こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
ビジネスチャットツールのSlackは、仕事に役立つTipsやマニュアルなどのナレッジを共有するのにも便利です。同一プラットフォーム上で社内wikiのようにナレッジをまとめられるため、 Slackでのやり取りが多い人はとくに業務効率化に役立つでしょう。
この記事では、Slackを社内wikiのように活用するアイデアについて詳しく解説します。Slack上でナレッジをまとめるメリットやデメリット、Slackを活用したナレッジ管理に役立つツールも紹介していますので、Slackユーザーの方はぜひ参考にしてください。
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目次
Slackを社内wikiのように活用するアイデア
社内外のコミュニケーションツールとして常用しているSlackで、wikiのように情報をまとめられたら便利ですよね。Slackを社内wikiのように活用する方法は、3つあります。
関連記事：TeamsのWiki機能の使い方｜消えたWikiの復元方法や移行先を紹介
ポスト機能（Slack Canvas）を活用する
ポスト機能は、Slackのプラットフォーム上でドキュメントを共同編集・共有できる機能です。ポストはチャンネル内のメンバーやDMの送信相手とも共有できます。作成したポストはメモ帳アプリのようにリスト形式で表示できますが、フォルダやタグなどで整理することは不可能です。そのため、ポストの数が多いと遡るのが難しい点には注意が必要です。
ナレッジ管理用チャンネルを立ち上げる
個人やチームの備忘録用に、メモを残す用途のみで利用するチャンネルを立ち上げる方法もあります。通常のチャットと同じ方法でストックしたい内容を共有できるため、情報共有を活性化するのに効果的です。しかし、ポスト機能と同様に過去の情報を遡りにくい点は理解しておきましょう。
ブックマーク機能を活用する
ブックマークはInstagramのブックマークのように、Slackのメッセージをいつでも見返せるようにリスト形式で保管する機能です。ただし、ブックマークしたリストは個人でしか閲覧できません。チームや部門内でのナレッジ管理には、ポストや専用チャンネルを活用した方がいいでしょう。
Slack上でナレッジ管理するメリット
そもそもナレッジをSlack上でwikiのように管理するメリットは、どんな部分にあるのでしょうか。
チャット感覚で気軽に投稿できる
Slackのプラットフォーム上で、チャットと同じような感覚でナレッジを共有でることが最大のメリットです。ナレッジマネジメントではナレッジを気軽に言語化して共有することが重要なため、Slack上で管理することでナレッジ共有の文化が根づきやすくなるでしょう。
メンションや絵文字が利用できる
特定の相手やチーム全員に見てほしい情報に、メンションをつけて通知を飛ばせます。また、メッセージ内やリアクションに絵文字を採り入れられるなど、Slackの便利機能をナレッジ管理に活用できるのが魅力です。
Slack上でナレッジ管理するデメリット
Slackにナレッジを投稿しても、wikiとしての機能を十分に果たさない可能性があります。具体的には以下の4つの理由が挙げられます。
情報が流れやすくまとめにくい
普段Slackを使いこなしている方ならよくご存知のように、古い情報が流れていってしまうことが難点です。ポスト機能を活用して、Slackでやり取りした情報を整理したりまとめたりすることはできますが、何度も振り返るようなナレッジを蓄積するのは難しいでしょう。
通知が多いと情報を見落としやすい
メッセージを1日に数百件もやりとりするような人は、メンションをつけられても通知欄で流れて見落としてしまうリスクがあります。重要な情報とそうでない情報が差別化されにくいため、情報共有がうまくいかないかもしれません。
情報を検索しにくい
Slackにも検索機能はありますが、「メッセージ」「ファイル」「チャンネル」「メンバーディレクトリ」で絞ることはできるものの、ポストやブックマークに絞って検索することは難しくなっています。そのため、探したい情報がなかなか見つからない可能性も高いでしょう。
90日前までの投稿しか表示できない（無料プランの場合）
Slackの無料プランだと、90日以上前の投稿は削除されてしまいます。そのため無料プランを利用している場合、大事な情報は別の場所にまとめておく必要があります。
