【導入事例】リモートワークで必要な情報にアクセスできる環境を構築 – 株式会社サン・アドセンター

2020年11月05日(木) 導入事例

会社名 事業 NotePMの利用人数
株式会社サン・アドセンター 求人広告 50名(PROプラン)

サン・アドセンターグループは、求人広告事業をメインに、採用関連のクリエイティブ事業や人材紹介、人材コンサルティングなど「人と企業のより良い出会い」を総合的に支援する企業。
http://www.sun-ad-center.com/

ダイジェスト

導入目的
  • リモートワークで必要な情報にアクセスできる環境構築
課題
  • リモートワーク中の社員から「あのファイルどこですか?」といった質問が飛び交い、生産性低下
効果
  • NotePMで検索すれば欲しい情報の場所は分かる状態に改善 ✨
使い方
  • 広告媒体ごとのルール、求人広告の事例集、社内システムの設定方法など 📝
お気に入り機能
  • キーワード検索機能 🔍

※ 今回はオンラインWeb会議で、制作部 前田様、田村様にインタビューさせていただきました。

 

ファイルサーバーとチャットの隙間を埋める情報共有ツール

—事業概要を教えてください

前田:当社は求人広告の販売代理業をメインに、採用関連のクリエイティブ事業や人材紹介、人材コンサルティングなど、「人と企業の出会い」に関して総合的に提供しています。

—NotePM導入の経緯や背景についてお聞かせください

前田:コロナの影響でリモートワークをする社員が増えたのですが、一部の情報は、社内の専用ネットワークでないとアクセスできない状況だったため、クラウドで情報を管理する環境が必要になりました。オンラインストレージ(Googleドライブ)とビジネスチャット(Chatwork)は導入していましたが、検索が弱い、情報が流れてしまうなどの課題を感じていて、その隙間を埋める情報共有ツールとしてNotePMを導入しました。

—他のサービスと比較されましたか?

田村:「esa」「DocBase」「NotePM」を無料トライアルで試しました。

—NotePMを選んでいただいた決め手は?

田村:非常に見やすくて、誰でも使えそうだなと感じたことです。トライアルで試した際に、NotePMが一番使いやすかったので上司に推薦しました。当社は若い社員が多いですが、全員ITリテラシーが高いわけではないです。情報共有ツールは、みんなに使ってもらわないと効果が低いと考えているので、「分かりやすい」「使いやすい」という点を重視しました。

 

NotePMで検索すれば欲しい情報の場所は分かる

—NotePM導入後の効果は?

前田:NotePM導入前は、リモートワーク中の社員から「あのファイルどこですか?」「○○の方法教えてください」といった質問が飛び交っていて、生産性の低下を感じていました。NotePM導入後は、ある程度「NotePMで検索すれば、欲しい情報の場所は分かる状態」にできたので、同じ質問をされるような状況はほとんどなくなり、業務効率化を図れたと思います。また、質問をされてもNotePMのURLを教えるだけで解決するので、以前より楽になりました。

NotePMの使い方

—NotePMで管理しているドキュメントは?

前田:広告媒体ごとのルールをNotePMで管理しています。「媒体毎の割引きプランの適応条件」「○○の媒体では△△という表記はNG」など、公開マニュアルには載っていない解釈が難しいルールを、版元に問い合わせて、FAQ形式でナレッジ蓄積しています。

あと、「求人広告の成功事例」「おすすめの周辺ランチ情報」「若手社員に向けたオススメ本」などもNotePMで共有しています。

事例紹介のイメージ

ランチ情報のイメージ

おすすめ本のイメージ

田村:社内システム(Gmail・Chatwork・独自入稿システム等)の推奨設定や、トラブル時の解決方法なども共有しています。

ドキュメントの例

  • 広告媒体ごとのルール
  • 求人広告の成功事例集
  • 業務マニュアル
  • 社内システムの設定方法
  • etc.

 

使い方が簡単なので、社内へのツール導入を広めやすい

—NotePMの便利な点、気に入っているところは?

前田:使い方が簡単なところですね。ITツール導入を推進する立場の人間からすると、 シンプルで「社内に広めやすい」 と感じています。

あと、検索が強いところですね。キーワード検索で欲しい情報がすぐ見つかるので便利だと思います。

キーワード検索機能の例

 

NotePMに今後期待すること

—今後欲しい機能は?

前田:管理者側の機能として、よく見られているページが把握できると嬉しいです。社内の潜在的なニーズがわかれば、情報共有をより浸透させるためのヒントになるかなと思います。

田村:キーワード検索で、ページ内にヒットした単語の場所にジャンプ移動する機能が欲しいです。ページが長いと該当箇所に移動するのが大変なので。

—実現できるように頑張ります!

 

—お忙しい中、インタビューにご協力いただきありがとうございました 😄

 

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