こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
コロナ禍でテレワークを導入する企業が増え、業務の進捗管理が課題となっていますが、その解決方法として注目されているのが「日報」です。社員がその日に行った業務の報告を行うことで、上司が部下の仕事を把握しやすくなります。
しかし、社員の中には「日報を書くのがめんどくさい」と言う声もあり、なかなか日報を日々の仕事に活かしきれていない実情もあるのではないでしょうか。 そこで今回は、テレワークにおいて日報を「価値あるもの」にする書き方のポイントを解説します。日報で使える例文や無料のテンプレート、おすすめアプリも合わせて紹介するので、ぜひ参考にしてください。
目次
テレワーク時代、日報の必要性は増している
テレワークは個々の従業員の業務を可視化することが難しく、個々人の業務の内容や進捗を把握しにくいことが課題です。2020年9月に、株式会社LASSIC（ラシック）のWEBメディア「テレワーク・リモートワーク総合研究所」が、テレワークを行ったことがあるワーキングパーソンにアンケート(※1)を行ったところ、「社内の情報、ノウハウの共有が難しい、少なくなった」と回答した人が21%以上に上り、「上司、同僚とのコミュニケーションが取りづらい、減った」と回答した人は30％を超えていました。メンバーの進捗や業務内容を把握するためにも、日報の重要性・必要性は高まっていると言えるでしょう。
(※1)参考：https://teleremo.net/?p=39
テレワークの日報が「めんどくさい」と感じる4つの原因
テレワークにおいて、日報の必要性を述べてきましたが、ここでは日報にハードルを感じてしまう4つの原因について述べていきます。日報をめんどくさい、と感じる理由を明確にして、解決の糸口を探りましょう。
1.時間がかかる
日報は、1日の仕事の終わり、終業時間ギリギリに書くものです。仕事の疲労が溜まったタイミングに、1日の業務を振り返りながら一気に日報を書くのは、体力的にも精神的にもつらいと感じる人は多く、必要以上に時間が取られることもあります。また、思い出しながら書いたり、書く内容を迷ったりすると、さらに時間がかかってしまいます。書く必要があることと、不必要なことの判断がつきづらい場合でも、テレワークではちょっとした相談もしにいため、時間がかかる原因となります。
2.日報の目的を理解していない
「毎日同じような内容なのに、なぜ上司に報告しなければならないのか」と思うことはないでしょうか？日報を業務のついでのように捉えて、ルーティンワークにしてしまうと、同じ文章を書くだけ面倒だという思いになります。また、提出した日報に反応がないと、日報を書くモチベーションも下りがちです。後述しますが、日報は個人が一日で経験した貴重な情報であり、業務改善のための源です。テレワークにおいて、日報を情報として活用する意識を持つためにも、日報の目的を正しく理解しましょう。
3.「情報として活用する」意識がない
日報を書くのを「めんどくさい」と感じる理由には、日報の情報を活用する意識がないことが挙げられます。個人が一日で経験した業務の中には、個別に対応したトラブルの解決法や、新しい気づきなどがあります。また、本人にとっては些細なことでも、同じ課題に直面しているメンバーが社内にいるかもしれません。そのような情報を共有すれば、貴重なノウハウ集にもなるはずです。テレワークでお互いの業務内容が見えづらい状況下でこそ、日報によって解決された問題をマニュアルやノウハウとして社内に蓄積することで、企業全体の生産性の向上が期待できるでしょう。
4.環境的な障壁がある
日報を書くときに環境的なハードルがあると、書くことがより億劫に感じてしまいます。テレワークになって、日報が紙からデジタルソフトになったという会社も多いかもしれません。しかし、各自で Word を使って自分の仕事の総括を書き、上司へ報告するようなやり方では、項目や書き方もまちまちで定まらず、文書を一つ一つ開くため手間もかかります。メンバーの数が少なければまだ問題になりませんが、人数が多くなるとそれだけ作業量も増えてしまいます。また、上司に提出するやり方ではメンバー同士で日報を気軽に見る事ができず、過去の情報を遡って見たり、知りたいことを検索して探し当てたりするのも困難です。情報の蓄積という面では、障壁になるでしょう。
