ビジネスの現場で利用が増えているのが、名刺管理ソフトです。ソフトを利用することで名刺をデジタル化して管理するのが可能になり、業務効率がアップするといわれています。今回の記事では、名刺管理ソフトの概要や注目される理由、そのメリットとデメリットなどについて解説します。また、実際に好評な名刺管理ソフトもいくつか紹介していきましょう。
目次
名刺管理ソフトとは
名刺管理ソフトとは、紙の名刺をスキャンしてデジタル化するソフトの総称です。名刺をデジタル化することによって、管理がしやすくなったり、必要に応じて共有したりできるようになります。また、一言で名刺管理ソフトといっても、個人や法人向けなど、多種多様な種類があります。使える機能に関しても同様です。そのため、名刺管理ソフトの利用を検討しているときは、自分の目的に合った使い方ができるものを選ぶようにしましょう。
名刺管理ソフトが注目される理由
名刺管理ソフトが注目される理由はいくつかありますが、一番の理由は管理が簡単になるからでしょう。貰った名刺をそのままにしておくと、すぐに溜まってしまうものです。しかし、名刺管理ソフトでデジタル化すれば、素早く整理整頓できるようになります。必要な情報を参照するときも、検索機能などですぐに見つけられます。ビジネスはスピードが大事なので、名刺管理に多くの時間を取られていたら本末転倒です。名刺管理ソフトを導入することは、全体的な効率アップにもつながるのです。
名刺管理ソフト導入のメリット
名刺管理ソフトを導入することは、複数のメリットがあります。ここでは、そのメリットについて具体的に解説します。
名刺管理が簡単になる
名刺管理が簡単になるのは、ソフト導入の大きなメリットといえるでしょう。たとえば、紙の名刺をそのまま管理しようとすると、保管場所に困るものです。名刺は年々溜まっていき、保管場所を圧迫するからです。名刺管理ソフトを導入してデジタル化すれば、このような悩みも解消されるでしょう。デジタル化してしまえば、不必要な紙の名刺は破棄することができ、情報整理もしやすくなります。
効率的にデータベース化できる
保管場所と共に悩みになりがちなのが、紙のままだと必要な情報が欲しいときに探しづらいことです。余程こまめな人でない限り、紙の名刺を完璧に整理整頓しておくことはできないでしょう。名刺をデジタル化しておけば、検索機能などで必要な情報に短時間でアクセスできるようになります。
必要に応じて情報共有も可能
利用する名刺管理ソフトによっては、社内で情報共有も可能です。社内で名刺の情報を共有すれば、日々の業務がより効率的になるでしょう。また、共有した情報から、新しいビジネスチャンスにつながることもあるかもしれません。
名刺管理ソフト導入のデメリット
名刺管理ソフトを導入することはメリットだけではなく、デメリットもあります。ここでは、デメリットについて具体的に解説します。
登録作業に時間が掛かる
データを登録してデジタル化すれば便利な名刺管理ソフトですが、最初の登録は手作業で行わなくてはいけません。今まで紙で管理してきた名刺を全て登録しようとすると、多くの時間が掛かるでしょう。また、日々の業務で貰う名刺が多いと、登録作業そのものが面倒に感じる可能性もあります。あまり時間を掛けたくないなら、登録代行サービスを利用するのも一つの方法です。
大規模なものは利用料が必要
個人向けの名刺管理ソフトの場合、無料で利用できることがほとんどです。一方、法人などの組織向けソフトの場合、利用料が必要になります。その分、機能は充実していますが、中小企業などの従業員の少ない組織では、割に合わないと感じることもあるでしょう。名刺管理ソフト導入前は、しっかりと費用面も計算に入れておきたいところです。
名刺管理ソフトの選定ポイント
名刺管理ソフトを導入するときの選定ポイントは、複数あります。ここでは、そのポイントについて具体的に解説します。
個人と法人向けの違いを理解する
名刺管理ソフトは大きく分けると、個人と法人向けの2種類です。この2種類は価格面についてはもちろん、機能面でも違いがあるので、まずは両方の相違点を理解するのが必要でしょう。それぞれの領域を得意とする名刺管理ソフトがあり、その中から合ったものを選んでいくのが基本となります。
機能面に注目する
機能面に注目するのは、名刺管理ソフトの選定ポイントで最も重要といっても過言ではないでしょう。なぜなら、同じ名刺管理ソフトでも、その機能は多種多様だからです。シンプルに名刺管理に特化したソフトもあれば、営業用のツールが付いているものもあります。自分たちが利用する目的に合うように、どのような機能が付いているのか調べておきましょう。
コストパフォーマンスを考える
個人向けの名刺管理ソフトは基本的に無料なので、コスト面はあまり意識しなくてもよいかもしれません。しかし、法人向けは有料になるので、しっかりとコストパフォーマンスを考えなければいけないでしょう。機能面とコストを天秤にかけ、バランスの優れているソフトを選ぶようにしたいものです。
名刺管理ソフト おすすめ12選
