WEB上で簡単に検索に強い社内wikiを作れるツール「NotePM」→NotePMを詳しく見る
こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
「wiki」と聞いて、Wikipediaのような百科事典や、お役立ち情報をまとめたナレッジベースを思い浮かべる方も多いでしょう。じつはwikiとは百科事典やナレッジベースそのものではなく、Webサイト作成システムを指す言葉です。その特徴から、最近ではビジネスシーンで活用される機会も増えています。
この記事では、wikiの意味や由来、特徴について詳しく解説します。ビジネスシーンにおけるwikiの活用事例や、活用するメリット、自社のwikiを作成する方法についても紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
目次
wikiとは？ Wikipediaとの違いは？
「wiki」とは、ブラウザから誰でも書き換え可能なWebサイトを作成するシステムやソフトのことです。wikiはWordPressと同じくCMS（コンテンツ管理システム）の一種で、百科事典サイトのWikipediaもwikiを活用して作られています。
wikiシステムは、その特性からナレッジベースの作成に使われることが多いのが特徴です。いまではWikipedia の影響もあり、wikiはシステムそのものではなくナレッジベースを指す言葉として一般化されています。
wikiの由来
wikiの源流は、アメリカのプログラマであるウォード・カニンガム氏（1949年-）が開発したドキュメント編集ツール「WikiWiki」です。カニンガム氏はWikiWikiを活用したコンピューター言語やプログラミングについてのWebサイト「Portland Pattern Repository」を創設し、WikiWikiのプログラムもオープンソースとして公開しました。WikiWikiが略されwikiと呼ばれるようになり、WikiWikiをもとにした類似のwikiプログラムも多数開発されてきました。
wikiの特徴
ここからは、CMSとしてのwikiの特徴を紹介します。
HTMLの知識が不要
通常のWebページは、HTMLを使って構築されます。しかしwikiは、Markdown言語と称される簡易プログラミング言語を入力すると、自動でHTMLに変換され、ページに反映される仕組みです。一般的なWebページよりも簡単に作成できるため、幅広い層に活用されています。
複数人でページを作成・書き換えできる
通常のWebサイトは、管理者がページを作成・更新して、ユーザーが閲覧するという一方通行なサービス形態が採用されています。しかし、wikiでは管理者だけでなく、ユーザーもページを編集できることが特徴です。Wikipediaでも、編集タブから誰でも簡単に内容を編集できます。
編集権限を柔軟に設定できる
編集可能・閲覧のみなど、ユーザーの権限を管理者が柔軟に設定できます。Wikipediaではすべてのユーザーに編集権限が開放されていますが、wikiによってはアカウント作成者のみ、管理者のみなどコンテンツにあわせて設定されています。
バージョン管理にも対応
自在にページを書き換えられるからこそ、wikiによっては前のバージョンへ簡単に戻せる機能が搭載されたものもあります。このように、いつ誰がどの部分を編集したのかを記録することを「バージョン管理」と言います。
ビジネスシーンで活用されるwiki
ビジネス向けツールでも、情報をまとめるためにwikiの仕組みが活用されています。ビジネスシーンでよく見るwikiを3つ紹介します。
Teamsのwiki（現 OneNote）
MicrosoftのビジネスチャットTeamsでは、チャネルにwikiタブを追加できる機能がありました。チャットの使い分けや投稿ルール、社内マニュアルへのリンクなどをまとめるページとして便利でしたが、2024年1月に廃止されてOneNoteへ引き継がれています。
Notionのwiki
ビジネス向け多機能メモアプリのNotionでも、2023年にwiki機能がリリースされました。Notionではドキュメントページを自由に作成できますが、wikiページとして変換すると、他のページへのリンクをリスト形式でまとめられるようになります。リストでは、各ページの有効期限やタグを設定可能です。更新日順で並べ替えたり、フィルターで絞り込んだりもできるため、ページを整理するのに役立ちます。
社内wiki