関連記事：wikiとは何の略？ Wikipediaとの違いや特徴、仕事で活用する方法を解説
ナレッジ共有はSlackと社内wikiツールの連携がおすすめ
Slackを活用してナレッジ共有をするなら、Slackと連携可能な社内wikiツールを導入するのがおすすめです。Slackのいい部分を活かしながら、大事なナレッジを共有するだけでなく活用されやすい仕組みを作れます。
Slackと連携できる社内wikiツール4選
Slackと連携できる社内wikiツールの代表例を4つ紹介します。
NotePM
NotePMは初心者も安心して使える直感的な操作感と、高い検索性が魅力の社内wikiツールです。Slackとも連携可能で、ナレッジの更新情報がメッセージとして自動で送信されます。また、Slackに専用チャンネルを作成すると、チャンネルに投稿したメッセージは自動でNotePMにも記録できることも魅力です。
Confluence
エンジニア向けの社内wikiツールConfluenceでは、 Slackだけでなく、プロジェクト管理ツール「Jira Software」との連携も可能です。ただし、ナレッジの数が多くなると全体像を俯瞰しにくくなる点には注意しておきましょう。
Guru
無料で使える社内wikiツールで、SlackをはじめTeamsやGmailとの連携も可能です。モバイル端末での閲覧もできます。ただし、無料プランではユーザーごとの権限設定はできません。
Kipwise
Slackとシームレスな連携が可能な社内wikiツールが、Kipwiseです。Kipwiseのプラットフォーム上でSlackのメッセージを検索したり、Slack上でショートカットを押すだけでメッセージをKipwiseに保存したりすることもできます。
Slackと社内wikiツールを使い分けるコツ
まずはナレッジをひたすら社内wikiに蓄積した上で、取捨選択して整理しておくといいでしょう。スムーズに整理するためにも、検索性が高く、カテゴリを分類できる機能があるツールを選ぶのがおすすめです。
Slackと社内wikiを連携した事例
Slackと社内wikiツールを連携してナレッジ管理を実施する企業の事例を紹介します。
社内wikiの日報をSlackで通知（株式会社Rocal）
リモートワークが中心の働き方をする「株式会社Rocal」では、社員に業務報告として日報を提出してもらっています。もともとSlackで日報を提出してもらっていましたが、提出状況を管理するために社内wikiのNotePMで投稿してもらうようにしました。NotePMの導入後は日報の進捗を把握しやすくなり、生産性が向上しました。
【導入事例】Slackとの連携で日報の提出状況を簡単に把握！リモートワークならではの業務効率化に成功 – 株式会社Roca
Slackの専用チャンネルからナレッジを登録（株式会社もしも）
株式会社もしもでは、全社のナレッジ共有ができていないことが課題となり、社内wikiツールのNotePMを導入しました。NotePMを選んだ理由はSlackで柔軟に連携できる上、ほしい情報にたどり着きやすいことです。導入後は、NotePMで社内システムの使い方、業務マニュアル、社内ルール、新入社員向け資料を共有しています。さらに、個々が持つナレッジも投稿したり、Slackで NotePM連携用チャンネルを作ったりして残したいSlackを登録したりといった使い方も実践しています。
【導入事例】 チャット連携の柔軟性が魅力。社内のナレッジ共有がスムーズに！ – 株式会社もしも
まとめ
Slackは社内外の相手と気軽にコミュニケーションできる便利なツールですので、「同じプラットフォーム上でナレッジ管理もできたらいいのに」と思う方も多いでしょう。Slackに備わった機能を使ってナレッジ管理をすることも可能ですが、情報を整理しにくいため、多くの人が携わるプロジェクトについての情報や、何年も継続して活用する情報は、Slackのみで管理するのには向いていません。
Slackの利便性を活かしつつナレッジ管理を効率よく行うために、社内wikiツールのNotePMを活用してナレッジをストックするのがおすすめです。NotePMの更新通知はSlackのメッセージとして受け取れる上、専用のチャンネルを作ればSlackのチャットに投稿したメッセージを自動でNotePMに登録することもできます。Slackをさらに便利に使うためにも、ぜひNotePMを活用したナレッジ管理を検討してみてください。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/