wikiとは？Wikipediaとの違いや社内wikiの活用方法を解説

「Wiki」という言葉からWikipediaを思い浮かべる方も多いかもしれませんが、両者は同じものではありません。Wikiは、Web上のページを複数のユーザーで作成・編集し、情報を蓄積・共有するための仕組みです。Wikipediaは、その仕組みを利用して運営されているオンライン百科事典です。

企業では「社内Wiki」として、業務マニュアルや手順書、FAQ、ノウハウなどの共有にも活用されています。社内に散在する情報をまとめることで、必要な情報を探しやすくし、属人化の防止にもつなげられます。

この記事では、Wikiの特徴や歴史、WikipediaやWikiエンジンとの関係を整理したうえで、社内Wikiの活用シーンやメリット、導入を成功させるポイント、代表的なツールについて解説します。

Wikiとは

Wikiとは、Webブラウザ上でページを作成・編集し、複数のユーザーで情報を蓄積・共有できるコンテンツ管理システム（CMS）の一種です。HTMLやCSSなどの専門知識がなくても情報を追加・更新しやすく、共同で知識を蓄積していける仕組みとして利用されています。

Wikiの基本的な定義

Wikiでは、Webブラウザ上でページの作成や編集を行います。編集画面に文章を入力し、簡単な記法やエディタを使って見出し、リスト、リンクなどを設定できます。

複数のユーザーで同じページを編集できるほか、編集履歴を保存し、誰がいつどのような変更を加えたのかを確認できるWikiもあります。必要に応じて過去の状態へ戻せるため、複数人で継続的に情報を更新する用途にも適しています。

こうした仕組みにより、特定の担当者だけが情報を管理するのではなく、チームや組織で知識を蓄積・更新できます。

Wikiの主な特徴

Wikiには、主に以下のような特徴があります。

Webブラウザからページを作成・編集できる
複数のユーザーで情報を共同編集できる
ページ同士をリンクして情報を整理できる
編集履歴を保存し、変更内容を確認できる
Wiki記法などを使って文書を整形できる

Wikiは共同編集だけでなく、関連するページをリンクでつなぎ、更新を重ねながら情報を体系化できる点も特徴です。個別の文書を保存するだけでなく、複数のページを関連付けて知識を蓄積できます。

Wiki記法とは、見出しや箇条書き、リンクなどを簡単な記号で指定する記述方法です。利用するWikiによって編集方法は異なり、Markdownや視覚的に編集できるエディタに対応したものもあります。

また、閲覧・編集できるユーザーを限定して運用するWikiもあります。不特定多数が利用するWikiだけでなく、企業内など限られたメンバーで利用することも可能です。

Wikiの歴史と語源

Wikiの起源は、ソフトウェアエンジニアのWard Cunninghamが考案した「WikiWikiWeb」です。Cunninghamは1994年にWikiWikiWebを考案し、1995年3月に自身のWebサイトで一般公開しました。プログラマー同士がWeb上で情報を共有し、簡単に編集できる仕組みとして広がっていきました。

「Wiki」という名称は、ハワイ語で「速い」を意味する「wiki」に由来します。Cunninghamがホノルル国際空港で「Wiki Wiki Shuttle」というシャトルバスを知ったことが、名称の着想になったとされています。

その後、2001年にWikipediaが登場したことでWikiという仕組みが広く知られるようになり、現在では企業や教育機関、オンラインコミュニティなど、さまざまな場面で利用されています。

【コラム】Wikiの読み方と表記

Wikiは一般に「ウィキ」と読みます。表記には「Wiki」「wiki」「WIKI」などがあり、サービス名や製品名ではそれぞれ固有の表記が使われています。

WikiとWikipediaの違い

「Wiki」と「Wikipedia」は混同されがちですが、両者は異なります。WikiはWeb上でページを作成・編集し、情報を共有するための仕組みです。一方、Wikipediaは、その仕組みを利用して運営されているオンライン百科事典です。

