。

経理担当者の業務負担が軽減される

経費精算システムを導入することで、集計作業や振込作業などに多大な労力を必要としていた経理担当者の業務負担を大幅に減少させることが可能です。たとえば、定期券の利用区間を指定できる機能を利用すれば、交通費の清算において申請された区間が定期券の範囲内か否かを一つずつ調べる手間がなくなります。振込データも自動作成されるため、煩雑な振込作業の必要もありません。入力や申請にミスがあった場合の差し戻しもシステム上にコメントを書けばよいため、スムーズな対応が可能になります。

内部統制の強化が図れる

経費精算システムには未入力者を抽出できる機能があるため、申請していない人が誰なのかが明確になり、入力の催促を行いやすくなります。ワークフロー機能を利用すれば承認作業も行いやすくなり、どこで止まっているかも明確です。物品の購入や出張は誰の承認によって行われたのかも明確になるため、内部統制の強化を図ることもできます。

業務の効率化に貢献する経費精算システム

経費精算システムを導入することにより、申請者および承認者双方にとって煩雑な経費精算の手間を軽減し、業務の効率化を図ることが可能です。導入に際しては、自社の事情に合わせたカスタマイズが可能か、かかるコストはどれくらいかを長期的に見て試算することが望まれます。