スケジュールの管理・共有がにおすすめアプリ3選！上手に活用するポイントも解説

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

皆さんは普段、スケジュール管理はどのように行っていますか？会議や打ち合わせ、営業先の訪問や資料作成など、日々の業務ではタスク・予定が山積みだと思います。そんな時に活躍するのがスケジュール管理のアプリです。

また、予定を他社に共有するのにも優れているため、社内での円滑なコミュニケーション促進にもなります。便利なツールを導入することでトラブルや業務上のストレスを解決しましょう。本記事では、おすすめのスケジュール管理アプリと、活用の際のポイント、そしてメリットをご紹介していきます。

スケジュール管理・共有アプリ活用の４つのポイント

ここまで、実際のおすすめアプリをご紹介しました。次に、アプリ活用のポイントをご紹介していきます。

予定は全て入力する
作業の優先順位を明確にする
作業の締め切りを設定する
作業の想定時間を記入する

少しオーバーラップする内容もありますが、ここでの紹介内容を参考にして業務で活用してください。それぞれ具体的にご説明していきましょう。

予定は全て入力する

1つ目の活用ポイントは、会議などの予定から、タスクの締め切り日など予定を全て入力することです。

タスクの作業時間が必要なのであれば、予めブロックしておくのも一つでしょう。会議・打ち合わせでやるべきことに手がつけられないようでは業務に支障が出てしまいます。早くタスクが完了すればタスクを繰り上げることで次のものをどんどん消化できます。

さらに、移動を伴う場合は移動時間もスケジュールに入れてきちんと予定を抑えるようにしましょう。場合によってはビジネス用とプライベート用を分けずに一緒に管理するのが良いかもしれません。ダブルブッキングなどを防げます。どうしても分けたい場合は相互連携が可能なアプリを使用すると良いでしょう。

作業の優先順位を明確にする

2つ目の活用ポイントは、優先順位の明確化です。

スケジュールを全て把握すると、それぞれのタスクの締め切りに合わせて行動できるので、優先順位を考慮できます。その上で優先度の高いタスクについてはきちんとスケジュールをとる、優先度の低いタスクについてはまとめて済ませる時間を取るなどの工夫も有効かもしれません。

また先にお伝えしたように、タスクにかかる時間も概算で見積もっておけば、後から焦る機会も少なくて済むでしょう。スケジュール管理のみならず、タスクにおいても可視化することでタイムマネジメントしやすくなります。ただし、予定をつめすぎては逆に余裕がなくなってしまうことも考えられますので、予定には隙間時間を作ることも考慮に入れましょう。

作業の締め切りを設定する

3つ目の活用ポイントは、作業の締め切りを設定することです。

タスクの中には、特別締め切りがなく、いつ頃目安、といった形のものもあるかと思います。しかし、それをあとでいいやと思っていると直前になって進捗を聞かれて焦る、なんてことになりかねません。したがって、作業は全て締め切りを自分の中で設定し、中間締め切りと最終締め切りといった形で分割するのがおすすめです。他者のフィードバックが必要なのであれば早め早めに設定するのもいいですね。いずれにしても、これらもきちんと予定に組み込むことで、抜け漏れを防止することが重要です。

作業の想定時間を記入する

4つ目の活用ポイントは、作業の想定時間を記入することです。

作業時間を想定して記入することで、作業の時間は取っていたけどうっかり時間が足りなくなってしまい、締め切りに間に合わなかったなどということにならないように気をつけましょう。初めての作業についてはなかなか作業時間を見積もることは難しいと思いますので、少し多めに見積もって、どれくらいの時間が実際にかかったかを測っておくことをお勧めします。これで２回目以降の似た作業は大体見積もりやすくなりますし、それを前提に作業の効率化を考えていきましょう。

アプリでスケジュール管理・共有をする3つのメリット

アプリを活用する際のポイントはご理解いただけたでしょうか。最後にはなりますが、アプリでスケジュールを管理・共有するメリットをご紹介します。

簡単に予定が入力できる
リアルタイムで予定が共有できる

メリットを理解した上でスケジュール管理アプリを業務で導入し、スケジュール管理を徹底させましょう。

簡単に予定が入力できる

まず1つ目のメリットは、簡単に予定が入力できることです。

予定の名前、予定の時間、場所や持ち物などのその他メモを入力する項目があるので、そこに情報を全て入れておくことが可能です。作業の予定であれば後から実際にかかった時間を書き込んでおくのもいいです。変更についても、非常に簡単に行えます。また、スケジュール管理アプリは基本的にアカウントを作成して使用するものなので、スマホ・PCの両方からログインできます。現代では多くのかたがスマホを保有していると思いますので、予定が入った時にスマホから迅速かつ簡単に予定を入力することができます。入力忘れを防げますね。予定を共有している相手がいるのであれば、その相手も予定が入ったことがすぐ分かります。

リアルタイムで予定が共有できる

2つ目のメリットはリアルタイムで予定が共有できることです。

急な予定が入った際、その場でアプリに入力を行えば、予定が入ったことが確認できます。予定の重要度によってはチームミーティングなど定期の会議の日時を変更しなければならない、といった場合も出てくるでしょう。そういった予定変更や、新しい会議を組む際にも他の人の予定が見れればスケジュールを組みやすくなります。表示は基本的にカレンダー形式なので、誰が何をしているかを視覚的に一目で把握できますので、チーム内での連携がしやすくなりますね。

予定の確認がいつでもできる

3つ目のメリットは、予定の確認がいつでも、かつ簡単にできることです。

予定の入力と同様、スマホでもアプリを使えば確認は簡単ですね。予定を簡単に確認できるというのは、「次の予定はなんだっけ？」と思った時に予定忘れの防止にもつながりますし、その場その場で次は何が必要かなど、最適なアクションを起こせます。また、設定をすれば、かつアプリにもよりますが、通知機能を用いることができますので、例えばその日の予定一覧を朝８時に通知するなどが可能です。

わかりやすいマニュアルが簡単に作れるサービス ⇒「NotePM」
NotePMのPDF資料をダウンロード ⇒ こちらから

まとめ

いかがでしたでしょうか。本記事では、スケジュール管理・共有アプリについてお話ししてきました。実際のお勧めのアプリ、アプリ活用の際のポイント、そしてメリットについて理解を深めていただけましたか？スケジュール管理アプリには様々ありますので、本記事でご紹介したことを踏まえて、ご自身にあったアプリを選んでスケジュール管理に役立ててください。好みもあると思いますので、気になるアプリから試してみて最適なものを探しましょう。

おすすめの情報共有ツール「NotePM」

NotePM