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東京第一システムサポートセンター長の中田様にインタビュー(写真左上)
| 会社名 | 事業 | NotePMプラン |
|---|---|---|
| 東芝テックソリューションサービス株式会社 | 製品サポートサービス事業 | 900名 |
東芝テックソリューションサービス株式会社は、東芝グループで、POSシステムの導入・設置から運用・メンテナンスまでをトータルにサポートする技術型企業。お客様に距離を感じさせない迅速なソリューションサポートが特色。
https://www.toshibatec-ttss.co.jp/ttss/
目次
ダイジェスト
| 導入目的 |
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|---|---|
| 課題 |
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| 使い方 |
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検索に強く、情報の一元管理ができるシステムを探していた
—事業概要を教えてください。
中田：東芝テックの国内サービス事業を担い、保守サービスに加え、ソリューション提案から設計・保守・運用まで、システムのトータルサポートを行っています。サポートセンターでは、POSシステムのサービスデスクをはじめ、マルチベンダーに対応したワンストップサービスで、お客様に安心してご利用いただけるサービスを提供しています。
—NotePM導入の経緯や背景についてお聞かせください。
中田：10年ほど前、社内ノウハウを共有するためにオープンソースのWIKIを導入したのですが、検索機能が低い、バージョンアップ、メンテナンスに手間がかかるなど、多くの課題を感じていました。
また、12拠点あるサポートセンターで、WIKIのサーバーをそれぞれ分けて運用していたので、管理する情報に偏りが出てしまい、効率的ではありませんでした。
そこで、柔軟に検索ができて、情報を一元管理できるクラウドサービスの導入を検討しました。
—他のサービスと比較されましたか？
中田：NotePM、DocBase、Kibela、QAメーカーを比較サービスとして挙げていました。担当者5,6名でそれぞれのサービスのトライアルをして、使い勝手などを比較表で点数付けした結果、NotePMに決まりました。
—ツール導入において重視したポイントは？
中田：検索性に一番の課題を感じていたので、「強力な検索機能」 のあるツールを探していました。NotePMは、検索したキーワードをハイライト表示してくれて、ファイルの中身も検索対象になるので、検索がとてもしやすかったですね。
また、階層構造で情報管理できる点が良かったです。弊社の場合、顧客ごとに情報を管理するので、階層構造で見やすく整理できるところは好評でした。
NotePMの使い方
—NotePMの活用方法を教えてください
中田：システム対応に関する手順書を管理しています。
システム作業手順書
製品仕様書
手順書や仕様書には「製品名」のタグを付けて、横串で検索できるように工夫しています。
製品名タグ
情報が多いので、「あ行、か行、さ行」という形で、あいうえお順にフォルダを作成して、その中でページを整理しています。
また、お客様から電話を受けたときに、顧客ごとの環境情報や設定情報をNotePMで検索してすぐに対応できるようにしています。
製品マニュアル
社内のコミュニケーションの場としても活用しています。例えば、手順書の更新があったときに「この箇所の修正をお願いします」とコメントでやり取りをしています。
社内連絡事項
コメントでコミュニケーション
ドキュメントの例
- 業務手順書
- 製品情報
- 顧客サポート記録
- 社内連絡事項
- etc.
直感的に操作ができて使いやすい
—NotePMの便利な点、気に入っているところを教えてください。
中田：直感的に操作できるところです。特に使い方を教えていないですが、社員全員がスムーズに投稿できています。シンプルで見た目が綺麗なところも気に入っています。
あとは、サポートの返信がとても早くて助かっています。質問をしたときの対応スピードも重要だと思うので、ほとんど当日中に返信していただいていて、NotePMにして良かったなと感じています。
—お忙しい中、インタビューにご協力いただきありがとうございました 😄