社内wikiは、社内のノウハウや資料などを集約させたWebサイトまたはシステムのことです。社内ポータルとも呼び、社内wiki専用のツールもあります。たとえば社内wikiツールのNotePMでは、マニュアルやFAQ、社内知恵袋、社内報などの作成に役立つ機能が多数搭載されています。社員ごとのノウハウ投稿の貢献度をレポートとして出力できる機能もついているため、社内評価にも反映可能です。
仕事でwikiを活用するメリット
仕事に必要な情報をwikiにまとめるメリットは、主に3つあります。
ナレッジを一元化できる
複数人が閲覧・編集できるwikiがあれば、仕事に役立つ情報（＝ナレッジ）を集約しやすくなります。旧態依然なトップダウンな情報発信では、情報が古いまま放置されるリスクもあります。しかし、wikiを導入して誰でも編集できる状態にしていれば、更新の手間を手分けできるため最新情報にアップデートしやすくなるでしょう。
問い合わせ業務の効率化を期待できる
「わからないことがあってもwikiを検索すれば見つかる」という状態になるため、総務やヘルプデスクなどのバックオフィス業務への問い合わせ減少を見込めます。一方で、社内情報を探すのに1日1時間以上かけているという調査結果もありますので、問い合わせする側も本業に専念しやすくなるでしょう。
出典：＜社内情報の検索に平均1日1時間以上もの時間を費やしていると回答＞社内FAQシステム「Helpfeel Back Office」を提供するHelpfeel エンタープライズサーチに関する実態調査を発表
教育コストの削減につながる
働くうえで必要な情報をまとめておけば、新人教育用に1からマニュアルを作らなくても、新人自身がwikiを参照しながら振り返れます。OJTの負担がゼロになるわけではないものの、教育担当の「わからないことがあるたびに呼び止められる」という悩みを減らす効果があるでしょう。
仕事用のwikiを作る流れ
部門内や全社で共有するwikiを作る場合の、おおまかな流れを紹介します。
〈STEP 1〉wikiに一元化する情報や共有範囲を決める
wikiの目的を明確にしたうえで、どんな情報をまとめるのか、誰に共有するのかを決めましょう。たとえば総務部門が作るwikiであれば、社内規定や入社時に提出する書類、出張申請、経費精算の方法などの情報をまとめておくと、問い合わせの負担や書類の記入ミスを減らす効果を期待できます。
〈STEP 2〉検索しやすいよう階層を整理する
wikiで共有する情報は、階層・タグなどで整理し、どこに何があるのかわかるようにしましょう。wikiは複数人が使うことを前提としたものですので、誰が見てもわかるようにするのがポイントです。また、ページ内のどこに何が書いてあるかひと目でわかるよう、テンプレートをあらかじめ作成しておくと便利です。
〈STEP 3〉編集ルールとともにwikiを共有する
白紙の状態でwikiを公開しても、いきなり書き込むのは抵抗があるでしょう。そのため、あらかじめ作成したwikiページを、社内でリリースします。また、wiki内にはユーザー向けに編集ルールも明記することも大切です。
ビジネスシーンでwikiの効果を最大化するコツ
wikiを活用した情報共有を活性化するためのポイントを2つ紹介します。
チームや部門単位で管理者を配置する
wikiは誰でもページを書き換えられるからこそ、間違った情報が載ってしまう可能性もあります。全社でwikiを共有する場合も、チーム単位や部門単位で管理者を決めて、情報の精査や更新の管理を行うことで、品質向上を目指せるでしょう。
評価制度にも反映する
wikiは誰でも更新できるとはいっても、本業があるなかでwikiを更新する時間を割くのはたいへんです。更新した人になんの見返りもなければ、次第に活用されにくくなるでしょう。wikiに書き込む内容の質や、更新頻度などを人事評価へ適切に活かせれば、モチベーションを維持しやすくなります。
関連記事：【導入事例】バックオフィスの評価ポイントにも取り入れた新しいNotePMの活用方法とは – 株式会社エンファクトリー
まとめ
wikiとは、ブラウザでページを共同編集できるシステムのことで、WordPressと同じくCMSの一種に分類されます。複数人が持つ知見を組み合わせながらページを作成できるため、ナレッジベースとして活用されることが多く、Wikipediaもその一例です。ビジネスシーンにおいては、TeamsやNotionなどの仕事効率化ツールでもwikiの仕組みを活かした機能が導入されたほか、マニュアル作成やナレッジ共有専門ツールである社内wikiも普及しつつあります。今回紹介したwikiの作り方を参考にして、ぜひご自身でも仕事用のwikiを作成してみてください。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/
