こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
これまで時代の流れとともに、企業が取引を行う形態は変化してきました。そして、現代の取引において大きな役割を果たすようになったのがEDIです。それを知って自社に導入したいと思っても、どのシステムを選べば良いのかわからない場合もあるでしょう。この記事では、EDIの定義などを説明し、特に利便性の高いシステムを具体的に紹介します。
目次
EDIとは
EDIは「Electronic Data Interchange」を略したもので、日本語では「電子データ交換」と表現されます。企業間の取引には、発注書や請求書をはじめとしたビジネス文書による情報のやりとりが欠かせません。以前は郵送やFAXが主な手段でしたが、IT技術の発達により、通信回線によって電子的に実施する仕組みが使われるようになりました。それこそがEDIであり、ブラウザ上で操作できるタイプや専用のツールをインストールするタイプなど、実施するシステムにはいろいろなバリエーションが見受けられます。
EDIシステムの基本機能
機能の詳細はEDIシステムによって異なりますが、よく搭載されている基本的なものは以下の5つです。
データ通信
インターネットやVANによって取引で使われるデータの送受信を行う機能です。その際に企業間の通信プロトコルを調整して、データを標準的な規格に変換することも含まれています。
システムの統合
データを送受信するだけでは取引は完了しません。たとえば、注文を受けたら商品の確保や発送を行う必要があります。そのようなフローを実行するシステムとEDIを関連付けて統合することも基本機能のひとつです。
処理の自動化
取引の効率をアップさせるため、人の判断を要しない単純な処理を自動化します。また、各処理の開始時間を指定することにより、取引のスケジューリングを行えるEDIシステムも多いです。
セキュリティ
通信回線を用いるため、取引の遂行にはウイルスをはじめとしたネットワーク上の脅威に対する備えが欠かせません。暗号化など多くの技術を用いて、データを安全にやりとりできる環境を提供します。
取引の可視化
利用者は、どのようなデータをやりとりしたのか把握しておくことが重要です。それを可能にする機能として、取引の状況をビューアーに表示したり、結果をレポートとして出力したりする機能が搭載されています。
EDIシステム導入のメリット
EDIシステムを導入すると企業の取引には多くの変化が生じます。そのなかでもメリットとして大きいのは以下の3点です。
作業の効率化
データのやりとりを電子化することで、郵送や印刷などの作業にかかる手間をカットできます。また、会計や販売など関連するシステムと連携させれば、各部門の担当者間で行う書類の受け渡しや連絡を省略することも可能です。紙媒体のファイリングや棚などへの収納作業も不要になるため、ほかの業務に時間を回しやすくなります。
過失の減少
手作業で書類の作成や発送などを行っているとミスが混入しやすくなります。たとえば、伝票処理の間違いが原因で、在庫の数が現状と一致しなくなる失敗は珍しくありません。そのようなリスクの軽減も、EDIシステムがもたらす代表的なメリットです。リアルタイムで在庫のデータが更新されるなど、処理の自動化によってヒューマンエラーの入り込む余地が少なくなります。
ビジネスチャンスの増加
現代のビジネスシーンは移り変わりが非常に速いため、取引も迅速に行わなければなりません。やりとりをスムーズに終えられると、次回もまた取引相手として選んでもらえる可能性が高まります。また、EDIシステムを使える業者にしか発注しないという企業も多くなりました。そのため、導入によってビジネスチャンスを広げられるというメリットもあるのです。
EDIシステムの選定ポイント
一口にEDIシステムと言っても多くの種類が存在するので、どれが自社に合っているのか判断しづらいケースもあるでしょう。その場合は以下の3つを意識して検討すると選びやすくなります。
取引先のEDIシステム
EDIシステムには相性が存在するため、主要な取引先がどれを使っているのか確認しましょう。必ずしも同じものを導入する必要はありませんが、通信プロトコルなどの一致を条件として選ぶことが望ましいです。また、将来の取引先に備えて、できるだけ互換性が高いものを選択することもポイントになります。
コストパフォーマンス
データを送受信するスピードや量はEDIシステムによってさまざまです。また、扱えるフォーマットの多さなどにも違いが見られます。したがって、同じ取引に使用する場合でも、EDIシステムによって効率化の度合いは異なるのです。そのため、料金をチェックする際は、金額だけでなく性能面も確認してコストパフォーマンスを重視しましょう。
サポート体制
EDIシステムには高度なIT技術が多く用いられており、内部的なトラブルが起こった場合は対処に専門知識が必要です。また、情報漏えいなどの事故が起こった場合は、すみやかに適切な対応をしなければなりません。それゆえ、EDIシステムを提供する企業のサポート体制も選定の大切なポイントです。
EDIシステム おすすめ7選
ここでは、特に利便性が高いEDIシステムを7つピックアップして紹介します。
Tradeshift
Tradeshift は、約200カ国で用いられているグローバルなEDIシステムです。多言語に対応しており、どの国の人でも使いやすいように設計されているため、取引に関する世界共通のプラットフォームとして人気を集めています。導入の容易さと高品質なサービスを両立しており、初めてEDIシステムを採用する企業にもうってつけです。
Tradeshiftの特徴
- 100種類以上のアプリと連携させて自社用にカスタマイズできます。
