Teams Wikiが廃止|データ確認方法と代替ツール比較

Microsoft TeamsのWiki機能が使えなくなり、「過去に保存した議事録や手順書にアクセスできない」「データはどこに保存されているのか」と困っていませんか。

TeamsのWiki機能は、2024年1月に完全に廃止されました。しかし、廃止後もデータは消えておらず、SharePointから引き続きアクセスできます。また、Microsoftが公式に推奨する代替手段としてOneNoteへの移行が案内されていますが、OneNote以外にも検索機能や操作性に優れたナレッジ管理ツールが複数存在します。

この記事では、Teams Wiki廃止の経緯と正確なスケジュール、廃止後のデータにアクセスする具体的な手順、OneNoteへの移行方法、そしてOneNote以外の代替ツールの比較まで、Teams Wikiに関する疑問を網羅的に解説します。

過去のナレッジを確実に復元し、今後のチーム情報共有を効率的に進めるための実践的な情報をお届けします。

Teams Wiki機能の廃止について

Microsoft TeamsのWiki機能は、チーム内で手軽に情報をまとめられる便利なツールとして多くの組織で活用されてきました。しかし、Microsoftは2023年3月にこの機能の廃止を正式に発表し、段階的な移行期間を経て2024年1月に完全にサービスを終了しました。

廃止の背景には、Microsoftが推進する「OneNoteへの機能統合」という戦略的方針があります。Teamsチャネル内でのメモや情報共有機能をOneNoteに集約することで、より高機能なコラボレーション環境を提供する狙いです。

ここでは、Wiki機能廃止の正確な経緯とスケジュール、そしてMicrosoftが示した方針について詳しく見ていきましょう。

Wiki機能廃止の経緯とスケジュール

Teams Wikiの廃止は、2023年3月のMicrosoft公式発表から始まり、約1年をかけて段階的に進められました。当初は2023年1月に廃止が発表される予定でしたが、ユーザーからのフィードバックを受けてスケジュールが見直され、より長い移行期間が設けられることになりました。

2023年半ばからは新規のWiki作成ができなくなり、既存のWikiについては閲覧とOneNoteへのエクスポートのみが可能な状態となりました。この期間中、多くの組織がデータの移行作業を進めることができました。

そして2024年1月、WikiタブとWikiアプリへのアクセス、およびOneNoteへの自動エクスポート機能がすべて提供を終了しました。ただし、完全廃止後もSharePointからWikiのファイル（.mht形式）をダウンロードすることは引き続き可能です。

廃止の理由とMicrosoftの方針

Microsoftは、Teams Wiki廃止の理由として「OneNoteへの機能統合」を公式に示しています。Teamsチャネル内でのメモや情報共有機能をOneNoteに集約することで、より高機能なコラボレーション環境を提供するという方針です。

OneNoteは、Wikiにはなかった手書き入力、音声録音、ファイル添付といった多様なコンテンツ形式に対応しており、複数人でのリアルタイム共同編集も可能です。Microsoftとしては、単純なテキストベースのWikiよりも、こうした拡張機能を備えたOneNoteの方が、現代のチームコラボレーションに適していると判断したと考えられます。

また、Microsoft 365全体のエコシステムを見渡すと、OneNoteはすでに多くのユーザーに利用されているツールであり、新たに独立したWiki機能を維持するよりも、既存の強力なツールに統合する方が合理的という判断もあったでしょう。

廃止されたWikiデータの確認方法

Teams Wikiが廃止された後も、過去に作成したWikiのデータは消えていません。すべてのWikiデータは、SharePointに.mht形式のファイルとして自動的に保存されています。

ここでは、SharePointからWikiデータにアクセスする具体的な手順を、画面操作に沿って詳しく解説します。プライベートチャネルのWikiについては、標準チャネルとは保存場所が異なるため、注意点も併せて説明します。

SharePointからWikiデータにアクセスする手順

廃止されたWikiのデータは、SharePointの「Teams Wiki Data」フォルダに保存されています。以下の手順で、過去のWikiデータにアクセスできます。

手順1：Teamsからファイルタブを開く

まず、Microsoft Teamsを開き、Wikiデータを確認したいチャネルを選択します。チャネル上部のタブメニューから「ファイル」タブをクリックしてください。