たとえば、Wikiは「ワープロソフト」、Wikipediaはそのソフトを使って作られた「百科事典という文書」と考えると分かりやすいでしょう。ワープロソフトでマニュアルや報告書なども作成できるように、WikiもWikipedia以外に、社内マニュアルや業務手順書、プロジェクト資料など幅広い用途で利用できます。

Wikiを構築・運営するためのソフトウェアは「Wikiエンジン」と呼ばれます。Wikipediaでは、Wikiエンジンの一つであるMediaWikiが使われています。

用語	意味
Wiki	Web上で情報を共同編集する仕組み
Wikiエンジン	Wikiを構築・運営するためのソフトウェア
MediaWiki	Wikiエンジンの一つ
Wikipedia	MediaWikiを利用して運営されるオンライン百科事典

WikiはWikipedia以外にも、企業の社内Wiki、オープンソースプロジェクトのドキュメント、教育機関の学習資料など、さまざまな場面で活用されています。

ビジネスで活用される社内Wikiとは

Wikiは、企業内の情報共有やナレッジ管理にも活用されています。業務マニュアルや手順書、FAQ、プロジェクト資料、議事録、ノウハウなど、継続的に参照する情報を蓄積・更新する用途に適しています。

社内SNSやチャットのように情報が時系列で流れる「フロー型」に対し、社内Wikiは情報を継続的に蓄積する「ストック型」の情報共有に位置づけられます。

社内Wikiの定義と役割

社内Wikiは、組織内の情報やナレッジを一元管理し、メンバーで共有するためのWikiです。個人のパソコンやファイルサーバー、メール、チャットなどに散在しやすい情報を集約し、検索・参照しやすい形で整理できます。

社内Wikiの役割の一つが、情報の属人化を防ぐことです。特定の担当者しか知らない業務手順やノウハウを文書として残しておけば、担当者の不在や異動、退職時にも必要な情報を参照できます。

また、部門やチームを超えて知識を共有するための基盤としても活用できます。他部署の取り組みや過去の事例を参照できれば、同じ調査や資料作成を繰り返すといった重複作業の削減にもつながります。

社内Wikiの活用シーン

社内Wikiは、業務の手順からプロジェクトの記録、個人が持つノウハウまで、継続的に参照したい情報の共有に利用できます。代表的な活用シーンは以下のとおりです。

1. 業務マニュアル・手順書の作成と共有

業務の進め方やシステムの操作手順などを文書化し、社内Wikiに掲載します。新人教育や業務の引き継ぎの際にも同じ情報を参照できるため、担当者が毎回一から説明する負担を減らせます。

業務内容が変更された場合は該当ページを更新することで、変更後の手順を共有できます。紙や個別のファイルでマニュアルを管理する場合と比べて、継続的に内容を更新しやすい点も社内Wikiの特徴です。

2. FAQ・Q&Aの蓄積

社内で繰り返し発生する質問や、顧客対応でよく使う回答をFAQとして蓄積できます。

同じ質問があった場合に社内Wikiの該当ページを案内できるようにしておけば、担当者が同じ内容を何度も説明する負担を減らせます。質問と回答を蓄積していくことで、社員自身が検索して情報を確認できる環境づくりにもつながります。

3. プロジェクト資料・議事録の管理

企画書や進捗報告、議事録、意思決定の経緯などを社内Wikiにまとめることで、プロジェクトに関する情報を継続的に蓄積できます。

進行中のプロジェクトでは関係者が必要な情報を参照でき、終了後も過去の判断や取り組みを振り返れます。蓄積した情報を、次のプロジェクトの企画や進行に活かすことも可能です。

4. ノウハウ・ベストプラクティスの共有

営業のトーク例、トラブルへの対応事例、業務を進めるうえでのコツなど、個人が持つノウハウの共有にも活用できます。

特定の社員だけが持っている経験や知識を文書として残すことで、他の社員も参照できるようになります。ベテラン社員が持つノウハウの継承や、若手社員の教育にも役立ちます。

