作業日報の書き方5つのコツとおすすめアプリ3選

2021年02月22日(月) 日報・週報
作業日報

作業日報とは日々の業務を報告する書類で、その日の業務内容・明日のスケジュールの管理をするツールとして多くの会社で取り入れられています。

しかし、社員の中には「作業日報が不要」という声や、「何を書いていいか分からない」と言った声が上がっている会社もあります。そこで今回は作業日報の必要性、作業日報で書くポイントやおすすめの書き方について紹介していきます。

関連記事:日報や週報をただの業務報告書で終わらせない! その真の目的とフィードバックのポイントを解説

作業日報の目的は?

作業日報には大きく分けて3つの目的があります。作業日報を書く目的を理解しているか、していないかで、内容や仕事の結果に大きく影響がでます。では、実際にどんな目的があるか説明していきます。

作業の振り返り

作業日報を書くことは今日何に成功し、何を失敗したか、今日の結果を踏まえてどう改善していくのかという頭の中を整理することに役立ちます。

また、考えを文章にすることで記憶に定着し、同じ失敗をするリスクを低下させることができます。リスクを下げることのほかに、新たな自分の問題・課題が見つかり仕事に対するモチベーションを増加させることにも繋がります。

タスクの進行管理

作業日報を書くのが苦手な人に多いのが、自分のタスク管理を上手くできていない人です。タスクを管理できていないために、いつ、何をやっていいかがわからず、作業の進行がどんどん押していきます。

タスク管理のためにもまずは作業日報に自分が今日取り組むべきタスクを全て書き出し、作業の段取りを組んでから行動することで、作業効率を改善することができます。今日やるべきタスクを優先的に対応し、緊急性の低いタスクに関しては明日の作業日報にリスケ対応とすることで、自分を追いこまなくて済みますし、作業漏れの軽減にも繋がります。

現状の共有

仕事は個人の働く量も重要ですが、チームとして働くことで、より大きな成果を挙げることができます。そのため個人がどれだけの仕事量をこなし、目標に対してどれだけ進捗が進んでいるのかを全体に共有するためにも作業日報が重要になります。

作業日報があることで、プロジェクト全体の進捗が把握でき、作業タスクの割り振りもスムーズに行うことができます。

作業日報が無駄だと感じる理由

作業日報の目的は理解できたと思いますが、それでも作業日報を提出している人の中には、「無駄だな」と感じている人がいます。では、実際どの点が無駄だと感じているか説明します。

「情報として活用する」意識がない

作業日報を「無駄だ」と感じる理由には、作業日報に書かれた情報を活用する意識を持っていないことが挙げられます。個別に対応してトラブルの解決法、お客様の個人情報など個人の作業日報から得られる情報は会社として重要なものばかりです。

作業日報によって解決された問題点をマニュアルとして社内に蓄積することで、会社として大幅な生産性の向上が期待できるでしょう。

作業日報を活用できる環境が整っていない

社員一人一人が日報の目的を理解し、有効活用しようとしても、会社が作業日報を活用できる環境が整っていない場合があります。例えば、個人の作業日報から欲しい情報を入手しようとした場合、作業日報がデータベース化されていないと、欲しい時に欲しい報を得ることができません。個人が手に入れた現場の情報は、すぐに反映できるように環境を整えることが必要です。

作業日報の目的を理解していない

作業日報を書く目的を知らないで書いている人は、作業日報を無駄に感じていることが多いです。作業日報を書く目的を意識し積み上げていくことで、成果に繋がります。成果に繋がることで作業日報の重要性に気付くができます。まずは作業日報を書く目的をしっかり意識しましょう。

ただ空白を埋めるだけの作業になっている

毎日同じ業務内容だと、「作業日報に書く内容が毎日同じで書くことがない」「同じ内容なら書く必要がなく時間の無駄」という考えの方が多いです。

作業日報は個人が一日で経験した、貴重な情報で源です。仮に同じ作業だとしても作業習の目安の作成に使えたり、同じ作業でも実は他の人のやりか方が効率が良い場合があります。作業日報をただ余白を埋めるためのツールでなく、データとして活用する目的をしっかり理解しましょう。

作業日報の書き方のコツを5つ紹介!

取り入れるだけで作業日報に対する意識を少し変えられるコツを5つ紹介します。今やっているやり方に取り入れられそうなものから試してみてはいかがでしょうか。

当日中に書き上げる

今日1日何をしたか考えながら書いていると、意外と時間をとられてしまいます。今日は疲れたからと1日、2日と先延ばしにして1週間分まとめて提出するというケースもありますが、それでは意味がありません。作業日報は本日の自分の振り返りをする重要なツールです。

当日中にしっかり今日を振り返り、明日の活動に活かせるようにしましょう。また、1日の最後にまとめて作業日報を完成させようとすると、どうしても時間がかかってしまうため、タスク毎に記入するようにしましょう。タスク毎に記入することで、仕事の終了と共に作業日報を書き上げることができます。