ファイルタブには、そのチャネルで共有されているすべてのファイルとフォルダが表示されます。ここから次のステップでSharePointサイトに移動します。

手順2：SharePointで開くを選択

ファイルタブの画面上部に表示されている「SharePointで開く」というリンクをクリックします。このリンクは、ファイル一覧の右上付近に配置されています。

クリックすると、ブラウザの新しいタブでSharePointサイトが開きます。ここには、Teamsチャネルに紐づくすべてのファイルとフォルダが表示されます。

手順3：Teams Wikiフォルダにアクセス

SharePointサイトのファイル一覧の中から、「Teams Wiki Data」という名前のフォルダを探してクリックします。このフォルダの中に、過去に作成したWikiのデータが.mht形式のファイルとして保存されています。

フォルダが見つからない場合は、検索ボックスに「Teams Wiki Data」と入力して検索すると見つけやすくなります。

手順4：Wikiデータを確認・ダウンロード

Teams Wiki Dataフォルダ内のファイルをクリックすると、ブラウザ上でWikiの内容を確認できます。.mht形式は、Webページを1つのファイルにまとめた形式で、Microsoft EdgeやGoogle Chromeなどの主要ブラウザで開くことができます。

ファイルをローカルに保存したい場合は、ファイルを右クリックして「ダウンロード」を選択してください。ダウンロードしたファイルは、ブラウザで開くか、必要に応じてOneNoteや他のツールにコピー＆ペーストして移行できます。

プライベートチャネルのWiki確認時の注意点

プライベートチャネルで作成されたWikiは、標準チャネルとは異なるSharePointサイトに保存されています。プライベートチャネルは、メンバー限定の独立したSharePointサイトを持つため、アクセス権限を持っているメンバーのみがWikiデータを確認できます。

プライベートチャネルのWikiにアクセスする場合も、基本的な手順は標準チャネルと同じです。該当するプライベートチャネルの「ファイル」タブから「SharePointで開く」を選択し、Teams Wiki Dataフォルダを探してください。

ただし、プライベートチャネルのメンバーでない場合は、SharePointサイト自体にアクセスできません。Wikiデータを確認する必要がある場合は、チャネルの所有者にメンバーとして追加してもらうか、データのエクスポートを依頼する必要があります。

OneNoteへの移行について

MicrosoftはTeams Wiki廃止の代替手段として、OneNoteへの移行を公式に推奨しています。OneNoteは、Wikiにはなかった手書き入力やファイル添付、リアルタイム共同編集といった拡張機能を備えており、より高度なコラボレーション環境を提供します。

ただし、Wikiデータを自動的にOneNoteへエクスポートする機能は、2023年10月から2024年2月までの期間限定で提供されており、現在は既に終了しています。現時点でWikiデータをOneNoteに移行したい場合は、手動でのコピー＆ペーストが必要です。

ここでは、OneNoteをTeamsで活用する具体的な設定手順と、Wikiとの違いについて詳しく解説します。

OneNoteへの自動エクスポートは終了

MicrosoftがWiki廃止の発表と同時に提供を開始した自動エクスポート機能は、2023年10月から2024年2月までの期間限定のサービスでした。この期間中は、Teamsの管理画面から簡単な操作でWikiデータをOneNoteに移行できましたが、現在は既に終了しています。

現時点でWikiデータをOneNoteに移行したい場合は、SharePointから.mhtファイルをダウンロードし、ブラウザで開いた内容を手動でOneNoteにコピー＆ペーストする必要があります。この方法は手間がかかりますが、確実にデータを移行できます。

TeamsでOneNoteを使う設定手順

OneNoteをTeamsチャネルで活用するには、チャネルにOneNoteタブを追加する必要があります。新規にノートブックを作成する方法と、既存のノートブックに接続する方法の2つがあります。

新規ノートブックを作成する場合

Teamsチャネルの上部タブメニューで「+」ボタンをクリックし、アプリ一覧から「OneNote」を選択します。次に表示される画面で「新しいノートブックを作成」を選び、ノートブック名を入力して「保存」をクリックします。

作成されたノートブックは、そのチャネル専用のものとして自動的にSharePointに保存され、チャネルメンバー全員がアクセスできるようになります。タブ名はデフォルトで「OneNote」となりますが、後から変更することも可能です。

既存のノートブックに接続する場合

既に作成済みのOneNoteノートブックをTeamsチャネルで共有したい場合は、同じく「+」ボタンから「OneNote」を選び、「既存のノートブックを使用」を選択します。

OneDriveやSharePointに保存されているノートブックの一覧が表示されるので、接続したいノートブックを選んで「保存」をクリックします。これにより、チャネルメンバーが既存のノートブックにアクセスできるようになります。

