情報共有とは？共有不足によるリスクや、円滑に進めるための対策を紹介

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

「情報共有が大事」とは言われるものの、具体的に情報共有の意味をわかりやすく説明するのは難しい方も多いのではないでしょうか。じつは情報共有とは、ただ情報を伝えることだけを意味する言葉ではありません。また、部門内や社内で情報共有の認識を揃えていないと、情報共有不足に陥るリスクがあります。

この記事では、情報共有の意味や、基本的な情報共有の方法について詳しく紹介します。ビジネスシーンで情報共有を徹底するメリットや、情報共有がうまくいかない原因についても解説していますので、情報共有方法について悩んでいる人はぜひ参考にしてください。

情報共有とは？

ビジネスシーンでの情報共有とは、社員個人が得た知見を組織内で共有することを指します。

情報共有は、文字通り情報を共有するフェーズのみを指す言葉ではありません。集めた情報を整理してから、適切な情報のみを適切な状態で伝えることが、情報共有です。そのため、情報共有は【収集→整理→共有→活用】というフローで実施されます。

報連相との違い

情報共有と似た言葉に「報連相」があります。報連相（報告・連絡・相談）は、上司が部下をマネジメントするために個人間で行われるものです。対して情報共有は、個人が組織に向けて行うため、影響はより広範囲に及ぶといえます。

コミュニケーションとの違い

情報共有とコミュニケーションの違いは、情報共有は明確な目的があるのに対して、コミュニケーションにはとりとめのない雑談も含まれることです。そのため、コミュニケーションの1つとして情報共有があると捉えられます。

また、情報共有は口頭、メール、情報共有ツールなどさまざまなコミュニケーション手段で行われます。それらの手段で日頃から良好なコミュニケーションができていれば、綿密な情報共有も行われやすくなるでしょう。

共有すべき情報の例

情報共有の対象となる情報は、見積書、契約書、提案書などが代表的です。また、製造業では現場の作業マニュアル、熟練者のノウハウなども共有すべき重要な情報です。

こうした情報は、「フロー情報」と「ストック情報」の2種類に分類できます。フロー情報とは基本的にその場かぎりの情報で、報連相が求められるのもこうした情報が中心です。対してストック情報は、マニュアルや資料のように蓄積される情報を指します。

情報共有のメリット

組織内で活発に情報共有を行うことによるメリットを紹介します。

属人化の防止

情報共有を活発に行い、「ベテランのみが知っている」「担当者のみが知っている」といった情報がない状態にすることで、業務属人化を防止できます。たとえば営業が複数担当制を採用していて、日頃から綿密な情報共有を実施していれば、急遽退職者が出ても他のメンバーがサポートすることが可能です。

業務効率化・生産性向上の実現

必要な情報があらかじめ適切に共有されていれば、担当者に問い合わせする時間や手間が減ります。また、稟議の申請時にも、日頃の情報共有によって上長が部下の進捗状況や申請の背景を把握していれば、すぐに判断を下せる効果もあります。こうした業務のムダが解消でき、生産性向上を図れるでしょう。

信頼関係の強化

トラブルが発生しても迅速に情報共有を実施できると、多くの人の協力を得て適切に対処しやすくなります。異なるポジションや部門同士の相互理解も深まるため、業務の受け渡し時も互いに配慮しやすくなる効果もあります。そのため、強力なチームワークも目指せるでしょう。

ナレッジマネジメントに役立つ

ナレッジとは、事業に役立つ有益情報のことです。たとえば、社員個人が業務を通して編み出したTipsや、成功事例などが挙げられます。しかし、ナレッジを個人が抱えたままでは、事業の継続にリスクがあります。なぜなら、退職や異動にともない企業や部門からナレッジが失われてしまうためです。

そうした事態を防止して、ナレッジを会社の資産として蓄積する取り組みをナレッジマネジメントと言います。情報共有を活発に実施することで、ナレッジがさまざまな人に共有され活用されるようになるため、組織力強化につながるでしょう。

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情報共有をしないとどうなる？

情報共有が適切に行われていないと、次のようなリスクがあります。

・ トラブルが起きても発覚しないまま放置される
・ 意思決定に時間がかかる
・ 社内からの問い合わせ件数が増える

業務生産性はもちろん、顧客や取引先からの信頼にも関わるため、情報共有しやすい仕組みづくりは企業にとって重要な経営課題です。

情報共有がうまくいかない原因

社内の情報共有を促進するのは、簡単ではありません。次のような原因によって、円滑な情報共有が妨げられることがあります。

コミュニケーションが不十分

情報共有の基盤は、コミュニケーションです。社内でコミュニケーションの機会が少なかったり、困ったことがあっても言い出しづらい雰囲気があったり、社員同士で分断があったりすると、情報共有が適切に行われなくなります。またコロナ禍を機にリモートワークを開始した会社では、オンラインでのコミュニケーションに移行しきれないままになっているケースもあるようです。

情報の共有・蓄積についてのルールがない

情報共有についてのルールが明確ではなかったり、適切ではなかったりすることで、「情報共有は十分している」という気になってしまうケースもあります。そのため、情報の伝達範囲やスピード、蓄積方法などは社員全員が共通認識として持っておくことが大切です。

