数多くある請求書受領サービスの中からおすすめのサービスや、自社に合う選定ポイントを知りたい、と調べている方も多いのではないでしょうか。
請求書受領サービスは、選択するサービスによって、提供範囲が大きく異なります。サービスの内容を細かく把握し、自社の目的に合ったサービスを選ぶことが大切です。本記事では請求書受領サービスについて概要から、注目されている背景、おすすめのサービスと選定ポイントを紹介していきます。
目次
請求書受領サービスとは
請求書受領サービスとは、請求書業務に必要な業務を提供するサービスのことです。例えば請求書の受取、変換、データの作成の提供があります。取引先から請求書を受け取り、スキャン後OCR処理してデータ化、まとめて会計システムへ入力するなど、請求書受領サービスを利用すれば従来手作業で発生した手間を大きく削減することも可能になります。請求書受領サービスは多数あり、サービスごとにそれぞれ提供している機能が大きく異なります。受領したPDFをデータ化するサービス、紙の請求書を受領してスキャンするサービス、保管を代行するサービスなど様々です。
請求書受領サービスは全体的に請求書業務に特化したものですが、細かな内容は提供している会社のサービスによって大きく変わります。
請求書受領サービスの注目が高まる5つの背景
請求書受領サービスの注目が高まる背景として、以下5つを挙げます。
- 作成から送付までの工程が多い
- 電子化による手間増
- 在宅勤務の増
- 受取形式のばらつき
- 経理業務のDX化
それぞれ解説していきます。
作成から送付までの工程が多い
請求書受領サービスの注目が高まる背景の1点目として、請求書業務の工程が多いことが挙げられます。請求書業務は元々受領、社内手続き、支払い処理、データ化、会計システムへの登録、原本の保管など、受け取ってからの工程が大変多いのが特徴的です。会社によっては営業、営業サポート、承認者、事務スタッフなど、請求書を受け取って処理するまでに多くの役割とステップが存在します。工程が多い請求書受領の業務に関して、サービスを利用することで、これまでの工程を減らしたいと要望する社内からの声も多く出ており、請求書受領サービスの利用が拡大しています。
電子化による手間増
請求書受領サービスの注目が高まる背景の2点目として、電子化による手間が増えることがあります。まずは紙の請求書をPDFなどに電子化して管理するという取り組みも多く、電子化は一見業務効率化のように捉えられがちです。しかし電子化することで、システムの操作など手間が逆に増えてしまうことも少なからず発生します。また、従来の紙の運用では、紙のまま処理して物理的に保管するだけで済みましたが、電子化となると電子化して保管することに加えて、原本は保管しなければならないなど、二重に手間が発生することも多くあります。
電子化によって請求書業務の手間が発生することが避けられない状況も、請求書受領サービスが注目されている背景の1つです。
在宅勤務の増
請求書受領サービスの注目が高まる背景の3点目として、在宅勤務が拡大していることが挙げられます。新型コロナウイルス感染症をきっかけに、在宅勤務を利用する従業員が増えています。しかし請求書業務はどうしても紙ベースのものが多く、紙の文化がなくならない、電子化しても原本管理などの対応はやめられない、電子化と紙の二重管理が発生するなどの理由により、わざわざ請求書を受領して処理するために出社している従業員もいます。
出社数を減らすため、世の中の働き方に対応して代行して請求書を受け取ってくれる請求書受領サービスにニーズが高まっています。
受取形式のばらつき
請求書受領サービスの注目が高まる背景の4点目として、受取形式のばらつきが挙げられます。取引先によって、請求書の形式が異なります。紙で郵送する会社もあれば、PDF形式でメールで送られてくる、ファイル共有システムからダウンロードするなど混在するケースがあります。取引先によって形式が変わると、受け取り側の手間や処理手続き、管理が増えてしまいます。
受け取り形式が異なることで余計な工数を発生させないよう、請求書受領サービスが注目されています。
経理業務のDX化
経理業務のDX化によって、請求書受領サービスのニーズが高まっています。DX推進によって、請求書業務もDX化も求められている会社も多いですが、システムを導入するコスト負担が発生するなどの課題があり、実態は自社の電子化サービス導入率34%とあまり進んでいません。しかしながら、「請求書のための出社」をやめるプロジェクトも発足し、少しずつ請求書受領サービスのニーズが高まっています。
参照：紙処理に追われる経理がデジタル化できない訳 東洋経済オンライン
請求書受領サービスを利用する5つのメリット
請求書受領サービスを利用するメリットとして以下5つを挙げます。
- 受取業務の効率化
- クラウド格納による紙管理の手間削減
- 承認プロセスの可視化
- システム連携
- 軽減税率やインボイス制度に対応
それぞれ解説していきます。
受取業務の効率化
請求書受領サービスを利用する1点目のメリットは、受取業務の効率化です。従来の受け取り業務は、受領後内容確認、冗長承認、支払いプロセス、経理部門に提出などがあり、工程が多いことが特徴的でした。また、取引先相手によって、メールと紙の両方で請求書を送られてくることもあり、二重払いの恐れもあります。