- 発注や受注などの基本的な取引で使用する機能はすべて無料です。
- 海外企業との円滑な取引をサポートするインフラとして機能します。
Tradeshift
URL: https://tradeshift.com/ja/
BtoBプラットフォーム 受発注
BtoBプラットフォーム 受発注 は、クラウド型のEDIシステムであり、特に外食業界やホテル業界で広く用いられています。受発注だけでなく請求などの作業もワンストップで行えますし、既存のワークフローにも組み込みやすいです。また、棚卸しや原価率管理などをサポートする機能も搭載しており、導入によって複数の担当者の業務を効率化できます。
BtoBプラットフォーム 受発注の特徴
- 導入から運用までの流れがスムーズで早い場合は1カ月ほどで使えます。
- 使用方法の講習会をはじめとしてサポートの種類がとても豊富です。
- 社内で使用中の販売管理システムなどとデータ連携を容易に行えます。
BtoBプラットフォーム 受発注
URL: https://www.infomart.co.jp/asp/index.asp
PROCURESUITE
PROCURESUITE は、調達支援に重点が置かれており、多様な購入スタイルに対応できます。購買に関するコスト削減や効率化を目指して導入する企業が多いです。オンプレミス版のほかに、ソフトウェアをインストールする必要のないクラウド版も提供されています。どちらを用いても、見積もりから検収までの全プロセスにかかる時間の短縮が可能です。
PROCURESUITEの特徴
- 取引先と単価情報を共有することで価格交渉をすみやかに行えます。
- 作業もれを防ぐために未処理件数を提示するなど配慮が細やかです。
- 内部統制や下請法に基づく構成なのでコンプライアンスを強化できます。
PROCURESUITE
URL: https://www.daikodenshi.jp/solution/procuresuite/
スマクラ
スマクラ は、企業間で扱うデータの連携を得意とする統合型のEDIシステムです。自社だけでなく、配送センターや取引先も含め、物流のすべての過程に関連するデータを一元的に管理できます。充実したサポートに定評があり、日用品の小売業や通販のEC事業、医療用品卸売業など多くの分野で採用された実績があります。
スマクラの特徴
- さまざまな通信プロトコルやデータのフォーマットを利用できます。
- サービス提供のインフラ基盤が強固なので運用面の安定性が高いです。
- 長年培ってきたノウハウにより年中無休で問い合わせに対応しています。
スマクラ
URL: https://www.smclbms.com/smcl
らくうけーる
らくうけーる は、柔軟に運用できるクラウド型のEDIシステムであり、日によって入荷量や価格が変動しやすい商品への対応もスムーズです。そのため、生鮮流通会社などで受発注を効率化するために活用されています。また、入荷案内の作成や見積書の修正など、取引前後に発生する作業もこれだけで完結させられるものが多いです。
らくうけーるの特徴
- 受発注の方式としてインターネットとFAXを自由に切り替えられます。
- 生鮮品と非生鮮品など対象によってサービスの使い分けが可能です。
- インストールが不要でタブレットやスマートフォンでも利用できます。
らくうけーる
URL: https://www.rakuuke.com/
Biware EasyExchange
Biware EasyExchange は、企業間で行うデータの受け渡しを多角的に支援するEDIシステムです。さまざまな規格のデータが存在する現代において、高い汎用性を誇る処理エンジンにより、取引の円滑化や活性化に大きく貢献しています。また、変換先と変換元の該当項目を自動的に関連付けるなど、利用者の負担を軽減するための仕組みが豊富です。
Biware EasyExchangeの特徴
- フォーマット変更や分割、マージなど多様なファイル操作を行えます。
- データを変換する際のログを出力できるのでエラーの把握が容易です。
- 受信したデータをチェックして問題があれば取引先に自動で返信します。
Biware EasyExchange
URL: https://www.intercom.co.jp/biware/exchange/
FNX e-帳票FAXサービス
FNX e-帳票FAXサービス は、上述のEDIシステムとは異なり、FAXの送受信を主体とするものです。作成した電子的なファイルをサービスに送付すると、自動的にFAXの原稿を作成して取引先に発信してくれます。受信したFAXは電子的なファイルに変換されるので管理が簡単ですし、ブラウザを用いた閲覧や返信も可能です。
FNX e-帳票FAXサービスの特徴
- 送信結果はブラウザだけでなくメールやFAXの通知でも確認できます。
- クラウドで運用するのでFAX用のモデムやサーバーの設置は不要です。
- 取引先にFAXが届かなくても4日以内なら再送信のフォローを行えます。
FNX e-帳票FAXサービス
URL: https://www.nexway.co.jp/service/print/
自社に合ったEDIシステムを導入しよう！
情報化社会のビジネスにおいて、EDIの役割は今後も大きくなる一方です。うまく活用することで、取引の効率化やコストダウンを実現できます。したがって、まだ使用していないなら、できるだけ早く導入を検討することが得策です。EDIシステムの特徴を把握したうえで、自社にとって最もメリットが大きいと思われるものを選びましょう。
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