他の情報共有ツールとの違い

社内Wikiは、情報を継続的に蓄積・整理し、必要なときに検索・参照する用途に向いています。代表的な情報共有ツールとの違いは以下のとおりです。

ツール	主な用途	特徴
社内Wiki	ナレッジの蓄積・共有	文書を継続的に更新し、体系的に整理できる
チャット・社内SNS	日常的なコミュニケーション	リアルタイムなやり取りに向いている
ファイルストレージ	ファイルの保存・共有	WordやExcel、PDFなどをファイル単位で管理できる
グループウェア	業務全般の情報共有	スケジュールやワークフローなど複数の機能をまとめて利用できる

社内SNSとの違い

SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールや社内SNSは、リアルタイムのコミュニケーションに向いています。情報が時系列で流れる「フロー型」であるのに対し、社内Wikiは情報を蓄積・整理する「ストック型」です。

両者はどちらか一方を選ぶものではなく、用途に応じて使い分けられます。日々の相談や進行中のやり取りはチャット、確定した業務ルールや手順、繰り返し参照するマニュアルやノウハウは社内Wikiに残す、といった使い分けが考えられます。

ファイルストレージとの違い

Google DriveやDropboxなどのファイルストレージは、WordやExcel、PDFなどのファイルを保存・共有する用途に適しています。一方、社内Wikiではページとして情報を作成し、関連する情報をリンクでつなぎながら整理できます。

NotePMでは、ページだけでなく、添付したWord、Excel、PDFなどのファイル内も全文検索できます。既存のファイルを保管しながら、社内Wiki上の情報とあわせて検索・参照できます。

グループウェアとの違い

グループウェアは、スケジュール管理、ワークフロー、掲示板など、業務を支援する複数の機能をまとめて利用するためのツールです。一方、社内Wikiは、マニュアルやノウハウなどの情報を蓄積・更新し、共有する用途を中心に利用されます。

すでにグループウェアを導入している場合でも、ナレッジの蓄積・共有を社内Wikiで補うといった併用が可能です。

使い分ける際の基準の一つは、「その情報を後から繰り返し参照するかどうか」です。継続的に参照する情報は社内Wikiに蓄積し、その場のやり取りや進行中の連絡はチャットなどで行うと、情報の性質に応じて整理しやすくなります。

社内Wikiを導入するメリット

社内Wikiを導入すると、社内に散在する情報を一箇所に集約し、必要な人が検索・参照しやすい環境を整えられます。ここでは、代表的な4つのメリットを解説します。

ナレッジの一元管理と共有

社内Wikiを導入するメリットの一つは、情報の保存場所をまとめられることです。業務に必要な情報が個人のパソコンやファイルサーバー、メール、チャットツールなどに分散していると、どこを探せばよいのか分からず、情報を探すために時間がかかります。

社内Wikiに情報を集約すれば、必要な情報の保存場所が明確になります。検索機能を使って関連する情報を探せるほか、内容を更新しながら継続的に管理できるため、古い資料や重複した情報が混在する状態も抑えやすくなります。

また、部門やチームをまたいで情報を共有することで、他部署の取り組みや過去の事例を参照できます。同じ調査や資料作成を繰り返すといった重複作業の削減にもつながります。

業務の属人化防止

業務の属人化とは、特定の担当者しか業務の進め方や必要な情報を把握していない状態です。担当者が休職・異動・退職した場合、必要な情報を確認できず、業務の継続に支障が出ることがあります。

社内Wikiに業務手順やノウハウを文書として残しておけば、担当者が持つ知識を組織内で共有できます。担当者が不在の場合でも、他の社員が必要な情報を参照しながら業務を進めやすくなります。

また、ベテラン社員が経験の中で身につけたノウハウを文書化することで、若手社員への知識の継承にも活用できます。異動や退職に伴う知識の損失を抑えるための情報基盤としても役立ちます。

