名刺を交換する機会の多いビジネスマンの間で注目を集めているのが、名刺管理ソフトです。そのため、導入しようかどうか迷っているビジネスマンも多いのではないでしょうか。そこで、名刺管理ソフト導入にはどのような効果があるのかをはじめ、基本機能や注目される理由・導入が必要な理由について、紹介していきましょう。
名刺管理ソフトの基本機能
名刺の情報の取り込み
名刺管理ソフトには画像を文字としてデータ化するOCR（光学文字認識）機能があります。そのため、スマホで紙の名刺を撮影するだけで名刺の情報を取り込むことができるのです。ただし、フォントによっては見分けがつきにくい文字もあるため、最終的には自分の目で見て確認しましょう。企業向けのサービスとしては、オペレーターが名刺の情報を読み込み、データ化してシステムに取り入れてくれるものもあります。
データの共有化
名刺管理ソフトはパソコンをはじめ、スマホやタブレットなどにも対応しています。そのため、紙の名刺をもらえばその場でデータを取り込むことができるのです。しかも、すぐに社内全体または部署単位で共有することが可能です。営業先のバッティングを防ぐなど業務の効率化に役立てることができるでしょう。また、検索機能がついているので必要なときにすぐに名刺情報を入手することができます。
同一人物の名寄せ
転勤や部署異動、肩書の変更などで、同一人物から新たな名刺をもらう場合もあるでしょう。1枚であれば簡単に名寄せできますが、それが複数枚になると作業も大変になります。また、同一人物で複数枚名刺をもらうケースは会社全体で考えると、膨大な数になるでしょう。そのため、一つひとつ同一人物か確認して、名寄せしていく作業には負担がかかります。しかし、名刺管理ソフトを使えば、同一人物でないかどうかを自動的に判断し名寄せしてくれるのです。
営業サポート
名刺管理ソフトからダイレクトメールを配信することが可能です。そのため、今までダイレクトメール配信にかかっていた手間を省くことができます。また、同じ会社の複数の名刺から組織ツリーを作成してくれるため、取引先とのやり取りがスムーズになります。
システム連携
SFAやCRMといったシステムとも連携することが可能です。そのため、わざわざ転記する必要がありません。
名刺管理ソフトが注目される理由、導入が必要な理由
管理のしやすさ
紙の名刺は名刺ホルダーやボックスに入れて管理している場合がほとんどでしょう。しかし、名刺をもらうたびにインデックスをつけたり並び替えたりする作業が大変です。また、同じ会社や部署で同一人物から名刺をもらった場合、一枚ずつ確認して整理する必要がでてきます。その点、名刺管理ソフトを使えば、スマホで名刺を撮影するだけで情報を読み込み、一元管理してくれます。
自動で情報をアップデート
転勤や部署異動、肩書き変更などで同一人物から複数枚の名刺をもらうことは珍しくありません。その際、きちんとアップデートしておかないと、その人物の役職や部署を間違ってしまうことになりかねません。その点、名刺管理ソフトを使えば、名刺を取り込むたびに自動的に情報がアップデートされます。そのため、いつも最新の情報を入手することができるのです。
情報を調べやすい
紙の名刺を社内管理している場合、外出先で相手の連絡先が必要になったとき、いったん会社に電話して社内の人間に確認する必要があります。しかし、名刺管理ソフトはスマホやタブレットからもアクセスできるため、外出先であってもスムーズに相手の情報を検索できます。
情報漏えいのリスクが低下
営業マンの場合は常に名刺を持ち歩いているため、外出先で紛失することがあるかもしれません。その点、名刺管理ソフトで情報を一元化すれば、外出先などで名刺を紛失して情報を漏えいしてしまうリスクを減らすことができるでしょう。
名刺管理ソフトの導入効果
人件費の削減
紙の名刺をホルダーなどで管理したり、手動で名刺の情報をデータ化・アップデートしたりするのは手間や時間がかかります。しかし、名刺管理ソフトを利用すれば、スマホで簡単にデータ化でき、最新情報も自動的にアップデートできるのです。そのため、これまで名刺管理に費やした人件費を大幅に削減することができます。
個人財産から社内財産へ
社員一人ひとりが個人で名刺情報を管理していると、部署異動や退職によってこれまで築き上げてきた顧客情報が失われてしまう場合があります。また、情報を個人所有にしていると、同じ会社の営業マン同士で営業先がバッティングしてしまう可能性もあるでしょう。すでに関係を築いている会社に営業する行為は非効率です。しかし、名刺管理ソフトを使えば、個人財産から社内財産へ変わり、顧客情報を失ってしまうリスクや営業活動のバッティングを防ぐことができるでしょう。
業務の効率化
アプローチしたいと前々から思っていた顧客と、社内の誰かがすでに良好な関係を築いているケースがあります。また、新しいシステムを導入する際、すでに社内の誰かがコネクションを持っているケースがあります。しかし、社内で情報を共有化できていなければ、活かすことができません。名刺管理ソフトでコネクションを共有すれば、何かあったときにスムーズに業務を行うことが可能になります。一からアプローチする必要がないため、時間も節約できます。
おすすめ 名刺管理ソフト
以下の記事では、おすすめの名刺管理ソフトの概要や特徴について解説しています。
関連記事：【2024年版】名刺管理ソフト・アプリ おすすめ12選を徹底比較（無料あり）
まとめ
名刺管理ソフトの基本機能をはじめ、注目される理由・導入が必要な理由、導入効果について紹介しました。導入することで人件費の削減や業務の効率化などに役立つことが分かったのではないでしょうか。今後、さらにビジネスを活性化・発展させるためにも、ぜひとも名刺管理ソフト導入し、社内で情報を一元化することを考えてみてはいかがでしょうか。
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