ここでは、たくさんある名刺管理ソフトの中から、特におすすめのものを12選として紹介します。
Sansan
Sansan は、大手企業を含む、6000社に活用されている法人向け名刺管理ソフトの定番ともいえるサービスです。業界のサービスシェア率は83%、さらにテレビCMも展開しているので、その安心感から導入を決める企業も多数あります。また、知名度だけではなく、機能面でも充実しているのが人気の秘密でしょう。
Sansanの特徴
- 名刺管理はもちろん、あらゆる顧客データをビジネスに活用できるシステムを備えています。
- オンライン名刺交換ができるので、新しい時代の働き方にも柔軟に対応します。
- 外部連携サービスも充実しており、さまざまな業務をつなぐことが可能です。
Sansan
URL: https://jp.sansan.com/
Eight（エイト）
Eight（エイト） は、個人向け名刺交換ソフトで有名なサービスです。個人向けのサービスは基本的に無料で利用できるので、気軽に利用したい人には重宝するでしょう。さらに、有料になりますが法人向けのサービスもあるので、組織で活用できるのも嬉しいところです。
Eightの特徴
- 名刺を撮影するだけで素早くデータ化ができるシンプルな設計が好評です。
- スマホアプリから登録した名刺情報に素早くアクセスできます。
- 有料のEightプレミアムに加入すると、データダウンロードなど更に充実した機能を利用可能になります。
Eight
URL: https://8card.net/
ホットプロファイル
ホットプロファイル は、営業を強くするのに特化した名刺管理ソフトです。単に名刺の情報を入力するだけではなく、顧客管理を意識したシステムが組まれています。
ホットプロファイルの特徴
- 顧客に関する情報を「お客様カルテ」に集約しているので、情報収集がしやすくなっています。
- 必要に応じてシステムを拡張できるので、さまざまなシーンで活用できます。
- 段階的なシステム導入に対応しているので、初めての利用でも安心です。
ホットプロファイル
URL: https://www.hammock.jp/hpr/
アルテマブルー
アルテマブルー は、「営業力を最大化させる」をコンセプトに開発された名刺管理ソフトです。名刺の情報をデータ化して終わるのではなく、その先の情報活用まで考えて設計されています。また、利用する人の立場になって、使いやすさにもこだわっているのが大きな特徴といえるでしょう。
アルテマブルーの特徴
- 簡単な操作を実現しながら、充実した機能を利用できるサービスとなっています。
- 利用前にアルテマブルーのコンサルタントと相談もできます。
- CRMやSFAと連携可能、さらにサポートも付いている充実ぶりです。
アルテマブルー
URL: https://ultimablue.jp/
Wantedly People
Wantedly People は、個人向け名刺管理ソフトに特化したサービスです。全ての機能を無料で利用でき、登録した名刺に紐づく情報がフィードで届くなどの、面白い機能も備えています。個人で名刺管理ソフトを利用した場合には、Wantedly Peopleが有力な選択肢の一つとなるはずです。
Wantedly Peopleの特徴
- 同時に10枚の名刺をデータ化できるので効率的です。
- スキャンした名刺データから、関連情報を検索する機能もあります。
- 名刺交換でつながった相手の最新情報は、アプリを開くだけで確認できます。
Wantedly People
URL: https://people.wantedly.com/
myBridge
myBridge は、有名なLINE社が提供している名刺管理ソフトです。多くの人が利用しているLINEアカウントがあれば簡単に利用開始できるなど、オリジナリティのあるシステムが特徴です。また、全ての機能を無料で利用できるのも大きな魅力といえるでしょう。
myBridgeの特徴
- スマホで撮影するだけで、名刺情報を正確にデータ化する機能が備わっています。
- 名刺検索機能が充実しており、会社名や役職などの好きなキーワードで検索できます。
- 登録した名刺情報は、Excelファイルなどでダウンロードすることが可能です。
myBridge
URL: https://jp.mybridge.com/home
Knowledge Suite
Knowledge Suite は、「攻めのテレワーク×営業支援ツール」というキャッチコピーを持つ名刺管理ソフトです。このようなキャッチコピーからも分かるように、名刺管理に留まらない守備範囲の広さと時代の流れを抑えた機能が好評になっています。
Knowledge Suiteの特徴
- グループウェアなどと機能連携することで、情報の一元管理や共有がしやすくなります。
- 簡単な操作で顧客情報を蓄積できるので、営業支援ツールとしても便利です。
- クラウド型のサービスなのでテレワークにも対応可能、場所を選ばない利用ができます。
