訪問のビジネスマナーマニュアル(新人社員教育教材ひな形)

2021年10月02日(土)

訪問マニュアル テンプレート

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
訪問のビジネスマナーマニュアル(新人社員教育教材ひな形)のテンプレートと例文をご紹介します。

訪問マニュアル テンプレート

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訪問のビジネスマナーとは

ビジネスで取引先を訪問する以上、たとえ新入社員であっても、訪問先にとっては会社を代表する立場です。初めて会う相手が信頼できる人間かどうかを判断する際、その人の立ち居振る舞いは判断基準の一つになります。訪問時はもちろんのこと、ビジネスマナーを身に付けているかどうかは、ビジネスの成否をも左右するほどの重要な要因なのです。

訪問のポイント

訪問は大事なビジネスチャンスです。チャンスを無駄にしないように、訪問時のみならず、事前事後までを含めて丁寧な対応を心がけましょう。ここでは、訪問時のポイントを3つ紹介します。

事前準備

アポイントを取る時点で訪問はスタートしています。アポイントの連絡は、通常は訪問時の1週間から10日前に電話で行います。会社名と氏名、訪問の目的、訪問人数を伝えたうえで、訪問先の都合を確認します。先方の都合に合わせるのが原則ですが、どうしても合わせられない場合には、確実に行ける時間や日にちを提示してお伺いを立てます。訪問日時が決まったら、追って確認のためのメールを入れておきましょう。

訪問当日

訪問先に失礼にならないよう、ビジネスの場にふさわしい身だしなみを整えましょう。約束の時間の遅くとも15分前には到着するようにして、夏場は汗を拭き、汗がひくのを待ちます。雨天の場合は雨に濡れた服や鞄、靴を拭いておきましょう。コートやマフラーなどの防寒具は建物に入る前に脱いで腕にかけておくのがマナーです。

訪問後

訪問後には、時間を取ってもらったことへのお礼のメールを入れましょう。その際、単なる定型のお礼文だけではなく、印象に残ったエピソードなどに触れるのも良いでしょう。

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訪問時のビジネスマナー

訪問時のビジネスマナーを具体的に挙げていきます。

訪問前の準備

  • 訪問先への行き方、時間がどのくらいかかるのかをチェック。
  • 名刺、資料等が予備を含めた必要部数用意できているかをチェック。
  • 身だしなみをチェック。(髪型、メイク、爪、髭は清潔感があるか、服装や靴はビジネスシーンにふさわしいか、汚れはないかなど。)

受付でのマナー

  • コートなどの防寒具は建物の外で脱ぎ、傘は折り畳みであれば畳んで持ち、長傘は所定の傘置きに置きます。
  • 受付担当者に自分の所属と氏名、訪問先の部署と氏名を告げて丁寧に挨拶し、取次ぎを依頼します。
  • 会社によって受付手続きは異なるため、所定の手続きを行ってください。(受付用紙等に必要事項を記入する際は、すべての項目に漏れなく丁寧に記入します。)

訪問時のマナー

  • 部屋に通されたら、特に指定がない場合は下座に着きます。
  • 携帯電話やスマートフォンは、マナーモードにするか電源を切っておきましょう。
  • 鞄は床に、コートは畳んでその脇へ置きます。
  • 名刺と持参した書類や資料はすぐ出せる位置にセットします。
  • 担当者が入室したら起立し、相手の目を見てはっきりとした口調で挨拶します。
  • 担当者と初対面の場合は、相手の正面に立って挨拶の後、名刺交換を行います。
  • 頂いた名刺はすぐしまわずに、名刺入れの上などに置き、机に出しておきましょう。
  • 商談はいきなり始めず、まずは世間話や雑談などでリラックスした雰囲気を作ります。
  • 本題に入る際は、結論から先に述べてから結論に至った状況を説明します。
  • 資料を用いる場合は話の内容と資料がどのようにリンクするか、わかりやすく説明してください。
  • 商談中は貧乏揺すりや肘を付いたりせず、姿勢良く座ります。
  • 一方的に話を進めるのではなく、相手の出方を見ることも必要です。
  • お茶を出された場合は、お礼を言い、然るべきタイミングでいただきます。(然るべきタイミングとは、先方に勧められる、先方が口を付ける、話が一段落したときです。)

見送りを受ける際のマナー

  • 商談はタイミングを見計らい、訪問者側から切り上げます。
  • 書類や資料は手早く片付けましょう。
  • 退出の際は時間を取ってもらった礼を述べてください。
  • 見送りはエレベーター付近まで来たら訪問者側から丁重に辞退します。
  • 受付を通る際、受付担当者にもお礼を伝えましょう。

訪問時のビジネスマナーを身に付けて、一目置かれるビジネスパーソンになろう!

ビジネスマナーはビジネスをするうえで欠かせないものです。慣れないうちは緊張して、訪問先でマナー通りの所作が上手くできないかもしれません。しかし、訪問回数を重ねるうちに場慣れして、スムーズにできるようになっていくものです。自信を持って訪問先との商談や交渉に臨むためにも、ビジネスマナーは最初にしっかり身に付けておきましょう。

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