ビジネスパーソンにとって、名刺は決しておろそかにすることはできないものです。なぜなら、ビジネスで最も重要といっても過言ではない「人脈」を築くうえで、必要不可欠なアイテムだからです。しかし、名刺は仕事をすればするほどたまり、整理が追いつかなくなりがちです。名刺を整理、活用するために名刺管理ソフトの導入を検討している人もいるでしょう。ここでは、名刺管理ソフトのメリットや選定のポイントついて解説します。
名刺管理ソフトとは
名刺管理ソフトとは、紙の名刺上に記載されているすべての情報をデータ化することで、管理や活用をしやすくするソフトのことです。名刺には、主に以下のようなさまざまな情報が記載されています。
・会社名
・氏名
・部署
・役職
・住所
・電話番号
・携帯電話番号
・メールアドレス
・支社や支店など
名刺管理ソフトは、これらの情報をカメラやスキャナーで読み取りデータ化し、情報の区分ごとに仕分けして保存することが可能です。ソフトによって違いはありますが、データ化されているため、他のアプリケーションと連携したりエクセルデータやCSVとしてエクスポートしたりすることで活用の幅を広げることもできます。また、紙の名刺をそのまま画像データとして保存できるソフトもあるため、印刷された会社のロゴやイメージカラーなどもデータ上で見ることが可能です。
名刺管理ソフト導入のメリット
名刺管理ソフトには、さまざまなメリットがあります。ここでは、名刺管理ソフトの導入に伴う主なメリットを5つ紹介します。
1.名刺携帯ストレスの解消
データでの名刺交換もできますが、対面で名刺交換をする際は、やはり紙の名刺交換が一般的です。名刺は、名刺交換をするたびに増えていくため、名刺入れがパンパンに膨らんでしまい、名刺が入りきらなくなることもあるでしょう。そんなときは、名刺管理ソフトを活用してデータ化すると、スマートフォンやパソコン、タブレットなどでデータ共有できるため、過去の名刺を携帯する必要がありません。
2.スピーディな検索
名刺をデータ化することで、必要な情報をスピーディに検索することが可能です。訪問先の受付で訪問相手の名前は覚えていても、部署や役職まですぐに出てこない可能性もあります。しかし、名刺管理ソフトを利用していれば、スマートフォンで必要なデータをスピーディに検索することが可能です。
3.データの社内共有
データ化された名刺情報は、社内で共有することが可能です。自分にとって初取引や初訪問の相手であっても、名刺管理ソフトのデータベースに相手の情報が登録されている場合は、社内の誰かがすでに取引なりアプローチをしていたことになります。データの共有ができるため、上手に活用すれば対象の会社へ訪問する前に「いつ、どのような案件で名刺交換したのか」「機微情報」などが得られる可能性もあるでしょう。また、社内で同じ相手に営業をかけてしまうようなトラブルもなくなるはずです。
4.情報が常にアップデートされる
名刺の情報は、頻繁に変わります。会社や営業所の住所が変わることもあれば、取引相手の異動により部署や肩書きが変わることもあります。過去に取引があったものの、現在は疎遠となった相手の異動先などがわからず困った経験を持つ人もいるでしょう。しかし、名刺管理ソフトがあれば、社内で取引している担当者が常に取引先や取引相手の情報をアップデートしています。久しぶりに、疎遠となった取引相手とコンタクトを取る場合にも、即座に最新情報を取得することが可能です。
5.大量の名刺を即座にデータ化
展示会や商談会などは、普段は接点がない相手と出会える貴重な機会です。できるだけ多くの人と名刺交換をして、今後のビジネスに活用したいものです。しかし、大量の名刺を整理して使いやすくするには、時間も手間もかかります。しかし、名刺管理ソフトを活用すれば情報をデータ化し、すでにある社内のデータと一元管理することも可能です。
名刺管理ソフトの選定ポイント
業務効率化のために、名刺管理ソフトの導入を検討する際の選定ポイントを3つ紹介します。
コスト
名刺管理ソフトには、さまざまなタイプがあり価格も幅があるため、導入する際はコストパフォーマンスを見極めなければなりません。まずは、「整理すべき名刺の数」「利用する社員数」「使用目的や使用頻度」などを確認しておきます。そこから、「社内で最適なソフトはどれか」「コストに見合うか」を考慮すると良いでしょう。
使いやすさ
新しいソフトを導入する場合、複雑で使いにくいソフトは敬遠されがちです。名刺情報の取り込みやデータ化、情報の検索方法、デバイスとの同期方法などがIT初心者にもわかりやすいことも重要になります。また、あまりにも多機能なものは操作が複雑になり、余計な手間が増えてしまうかもしれません。そのため、自社で使用するにあたっては必要最低限の機能を見極めることも重要です。せっかくの業務効率化ソフトも、使いこなせなければ宝の持ち腐れとなってしまいます。
安全性
名刺には、スマートフォンの番号やメールアドレスをはじめ、個人情報が記載されているため、データの管理には細心の注意が必要です。「万全なセキュリティ対策がとられているか」「アクセス制限がかけられるか」なども選定の重要なポイントになります。特に、重要な情報にはアクセスログをかけ、「いつ誰が閲覧したか」の履歴を残すことができる機能などがあると安心です。
名刺管理ソフトの効果を最大化するためのポイント
導入した名刺管理ソフトは、最大限に活用したいものです。ここでは、名刺管理ソフトの効果を最大化するための主なポイントを3つ解説します。
他システムやツールとの連携
名刺管理ソフトと、すでに使っている他の営業支援ツールや顧客管理システムなどと連携することで、さらなる業務効率化を図ることができます。取引先の担当者情報と商談内容、属性、関連情報などのデータ蓄積し、営業戦略の見直しや分析などに役立てることも可能です。
データの多角的な利用
名刺管理ソフトにより作成したデータは、さまざまな活用方法があります。年賀状やあいさつ状のリストとしてはもちろん、商談会や展示会などへの案内送付リスト、メーリングリストなどへの2次活用が可能です。ステータスや属性ごとにリストを作り、使い分けるようにすると効果的なアプローチが期待できます。
リモートワークの推進および効率化
多様な働き方や、リモートワークが推進されていますが、オフィスでなければ必要なデータが閲覧できない場合は、出社せざるを得ません。いつでも、どこでも必要なときに必要な情報にアクセスできれば、リモートワークの効率も上がり無理して出社する必要はなくなるでしょう。育児や介護で「休業」「在宅ワーク」となっている社員がいる場合も、顧客情報や営業の進捗状況をリアルタイムで把握することで、業務の遅れや疎外感を感じることなく復職しやすくなります。
おすすめ 名刺管理ソフト
以下の記事では、おすすめの名刺管理ソフトの概要や特徴について解説しています。
関連記事：【2024年版】名刺管理ソフト・アプリ おすすめ12選を徹底比較（無料あり）
まとめ
名刺管理ソフトは、名刺の整理に便利なだけでなく、さまざまに活用することが可能です。名刺管理ソフトは、ソフトによって操作方法やコストなどに違いがあります。導入する際は、「どのソフトが最も自社に適しているか」を検討しましょう。さらに、既存の営業支援ツールなどとの連携の可否も確認しておくことをおすすめします。名刺管理ソフトを上手に活用して、業務の効率化を実現させましょう。
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