Knowledge Suite
URL: https://ksj.co.jp/knowledgesuite/
連絡とれるくん
連絡とれるくん は、テレワーク時代のコミュニケーションツールを標榜している、面白い名刺管理ソフトです。名刺の管理はもちろん、その他のいろいろな連絡先を一つにまとめ、社内で共有できるサービスとなっています。情報はクラウドで一元管理されるので、上手に使えば業務効率がアップするでしょう。
連絡とれるくんの特徴
- 社員と顧客の情報を一括で管理、簡単にコミュニケーションが取れるようになります。
- スキャナや複合機はもちろん、スマホからも名刺情報が登録可能です。
- Microsoft 365と高い親和性があり、システムを導入しやすくなっています。
連絡とれるくん
URL: https://phoneappli.net/product/service/renraku/
CAMCARD BUSINESS
CAMCARD BUSINESS は、洗練された法人向けの名刺管理ソフトです。全体的にシンプルな設計でありながら、圧倒的なデータ化速度を誇るなど、ツボを押さえたつくりになっています。
CAMCARD BUSINESSの特徴
- 文字認識機能がシステムに組み込まれているので、名刺情報を高速でデータ化できます。
- 名刺情報の共有サービスがあり、共有範囲も設定できるので細かなニーズに対応可能です。
- Google ContactやOracle Sales Cloudなどの外部サービスと連携させることもできます。
CAMCARD BUSINESS
URL: https://www.camcard.jp/business/
名刺de商売繁盛
名刺de商売繁盛 は、運送業で有名なヤマトホールディングスの関連会社が開発している名刺管理ソフトです。日本で大きな知名度を誇るヤマトグループの会社が開発しているので、安心してシステムを導入できるでしょう。
名刺de商売繁盛の特徴
- クラウド型の名刺管理ソフトであり、各社の目的に応じて名刺データベースを構築できるようになっています。
- ユニット課金制度なので何人で使っても、税抜き価格3万円で利用開始できます。
- ヤマトシステム開発のデータセンターで大切に個人情報を保管しているので、セキュリティに関しても安心です。
名刺de商売繁盛
URL: http://www.yamato-meishi.jp/
SkyDesk Cards R
SkyDesk Cards R は、富士ゼロックスが提供する名刺管理ソフトです。その機能はビジネス向けに特化し、シンプルで使いやすいつくりになっています。また、初期費用は0円、利用人数に応じた課金制度を採用しています。
SkyDesk Cards Rの特徴
- 機能面とコストがシンプルで分かりやすく、初めての利用者にも親切な設計です。
- 名刺登録上限は10万枚ですが、必要なら上限数を増やすこともできます。
- オペレーター入力やIPアドレス制限など、欲しい機能を個別に付け足せるので便利です。
SkyDesk Cards R
URL: https://www.skydesk.jp/ja/products/cardsr/
名刺管理ソフトの導入事例
実際に名刺管理ソフトを導入している企業は、どのような感想を持っているのでしょうか。ここでは、2社の導入事例を紹介します。
JVCC株式会社
動物病院を運営管理しているJVCC株式会社では、グループ内の名刺を一括で管理することを目指していました。名刺管理ソフトを導入するとこのような構想が実現でき、グループ全体の風通しがよくなったそうです。また、名刺管理ソフト導入をきっかけとして全体の情報が整理され、内部はもちろん、外部とのつながりも増えたとのことでした。デジタル化によって名刺情報を整理することは、予想以上にプラスの効果がありそうです。
株式会社LUFTホールディングス
株式会社LUFTホールディングスは、中古車の個人売買支援システムを中心としたフランチャイズ事業をしている会社です。創業者はテレビ出演の経験がある有名人で、月間の名刺交換枚数は1000枚を超えています。そのため、秘書に管理を任せていても追いつかない状況でしたが、自社に合った名刺管理ソフトを導入したところ、素早くデータベース化できるようになったそうです。月間名刺交換枚数1000枚以上という人脈の広さをデータベース化することで、顧客とのコミュニケーションやビジネスチャンスの拡大につながっています。
まとめ
一言で名刺管理ソフトといっても、その特徴や機能はさまざまです。導入するときに必要となるコストに関しても、無料のものから有料のものまでいろいろあります。そのため、名刺管理ソフトを導入するときは、その目的をよく考えるようにしましょう。個人、法人問わず、目的に沿った形で上手にソフトを導入すれば、仕事の効率も大きく上がることが期待できます。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/
