ビジネス上の商談においてネット上で行うオンライン商談が大きな注目を集めています。導入を考えているものの、どのようなメリットとデメリットがあるのか、どのツールを選べばよいのか悩んでいる人も多いのではないでしょうか。そこで今回は、オンライン商談の特徴と気をつけるべきポイント、おすすめツールについて詳しく紹介します。
目次
オンライン商談とは
ビジネスにおいて、取引先企業の担当者と実際に面会することはとても重要です。そうした商談はこれまで会社などで担当者が実際に面会することによって行われてきました。オンライン商談は担当者同士がどこかの場所で直接面会するのではなく、パソコンやスマホを通じて互いに別々の場所にいながら商談を行うというものです。従来のテレビ会議の場合には、導入のためにさまざまな設備や回線が必要でした。しかし、オンライン商談ツールではそうした手間や費用をかけずに導入が可能となっています。
オンライン商談ツールが注目される理由
オンライン商談ツールが注目されている大きな理由のひとつは、言うまでもなく新型コロナウィルスの感染拡大です。しかし、オンライン商談そのものはコロナ前から大企業などで積極的に導入されてきました。なぜなら、商談の場をオンラインの場に移行することは営業活動におけるさまざまな課題の解決につながるからです。「新しい生活様式」におけるビジネス展開はもちろんのこと、これまで営業活動においてさまざまな課題を抱えていた企業にとっても、オンライン商談の導入はその解決の糸口となるのです。
オンライン商談ツールの基本的な機能
それでは、オンライン商談ツールに搭載されている機能について具体的に解説しましょう。
映像と通話によるコミュニケーション機能
まず挙げられるのは、音声と映像を相手とつなぐ機能です。よく似たツールにWeb会議システムがありますが、多くのオンライン商談ツールはセキュリティ上の考慮もあって1対1のコミュニケーションに特化していることが特徴です。また、ネット回線ではなく通話回線を使用し、従前のWeb会議よりも良い音質となっています。
画面や資料の共有機能
相手方と資料や画面を共有する機能が搭載されています。そのため、会話だけでなく資料を見ながら商談を行うことが可能です。画面上に具体的な図やグラフを提示できるので、デザインやWeb、ソフトウェアなどの分野における商談にも対応できます。また、ツールによっては資料の受け渡しができる機能を搭載しているものもあります。
商談への招待機能
Web会議の場合、参加者全員があらかじめそのツールを準備していなければなりません。しかし、オンライン商談ツールの多くはブラウザ上で使用できるようになっているため、先方にはURLや接続番号を通知することで商談が行えます。先方がツールをあらかじめ準備しておく必要はありません。
テキストによるチャット機能
映像と通話だけでなく、チャット機能を使ってテキストでコミュニケーションをとることができます。電話番号やメールアドレスなどは口頭で伝えるのは難しいものですが、テキストであれば簡単で正確に相手に伝えることが可能です。
商談の記録機能
ツールによってはAIで自動的に商談内容を文字で記録する機能が搭載されているものもあります。後で議事録を作成する手間が省けますし、情報が正しく伝わっていたかどうかのトラブル回避にもつながります。
関連記事：知っておきたいオンライン商談ツール５つの基本機能とは？
オンライン商談ツール導入のメリット
オンライン商談ツールを導入することにはどのようなメリットがあるのでしょうか。いくつかの点について詳しく解説します。
経費削減につながる
実際に面会して商談を行なう場合、どうしても移動にかかる交通費や場所を確保するための費用などがかかります。しかし、オンライン商談であれば両者が別々の場所であっても問題ありません。自社の営業活動における経費削減につながります。
商談件数を増やせる
オンライン商談であれば商談するための移動が必要なくなります。その分移動時間が節約できるので、1日における商談件数をこれまでよりも増加できるでしょう。案件数の増加によって売上げ拡大の可能性も広がります。また、時間に余裕ができれば、これまでよりも関心度の高い顧客に対してアプローチが可能となるでしょう。
アポイントを取りやすくなる
顧客の元へ訪問したり、顧客に来社してもらったりするのであれば、どうしてもお互いのスケジュールを調整しなければなりません。また、こちらから訪問する場合、場所の確保や応対など、相手先に負担をかけることになります。しかし、オンライン商談であれば自社はもちろんのこと、相手先企業のそうした負担をかけずにすみます。そのため、これまでよりもアポイントを取りやすくなるでしょう。
関連記事：オンライン商談ツールのメリット・デメリットとは？商談を成功させるコツも紹介！
オンライン商談ツールの選定ポイント