情報共有のメリットが理解されていない

情報を他の社員に共有するためには、伝わりやすいように整理する必要があります。たとえば、電話対応中に殴り書きしたメモは、そのまま見せても意味が伝わらないため清書したうえで渡した、という経験がある人も多いでしょう。そのため、本業を優先しつつも、情報共有に時間を割いてもらうことになります。

ただし、情報共有することで見返りが感じられないと、モチベーションを保つのは難しいでしょう。情報共有をすることによるメリットが理解しきれないことで、情報共有が進みにくくなってしまいます。

情報共有しやすい環境が整備されていない

情報共有は、口頭で行うことも可能です。しかし、口頭で共有すると記録に残らないうえ、リモートワーク時や外出中の人には伝えられません。いつでもどこにいても気軽に情報共有するには、オンラインツールの活用が不可欠です。

共有された情報を遡りにくい

せっかく情報をチーム内に共有しても、活用されないと意味がありません。メールやチャットで手軽に共有することもできますが、後から見返すのには向いていないでしょう。そうした情報をストックする仕組みが整っていないことも、情報共有がうまくいかない原因の1つです。

基本的な情報共有の方法

社内の情報共有を活性化する仕組みは、次のような流れで整備します。

〈STEP 1〉コミュニケーションの活性化

〈STEP 2〉情報共有のルールを作成

〈STEP 3〉情報共有ツールの導入

〈STEP 4〉社員に情報共有の目的・重要性を伝える

それぞれ具体的に紹介していきます。

〈STEP 1〉コミュニケーションの活性化

カジュアルなミーティングや、社内イベントなど、社員同士が対話する機会を設けましょう。業務以外での接点を持つことで、社員同士の敵対意識の解消や、信頼関係の構築に役立ちます。オープンに話しやすいフラットな雰囲気の社風を醸成できるでしょう。

〈STEP 2〉情報共有のルールを作成

「どんな情報を、誰に、どのタイミングで、どうやって共有すべきなのか」というルールを明確に定めます。全社的なルールを定める場合は、部門ごとの業務状況の把握し、効果検証のためのKPI（重要達成度指標）も定めましょう。あわせて、情報共有への取り組みを評価できるように、人事評価制度の見直しも必要です。

〈STEP 3〉情報共有ツールの導入

必要に応じて、自社の情報共有ルールに適したツールを導入してください。情報共有ツールを選ぶ際は、次の着眼点が参考になります。

・ リアルタイムで共有できること
・ 情報を探しやすいこと
・ 操作しやすいこと
・ セキュリティリスクを抑えられること

〈STEP 4〉社員に情報共有の目的・重要性を伝える

ルールが決まったら、情報共有の目的とセットで社員に伝えましょう。社員に自分ごととして感じてもらいやすいよう、残業時間や工数の削減など、社員個人にとってメリットがあるのだとわかる形で伝えると効果的です。

主な情報共有ツールの種類

情報共有の活性化に活かせるツールは、ビジネスチャット、ファイル共有サービス、社内wikiの3つが代表的です。それぞれの特徴を紹介します。

ビジネスチャット

場所を問わずリアルタイムなやり取りを、メールよりも気軽にできるのがビジネスチャットです。操作性や機能はツールによるものの、基本的にはLINEと同じ感覚で使えるため、誰でも簡単に情報共有できます。ただし、過去の情報を振り返るのには向いていない点には注意が必要です。

ファイル共有サービス

PDFやExcelなどのファイルをストックしておけるのが、ファイル共有サービスです。オンラインストレージとも呼ばれています。オンラインでの共同編集に対応したものもあるため、リモートワーク中にも他の社員との共同作業が可能です。ただし、ファイルの共有や編集に特化しているため、ビジネスチャットをはじめとするコミュニケーションツールと併用する必要があります。

社内wiki

ビジネスチャットとファイル共有サービスのいいとこ取りをしたのが、社内wikiです。社内wikiツールのNotePMは、マニュアルやFAQ、日報、議事録などの作成・共有に適しています。さらに、掲示板のようにコメントや絵文字で他の人とコミュニケーションを取ることも可能です。プラットフォーム上で1からページを作成でき、スマホからも情報共有しやすくなっています。検索性も高く、階層構造で情報を整理できるため、過去の情報を活用しやすいのも魅力です。

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まとめ

情報共有とは、ただ情報を伝えることだけを意味するのではありません。相手に伝わりやすいよう整理したり、共有した情報が活用されやすい仕組みを作ったりすることも含めた言葉です。そのため「これまで情報共有をしたつもりになっていた」という方も多いでしょう。社内で情報共有の文化を根付かせるには、情報共有のルールを明確にして、共有した情報を整備する必要があります。そこで役に立つのがビジネスチャット、ファイル共有サービス、社内wikiといった情報共有ツールです。とくに社内wikiは共有した情報をストックしておくのに向いているため、情報が活用される仕組みを作りやすいでしょう、自社に適したツールを導入して、社内に情報共有の文化を浸透させてみてください。

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