RPAは労働人口の減少という時代背景から注目を集めています。そこで、RPAの新規導入を考えている企業は少なくないでしょう。しかし、RPAは導入すれば必ず成功するというものではなく、事前の準備や導入する業務の見極めが欠かせません。ここでは、RPAの導入目的を紹介するとともに、導入で失敗する理由や、導入を成功させるためのポイントについて紹介します。
なぜRPAを導入するのか
RPAはPCで行っている作業を自動化することができるツールで、導入する目的はいくつかあります。企業によっても導入目的は異なりますが、その中でも代表的な3つの目的を紹介します。
業務効率化で生産性を高める
RPAを導入する第一の目的は、業務の効率化です。RPAはPCで行われる作業のすべてを自動化できるわけではありませんが、自動化できる作業に限っていうならば、人間が行うよりもはるかに速いスピードで業務をこなすことができます。また、疲労という概念がないため、24時間休みなしで業務を続けることができるので、工数の多い業務にも対応できます。
労働人口減少にともなう人員削減
次に、業務を自動化することによる人員の削減もRPAを導入する理由のひとつです。RPAによって業務を自動化すれば、そこに配属されていた人員を減らすことができます。日本は労働人口の減少が深刻化しており、人材不足に悩む企業も少なくないでしょう。そのため、単純作業はRPAによって自動化し、浮いた人材を人間の判断が必要な業務に再配置することで、人手不足を解消することができます。
業務効率化のための経費節減
最後に、RPAの導入は経費節減にもなります。単純作業のために人を雇えば人件費がかかりますが、RPAを導入すれば、はるかに低いコストで効率よく業務をこなすことが可能です。さらに、業務効率化のために大規模なシステム変更を行わずとも、今あるシステムを利用しながら効率化を図ることができるため、経費の節約につながるでしょう。
RPAで失敗する理由
RPAは適所に導入すればその効果は絶大ですが、導入して失敗するケースもあります。ここでは、RPAを初めて導入する企業が陥りがちな罠や失敗例を紹介します。
どの業務を自動化するかの具体的なビジョンがない
RPAを導入する際には、どの部門のどの業務を自動化するのかといった具体的な計画が不可欠です。RPAを使って自動化できる業務は、PCを使った単純な繰り返し作業です。しかも、これらの業務はRPAを導入する前に標準化されている必要があります。やみくもに、RPAを導入すること自体を目的としてしまうと、投資だけして十分な効果が得られないことがあるので注意が必要です。
RPAのダウンタイムに対応できず業務効率が悪化
RPAは導入後にも運用・管理が必須です。たとえば、エラーや業務フローの変更などに伴って、メンテナンスが必要になる場合もあるでしょう。こうした場合に、社内で対応できる人材がいるのか、ベンダーとのサポート契約はできているのかなどの事前準備がないと、予想以上のダウンタイムが生じてしまいます。結果として、業務効率化のために導入したRPAによって、従来の手作業以上の時間とコストを要する場合もあるでしょう。
RPAを導入する現場と目的意識が統一できていない
RPAは主に現場で使われるツールですが、導入を決めるのは上司や経営陣です。ですから、導入の際には現場と経営陣で目的を統一しておく必要があります。せっかく投資をしてRPAを導入しても現場で最大限に活用されていなかったり、業務の自動化により浮いた人材をほかの業務に回すことができなかったりすれば、RPAの効果は半減してしまうでしょう。
RPA導入を成功させるポイント
RPA導入を成功させるにはいくつかの重要なポイントがあります。これを押さえることによって失敗を回避することができるので、しっかり確認しておきましょう。
どの部門のどの業務を自動化するか事前に検討する
RPAを導入する準備として、どの業務を自動化することが可能かを見極め、業務を標準化することが不可欠です。そして、対象となる業務に合ったRPAを導入することで、スムーズに業務の自動化を図ることができます。また、業務を自動化する際には、業務自体がブラックボックス化するのを防ぐために、マニュアルの準備も欠かせません。
RPAの運用方針を決めておく
RPAの導入を成功に結び付ける鍵は、導入だけでなく運用にもあります。導入時に設定した自動化プログラムは、業務フローの変化などに合わせ修正を加えたり、新しくプログラムを組みなおしたりする必要があります。正しく運用されているRPAは長期にわたり業務を効率化することができますが、そのためには、運用ができる人材を確保するか、ベンダーにサポートを依頼する必要があるでしょう。
RPA導入による効果を具体的な数字で目標設定する
RPA導入により、どのくらいの業務効率化や人件費の節約をしたいのかを具体的に決めておきましょう。そのためには、対象となる業務に現状どのくらいの人員を割いて、どのくらいの時間がかかっているのかを事前に把握しておくことが重要です。RPAを導入する際には投資が必要なので、投資回収期間を計算してみるのもいいでしょう。具体的に数字で目標を設定しておくことで、漠然とRPAの導入のみに焦点が当たることを防ぐことができます。
まとめ
RPAを導入すると、PC業務の自動化により業務効率化、人員削減などの効果を期待できます。しかし、どのような業務を自動化し、運用していくか、経営側と運用側が一体となって目標設定しないと失敗してしまうケースもあるでしょう。RPAの導入を成功に導くためには、事前準備や運用のルール化、具体的な目標設定が肝心です。これらの点に注意し、RPAの導入効果を最大限に引き出しましょう。
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