さまざまなオンライン商談ツールの中からどれを選べばよいのか迷ってしまう人もいるかもしれません。そこで、ここではツールを選び方について詳しく解説します。
必要な機能が充実しているか
オンライン商談ツールの主な機能は動画でのコミュニケーションと資料の共有です。この2つの機能だけでオンライン商談が成り立つことも多いでしょう。しかし、顧客や自社の売り込みたい商品・サービスによってはより多くの機能がある方が便利なケースもあります。録画機能や自動議事録作成機能、ホワイトボード機能などです。自社でオンライン商談をする場合にはどのような機能が必要なのかをあらかじめ具体的に想定しておくことが大切です。
画像や音声の品質
オンライン商談は対面ではありません。だからこそ、相手側に自分がどのように映っているのかを意識することが大切です。声が聞き取りにくかったり、画像が汚かったりすることはイメージダウンにつながります。オンライン商談ツールの中には肌をきれいに見せてくれる機能やCDと同等の音質を保つ機能などを搭載したものもあります。
操作が分かりやすいかどうか
せっかくツールを導入しても、使いこなせなければ意味がありません。どれだけ機能が充実していても、その機能を使うために商談の流れがストップしてしまっては、むしろ商談のパフォーマンス低下につながってしまうでしょう。そうした事態にならないよう、ツールの操作性についてもよく吟味することが重要です。自分自身が使いやすいと思えるものを選びましょう。
関連記事：オンライン商談ツールのメリット・デメリットとは？商談を成功させるコツも紹介！
オンライン商談ツール おすすめ11選
オンライン商談ツールさまざまな会社からサービスが提供されています。ここでは、その中でも特におすすめのものをいくつか紹介します。
Surfly（サーフリー）
Surfly（サーフリー） は、Web画面をリモート共有することができるサービスです。Surflyのサイトを経由することで、別の場所にいる者同士が互いのパソコンにアクセスすることなく画面を共有できます。操作が簡単で、営業活動はもちろんのこと、カスタマーサポートでも活用できるサービスとして人気です。
Surflyの特徴
- ブラウザ上で操作を行うため、ダウンロードやインストールが不要
- 操作パネルがシンプルなのでマニュアルなどを見なくても使いこなせる
- アプリ通知やブックマークなどは表示されないなど、セキュリティ対策も万全
Surfly
URL: https://www.surfly.jp/
LINC Biz
LINC Biz は、ビジネスチャットとビデオ会議を融合させたビジネスコミュニケーションサービスです。オンライン商談のほか、ビデオ会議やWebセミナー、Web社員研修などでも利用できます。ブラウザだけで使用できる手軽さも人気です。企画･運営している株式会社AIoTクラウドはシャープの100%出資子会社であり、そのことも信頼を得ている理由のひとつといえるでしょう。
LINC Bizの特徴
- ポスターセッション機能で展示会をオンラインで開催できる
- チャットからワンアクションでビデオ会議に移行できる
- 複数拠点からの同時参加が可能
LINC Biz
URL: https://getlincbiz.jp/
ベルフェイス
ベルフェイス は、日本国内でのオンライン営業システム導入実績No.1を誇るサービスです。NTT東日本や三菱地所レジデンスなど、大手企業の多くが導入していることで知られています。先方がベルフェイスのサイトで接続ナンバーを入力するだけでつながれる手軽さが特徴です。
ベルフェイスの特徴
- 営業業務に特化したさまざまな機能を搭載
- 営業内容を可視化することで若手の育成、トップ営業のノウハウ共有ができる
- 接続ナンバーを発行するだけなので誰でも簡単に使用できる
meet in
meet in は、ビジネス上のオンラインミーティングに特化した商談ツールです。サービス開始より2年未満で2000社以上の導入実績を誇ります。どのようなデバイスでもアプリのインストールが不要で、URLをクリックするだけですぐにつながれる操作性の高さが人気です。また、オンライン商談に必要な機能が充実しているのも大きな特徴です。
meet inの特徴
- ホワイトボードへの書き込み、ワンクリックでのダウンロードが可能
- サーバーを介在しないことでセキュリティリスクを軽減
- 国内最高クラスの精度を誇る自動文字起こし機能を搭載
meet in
URL: https://meet-in.jp/
Whereby（ウェアバイ）
Whereby（ウェアバイ） は、海外で人気のオンライン営業ツールです。一度会議URLを発行するだけで、何度もそのURLを利用できるのが特徴です。また、画面共有やチャットといった必要な機能も充分に揃っています。無料版の場合、4人までのWeb会議が可能です。有料版では5人以上のWeb会議ができるほか、録画機能が利用可能になります。