テレワークの日報の「価値を高める」書き方
ここからは、テレワークにおける日報の価値を最大限に高める書き方を述べていきます。
1.朝の日報で1日のTo Doを決める
仕事始めに、1日のスケジュールやタスクを日報に書けば、やるべきことを把握した上で業務を開始できます。突発的な出来事が起こっても時間を意識しながら動くことができるため、業務の判断を効率的に行えるでしょう。特に、家で自由に時間を使えるテレワークは、To Doで時間管理を行う必要があります。日報で大切なことは、その日の仕事を通じて得られた気づきや発見、成長を共有することです。まずは、年や月の目標から逆算して、1日にその日にすべきことのTo Doリストを作ってみましょう。それを実現すべく行動することで、大きな成果が達成できるはずです。
2.パフォーマンス改善のために書く
テレワーク下では、管理・監督する上司と密にコミュニケーションすることが難しいため、自らパフォーマンスの向上を意識的に行う必要があります。日頃のパフォーマンスを少しずつ改善していくのには、日報による振り返りが有効です。前日の日報を見返したり、1週間・1ヶ月単位で日報を振り返ったりすれば、業務においてできなかったことや、できたことなどのフィードバックを請けることができます。振り返りで得られた気づきを記載して、自分が身に着けるべきスキルや、改善点に落としこめば、業務の効率化に繋がります。日報で得られた気づきなどは、さらにその日の日報に書いたり、翌日の日報のTo Doに反映させたりしましょう。頭の中でぼんやりと「もっとこうしようかな」と思うだけでなく、文字に書き起こすことで、目標としてしっかり認識することができ、確実にパフォーマンスに繋げることができるでしょう。
3.時間を短縮するためにテンプレートを使う
テレワークにおいて日報を書く際には、書くべきことの見出などを表記したテンプレートを用意しましょう。項目を挙げて書くポイントを抑えておくと、課題の発見や業務の改善に大いに役立ちます。いちいち「何を書いこう？」と考え込む無駄がなくなることで、日報の作成時間を短縮できます。テンプレートの項目については、業務を継続して改善していく手法である「PDCA」を意識して作成することをおすすめします。見出しとしては、今日の目標(Plan)、今日の結果(Do)、良かった点(Check)、課題(Action)、次の日の目標(Plan)といった項目に落とし込んでみましょう。日報を書く時間が短縮できるだけでなく、業務の課題が明確になるため、翌日以降の業務の時短にもなるはずです。
4.上司や会社へのアピールの場とする
プレゼンテーション能力は、多くの職種に求められます。直接的に商品やサービスを扱う営業・販売職だけでなく、会議での発言時やメンバーに自分の意見を言うとき等に、アピールする能力は必須です。業務内でそのような機会はなくても、転職活動などでもプレゼンテーションスキルは求められます。自分なりに考えて行った1日の業務内容について、プレゼンテーションの練習を兼ねて日報に書いてみましょう。特にテレワーク環境では、上司は自分が1日に行った業務すべてを把握しているわけではありません。適切な評価を受けるためにも、黙っていてもわかってくれるという意識ではなく、積極的な姿勢を持ちましょう。
5.情報共有のツール・ノウハウ蓄積のために書く
書いた日報をメンバーの誰でもが読める状態にすることで、チーム内での情報共有ができます。テレワークの場合、同僚や上司との連絡が不便になることがあるため、お互いが何をやっているかが見えにくく、業務効率が低下する恐れがあります。業務の進捗チェックはもちろん、ノウハウやナレッジを共有して、新しいアイディアを得るためにも、日報を積極的に活用しましょう。せっかく書いた日報を、上司と部下の2者間だけにとどめておいては、情報がうまく活用されません。メンバー間で共有して、個人の成長や
新たなビジネスチャンスに繋げることが大切です。
テレワークの日報に使える例文（フォーマット）の紹介【無料】
ここからは、テレワークで日報を書くときに使える無料のフォーマットや例文が掲載されたサイトを紹介します。テレワークの日報だけでなく、出社時の日報にも使えるので、ぜひ参考にしてみてください。