必要な情報をシンプルに

作業日報を書く際には5W1Hなど、書く内容を明確にしましょう。5W1HとはWho(だれが)When(いつ)、Where(どこで)、What(なにを)、Why(なぜ)、How(どのように)を指し示す言葉で、作業日報に組み込むことで、伝えたい情報をシンプルにわかりやすくすることができます。

また、必要じゃない情報を書くことはやめましょう。例えば、「プレゼンがわかりにくかった」とか「今回の会社のパンフレットが見にくい」などです。否定的な意見や・批判は作業日報ではなく、提案として直接上司に相談するようにしましょう。

誰に見せるか意識する

作業日報は上司や担当の先輩など、人に見せることを考えて作成する必要があります。読みやすくわかりやすい内容になっていることはもちろんですが、抜けている業務報告はないか、誤字脱字など事前にしっかりチェックしてから提出しましょう。

作業日報での共有内容が間違うとチームで動いていた場合、チーム内で間違った情報が拡散され、個人だけでなくチーム全体に迷惑をかけることに繋がります。作業日報を提出する際には十分気をつけましょう。

また本日の作業報告とは別に、わかっている明日の作業計画も共有することで、上司とのコミュニケーションも円滑になり、信頼関係を築くことができます。

目的を明確にする

「作業日報はなんのために作っているか」という目的を明確にすることが重要です。作業日報を書く目的は「作業の振り返り」、「タスクの進行管理」、「現状の共有」の3つに分かられます。作業日報の目的を把握することで、自分の仕事内容をどのように作業日報にまとめらばいいか、自ずとわかるようになります。

作業日報の目的をわかっていない場合、作業日報を書くのが苦痛になったり、無駄なことに時間を使っているというストレスになります。作業日報が重要であると理解してもらうだけでなく、目的を理解してもらいましょう。

形式に縛られない

作業日報は会社独自で採用しているテンプレートを使っている会社が多く見られます。確かにテンプレートを統一することにより、どこに何が書いてあるかすぐわかり、担当のチェックはスムーズになります。

ただ、形式に縛られることで義務感で作業する人が増え、ただ余白を埋めるだけの作業になりがちです。作業日報を書く時には内容を端的にまとめる、相手がチェックしやすいように項目でまとめるなど要点をまとめることを意識しましょう。

関連記事:日報 テンプレート(例文あり)

作業日報おすすめアプリ3選!

NotePM

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NotePM(ノートピーエム) は、ナレッジ共有に特化した「社内版ウィキペディア」です。検索に強く、情報を整理しやすいのが特徴で、大手IT製品レビューサイト(ITreview)では、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』の点で高く評価されています。

NotePMの特徴

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  • フォルダ階層とタグ機能で情報を整理しやすい
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料金プラン(月額/税込み)
• 1,000円/3名
• 9,500円/25名
• 17,500円/50名
• 30,000円/100名
• 125,000円/500名
• 250,000円/1000名 ※1000名以上はお問い合わせ
無料トライアル期間:30日間

NotePM
URL: https://notepm.jp/

 

Slack

Slack

Slack(スラック) は、世界中で大人気のビジネスチャットツールです。100ヶ国以上で使われており、日本国内でも毎日50万人以上が利用しています。

Slackの特徴

  • 人気No1のチャットツール
  • どんな種類のファイルでも気軽に共有可能
  • 1500以上の外部サービスと連携可能
  • 無料ビデオ通話と音声通話。話しながら画面共有も可能

料金プラン(月額)
• 無料 ※機能制限あり
• 960円/1名あたり(スタンダード)
• 1,800円/1名あたり(プラス)

Slack
URL: https://slack.com/intl/ja-jp/

 

Aipo

Aipo

Aipo は、チームの共同作業がしやすくなる機能が充実しているグループウェアです。購入は一つの機能からできるため、チャットやチームの予定を一目で把握できるカレンダー、ワークフローなど、必要最小限の機能を選んでスタートすることができます。インターフェースもシンプルで使いやすく、直感的に使えるツールです。IPアドレス制限やファイルの送受信禁止、イベントログへの記録など、セキュリティ水準も高く大企業でも導入されています。

Aipoの特徴

  • 必要最小限の機能から始められる(コストを抑えられる)
  • ムダな機能を省き、必要な機能だけを選んで利用できる
  • 迅速で丁寧なチャットサポート

料金プラン(月額)
• 100円〜/1名
※利用機能に応じて 例)カレンダー+200円、チャット+100円など

Aipo
URL: https://aipo.com/

 

作業日報は目的を明確に!共有はアプリが便利!

作業日報は管理のためだけの作業ではなく、目的をもって運用することで、会社の財産になります。提出される側としても毎回作業日報で疑問や問題点を持ち、前向きに取り組んでいる人に大きな仕事を任せたいと考えるでしょう。

また、作業日報の管理・提出にはアプリを導入することで、より簡単に作業日報の管理を行うことができます。まだ取り入れていない方は、ぜひ作業日報を運用するツールの導入を検討してはいかがでしょうか。

 

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