RPAを導入する企業が増えています。RPAを導入すれば、業務の効率化とコストの削減を実現できるからです。しかし、本当に効果が期待できるのか疑問に思っている人や、そもそもRPAがどのようなものなのかを理解していない人も多いのではないでしょうか。そこで、RPAのしくみや導入によるメリットとデメリット、効果を最大化するためのポイントについてわかりやすく解説していきます。
RPAとは
RPAとはRobotic Process Automation（ロボティック プロセス オートメーション）という英語の頭文字からなる略語です。日本語にすると「ロボットを利用して業務プロセスを自動化すること」を意味します。ここで言うロボットとはコンピューター上で動作するソフトウエアのことです。人間の代わりに決められた処理を自動的に実行するツールやアプリケーションを、ソフトウエア型ロボットと呼んでいます。そして、RPAを実現するために開発されたソフトウエアがRPAツールです。RPAツールを導入することで企業の定型業務を自動化できるため、業務効率化やコスト削減が可能になるのです。
RPAツールのしくみ
RPAツールが業務を自動化するしくみは、手作業で行うパソコン操作をシナリオとして記憶・実行することで実現しています。シナリオの作成・修正はプログラミング知識がなくても、画面から簡単に操作できるように設計されています。業務を効率化するためのシステム構築は開発費用と期間がかかるのが問題でしたが、RPAツールなら費用が安く、導入から運用までの期間も短いのが特徴です。
RPA導入のメリット
RPAを導入すると実際にどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、具体的なメリットを5つ紹介します。
定型業務を簡単に自動化できる
RPAツールの一番のメリットは、比較的簡単に定型業務を自動化できることです。プログラミング知識が必要ないため、現場の担当者が業務のシナリオを作成・運用することが可能です。シナリオの作成と運用が同じ部門であれば、自動化された業務に変更や支障が生じたときでも迅速に対応できます。
人件費を大幅に削減できる
定型業務を簡単に自動化できるので、人件費を大幅に削減することができます。RPAツールの導入時にある程度の費用と時間がかかりますが、月々一定額の支払いが必要な人件費に比べれば、出費を安く抑えられるのです。人件費という固定費をカットできることから、不況時でも柔軟な企業運営が可能になります。
業務のスピードアップ
RPAツールは決められた作業を「高速」に実行します。しかも、自動で実行されるため、人間が手作業で処理するよりもはるかに早く業務を遂行することが可能です。業務がスピードアップするメリットは、作業時間が短縮できるだけではありません。顧客への対応も早くなり、サービス向上にも役に立つのです。
作業ミスの防止
RPAツールはシナリオに従って「正確」に業務を実行します。人の手作業の場合だと、どうしても作業ミスが起こりがちです。作業ミスが発生すれば、リカバリーのために余計な作業が増え、業務が遅延することもあります。RPAツールを利用すれば、人的ミスによる損失や業務の遅延を防ぐことができるのです。作業ミスがなくなれば、品質の向上にもつながります。
生産性の向上、新しいビジネスチャンスの創出
RPAツールの導入により、社員は単純作業から解放されます。よりクリエイティブな作業を行なう時間が増えるため、社員のモチベーションもアップします。それは、自動化した業務の効率化だけではなく、企業全体の生産性の向上にも確実につながるのです。新しいビジネスチャンスを生み出す機会も増えるでしょう。
RPA導入のデメリット
次にRPA導入のデメリットを説明します。主なデメリットは以下の3つです。
システム障害時に業務が停滞
RPAツールはコンピューターとネットワークを利用したツールです。そのため、サーバーがダウンしたときや、システムに障害が発生したときには利用できません。また、RPAツール自体の不具合（バグ）で動作不良を起こすケースもありえます。ただし、これはコンピューターを利用したシステム全般にいえることなので、RPAツールに限ったことではありません。この場合、システムが回復するのを待つか、手作業で業務を回すことになります。
業務のブラックボックス化による弊害
RPAツールは業務をブラックボックス化します。ブラックボックスというのは、機能さえ知っていれば中身を知らなくても使える装置やプログラムのことを指しています。業務シナリオを作成してしまえば、あとはRPAツールが自動的に業務を実行してくれるので、現場の担当者は作業手順を知らなくても良いということです。これには良い面もありますが悪い面もあるのです。悪い面はRPAツールで業務をシナリオ化した担当者が、現場から去ってしまった後に発生します。新しい担当者への引継ぎが不十分だったり、RPAツールの扱いに不慣れだったりすると、作業手順の見直しやソフトウエアの更新があった場合に、適切な設定変更ができず、業務が停滞する可能性があるのです。
セキュリティーリスクが存在する
RPAツールを利用することで、社内のあらゆるシステムと連携できて便利です。一方、IDやパスワードが漏洩すると大きな損害につながる可能性があります。また、利用者に適切な権限付与ができていないと、本来権限がない人が実行できてしまったり、逆に権限があるのに実行できなかったりするトラブルも発生します。
RPA効果を最大化するためのポイント
最後に、RPA導入の効果を最大化するためのポイントを3つ紹介します。
自社に最適なRPAツールの選択
第1のポイントは、自社に最適なRPAツールを選択することです。しかし、さまざまなRPAツールの中から、どのような基準で選べば良いのでしょうか。それは、自社の課題や自動化したい業務に対応した製品を選ぶことです。知名度や価格の安さで安易にツールを絞りこまないようにすることが大切です。RPAツールの多くは試用版を提供しているので積極的に利用してみましょう。
小さな業務からはじめる
第2のポイントは、小さな業務からはじめることです。RPAツールを導入したら、すぐに大きな業務の自動化に着手したくなるでしょう。しかし、RPAツールの扱いに慣れていないと、シナリオの作成に時間がかかり、なかなか運用を開始できないケースがよくあります。運用を開始できたとしても、トラブルが発生したときの対処方法がわからずに、業務が停滞してしまう可能性が高くなります。はじめは小さな業務からはじめて、RPAツールの扱いに慣れてから、次第に対象範囲を広げていくほうが効率的です。
業務プロセスの可視化と共有
RPAツールを利用して業務を自動化する前に、業務プロセスを可視化しておくことが大切です。業務プロセスの可視化とは、業務フローや作業手順をわかりやすくドキュメント化しておくことです。作成したドキュメントは、現場の担当者がすぐに閲覧できるように共有しておきましょう。業務プロセスを可視化しておけば、シナリオを作成した担当者がいなくなったときでも、他の人が作業を引き継ぎやすくなります。なお、業務フローに変更があった場合は、すぐにドキュメントに反映するようなルール作りも必要
です。
まとめ
RPAは業務の効率化とコスト削減を実現するだけでなく、社員のモチベーションアップや、企業全体の生産性向上にもつながるツールです。RPAを導入する前には、メリットとデメリットをしっかりと理解しておくことが大切です。この記事を読んだことで、RPAの理解が深まり、効果的なポイントを抑えることもできるでしょう。RPAを導入して新しいビジネスチャンスを増やしてください。
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