業務効率化と生産性向上

社内WikiにFAQや業務マニュアルを蓄積すると、情報を探す時間や社内問い合わせへの対応工数を減らせる可能性があります。

よくある質問への回答をまとめておけば、社員自身が社内Wikiを検索して解決できる場面が増えます。回答する側も、同じ質問に繰り返し対応する必要が減り、ほかの業務に時間を使いやすくなります。

実際に、NotePMを導入したアイリスオーヤマ株式会社では、情報検索にかかる時間を70％削減しています。また、株式会社アシロでは、社内問い合わせ数を約50％削減した事例があります。

NotePMでは、ページだけでなくWord、Excel、PDFなどの添付ファイル内も全文検索できます。また、既読・未読の確認にも対応しているため、必要な情報を探すだけでなく、共有した情報が読まれているかも確認できます。詳しくはNotePMの機能一覧をご確認ください。

人材育成コストの削減

新人教育や業務の引き継ぎでは、教育担当者による説明や資料の準備に時間がかかります。社内Wikiに研修資料や業務マニュアルを整備しておけば、こうした情報を教育や引き継ぎにも利用できます。

新入社員が必要な情報を自分で確認できるようになれば、教育担当者が毎回同じ内容を説明する負担を減らせます。基本的な情報は社内Wikiで確認してもらい、教育担当者は個別の質問や実務上の指導に時間を使う、といった役割分担も可能です。

異動や退職時の引き継ぎにも活用できます。日頃から業務手順や注意点、関連資料を社内Wikiに蓄積しておけば、引き継ぎのたびに一から資料を作成する負担を抑えられます。

社内Wiki導入を成功させるポイント

社内Wikiは、導入しただけでは情報が蓄積されません。社員が継続的に利用し、必要な情報が追加・更新される状態をつくる必要があります。ここでは、社内Wiki導入を成功させるための5つのポイントを解説します。

導入目的を明確にする

まず、「なぜ社内Wikiを導入するのか」「どのような課題を解決したいのか」を明確にします。

たとえば、次のような課題が考えられます。

新人教育で同じ説明を何度もしている
必要なマニュアルがどこにあるか分からない
社内の問い合わせ対応に時間がかかっている
特定の担当者しか業務手順を知らない

目的を明確にすると、社内Wikiにどのような情報を蓄積するのか、誰が運用を担当するのかといった方針も決めやすくなります。導入前に、現場の担当者や管理者など関係者の間で目的を共有しておくことも必要です。

運用ルールをシンプルにする

社内Wikiの運用ルールを細かく決めすぎると、情報を登録・更新する負担が増えます。文書のフォーマットや承認手順が複雑になるほど、記事を書くまでのハードルも高くなります。

最初は、次のような最低限のルールから始めます。

誰が記事を作成するか
誰が内容を更新するか
どの情報を社内Wikiに残すか
ページやカテゴリをどのように整理するか

運用を始めた後に、使われ方や課題を見ながらルールを追加・変更すると、現場の負担を抑えながら運用方法を整えられます。

また、継続的に利用してもらうには、ツール自体の操作性も確認しておく必要があります。NotePMでは、エディタや画像編集機能を利用して社内マニュアルなどを作成できます。詳しくはNotePMの機能一覧をご確認ください。

初期コンテンツを準備する

社内Wikiを導入する際は、利用頻度の高い情報や既存資料をあらかじめ登録しておくと、社員がどのように利用するのかをイメージしやすくなります。

初期コンテンツとしては、次のような情報が考えられます。

よく聞かれる質問と回答
業務マニュアル・手順書
社内ルール
組織図や連絡先
各種申請書のテンプレート
特定の担当者しか知らない業務手順

すべての記事を新しく作成する必要はありません。すでに社内で利用しているマニュアルや資料があれば、それらを移行するところから始められます。

あわせて、社内Wiki自体の使い方や記事作成のサンプルを掲載しておくと、社員がページを作成・更新する際の参考になります。

権限設定を適切に行う

社内Wikiでは、全社員に共有する情報だけでなく、特定の部門や担当者だけが扱う情報を管理する場合もあります。そのため、情報の内容に応じて閲覧・編集できる範囲を設定します。