OneNoteの主な機能とWikiとの違い

OneNoteは、ノートブック・セクション・ページという3層の階層構造で情報を整理します。ノートブックは大きなファイルキャビネット、セクションはその中のフォルダ、ページは個別の文書というイメージです。この構造により、大量の情報を体系的に管理できます。

Wikiとの大きな違いは、対応するコンテンツ形式の豊富さです。OneNoteでは、テキストだけでなく、手書き入力、音声録音、画像、ファイル添付など、多様な形式のコンテンツを1つのページに統合できます。また、複数人でのリアルタイム共同編集が可能で、誰かが編集している箇所が即座に他のメンバーにも反映されます。

変更履歴の自動保存機能も優れており、過去のバージョンに遡って内容を確認したり、誤って削除した情報を復元したりすることも簡単です。Wikiにはなかったこれらの機能により、OneNoteはより柔軟で高度な情報共有を実現します。

OneNote以外の代替ツール比較

OneNoteはMicrosoftが公式に推奨する代替手段ですが、Teams Wikiの代わりとして検討できるナレッジ管理ツールは他にも多数存在します。特に、検索機能の強さ、操作性の高さ、Teams連携の柔軟性といった点で、OneNoteとは異なる強みを持つツールが注目されています。

ここでは、世界的に高いシェアを誇るツールから、日本国内で独自の文化を形成し人気を集めているツールまで、主要な5つのナレッジ管理ツールを比較します。各ツールの特徴、料金、Teams連携の有無を整理し、自社のニーズに最適なツールを見極めるための情報を提供します。

主要ツールの比較表

Teams Wikiの代替として検討できる主要なナレッジ管理ツール6製品を、料金、Teams連携、主な特徴の観点から比較しました。以下の表で、各ツールの基本情報を一覧で確認できます。

ツール名	料金	Teams連携	主な特徴
Notion	無料プランあり 有料：月額$8/ユーザー〜	通知連携可能	Wiki、データベース、タスク管理を統合した多機能ツール
Confluence	無料プランあり 有料：月額約744円/ユーザー〜	通知連携可能	大規模組織向け。Jira連携に強み
esa.io	月額500円/ユーザー	通知連携可能	WIP機能で未完成のドキュメントも気軽に共有
Kibela	無料プランあり 有料：月額550円/ユーザー〜	通知連携可能	ブログ感覚で気軽に情報発信できるUI
DocBase	月額990円/3ユーザー〜	通知連携可能	柔軟な権限設定と同時編集機能
NotePM	月額4,800円/8名〜	通知連携可能	ファイルの中身まで全文検索。AI機能標準搭載

各ツールの詳細な特徴と選定ポイントについては、次のセクションで個別に解説します。

各ツールの特徴と選定ポイント

ここでは、比較表で紹介したツールについて、それぞれの強みと、どのような組織に向いているかを詳しく解説します。自社の規模や業務スタイル、既存ツールとの連携ニーズに応じて、最適なツールを選ぶ参考にしてください。

Confluence

Confluenceは、Atlassian社が提供する業界標準のナレッジマネジメントツールです。特に開発チームや大規模組織での導入実績が豊富で、世界中の多くの企業で利用されています。

最大の強みは、同社が提供するJiraやTrelloといったプロジェクト管理ツールとのシームレスな連携です。開発タスクの進捗管理とドキュメント管理を一元化できるため、エンジニアリングチームでの採用が特に多いツールです。

大規模利用を想定した堅牢な権限管理機能も特徴の一つです。部署やプロジェクト単位で細かくアクセス権限を設定でき、プロジェクト計画や議事録など、豊富なテンプレートも用意されています。無料プランもあり、有料プランは月額約744円/ユーザーから利用できます。

Notion

Notionは、世界的に高いシェアと知名度を誇る「オールインワンワークスペース」です。Wiki、ドキュメント管理、データベース、タスク管理など、多彩な機能を単一のツールに統合しており、個人から大企業まで幅広い層に支持されています。

ブロックを組み合わせることでページを自由にデザインできる高いカスタマイズ性が最大の特徴です。表、リスト、画像、埋め込みコンテンツなど、多様な要素を柔軟に配置できるため、自社の業務フローに合わせた独自のワークスペースを構築できます。

豊富なテンプレートと、AIによる文章作成や要約支援機能も搭載されており、ドキュメント作成の効率化に貢献します。無料プランでも基本的な機能を利用でき、有料プランは月額$8/ユーザーから利用可能です。

esa.io

esa.ioは、日本国内で開発され、「情報を育てる」という独自のコンセプトで人気を集めているナレッジ共有ツールです。未完成の状態でも気軽に共有できる「WIP（Work in Progress）」機能が最大の特徴で、情報共有の心理的ハードルを下げることに成功しています。

