訪問マニュアル(ひな形)
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一般的な訪問のマナーについて記載しています。
そのままでも使えますが、会社の教育方針や特性に応じてカスタマイズしてください。
訪問時のビジネスマナー
訪問時のビジネスマナーを具体的に挙げていきます。
訪問前の準備
- 訪問先への行き方、時間がどのくらいかかるのかをチェック。
- 名刺、資料等が予備を含めた必要部数用意できているかをチェック。
- 身だしなみをチェック。(髪型、メイク、爪、髭は清潔感があるか、服装や靴はビジネスシーンにふさわしいか、汚れはないかなど。)
受付でのマナー
- コートなどの防寒具は建物の外で脱ぎ、傘は折り畳みであれば畳んで持ち、長傘は所定の傘置きに置きます。
- 受付担当者に自分の所属と氏名、訪問先の部署と氏名を告げて丁寧に挨拶し、取次ぎを依頼します。
- 会社によって受付手続きは異なるため、所定の手続きを行ってください。(受付用紙等に必要事項を記入する際は、すべての項目に漏れなく丁寧に記入します。)
訪問時のマナー
- 部屋に通されたら、特に指定がない場合は下座に着きます。
- 携帯電話やスマートフォンは、マナーモードにするか電源を切っておきましょう。
- 鞄は床に、コートは畳んでその脇へ置きます。
- 名刺と持参した書類や資料はすぐ出せる位置にセットします。
- 担当者が入室したら起立し、相手の目を見てはっきりとした口調で挨拶します。
- 担当者と初対面の場合は、相手の正面に立って挨拶の後、名刺交換を行います。
- 頂いた名刺はすぐしまわずに、名刺入れの上などに置き、机に出しておきましょう。
- 商談はいきなり始めず、まずは世間話や雑談などでリラックスした雰囲気を作ります。
- 本題に入る際は、結論から先に述べてから結論に至った状況を説明します。
- 資料を用いる場合は話の内容と資料がどのようにリンクするか、わかりやすく説明してください。
- 商談中は貧乏揺すりや肘を付いたりせず、姿勢良く座ります。
- 一方的に話を進めるのではなく、相手の出方を見ることも必要です。
- お茶を出された場合は、お礼を言い、然るべきタイミングでいただきます。(然るべきタイミングとは、先方に勧められる、先方が口を付ける、話が一段落したときです。)
見送りを受ける際のマナー
- 商談はタイミングを見計らい、訪問者側から切り上げます。
- 書類や資料は手早く片付けましょう。
- 退出の際は時間を取ってもらった礼を述べてください。
- 見送りはエレベーター付近まで来たら訪問者側から丁重に辞退します。
- 受付を通る際、受付担当者にもお礼を伝えましょう。
訪問のポイント
訪問は大事なビジネスチャンスです。チャンスを無駄にしないように、訪問時のみならず、事前事後までを含めて丁寧な対応を心がけましょう。ここでは、訪問時のポイントを3つ紹介します。
事前準備
アポイントを取る時点で訪問はスタートしています。アポイントの連絡は、通常は訪問時の1週間から10日前に電話で行います。会社名と氏名、訪問の目的、訪問人数を伝えたうえで、訪問先の都合を確認します。先方の都合に合わせるのが原則ですが、どうしても合わせられない場合には、確実に行ける時間や日にちを提示してお伺いを立てます。訪問日時が決まったら、追って確認のためのメールを入れておきましょう。
訪問当日
訪問先に失礼にならないよう、ビジネスの場にふさわしい身だしなみを整えましょう。約束の時間の遅くとも15分前には到着するようにして、夏場は汗を拭き、汗がひくのを待ちます。雨天の場合は雨に濡れた服や鞄、靴を拭いておきましょう。コートやマフラーなどの防寒具は建物に入る前に脱いで腕にかけておくのがマナーです。
訪問後
訪問後には、時間を取ってもらったことへのお礼のメールを入れましょう。その際、単なる定型のお礼文だけではなく、印象に残ったエピソードなどに触れるのも良いでしょう。
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