【導入事例】「クリニックのIT化」で患者様からのお問い合わせ対応の迅速化を実現! – Sunnyキッズクリニック

2021年10月27日(水) 導入事例

看護師/IT担当の神山様にインタビュー(写真右上)

会社名 事業 NotePMの利用人数
Sunnyキッズクリニック 小児科診療 25名(Plusプラン)

埼玉県川口市で2020年10月に新規開業した小児科クリニックで、365日・土日祝日も診療している。いつでも予防接種、乳幼児健診を受け付けていて、日本小児科学会専門医による診療で、気軽になんでも相談・来院できるクリニックと評判。
https://www.sunny-clinic.jp/

ダイジェスト

導入目的
  • 「クリニックのIT化」で心地よく働ける環境を作りたい
課題
  • シフト制で勤務しているため、情報の引き継ぎが大変
  • 患者様からのお問い合わせへの回答に時間がかかる
効果
  • 患者様からのお問い合わせにスムーズに答えられるようになった✨
  • みんなが情報共有できる環境になった✨
使い方
  • 小児科マニュアル、日報、ノウハウ集、シフト、会議の議事録、患者様への説明に使う資料、引き継ぎ事項など 📝
お気に入り機能
  • 誰がページを見てくれたか分かるところ

「クリニックのIT化」で心地よく働ける環境を作りたい

—事業概要を教えてください

神山:埼玉県川口市で新規開業した小児科クリニックです。日本小児科学会専門医により365日、毎日診療しています。WEB問診・WEB予約の導入による適切な空間隔離、電話診療の実施など新しい形のクリニックを目指しています。昨年開業したばかりですが、日々多くの患者様にご来院いただいています。

—NotePM導入の経緯や背景についてお聞かせください

神山:私自身「働きやすい環境づくり」に興味がありましたが、以前は大きい病院で働いていたため、新しいことが始めにくい状況でした。クリニックのオープニングスタッフとして携われる機会を得て、ITの力を借りて「働きやすい環境づくり」の基礎を作っていきたいと思いました。

「心地よく働ける環境を提供する」という軸を基に、「クリニックのIT化」を進める中で、データ管理システムを導入しようと考え、パソコンに慣れていない人でも簡単に使えるようなツールを探していたところNotePMに辿り着きました。

—他のサービスと比較した際の比較基準は?

神山:データ管理システムでは、「NotePM」「Googleドライブ」「Dropbox」を比較検討しました。クリニックのスタッフは、ITがあまり得意ではない方も多いので、シンプルで直感的に使えるNotePMに決めました。スマホからも見れる点、価格もお手頃だったことも決め手の1つです。

マインドマップで思考を整理してツール検討


 

NotePMの使い方

—NotePMで管理しているドキュメントは?

神山:小児科マニュアル、日報、ノウハウ集、シフト表、会議の議事録、患者様への説明に使う資料、引き継ぎ事項や申し送り事項など、ほとんどの情報をNotePMで管理しています。何か分からないことがあれば「まずはNotePM見てみて」という環境になっています。

フォルダ構成の例


小児科マニュアルの例


日報にコメントでフィードバック


ドキュメントの例

  • 小児科マニュアル
  • 日報
  • 会議の議事録
  • 他病院への紹介方法
  • レセプト方法
  • etc.

 

お問い合わせ対応の迅速化、情報共有をしやすい環境になった

—NotePM導入後の効果は?

神山:患者様からのお問い合わせにスムーズに答えられるようになりました。 パソコンやタブレットが院内に複数あり、何か困った時はNotePMですぐに検索できる環境になっています。以前は、患者様からの「昨日電話があって折り返したが、どんな要件ですか?」などのお問い合わせに、何の電話か分からず困ることがありました。NotePM導入後は、名前やキーワードを検索すればヒットし、すぐに答えられるようになったので、自分たちの仕事の効率化だけでなく、患者様により満足いただける情報を提供できるようになったと思います。

また、受診時の症状によっては、日報で共有後、後日電話フォローを行っています。
日報を通じて、スタッフ全員が患者様の情報を把握していることは、患者様への安心感の提供に寄与していると感じています。

日報で情報共有


神山:あと、情報共有がよりオープンになった と感じます。 例えば「院内で季節のイベントを開催したい」と相談すると「NotePMでプロジェクトを一度まとめてみても良いですか?」など、積極的に提案してきてくれるスタッフが増え、クリニック内で情報共有・発信していこうという感じが出てきている気がします。

季節のイベント


 

NotePMを定着させるまでに様々な工夫をした

-NotePMの初期導入から定着までにした事は?

神山:最初は院長と私とスタッフの4人で使っていて、議事録やまとめたことを院長に共有するところから始めました。その後、NotePMの勉強会を開催し、スタッフ全員をチームに招待しました。

—導入の進め方のポイントはありますか?

神山:パソコンに苦手意識がある人の目線に合わせることを意識しました。
ITを使用するのに抵抗がないスタッフが、メリットを感じているからといって、強引にツールを導入してしまうと、苦手な人にとっては抵抗感があるまま導入されている感じになってしまいます。 「1. 最初は投稿されたものを見るだけ。2. 気になる記事にいいねやコメントをする。3. 最終的に自分で投稿をする」 というように、段階を踏んで少しずつNotePMに慣れていってもらえるようにしました。

最初は「シフト表」や「イベント案内」など、気になる記事をNotePM内にたくさん投稿し、NotePMにログインする状況を作ることで、みんなが自然と見てくれるようになりました。そして慣れてきたらマニュアル作成や日報を当番制にして、NotePMに投稿する業務を徐々に増やしていくなど工夫しました。

 

見てくれた人が確認できるところがお気に入り

—NotePMの便利な点、気に入っているところは?

神山:「誰がページを見てくれたか分かるところ」 は便利です。NotePMを導入せずファイルサーバーで運用していたら、最新版ではないマニュアルなどが置いてある皆があまり見ない場所になってしまったと思います。NotePMでは、見てくれている人が分かるので、伝えたい相手にしっかり伝わっている事がページを作った人に分かるというのがとても良いと思っています。

ページを見てくれた人の確認方法のイメージ

 

NotePMに今後期待すること

—今後欲しい機能は?

神山:カレンダー機能があると嬉しいです。現在カレンダーは違うツールで管理しているので、NotePMで出来れば、1つにまとめて管理することができるので便利になります。

—お忙しい中、インタビューにご協力いただきありがとうございました 😄

 

おすすめ情報共有ツール「NotePM」

NotePM

NotePM(ノートピーエム) は、ナレッジ共有に特化した「社内版ウィキペディア」です。検索に強く、情報を整理しやすいのが特徴で、大手IT製品レビューサイト(ITreview)では、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』の点で高く評価されています。

NotePMの特徴

  • 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
  • 社内wiki+ファイル共有
  • フォルダ階層とタグ機能で情報を整理しやすい
  • Web上で簡単に文書作成できて、変更履歴も自動的に記録

URL: https://notepm.jp/