階層構造を持たないタグベースのフラットな情報整理方式を採用しており、複雑なフォルダ構成に悩むことなく、直感的に情報を分類できます。シンプルで使いやすいMarkdownエディタも備えており、技術者だけでなく非エンジニアにも扱いやすい設計です。

料金は月額500円/ユーザーとリーズナブルで、中小企業やスタートアップでの導入実績が多いツールです。

Kibela

Kibelaは、「個人の発信を組織の力にする」をコンセプトに掲げる日本製のナレッジ共有ツールです。ブログのような感覚で気軽に記事を投稿できるインターフェースが特徴で、オープンな情報共有文化を促進したい組織に適しています。

グループやフォルダによる情報の整理が可能で、公開範囲を柔軟に設定できます。また、SlackやMicrosoft Teamsとの連携により、更新通知をチャットツールで受け取れるため、情報の見逃しを防げます。

無料プランでも基本機能を試すことができ、有料プランは月額550円/ユーザーから利用可能です。IT企業を中心に導入実績が多く、エンジニアとビジネスサイドの両方が使いやすいツールとして評価されています。

DocBase

DocBaseは、複数チームを横断した情報管理や、柔軟な権限設定に強みを持つナレッジ管理ツールです。マニュアル作成や議事録管理など、多様な用途に対応できるバランスの取れた機能性が特徴です。

複数人での同時編集機能を備えており、リアルタイムでドキュメントを共同編集できます。グループ単位での柔軟なアクセス権限設定も可能で、部署やプロジェクトごとに情報の公開範囲を細かく制御できます。

多様な外部サービスとの連携に対応しており、Slack、Chatwork、Microsoft Teamsなどのチャットツールにアクティビティ通知を送信できます。料金は月額990円/3ユーザーからと、小規模チームでも導入しやすい価格設定です。

NotePM

NotePMは、社内マニュアルやナレッジ共有に特化したナレッジマネジメントツールで、強力な検索機能とTeams連携が大きな強みです。特に、Word・Excel・PDF・PowerPointなど、添付ファイルの中身のテキストまで全文検索の対象となる点が他のツールと大きく異なります。

Slack、Microsoft Teams、Chatworkなどの主要チャットツールと連携し、ページの更新情報を自動通知できます。これにより、Teamsを中心としたコミュニケーション環境に自然に溶け込む形でナレッジ管理を実現できます。

ITツールに不慣れな人でも扱いやすいシンプル仕様のエディタを採用しており、マニュアルなしで直感的に操作できる設計です。また、ワンクリックで文章の要約、多言語翻訳、誤字脱字や言い回しの校正を行うAI機能も標準搭載されており、ドキュメント作成の効率化に貢献します。

代替ツールを選ぶ際のポイント

Teams Wikiから代替ツールへ移行する際には、自社のニーズに合ったツールを選ぶことが成功の鍵となります。単に機能の豊富さだけで判断するのではなく、既存のTeams運用との相性、メンバーの習熟コスト、セキュリティ要件など、多角的な視点から検討する必要があります。

ここでは、ツール選定時に重視すべき6つのポイントを具体的に解説します。これらの観点を参考に、自社に最適なツールを見極めてください。

Teams連携の有無と連携レベル

Teams連携には、タブ統合、通知連携、シングルサインオン（SSO）など、複数のレベルが存在します。タブ統合は、Teamsのチャネルタブにツールのページをそのまま表示できる機能で、ユーザーがTeamsから離れずに作業できるため利便性が高くなります。

通知連携は、ツール内でページが更新されたときにTeamsのチャネルやチャットに自動通知を送る機能です。この機能があれば、チームメンバーが重要な情報更新を見逃すリスクを大幅に減らせます。例えば、NotePMはMicrosoft Teamsとの連携により、ページ更新時に自動でTeamsに通知を送ることができます。

既存のTeams運用を崩さずに導入できるかどうかは、ツールの定着率に直結します。連携の深さを事前に確認し、自社の運用スタイルに合ったツールを選びましょう。

操作性とユーザーの習熟コスト

ツールの定着には、ITツールに不慣れなメンバーでも直感的に使えるUIが重要です。高機能であっても、操作が複雑で学習コストが高いツールは、結局使われなくなってしまうリスクがあります。