たとえば、次のような分け方が考えられます。

全社員が閲覧できる社内ルール
部門内だけで共有する業務資料
プロジェクトメンバーだけが閲覧・編集する資料
管理職など一部の社員のみが閲覧できる情報

NotePMでは、ノートごとに共有範囲を設定でき、ゲスト権限を利用した社外メンバーとの情報共有にも対応しています。

必要以上に閲覧範囲を狭くすると情報共有の妨げになる一方、広げすぎると本来閲覧する必要のない情報まで共有される可能性があります。扱う情報の種類や社内のセキュリティルールに合わせて設定します。

浸透施策を実施する

社内Wikiを定着させるには、日常業務の中で利用する機会を増やすことも必要です。情報を登録しても、普段の業務で参照されなければ利用されなくなる可能性があります。

たとえば、次のような運用が考えられます。

チャットで繰り返し聞かれる内容を社内Wikiにまとめる
会議資料や議事録の保存先を社内Wikiに統一する
同じ質問があった場合は社内Wikiの該当ページを案内する
管理者を決め、古い情報がないか定期的に確認する

経営層や管理職が社内Wikiを利用することも、社内への定着を促す方法の一つです。会議資料や業務ルールなど、日常的に参照する情報を社内Wikiに集約していくことで、「必要な情報はまず社内Wikiで探す」という利用習慣をつくりやすくなります。

おすすめの社内Wikiツール比較

社内Wikiツールは、それぞれ得意な用途や機能、料金体系が異なります。ここでは、代表的な6つのツールについて、主な特徴や向いているケースを比較します。

主要ツールの比較表

まず、各ツールの料金や特徴、向いているケースを整理します。

ツール	料金	主な特徴	向いているケース
Confluence	無料プランあり／有料プランはユーザー数などにより変動	Jiraなどとの連携、テンプレート、権限設定	開発チームで仕様書やプロジェクト情報を管理したい
Notion	無料プランあり／Plusは月額10ドル/メンバー〜	Wiki、ドキュメント、データベース、タスク管理などを統合	ナレッジ共有とタスク・プロジェクト管理を一つのツールにまとめたい
esa	月額500円/ユーザー（税込）	WIP機能、Markdown対応	完成前の情報も共有しながら、チームで内容を育てたい
GROWI	OSS版は無料／GROWI.cloudは月額8,000円（税抜）〜	オープンソース、Markdown対応、オンプレミスでの運用も可能	自社環境で運用したい、カスタマイズ性を重視したい
SharePoint	Microsoft 365 Business Basicは月額1,049円/ユーザー相当（年払い・税抜）	Microsoft 365との連携、ドキュメント共有、社内ポータル構築	Microsoft 365を中心に社内情報を管理している
NotePM	月額5,400円（税抜）〜	ファイル内全文検索、マニュアル作成、アクセス制限、AI機能	マニュアルや社内ナレッジを幅広い社員で共有したい

料金やプラン内容は変更される場合があるため、導入時は各サービスの公式サイトで最新情報をご確認ください。

各ツールの特徴

比較表で概要を確認したうえで、それぞれの特徴を詳しく見ていきます。

Confluence

Confluenceは、Atlassianが提供する情報共有・コラボレーションツールです。ページやスペースを使って、社内ナレッジやプロジェクトに関する情報を整理・共有できます。

同じAtlassian製品であるJiraなどと組み合わせて利用できるため、開発チームの仕様書やプロジェクト資料、会議議事録などを管理する用途にも向いています。テンプレートを利用してページを作成でき、Standardプランではスペースやページの権限設定、ページインサイト、監査ログなども利用できます。

無料プランは10ユーザーまで利用できます。有料プランは利用人数などによって料金が変わるため、導入規模に応じて確認が必要です。

Notion

Notionは、Wikiやドキュメント、データベース、タスク管理などを一つのワークスペースで利用できるツールです。

テキストや画像、表などをブロック単位で配置でき、データベースを使ってタスクやプロジェクト、社内情報などを整理できます。ナレッジ共有だけでなく、プロジェクト管理なども同じツールにまとめたい場合に利用しやすいでしょう。

