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こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
Teamsを活用している人の中には、Wikiタブを便利に使ってきた方も多いのではないでしょうか。しかし、2024年にTeamsのWikiタブは廃止されました。廃止にともない、「情報を移行しないまま Wikiが消えてしまった」「これまでWikiに書いていたような内容はどこに書いたらいいの？」と戸惑う声も上がっています。
そこでこの記事では、TeamsのWiki廃止と、Wikiに代わる機能について解説します。Teams上で情報をまとめるメリット・デメリットや、移行先を探すときの着眼点についても紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
関連記事：wikiとは何の略？ Wikipediaとの違いや特徴、仕事で活用する方法を解説 – NotePM
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目次
TeamsのWiki機能が消えた！？
TeamsのWiki機能を活用していたところ、気づけばタブごと消えてしまって困っている方もいるのではないでしょうか。じつは、TeamsのWiki機能はサービスを終了しています。ここでは、TeamsのWiki機能が廃止された時期や、Wikiに書き込んでいた情報の復元方法、移行先について紹介します。
2024年1月、TeamsのWiki機能が廃止に
TeamsのWiki機能は2023年9月から段階的に機能が停止されていて、2024年1月に完全廃止されました。現在では、Teamsのプラットフォーム上からWikiにアクセスすることはできません。Microsoft社は、2023年中にOneNoteへWikiのデータをエクスポートするよう注意喚起していました。
消えたWikiの内容は復元できる？
じつはWikiに書き込んでいた情報は、Teamsと同じくOfficeに含まれているツール「SharePoint」に自動でバックアップされています。保存場所は以下のとおりです。
SharePoint ＞ サイトコンテンツ ＞ Teams Wiki Data
TeamsでWikiの代わりになる機能は？
Microsoft社がTeamsのWikiを廃止したのは、OneNoteのメモ機能を活用した［ノート］［メモ］などのタブへ移行させることが理由です。そのため、［ノート］［メモ］をWikiとして代用することはできます。とくに［ノート］はチームで共同編集が可能で、注釈や強調表示、添付ファイルなどの編集機能がついているため、Wikiと同じ感覚で活用できるでしょう。
関連記事：Slackはナレッジ管理にも便利！社内wikiのように活用するアイデアを紹介
Teamsのメモ機能を使うメリット・デメリット
TeamsのWikiは廃止されましたが、［ノート］［メモ］といった名称のメモ機能で代用することはできます。しかし、そもそもTeamsのプラットフォーム上にメモを記録するメリット・デメリットには、どんなものがあるのでしょうか。
メリット
・ メモを同一プラットフォームですぐに編集・確認できる
Teams利用中にすぐ内容を確認できることが、メモ機能を活用するメリットです。そのため、チャットの使い方をチャンネルごとに記載したり、チャットでやり取りしていてとくに重要な情報を貼り付けたりと、Teamsと関連性の高い情報をまとめるのに便利に使えます。
・ チームメンバーと手軽に共同編集できる
Teamsのメモはチームに追加されているメンバーと共同編集ができるので、別のツールで新たに権限設定をしなくてもすぐに使用できます。Teamsでのオンラインミーティング中に、ホワイトボード代わりに使うことも可能です。
デメリット
・ 探している情報を見つけにくい
どのチャンネルに書いてあるのかわからなくなったときは、Teamsで検索してもメッセージを含めヒット数が多いため、なかなか目当ての情報を見つけにくいかもしれません。そのため、チャンネルの活用ルールや会議のアジェンダなど、Teamsを活用中にのみ必要な情報以外のものを記載するのはおすすめできません。とくに何度も見返す情報（ストック情報）は、Microsoftの別アプリと連携するなどの工夫が必要です。
・ バージョン管理が難しい
Teamsのメモは共同編集できるからこそ、重要な情報がミスで消えてしまうリスクが高まります。誰がいつどんな内容を編集・削除したのかわからないと、間違った情報が載ったままになるかもしれません。
