こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
自社の業務効率を改善するために、タイムスケジュールアプリの導入を進める企業が増えています。新型コロナウイルス感染症拡大の影響により、オフィスでの勤務からリモートワークが増えていく中で、オフィス以外の場所であっても、社員が効率よくタスクを行うことが重要度が増しています。本記事では、タイムスケジュール管理アプリを活用するメリット・選び方・おすすめのサービスの特徴について紹介します。
目次
タイムスケジュール管理にはアプリを活用しよう
タイムスケジュール管理アプリとは、手帳に代わってアプリでスケジュールを管理するためのツールです。納期・打ち合わせなど業務の抜け漏れを防ぐためには、スケジュール管理が必須です。タイムスケジュール管理アプリは、単に管理をするだけでなく使いやすい点も重要です。タイムスケジュール管理アプリを導入することで、時間に余裕が生まれ、業務に集中できる時間を確保することが可能になります。また、タスクが見える化されることで、仕事の効率化が期待できます。「仕事の効率化をはかりたいが何から手を付けていいかわからない」そんな企業にもタイムスケジュール管理アプリの導入はおすすめです。
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タイムスケジュール管理アプリを活用するメリット
タイムスケジュール管理アプリを活用するメリットは、以下の3つです。
- 自分以外のメンバーのスケジュールがチェックできる
- 生産性向上につながる
- 時間に対する意識が向上する
1つずつ、見ていきましょう。
自分以外のメンバーのスケジュールがチェックできる
タイムスケジュール管理アプリを活用するメリットの1つ目は、自分以外のメンバーのスケジュールがチェックできることです。タイムスケジュール管理アプリを利用することで、チームメンバーのスケジュールを簡単に把握することができます。手帳の場合、スケジュールを確認したいメンバーが不在のときなどは確認ができず、業務に支障が出ることも懸念されます。タイムスケジュール管理アプリを導入することで、いつでもメンバーの動向が簡単に把握できるようになります。
生産性向上につながる
タイムスケジュール管理アプリを活用するメリットの2つ目は、生産性向上につながることです。タイムスケジュール管理を活用して、どの業務にどれだけの工数を使っているかを見える化することができます。業務を見える化することは、業務改善・業務効率化につながります。仕事がスムーズに進むことで、生産性の向上が期待できます。
参考：仕事効率化のコツと方法とは？便利なアプリ・ツールも紹介
時間に対する意識が向上する
タイムスケジュール管理アプリを活用するメリットの3つ目は、時間に対する意識が向上することです。例えばタイムスケジュール管理アプリで作業時間をグラフ等でデータ化し、何に工数をかけているのか客観的に把握することで、効果的な業務改善を進めることができます。タイムスケジュール管理アプリは、スケジュールの共有を通じてチーム全体の時間に対する意識向上にもつながります。
タイムスケジュール管理アプリを選ぶポイント
タイムスケジュール管理アプリを選ぶポイントは、以下の3つです。
- 利用する目的を明確にする
- 操作が簡単
- 適切な導入、運用コスト
1つずつ見ていきましょう。
利用する目的を明確にする
タイムスケジュール管理アプリを選ぶポイントの1つ目は、利用する目的を明確にすることです。選ぶ前にまず、何のために導入するのかを明確にすることが大切です。利用の目的を明確にすることで、自社に導入すべきアプリが選びやすくなります。企業で導入する場合、PCからの入力にも対応しているサービスがおすすめです。社員の作業内容を管理するための管理者も設定できるとよいでしょう。
操作が簡単
タイムスケジュール管理アプリを選ぶポイントの2つ目は、操作が簡単なことです。例えば、直感的な操作が可能なアプリを導入することで、スケジュール入力の習慣化に役立てることができます。スマホ・タブレット・PCなど、どの端末であっても見やすく、簡単な操作で管理が可能なアプリがおすすめです。
適切な導入・運用コスト