Wherebyの特徴
- 操作方法がシンプルなので、Webに関する知識のあまりない人やパソコン操作に不慣れな人でも利用しやすい
- 利用にあたって時間制限がない
- アプリをダウンロードすることでモバイルでも利用できる
Whereby
URL: https://whereby.com/
RemoteOperator Sales
RemoteOperator Sales は、さまざまな通信ソフトやクラウドサービスなどの開発・販売を手掛けるインターコムが運営しているオンライン商談ツールです。初期費用が0円なので導入しやすく、導入後も1ライセンスにつき月額1万円と低価格で運用できます。体感デモも用意されているので、不安な人はまずはデモを試してみるのがおすすめです。
RemoteOperator Salesの特徴
- 事前準備の必要なく、簡単に画面共有ができる
- 相手方はPCだけでなくスマホやタブレットといったモバイル端末でも利用が可能
- 電話回線を使用するため通話が安定
RemoteOperator Sales
URL: https://www.intercom.co.jp/remoteoperator/sales/
VCRM
VCRM は、機能性の高さが人気のオンライン商談ツールです。元々はMee2boxという名称でしたが、2020年5月よりVCRMと改称しました。導入時に丁寧なヒアリングを行っており、自社の課題解決に最適の活用方法などを提案してもらえるのが嬉しいポイントです。また、熟練スタッフによる使い方のトレーニングなども行っています。
VCRMの特徴
- 電話通話とWeb会議の2種類から接続方法を選べる
- 自社と顧客の双方が書き込めるノート機能
- カンニングペーパーなどに使用できる非公開メモ機能もあり
VCRM
URL: https://ksj.co.jp/vcrm/
B-Room
B-Room は、インストール不要で活用できるオンライン商談システムです。相手やシーンに合わせてURL接続とワンタイムパスワード接続の2種類を選べることが大きな特徴です。クオリティの高さと使いやすさから、電通や東芝、Softbankといったさまざまな業界の大手企業が導入していることで知られています。
B-Roomの特徴
- 最高レベルのビデオコーデックを採用した高品質の画像と音声
- アカウント発行数無制限。スタッフ全員が個人アカウントを持っても同一料金
- 充実したテクニカルサポート
B-Room
URL: https://www.broom-online.jp/
RemoMee
RemoMee は、インサイドセールスやカスタマーサクセスなど、さまざまなオンライン商談のシーンで活躍するオンライン商談サービスです。1対1の商談に特化しているため、オンラインで効率よく高品質な商談を実現できます。また、商談を円滑に行うためのサポート機能も充実しています。
RemoMeeの特徴
- 電話回線を利用しているので接続が安定している
- 名刺交換の代わりとなるプロフィール機能
- 相手方には表示されないカンペ代わりのメモ機能
RemoMee
URL: https://remomee.jp/
オンライン商談ツールに近い、Web会議システムについては、以下の記事を参照ください。
オンライン商談ツールの導入事例
実際にどのような企業がオンライン商談ツールを導入しているのか事例を紹介します。
株式会社タカラコーポレーション
株式会社タカラコーポレーションは群馬県で地域密着型の家電量販店を営んでいる会社です。同社では2018年から国内在住の外国人に向けた求人サイト「Good Jobs!」の提供を開始、サイトの運営を行っています。同社ではサービス開始当初、求人企業に対して直接訪問営業を行っていました。しかし、日本全国から問い合わせが来るようになったことを機にオンライン商談ツールの導入を決断したのです。この導入によって、これまでは訪問営業できなかったような地域でも営業活動ができるようになりました。さらに、営業にかかるコストの削減にもつながりました。こうしたことが同社の事業拡大につながっています。
オンライン商談ツールの導入で営業活動の課題を解決！
オンライン商談ツールは「新しい生活様式」に適合した新たな営業方法として注目を集めています。それだけでなく、経費やコストといったこれまでの営業活動の課題を解決する方法のひとつとしても話題のビジネスツールです。より効率的に営業活動をしたい、営業能力をアップさせて事業を拡大したいと考えているのであれば、自社への導入を検討してみてはいかがでしょうか。
おすすめの情報共有ツール
- NotePM
テレワークを支えるクラウド型のナレッジ共有ツール