・ チーム外への共有は難しい
Teamsではチーム内のメンバーには手軽に情報共有できますが、取引先や他部門などチーム外のメンバーにゲスト権限を付与して招待しても、機能の制限が多いのがデメリットです。そのため、外部への情報共有手段としてTeamsのメモ機能を使うのは向いていません。
TeamsのWikiに代わるツールを探すポイント
Teams以外にも、ビジネスシーンでWikiのように情報を整理できるツールは数多くあります。ここでは、TeamsのWiki機能からの移行先を選ぶときの着眼点を紹介します。
Teamsと連携可能
Teamsベースの社内コミュニケーションを行っている会社では、新しいツールがTeamsと連携できるかどうかは重要なポイントです。更新通知がTeamsで受け取れたり、Teamsの投稿を簡単にエクスポートできたりすれば、使い慣れたTeamsと平行して活用しやすいでしょう。
簡単に操作できる
新しいツールを導入するときは、使い方がわからないことを理由に抵抗感が生まれやすくなります。そのため、誰もが使っているLINEやSNSのように、簡単なチュートリアルだけで直感的に使えるツールを選ぶことが大切です。
情報を整理しやすい
Teamsのチームやチャネルのように、目的ごとに情報をフォルダやタグで整理できると、TeamsのWikiと同じ感覚で使いやすくなります。各フォルダやタグの編集権限もチーム・チャネルのメンバーに限定して設定すれば完了するため、すぐに使いはじめられるでしょう。
検索しやすい
探したい情報がどこにあるのかわからない場合も、検索性が高いツールだとすぐに見つけられます。タイトルや本文だけでなく、添付ファイルの中身も含めて検索できるツールだとより効果的です。
バージョン管理に対応
ミスをしても編集履歴を遡って原因を究明できるよう、バージョン管理が可能なツールがおすすめです。バージョン管理とは、いつ・誰が・どこを編集したか履歴を残すことをいいます。
柔軟な権限設定
ユーザーごとの閲覧や編集などの権限を柔軟に設定できれば、Teams以上に便利に活用できる可能性もあります。とくに取引先や顧客、他部門などと情報共有する機会が多い場合におすすめです。
TeamsのWikiからの移行先でおすすめのツール「NotePM」
TeamsのWikiの代わりになるツールは、NotePMがおすすめです。NotePM は、社内のノウハウやお知らせ、議事録、日報などを集約できる社内wikiツールです。NotePMの更新通知は Teamsで受け取れるうえ、操作もシンプルなためPCが苦手な人も使いやすくなっています。また、情報を整理しやすく検索性も高いため、探したい情報を見つけやすいのも魅力です。バージョン管理も可能で、社外の人も含めて柔軟な権限設定ができます。
Teamsから他のツールへ移行した事例
名古屋大学大学院の産学連携プロジェクトでは、もともとTeamsで情報共有をしていました。しかし、情報を遡りにくいうえ、外部アカウントの機能が制限されていたことから、提携企業の担当者と連携しにくいことが課題でした。そこで移行先として選んだのが、社内wikiツールの「NotePM」です。
NotePMに移行後は、カテゴリを「マニュアル」「プロジェクト」「メンタリング」「役立つ情報」に分けて、学生向け・教員向け・企業向けの情報を同一プラットフォーム内に整理しています。プロジェクトの資料や議事録、研究アイデアなども簡単に共有できるようになったうえ、コメント機能を活用してディスカッションも行えるようになりました。企業同士のつながりも生まれ、イノベーションのきっかけとしての役割も期待されます。
関連記事：【導入事例】学生・教員・企業をつなぐプラットフォームに！情報の見える化で実践的な研究の推進へ
まとめ
TeamsのWikiは廃止されたものの、Wikiと同じように使えるメモ機能は変わらず使えます。Teamsのプラットフォーム上に情報をまとめておくと、チャットでやり取りしている最中にすぐ確認できて便利ではありますが、大量の情報をストックしておくのには向いていません。そのため、Teamsとあわせて使える情報共有ツールへ移行するのをおすすめします。社内wikiツールのNotePMもTeamsと連携できるうえ、必要な情報をすぐに見つけるための機能が充実しています。NotePMを活用して、Teamsをさらに便利に活用してみてはいかがでしょうか。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/