タイムスケジュール管理アプリを選ぶポイントの3つ目は、適切な導入・運用コストだということです。無料と有料で提供されるサービスや機能に違いがありますが、無料アプリで十分な効果が期待できる場合は必ずしも有料である必要はありません。一方で、有料アプリにも無料トライアル期間を用意している場合があるので、気になるタイムスケジュール管理アプリを試験運用した上で導入検討することも大切です。
タイムスケジュール管理アプリおすすめ5選を徹底比較
タイムスケジュール管理アプリおすすめ5選を解説します。
Asana
Asanaは、チームでプロジェクトを進めている企業におすすめのタイムスケジュールアプリです。チーム全体の仕事を1つの共有場所にまとめて、プロジェクトメンバーであればいつでも、スケジュールを確認できるようになっています。また、タスク管理も可能で、現在の仕事から今後の仕事をタイムラインで表示することができます。他にも便利な機能として、完了したタスクを管理者が受けとり、修正や承認といったリクエストを送信することができます。
Asanaの特徴
- チームのスケジュール・進捗状況をリアルタイムで確認できる
- 小規模のチームや個人運営の場合、無料で利用できる
- 世界で10万以上の組織で導入されている実績がある
Time Crowd
Time Crowdは、PCとアプリを使ったスマホやタブレットで利用できる在宅ワーカーに向けたスケジュール管理アプリです。データの記録・データの見える化・データからの改善の3つのステップがあります。
それによって時間を管理するだけでなく、業務効率化を進める上での改善点を見つけることができます。
Time Crowdの特徴
- 個人事業主から企業向けのプランが用意されている
- Googleアカウントを利用して簡単にログインができる
- ChatWorkと連携することでChatWorkから記録の入力が可能
Timetree
Timetreeは、スケジュール共有を目的として作成されたアプリで、日程の調整などをスムーズに行うことができます。シンプルなデザインで使い勝手もよく高い評価を得ています。登録したスケジュールごとにチャットができるため、会話の内容をあとでスムーズに検索できます。また、予定変更を行うと全員に通知が行くため、連絡する手間を省くことができます。
Timetreeの特徴
- リリースから4年でユーザー1000万人を突破
- プライベートの管理での活用も可能
- LINEで機能を共有できるため使い勝手が良い
URL: https://timetreeapp.com/intl/ja/
Toggl Track
Toggl Trackは、世界で500万人の利用者がいるタイムスケジュールアプリです。スマホ・タブレットだけでなくPCでも使用可能です。特徴のある機能として、作業を開始する時に、スタートボタンを押すことで時間計測が可能な機能があります。また、タスクごとに色分けもできることからプロジェクトの見える化が可能です。
Toggl Trackの特徴
- 5人まで無料で共有可能
- スマホ・タブレット・PCなどさまざまな端末から利用可能
- 作業時間を計測することでタスクにかかっている時間の分析が可能
ジョルテ
ジョルテは、スマホが手帳になったような色合いが特徴のスケジュール管理アプリで、日本では1200万ダウンロードされています。きせかえ機能を活用することで自社のオリジナルカレンダーとなります。プライベート・仕事に分けてスケジュールの作成が可能です。PCと連携することで、PCからもスケジュールの共有・入力が可能になります。
ジョルテの特徴
- 無料でほぼすべての機能を使用できる
- 重要なスケジュールは通知が届くようにできる
- 背景や文字フォントなど細かい部分もカスタマイズ可能
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まとめ
本記事では、タイムスケジュール管理アプリを活用するメリット・選び方・おすすめのサービスの特徴について紹介しました。タイムスケジュールアプリを導入すると、時間の使い方に対する意識変革につながる可能性があります。意識が変わることで仕事の効率化も進み、生産性向上にもつながる期待ができます。タイムスケジュールアプリは無料で利用出来るうえに多くの種類があるため、導入する前に一度試した上で導入を検討することがおすすめです。
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