【導入事例】引き継ぎ・検索の時間を大幅削減！組織の拡大を支える人事部の業務をNotePM導入で効率化！ – ウルシステムズ株式会社

会社名	事業	NotePMの利用人数
ウルシステムズ株式会社	ITコンサルティングファーム	15名

「攻めのIT」に特化したITコンサルティングファーム・ウルシステムズ株式会社。2000年の創業以来、エンジニアリングとコンサルティングの「二刀流」、クライアント側の立場でプロジェクトを成功に導く「発注側支援」といったユニークなスタイルを貫いています。同社でNotePMを活用しているのは中途採用チーム。リモートワークの導入やチームの拡大といった環境変化を背景として情報共有に課題意識を持ち、NotePMを導入するに至りました。今回は、導入までの流れや使い方などを伺いました。
https://www.ulsystems.co.jp/

ダイジェスト

導入部門	人事部
導入目的	部内の情報共有 業務効率化
課題	リモートワークの導入やチームの拡大に伴い、情報共有に課題意識を持った
効果	情報を記録・共有する習慣が根付いた 業務の引き継ぎ期間を大幅に削減できた 情報を探す時間を短縮できた（50%削減）
使い方	社内外の打合せ内容の記録 業務マニュアルの作成 ナレッジの蓄積 業務上得た情報の共有

※今回はオンラインWeb会議で、人事部の中川様・中村様にインタビューさせていただきました。

組織拡大に伴い人事部のメンバーも増加。コロナ禍でリモートワークが進む中で「部内のスムーズな情報共有」が課題に。

―事業概要を教えてください。

中川：ITコンサルティングを手掛けています。コンサルタントがエンジニア出身であり、エンジニアリングとビジネスの両方が分かる「二刀流」や、お客様の立場でプロジェクトのゴールまで伴走する「発注側支援」といったユニークなスタイルを創業来貫いています。優秀な人材の獲得が生命線ですから、中途採用、新卒採用ともに力を入れています。採用環境は厳しいものの、お陰様で組織は順調に拡大している状況です。

―NotePM導入の経緯や背景についてお聞かせください。

中川：組織の拡大に伴い、直近1〜2年で急速に人事部のメンバーを増やしました。3〜4年前までは3〜4人の小さな所帯だったのですが、現在は15名ほどになっています。少人数の頃は口頭でのやりとりで問題を感じていませんでしたが、人数の増加にともない「情報共有」の仕組みを作らないといけないと感じました。手順やノウハウなどが一部のメンバーに属人化しつつあったのも課題ですね。新しく入ったメンバーへいかに効率よく伝えていくかが課題となっていました。新型コロナウイルスによる緊急事態宣言があり、リモートワークへとシフトしたことで、対面で気軽に情報共有や確認・相談ができなくなったことも仕組みの整備の背中を押しました。

―NotePMを知ったのは？

中川：最初は他社の情報共有ツールを試したのですが、あまり使い勝手が良くなかった。リッチテキスト形式で自由に書式を編集できたのですが、それがあだとなって人によって見た目がバラバラになってしまったんですよね。 ファイル管理の形式も独特で、保存したはずの文書が見られない、といった事態もありました。 検索機能も使い勝手が良くない。それでも、だましだまし使っていたのですが、「どうしてもUIが好きになれない」と部長が言い出して、色々とツールを漁った後に持ってきたのがNotePMでした。実際に使って使用感を確かめ「使いやすくて良いよね」と意見が一致して本導入に至りました。

―NotePMに決めたポイントを教えてください。

中川：大前提としてセキュリティ対策がなされていることは絶対条件でした。個人情報などの機密情報は記録していませんが、業務で利用する以上は情報漏洩のリスクに対処したい。NotePMはIPアドレス制限ができるので条件を満たしていました。その上で 「情報整理のしやすさ」が魅力でした。NotePMは良い意味で制約があるんですよね。類似のノートサービスでは、ページの内部にリストやテーブルを持ったり、ページ間のリンクを自由自在に作れたりとリッチな機能を備えているものもあります。ただ、あまりに自由度が高いと構造が複雑化して、どこに何があるかわからなくなる懸念がありました。NotePMはMarkdownの範疇でノートを作成するので文書のフォーマットが統一できますし、フォルダ、タグで整理するスタイルもわかりやすくて良いなと思いました。「検索性の高さ」「感覚的に使えるUI」も決め手でした。