短時間で完成度の高い日報を作成する書き方のポイント
弊社「NotePM」のブログ記事「短時間で完成度の高い日報を作成する書き方のポイント」内で、日報をスムーズに書くためのコツを具体例とともに紹介しています。前述したPDCAを意識した日報の書き方についても触れていますので、ぜひ参考にしてください。
https://notepm.jp/blog/643
業種別の日報の例文
編集力をテーマとしたメディア「EDiT.」で、日報の例文を見ることができます。事務職、営業職だけでなく、建設業作業日報やアパレル・販売系の現金日報といった幅広い業種の日報の例文が載っています。
https://edit.roaster.co.jp/business/3811/
PDCAサイクルを回す日報の例
社内SNS型日報アプリの会社「gamba」で、PDCAを回す日報の基本構成について詳しく解説されています。
https://www.getgamba.com/guide/archives/2898/
テレワークの日報に使えるテンプレート（書式）の紹介【エクセル/ワード/マークダウン形式あり・無料】
ここでは、テレワークの日報に使える無料のテンプレートが掲載されたサイトを紹介します。エクセル形式とワード形式、マークダウン形式でダウンロードができるので、参考にしてください。
NotePM：日報・週報・月報テンプレート【マークダウン形式】
NotePMの「日報」「週報」「月報」テンプレートです。そのまま使えるマークダウン形式ですし、テキストとして例文を活用できます。
・日報 テンプレート（例文あり）
https://notepm.jp/template/daily-report
・週報 テンプレート（例文あり）
https://notepm.jp/template/weekly-report
・月報 テンプレート（書き方と例文）
https://notepm.jp/template/monthly-report
テンプレートBANK：在宅勤務業務日報【エクセル】
テンプレートBANKの「在宅勤務業務日報」テンプレートです。他にも、テレワークで使える週報・月報から出勤表まで多くの種類のテンプレートが掲載されています。
https://www.templatebank.com/contents/3198
bizocean：在宅勤務状況報告書【エクセル】
bizocean(ビズオーシャン）の「在宅勤務状況報告書」テンプレートです。「契約書」や「見積書」、「領収書」などのビジネス書式テンプレートを無料でダウンロードして利用できます。
https://www.bizocean.jp/doc/detail/517974/
Microsoft：業務報告書 (日報・週報）【ワード】
Microsoft社の「業務報告書」テンプレートで、日報と週報のセットです。他にも、「在宅勤務対応出勤カレンダー（エクセル形式）」などの各種Officeソフトのテンプレートが無料でダウンロードして利用できます。
https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc/template/result.aspx?id=13278
テレワークの日報で使えるおすすめアプリ3選
以下の記事では、日報に使えるおすすめアプリの概要や特徴について解説しています。テレワーク環境で日報の提出・共有ツールとしてアプリを検討する際に、参考にしてください。
関連記事：作業日報の書き方5つのコツとおすすめアプリ3選
https://notepm.jp/blog/5930
テレワークの日報の価値を高めて「書くことない」「めんどくさい」からの脱却を！
仕事終わりについついやっつけ仕事で書くことが多く、めんどくさいと思いがちな日報。しかし、テレワークにおいて、今まで以上にその価値が高まっています。日報を単なる作業ととらえるか、活用して活かすことができるかは自分次第です。テレワークが広がるこの機会に、ぜひ日報の活用の仕方について再検討してはいかがでしょうか。
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