Slackと連携して日報や議事録を管理できるナレッジ共有ツール「NotePM」
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| 会社名 | 事業 | NotePMの利用人数 |
|---|---|---|
| 株式会社Rocal | Webマーケティング | 8名 |
福島県にて地方企業のWebマーケティングを支援している株式会社Rocal。「地方に多くの選択肢を創る」をミッションに掲げ、地方企業の魅力を引き出すWebマーケティングで全国を対象に活動しています。その中で、自社の業務をさらに効率化するためにNotePMを導入。使い方をインタビューしました。
https://www.rocal.co.jp/
目次
ダイジェスト
| 導入部門 |
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| 導入目的 |
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| 課題 |
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| 効果 |
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| 使い方 |
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※今回はオンラインWeb会議で、マーケティング部の舟山様にインタビューさせていただきました。
Slackとの連携で日報の提出情報を把握。使いやすさと見やすさで業務効率を促進
─まずは御社の業務内容を教えてください。
舟山：福島県にてWebマーケティング業務を行なっています。Web広告に関する運用計画のご提案・実施はもちろん、Instagram、LINEといったSNSの運用支援、LP作成など、Webマーケティングに関わることはなんでもお引き受けしています。当社の特徴としては「地方に多くの選択肢を創る」をミッションに掲げている点で、福島県に限らず、全国の地方企業さまを支援しています。
─どのような経緯でNotePMを導入されたのでしょうか？
舟山：大きな理由の一つとしては、それまでの日報の提出方法に課題があったからです。弊社では全国の地方企業を支援しているため、自分の好きな場所で仕事可能としていることもあり、メンバーのほとんどがリモートワークで業務にあたっています。とくにインターン生やアルバイトに協力してもらうことも多く、業務の終わりに日報を提出することにしています。これを一時期はSlackで行なっていたのですが、ツールの性質上、メッセージが流れてしまい、提出状況をしっかりと管理できなくて…まずはこの状況を改善したい、という要望がありました。また、議事録など社内で共有すべき情報がどこにあるのかわかりづらい、という状況にも陥っていました。そうした課題を解決するために、社内ナレッジツールの導入を検討した次第です。
─NotePMを導入された決め手は何でしたか？
舟山：使いやすさと見やすさが決め手になりました。 私は現在、毎日NotePMを使用しているのですが、見出しが簡単につけられたり、リンクを挿入できたりして、とても簡単に見やすいページができあがります。写真、動画がドラッグ&ドロップで挿入できるのもありがたいですね。
それまではNotionを使用していたのですが、私では一部使いこなせない点もあり…NotePMではそういったこともなかったので、トライアルで試用してからNotePM一択でした。
社内情報が見やすく整理でき、情報共有の速度と質がアップ
─それでは、御社のNotePMの活用方法について教えてください。
舟山：ノートは用途毎に用意しています。触れる機会が多いのはやはり日報ですね。日報の書き方はあえてテンプレートを作らず自由形式にしています。読み手を惹きつけるコピーを考える訓練も兼ねているんですよ。当初の予定通り、日報が提出されるとSlackおよびメールで連絡が来るようにしています。以来、提出状況がずいぶん確認しやすくなりましたね。
トップページ。用途毎にノートが用意されています。
日報のページタイトル。メンバーごとにフォルダを用意。
日報ではコメント機能も活用して社内コミュニケーションを図っています。
舟山：また、議事録の作成と管理にも活用しています。すぐに見やすいページが作れるのと、フォルダ分けが簡単なのが助かっているんです。 議事録とともに、会議中に使用した資料も一緒に格納できるのもありがたいですね。実はそれまで、どこにどんな情報が保管されているのか、曖昧なところがあったんです。それがフォルダ分けをしっかりするようになったので、必要な情報にすぐにたどり着けるようになりました。 NotePM導入前の課題は全て解消できましたね。
議事録のページ。共有したPDF資料なども一緒に貼り付けられています。
舟山：また、議事録はテンプレートも活用しているので、作成スピードも上がったと感じています。
議事録のテンプレート
─当初想定されていた以外の使い方はされていますか？
舟山：クライアントからのご要望でSNS運用の代行も手がけているのですが、記事作成のために取材出張に出かけることがあります。その際、訪問先の住所やタイムスケジュール、取材メモなどを記載しておくと、あとで確認しやすいので重宝しています。
取材メモの画面
また、弊社ではお客様に向けてWebマーケティングに関する最新情報を週一回お届けする「週刊Rocal」という媒体を作っているのですが、その元ネタをメモして制作メンバーと共有するようになりました。これもフォルダ分けをして、掲載済みの情報かどうかもタイトルからわかるようにしているので、かなり便利になったと感じています。また、今後は完成データもNotePMで保管していく予定です。
「週刊Rocal」のフォルダ。発行済みの情報には「終了」と記載されています。
情報元ごとにフォルダを分類。
ページのタイトルで、頭に用途を記載し、タイトル最後尾に日付を入れるというルールを決めています。
企業理念や社内ナレッジを気軽に共有することで、業務の質を向上させる
舟山：このほか、NotePMを開くと常に目に入る位置にある掲示板は、当社の理念や社長の思いを伝える場所として活用しています。
企業理念など会社の方針を掲示板に掲示しています。
業務ルールや企業理念もいつでも見られるようにノートにまとめています。
舟山：もちろん、企業理念は新入社員やインターン生が入社してきた際に都度口頭でも伝えていますが、こうした場所を用意しておくと、「ここをしっかり読んでおいてね」と伝えるだけで大切なことが共有できます。こうした効率化を進めたことで、指導側の心理的負荷が軽減されたと感じています。
─マニュアルなども用意されているのですか。
舟山：はい。先ほどもお話ししたように、当社はインターン生も多く在籍しているので、業務内容をわかりやすく伝えることも大切です。現在はメモ書きレベルではありますが、お問い合わせ数を計るためのタグ設置の方法などのマニュアルなどを用意して、引き継ぎに活用しています。
マニュアルでは画像を交えて設定方法が解説されています。
舟山：このほか、研修に参加したメンバーが、不参加のメンバーに向けて情報を共有するためのノートも用意しています。参加した動画のアーカイブと配布資料、自分のメモを共有します。
研修で得たナレッジをNotePMで共有。
舟山：研修だけではなく、参考になったと感じた動画などを気軽に共有していますね。そういった気軽さが、スピーディーな情報共有につながっていると感じています。
─最後に、NotePMの魅力をお聞かせください。
舟山：繰り返しになりますが、使いやすくて、見やすいページが手軽に作れるのが素晴らしいですね。 そして、機能がシンプルなのも魅力だと感じています。Notionはできることが多くて便利な面もありますが、使いこなすには習熟が必要です。NotePMは直感的に使用できますし、実際に弊社で導入してから使い方でつまずく方はいませんでした。
弊社も今後さらに機能を使いこなして、社内の効率化や情報共有を進めていきたいと思っています。
─本日はありがとうございました。
