名刺交換のビジネスマナーマニュアル(新人社員教育教材ひな形)

2020年06月25日(木)

名刺交換マニュアル テンプレート

名刺交換のビジネスマナーマニュアル(新人社員教育教材ひな形)のテンプレートと例文です。

名刺交換マニュアル テンプレート

名刺交換のマナーとは

社会人になると覚えなくてはならないマナーがたくさんあります。その中でも最も重要なものの一つが名刺交換です。なぜなら、ビジネスシーンで初めて会う相手とのコミュニケーションは常に名刺交換から始まるからです。いわば、名刺交換はビジネスを円滑に行うための入口だといえます。単に名刺を交換するだけなら簡単だと思っている人もいるかもしれません。しかし、覚えなければならない決まりごとがかなりあるため、それを完璧に行うのは意外と難しいものです。そこで、いざというときに困らないように、名刺交換に関する基本マナーや絶対にやってはいけない禁止事項などについて紹介していきます。

名刺の渡し方

  • 名刺入れを手元に置いておき、いつでも名刺を取り出せるようにしておく。
  • 名刺は目下の人が先に渡す(年齢や役職に関係なく、お金を支払う立場の人間が目上で受け取る立場の人間が目下)。
  • 名刺を渡す人の前に移動し、手渡しやすい距離を保って正面に立つ。
  • 名刺入れを取り出し、胸の高さの位置で持つ。
  • 名刺を取り出し、名刺入れの上に置く。
  • 名刺を相手が読める向きにして差し出し、「A社××部のBと申します」と自己紹介をする。
  • 自己紹介の際にはフルネームで名乗るほうが丁寧。読みにくい名前の場合はゆっくりと名乗ることを心掛ける。
  • 自己紹介と同時に両手で名刺を差し出し、軽くお辞儀をする。
  • 相手が名刺を受け取るときには相手の目を見ながら自然な笑みを浮かべる。

目上の人から先に名刺を差し出された場合

  • 「頂戴いたします」と言ってまずは相手の名刺を受け取る。
  • そのあとでこちらの名刺の準備が出来次第、「申し遅れました」といって名刺を差し出す。

複数の相手に名刺を渡す場合

  • あらかじめ名刺入れから人数分の名刺を取り出し、名刺入れの下に重ねておく。
  • 名刺は役職の高い相手から順番に渡していく。
  • 上司が同行していた場合は上司同士で名刺交換を始めたタイミングで部下同士の名刺交換を始める。
  • 上司同士、部下同士の名刺交換が終了したのちに、相手の上司に名刺を渡す。

名刺の受取り方

  • 相手が名刺を出してきたら「頂戴します」と一言添えてから両手で受け取る(利き手で受け取りもう一方の手を添える感じで)。
  • 名刺を受け取る際は両手の指を伸ばして恭しい態度を心掛ける。
  • 受け取る瞬間は軽く腰を曲げて頭を少し下げる。
  • 受け取ったあとは名刺を自分の胸よりも高い位置でキープし、手元に引きよせる。
  • 書かれている内容を素早く一通りチェックし、「○○様ですね」と相手の名前を口にして確認を取る。
  • もし名前の読み方などで分からないことがあればこのタイミングで聞いておく(2度目の面会以降に尋ねるのは失礼にあたる)。
  • もらった名刺はすぐにしまうのではなく、いったん名刺入れの上に置く。
  • 複数の相手から名刺をもらったときは、先に受け取った名刺を名刺入れの下に回し、次の名刺を受け取る。
  • 2つ折りの名刺入れの場合は、上に置いたり、下に回したりする代わりに間に挟んでおけるので便利。
  • 万が一、名刺入れがない場合はきれいにプレスされたハンカチなどでも代用可能(汚れたハンカチなどを使うのは失礼にあたる)。

名刺の受取りがスムーズに行えないケース

  • 相手が名刺を出すのに手間取っている場合は、こちらも名刺を出さすに待機しておく(相手を焦らせない配慮が大切)。
  • 相手が名刺を渡すのを忘れている場合は用件が終わってから「恐れ入りますが、お名刺を一枚いただけないでしょうか?」と尋ねる。

名刺の扱い方

  • 受け取った名刺は相手がしまわない限り、基本的には商談が終わるまで名刺ケースの上に重ねておく。
  • 応接間などで座って商談をする場合は椅子に座ったタイミングで名刺入れ、名刺の順に重ねてテーブルの上に置く。
  • 商談中に名刺ケースを置いておく場所は自分から見て左斜め前の位置。
  • 複数の人と名刺交換をした場合は役職が一番上の人の名刺だけを名刺ケースの上に置き、他の名刺は直接テーブルの上に並べておく。
  • 相手の名前と顔が一致しない場合は自分から見た相手側の座席順に名刺を並べておくと便利。
  • テーブルに資料などが広げられており、名刺を置くスペースがない場合は、軽く一礼をして名刺入れにしまう。
  • 名刺をしまうタイミングについては明確な基準はないので、周囲の雰囲気に合わせて柔軟に対応するのが望ましい。
  • 一般的には商談がそろそろ終わりそうになったタイミングで名刺をしまう。
  • タイミングがつかめない場合は周りと合わせるのが無難。
  • 名刺交換をしてそのまま椅子に座ることなく立ち話になった場合は、相手との話が終わったあとの帰り際に名刺をしまうのがスマート。

持ち帰った名刺の管理

  • 名刺交換後は極力相手の名前を覚えるように心掛ける。
  • 次に会ったときに万が一、相手のことを忘れていると大変失礼なので、名刺管理ツール・サービスなどを使ってデータ管理しておくのが望ましい。
  • お会いした場所・相手の特徴や印象などを記録しておくと良い

名刺交換で気をつけたいNG例

名刺を渡す際のNG例

  • 名刺入れに入れていない裸の名刺をポケットや財布から出して相手に渡す。
  • 汚れた名刺や折れ曲がっている名刺を渡す。
  • 名刺を片手で渡す。
  • 名刺を渡す際に記載してある名前やロゴを指で隠す。
  • 名刺をテーブル越しに渡す。
  • 座ったまま名刺を差し出す。
  • 複数の相手に渡す際に途中で名刺を切らしてしまう。

名刺を受け取る際のNG例

  • 自分が名刺を渡すより先に目上の人から受け取る。
  • 差し出された名刺を片手で受け取る。
  • 座ったまま名刺を受け取る。
  • 名刺を受け取る際に、相手の名前や会社のロゴの上に指を置く。
  • 名刺を胸の高さより低い位置に下ろして内容を確認する。
  • 受け取った名刺の内容を全く確認せずにしまう。

名刺の取り扱いに関するNG例

  • 1対1の名刺交換後に名刺を直接テーブルの上に置く。
  • 複数の相手から名刺を受け取った際にそれらの名刺をすべて名刺入れの上に重ねて置く。
  • 名刺をしまう際に直接ポケットや財布などに入れる。
  • 名刺を渡した本人のいる前で第三者にその名刺を見せる。
  • 受け取った名刺をテーブルの上に忘れて帰る。

ビジネスの入口でつまずかないために!名刺交換のマナーをしっかりと学んでおこう

以上が名刺交換における基本的なマナーと主なNG例ですが、こうして列挙してみると意外と知らなかったり、うっかり忘れていたりといった事柄も少なくないのではないでしょうか。それなのに、自分ではできているつもりで仕事をしていると、知らないうちに相手からの信用を失っていたなどといったことにもなりかねません。そうした事態を避けるためにも、名刺交換のマナーは日頃からしっかりと確認をしておきましょう。

 

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