マニュアルなしで基本的な操作ができるか、エディタの使い勝手はどうか、といった点を無料トライアル期間中に実際のメンバーに試してもらい、フィードバックを集めることをおすすめします。NotePMは、ITツールが苦手な人でも扱いやすいシンプル仕様のエディタを採用しており、導入時の教育コストを抑えられます。

導入時の教育コストを抑えられるかどうかは、特に大規模な組織では重要な判断基準となります。シンプルで使いやすいツールを選ぶことで、スムーズな移行と高い定着率を実現できます。

検索機能の充実度

ナレッジ管理ツールの検索機能は、タイトルだけでなく本文や添付ファイルの中身まで検索できることが理想です。特に、過去に蓄積した大量のドキュメントから必要な情報を素早く見つけ出せるかどうかは、業務効率に直結します。

検索結果の精度や表示方法、フィルタやタグによる絞り込み機能の有無も重要なポイントです。例えば、NotePMはWord・Excel・PDF・PowerPointなどの添付ファイルの中身のテキストも全文検索の対象となるため、ファイル内の情報も含めて横断的に検索できます。

検索機能が弱いツールでは、せっかく蓄積した情報が活用されず、「情報はあるのに見つけられない」という状況に陥りがちです。検索の使い勝手は必ず確認しましょう。

情報整理のしやすさ

情報の整理には、フォルダ階層やタグによる柔軟な分類機能が重要です。プロジェクトや部署ごとに情報を体系的に整理できるツールを選ぶことで、メンバーが必要な情報にスムーズにアクセスできるようになります。

テンプレート機能の有無も確認しておきたいポイントです。議事録、マニュアル、プロジェクト計画書など、よく使う文書のテンプレートが用意されていれば、ドキュメント作成の手間を大幅に削減できます。

また、情報の構造化をサポートする機能（目次の自動生成、関連ページのリンク、タグ付けなど）が充実しているかどうかも、長期的な運用のしやすさに影響します。NotePMは、Windowsのエクスプローラーのようなフォルダ階層構造と、タグ付けによる分類が可能で、直感的に情報を整理できます。

権限管理とセキュリティ

企業利用では、プロジェクト単位・組織単位での柔軟な権限設定と、閲覧履歴の追跡機能が重要です。機密情報を含むドキュメントを適切に管理し、必要な人だけがアクセスできる環境を整える必要があります。

社外メンバーとの共有機能の有無も確認しておきましょう。取引先や協力会社と情報を共有する場面では、ゲスト権限で限定的なアクセスを許可できるツールが便利です。NotePMは、プロジェクト単位、組織単位などでノートごとに共有範囲を柔軟に設定でき、社外メンバー向けのゲスト権限も用意されています。

また、誰がいつページを見たかを確認できる閲覧履歴機能や、見ていないページがわかる未読管理機能があれば、重要な情報の周知状況を把握でき、情報の伝達漏れを防げます。NotePMはこれらの機能も標準搭載しています。

料金体系とコストパフォーマンス

ツールの料金体系は、ユーザー数課金か、閲覧のみのユーザーが無料かによって総コストが大きく変わります。編集権限を持つメンバーは少数で、多くのメンバーは閲覧のみという組織では、閲覧ユーザーの料金が抑えられるツールを選ぶとコストを大幅に削減できます。

既存のMicrosoft 365ライセンスで使えるツールであれば、追加コストなしで導入できる場合もあります。例えば、OneNoteやSharePointはMicrosoft 365に含まれているため、ライセンスを既に保有している組織では追加費用が発生しません。

無料トライアルの有無と期間も重要な判断材料です。実際に使ってみて、自社の業務に合うかを確認してから本格導入を決定できるため、トライアル期間が長いツールを優先的に検討することをおすすめします。

Teams Wikiから効率的に移行したいならNotePMがおすすめ

Teams Wikiが廃止された今、過去のデータにアクセスする方法と、今後のナレッジ管理をどう進めるかを理解することが重要です。この記事では、Wikiデータの確認手順、OneNoteへの移行方法、そして代替ツールの比較までを詳しく解説しました。

廃止後もWikiのデータはSharePointに保存されているため、適切な手順を踏めば確実にアクセスできます。また、OneNoteはMicrosoft公式の代替手段として推奨されていますが、検索機能や操作性、Teams連携の観点から、他のナレッジ管理ツールも検討する価値があります。

特に、添付ファイルの中身まで検索できる強力な検索機能や、ITツールに不慣れなメンバーでも使いやすいシンプルな操作性を重視する場合は、NotePMのような専門ツールの導入がおすすめです。無料トライアルを活用して、実際の業務での使い勝手を確認してから導入を決定しましょう。