請求書受領サービスを利用すれば、請求書の受領窓口をクラウドサービスに一元化し、一括管理することで、ミスなく漏れなく承認フローを進められます。
請求書を最初からデータ化することにより、担当部署が受領して経理に提出する手間も不要となる、経理も催促する必要がなくなるなどり業務のスピードアップが期待できます。
クラウド格納による紙管理の手間削減
請求書受領サービスを利用する2点目のメリットは、クラウド格納による紙管理の手間削減です。請求書受領サービス提供の担当者が代行受領から請求書スキャン、手作業で入力、クラウドにデータ化して格納するため、紙の請求書で送付された場合においても、自社経理担当者は意識することなく一元管理することが可能になります。またクラウドに格納されるため、自社のどこに紙を保管するか、保管場所にも困ることがありません。
請求書受領サービスは、データ格納後も必要な情報の検索、取り出しも容易にできるため、紙管理の手間を大きく削減することが可能になります。
承認プロセスの可視化
請求書受領サービスを利用する3点目のメリットは、承認プロセスの可視化です。
請求書を受領してから完了まで、ステータス可視化が可能になります。そのことで、今請求書の処理ステータスはどのようになっているのか、誰がどのような処理をしているのかが明確にわかり、問題発生時もすぐに状況を特定することが可能です。請求書受領サービスにより、承認プロセスを従来よりも順調に進めることができます。
システム連携
請求書受領サービスを利用する4点目のメリットは、システム連携です。
外部のクラウドサービスとの連携や、導入済みの社内会計サービスとの連携などにより、既存のデータの活用が可能になります。会計システムと連携することができれば、手作業で情報を転記する必要がなくなります。これまでシステムと連携するために手動で設定していた作業時間も短縮化できることから、人為的なミスの削減にもつながります。また、振込データの作成もできるため、振り込みに関する手間を大きく削減することも可能です。
システム連携の方法として、サービスよって異なりますが、CSVファイルを出力し、対象のシステムにインポートする方法が一般的です。もしくはシステムによってはAPIを介してダイレクトに情報を渡すサービスもありますので、導入前に連携したいシステムを確認するようにしましょう。
軽減税率やインボイス制度に対応
請求書受領サービスを利用する5点目のメリットは軽減税率やインボイス制度に対応していることです。令和元年に実施された軽減税率制度へ対応していること、また令和5年10月から導入されるインボイス制度（消費税の仕入税額控除の方式として導入）に対応しているサービスも多くあります。
もし制度が変わることがあっても、クラウドサービスは常に最新のシステム対応してアップデートするため、ユーザー側は意識しなくても最新の制度に対応したサービス利用が可能になります。請求書受領サービスは、最新の制度に対応していることも大きなメリットです。
請求書受領サービス選定時に役立つ5つのポイント
請求書受領サービス選定時に役立つポイントを以下5点紹介します。
- サービスのタイプを知る
- 電子化項目の確認
- OCR精度
- 原本の保管期間
- 目的に沿った機能の有無
それぞれ解説していきます。
サービスのタイプを知る
請求書受領サービス選定時に役立つ1点目のポイントはサービスのタイプを知ることです。提供している内容は例えば以下があります。サービスによって様々ですのでしっかりとタイプを把握するようにしましょう。
- 受領代行サービスを提供しているのか、
- スキャンは自社で行い、PDFをアップロードすることでデータ化するタイプ
- 取引先に請求書を登録してもらうタイプ
現状の請求書受領業務において、どこに問題があるのか、サービス活用によって補いたいのはどの部分なのか、目的を明確にして自社に合ったサービスの選択が重要になります。
電子化項目の確認
請求書受領サービス選定時に役立つ2点目のポイントは電子化項目の確認です。請求書のどの項目をデータ化する必要があるのか、検索する場合は何がキーになるのか、他システム取り込む際はどの部分か、二次活用のために必要なら具体的な項目は何か、電子化対象の項目をしっかりと確認しましょう。
OCR精度
請求書受領サービス選定時に役立つ3点目のポイントはOCR制度です。データ化する際のOCR精度をしっかりと確認しましょう。確認方法としては、自社で受け取っている請求書のサンプルがあると確認しやすいです。また、全てOCR１回で終わっているのか、オペレータの二重チェックもあるかの確認も大事です。
データ化するのであればOCR精度は非常に大切です。
原本の保管期間
請求書受領サービス選定時に役立つ4点目のポイントは原本の保管期間です。電子化、データ化する場合において、元となる原本をいつまでどこで保管するのか、保管期限後はどのような方法で破棄するのかを知ることが大切です。サービスによって大きく異なる部分なのでしっかりと確認しましょう。
目的に沿った機能の有無
請求書受領サービス選定時に役立つ5点目のポイントは目的に沿った機能があるかをしっかりと確認することです。請求書受領サービスといっても、請求書のデータ化、経理業務の支援、仕訳データの作成、振り込みデータの作成、承認ワークフロー、受け取り代行サービス、など様々な機能があり、サービスによって提供しているものそうでないものがあります。