無料プランのほか、Plus、Business、Enterpriseなどのプランがあります。Plusは月額10ドル/メンバーから利用できます。

esa

esaは、「情報を育てる」という考え方を特徴とする日本発の情報共有ツールです。

特徴的なのが、「WIP（Work In Progress）」として書き途中の情報を公開できる仕組みです。完成してから共有するのではなく、途中の段階からチーム内で共有し、メンバーからのフィードバックを受けながら内容を更新していく使い方ができます。

Markdownにも対応しており、文書をテキストベースで作成したいチームにも向いています。料金は月額500円/ユーザー（税込）です。

GROWI

GROWIは、オープンソースで提供されているWikiツールです。Markdownに対応しており、ページを階層構造やタグなどで整理できます。

オープンソース版を自社環境に構築できるため、自社の要件に合わせて運用したい場合も選択肢になります。一方、自社で環境を構築・管理する必要がないクラウド版のGROWI.cloudも提供されています。

GROWI.cloudは月額固定制で、月額8,000円（税抜）から利用できます。自社環境での運用やカスタマイズ性を重視する企業に向いています。

SharePoint

SharePointは、Microsoftが提供する情報共有・コラボレーションのためのサービスです。Microsoft 365の各サービスと組み合わせて、社内のファイルや情報を共有できます。

Word、Excel、PowerPointなどのファイルを管理・共同編集できるほか、チームサイトや社内ポータルを構築し、ニュースや各種資料などをまとめることもできます。Microsoft Teamsなど、ほかのMicrosoft 365サービスと連携しながら利用できる点も特徴です。

すでにMicrosoft 365を業務基盤として利用している企業では、既存環境と組み合わせて社内の情報共有基盤を構築しやすいでしょう。

NotePM

NotePMは、株式会社プロジェクト・モードが提供する社内Wikiツールです。社内マニュアルや業務手順書、ノウハウなどの作成・共有に利用できます。

ページタイトルや本文だけでなく、添付したWord、Excel、PDFなどのファイル内も全文検索できます。フォルダやタグによる情報整理、変更履歴の自動記録、既読・未読の確認などにも対応しており、蓄積した情報を検索・管理しやすい仕組みを備えています。

エディタでは見出しや表を作成できるほか、画像に文字や矢印などを書き込める画像編集機能も利用できます。業務画面のスクリーンショットを使った操作マニュアルなども作成できます。

AI要約機能、AI翻訳機能、AI校正機能などのAI機能にも対応しています。アクセス制限では、プロジェクトや組織などに応じてノートごとの共有範囲を設定でき、ゲスト権限を利用した社外メンバーとの情報共有も可能です。

料金は月額5,400円（税抜）〜で、プラン10では編集ユーザー10名、閲覧ユーザー30名まで利用できます。詳しくはNotePMの料金プランをご確認ください。

【コラム】社内Wikiツール選びのポイント

社内Wikiツールを選ぶ際は、機能数の多さだけでなく、「誰が使うか」「どのような情報を蓄積するか」「既存のツールとどう使い分けるか」を整理します。

たとえば、開発チームでJiraと連携して利用するならConfluence、書き途中の情報も積極的に共有するならesa、自社環境で運用したい場合はGROWIなど、利用目的によって候補は変わります。

また、ITツールに慣れていない社員を含めて社内マニュアルやナレッジを共有する場合は、検索性や操作性も確認しておきたいポイントです。実際の利用者に操作してもらい、自社の運用に合うかを確認したうえで選定するとよいでしょう。

社内の情報共有を効率化したいならNotePMがおすすめ

NotePMは、社内マニュアルやナレッジの作成・共有に対応した社内Wikiツールです。ページ内だけでなく、Word、Excel、PDFなどの添付ファイル内も全文検索でき、アクセス制限や既読・未読管理などの機能も備えています。機能の詳細はNotePMの機能一覧をご覧ください。

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