自社にどの機能が必要なのか、足りない機能はないか、余計なものはないかなどしっかりと確認しましょう。
請求書受領サービスおすすめ7選
請求書受領サービスについて、おすすめ7選を紹介します。
バクラク請求書
バクラク請求書は、請求書受取りから会計処理、支払い処理まで全てまとめて自動化します。取引先の請求書の送付先をバクラク請求書に指定してもらうことで、受信からデータ化までを自動で行えます。平均データ化速度は10秒以内と大変早く、枚数に処理速度が関係しないことも大きな特徴です。オンライン受け取りを基本としていますが、提携パートナーサービス利用によって紙の請求書も受領、データ化、保管も行えます。
バクラク請求書の特徴
- 二重払いを防止する機能も充実
- ワークフローシステム「バクラク申請」との連携で「払っていいか」の稟議機能もあり。
- 自動学習があり過去の仕訳検索不要
URL: https://bakuraku.jp/invoice
Bill One
Bill Oneは名刺管理サービス有名なSansanが提供するクラウド請求書受領サービスです。名刺入力で培ったAIとOCRを持ち、受け取り状況や作業進捗を共有することに強みを持っています。また、取引先の企業名で請求書を検索することも簡単に行えます。紙はもちろん、PDF形式などの請求書もクラウドにアップロードし一括管理できます。
- 勘定奉行クラウドやkintoneをはじめとした外部サービス連携が可能
- 請求書原本の保管はオプション対応
- 従業員30名以下のスモールビジネスプランは初期費用、月額料金共に無料
BtoBプラットフォーム請求書
BtoBプラットフォームウェイ急所は請求書の発行と受取りが可能な電子請求クラウドサービスです。請求書をオンライン登録することで、AI-OCRによる電子データ化のオプションを併用することによって、請求書に書かれた内容をデータとして即受け取ることが可能です。また、社内承認進捗確認機能をもち、スムーズに処理を進められます。
- 国内シェアNo1
- invoxとの連携により統合管理が可能
- システム連携による一括処理が可能
URL: https://www.infomart.co.jp/seikyu/index.asp
マネーフォワード クラウド債務支払
マネーフォワードは、支払いの請求書管理に強いクラウド型請求書受領サービスです。紙と電子の両方の請求書を承認ワークフローにのせて、支払や仕訳までを一元管理します。ワークフロー機能、各種API連携など、支払や請求書の管理を効率化する機能が充実しており、申請フォームの作成機能など、運用の課題に応じて柔軟な対応が可能です。
- 従量課金制
- 債務支払 1申請あたり300円（10件まで無料）
- 請求書の受取から電子化、保管まではオプションが必要
URL: https://biz.moneyforward.com/payable/
sweeep
sweeepは請求書を回収して、全銀協フォーマットに対応した振り込みデータ作成可能なことに強みを持っています。受け取ったデータはOCR処理で読取り、AIが自動で仕訳します。OCR処理時に検索に必要なタグをつけてくれるため、格納後も検索しやすく、業務効率化につながります。受領漏れチェックや承認ワークフローなど、経理のプロが実際に使って必要な機能を搭載しています。
- 初期費用なし、月30,000円～
- 口座情報を自動読取し全銀協フォーマットの振込データ作成
- アップロードするだけでAIが仕訳・振込自動化
URL: https://sweeep.ai/
invox
invoxは、様々な請求書アップロード方法に対応しているサービスです。受け取り方法として、紙で受信、専用メールアドレスに送信、Googleドライブの専用フォルダに格納などがあり、利用者が行いやすい登録方法の選択が可能です。承認ワークフローも充実しており、重複処理予防のチェックや、決裁権限付与も可能になります。データベースは二重化されており、定期的にバックアップを取得していることから障害発生時など、復元ポイントに状態を戻すことも可能です。
- 料金：月額980円、初期費用なし
- データと請求書原本を見比べることで99.9%の制度を実現
- 原本は一時保管のみで、1ヶ月に1度郵送される。
URL: https://invox.jp/
TOKIUMインボイス
TOKIUMインボイスを利用すると請求書の受領とデータ化作業が不要となり、支払承認の稟議申請や支払データ・仕訳データ作成が全てオンライン上で可能なため、経理業務の負荷が減ります。
TOKIUMインボイスの特徴
- 全ての請求書の受領とデータ化をTOKIUMに丸投げできる
- 見積書、納品書など全ての国税関係書類の電帳法対応が可能
- 面倒な初期設定も専任スタッフに伴走サポートしてもらえる
TOKIUMインボイス
URL: https://www.keihi.com/invoice/
まとめ
請求書受領サービスについて紹介していきました。サービスによって機能も大きく変わりますので、完全自動化なのか、振込は自社で行うのか、取り込み後のデータ活用はどうするのかなど具体的に決めてからサービスを選ぶようにしましょう。
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