人事部の業務に幅広く活用。引き継ぎ期間を大幅短縮！

―どのような場面で、NotePMを活用していますか？

中川：色々な用途で活用しています。利用頻度が高いのは人材紹介会社様との打ち合わせの記録、社内打ち合わせの議事録、業務マニュアルでしょうか。

ノート一覧

―「中途採用エージェントとの打合せ議事録」の使い方を教えてください。

中川：中途採用において必要不可欠な存在が人材紹介会社様です。転職を希望するエンジニアやコンサルタントの皆様と当社をマッチングしてくださっています。人材紹介会社様とは定期的にお会いする機会を設けており、打ち合わせでは様々な情報をやりとりします。
例えば、当社からは人材ニーズの変化、採用計画の進捗、個別の候補者様の状況など。先方からは候補者様の獲得状況や市況感などを伺い、母集団形成や選考過程で課題になっている箇所の打ち手も相談します。業界の動きを掴んだり、活動のヒントを得たりできるため、ここでの会話は本当に大切なんです。かつては、個人がメモを取ってPCに保存していたのですが、一箇所に共有した方がチームの採用力に繋がると考えて、NotePMに集約することにしました。人材紹介会社様ごとにフォルダを作成して打ち合わせのメモを全て残し、誰が、いつ、どのような会話をしたのかをチーム全員が閲覧できるようにしています。 社歴が浅いメンバーはその内容を見て勉強します。
ページには人材紹介会社様から依頼された宿題も記載し、お約束したことを守れるようにしています。NotePMは自動で下書き保存されるので、打ち合わせの中で慌ただしくページを作成してメモを取っても、情報が消失しないという安心感があります。

打合せの議事録

打合せの議事録（メモ欄に次回までの宿題を残している）

中川：特に便利だと感じているのは 「キーワード検索」 です。人材紹介会社様との打ち合わせは1日に数件入ることも珍しくありません。一回の打ち合わせでお話しする内容が多いので、「あの話は誰としたんだっけ」と分からなくなることがあるんですよね。日にちが空けばなおさらです。「いいアイディアが思いついた気がするんだけど・・・」と思った時に、記憶に残っているキーワードで検索しています。キーワードが件名に含まれていなくとも、本文の中身まで検索できる点が良いですね。 NotePMに情報を集約しているので、検索すればだいたい見つかる。この安心感は何者にも代えがたいですね。

打合せメモ一覧：タイトルは「打ち合わせの年月日とエージェント名」で統一。

―「社内打合せ議事録」の使い方を教えてください。

中村：採用チームの定例MTGや会社説明会などの採用イベント企画に関する打ち合わせを記録しています。事前にアジェンダや報告内容を入力しておき、当日はNotePMの画面を共有しながら打ち合わせを進めています。議論の内容やフィードバックは、コメントとして残していきます。 会議が終わった後、別のページにまとめたり、コメントの中で整理したりしています。NotePMにはURLを挿入できますので、参考資料や採用管理システムのリンクに飛ばせる点も重宝しています。

打合せ議事録のメモ

リンク機能を使用

―「業務マニュアル」の活用法を教えてください。

中村：私が入社した頃は上長や先輩から、口頭で仕事の進め方を教えていただきました。既にNotePMが導入されていたので、頭の整理や業務の振り返りを兼ねて片っ端から教わったことをNotePMに記録していったんです。認識に齟齬がないかレビューしてもらったところ、中川が「これマニュアルにしちゃおうよ」と言ってくれて、チームのマニュアルになったんです。
このマニュアルは新しく入ったメンバーへ業務を引き継ぐ際に非常に役立ちました。まずNotePMのマニュアルに目を通してもらい、それから「分からなかったところはどこ？」と尋ねて補足説明するというスタイルへと変化しました。 新しい仕事に取り組む時は緊張もありますし、口頭でレクチャーを一度受けたくらいでは理解しきれないものです。皆、親切に対応してくれるメンバーばかりですが、必要な時にすぐにコミュニケーションがとれるとは限りません。特にリモートワークの日は相手の状況がわからず、確認や相談に時間が掛かっていました。マニュアルを整備しておけば新規参入メンバーが逐一質問をせずとも、自己解決できるようになりました。 私が独り立ちするまでにかかった期間とマニュアルを使って新メンバーに引き継ぎをした期間を比較すると半分くらいに短縮・削減できた感覚があります。

業務マニュアル

コメント機能を利用

ノートを書くような感覚で編集できる「使いやすさ」が魅力！高い検索性で業務効率アップ！

―実際に業務に使用してみて、NotePMの使いやすさはいかがですか？

中村：NotePMは入社して初めて知ったツールでした。「もっと早く知りたかった！」というのが第一印象ですね。 カテゴリ別にノートを分けられる点、他のメンバーの投稿をタイムラインで確認できる点が気に入っています。重要な部分にマーカーを引けたり、色が付けられたりと、紙のノートと同じような感覚で書き留められるので書くこと自体も楽しんでいます。

中川：そうですね。簡単に装飾ができるのは良いですね。動作が軽いのも助かっています。必要なときに始まった瞬間、サッとブラウザを開いて、すぐにメモを取り始められますから。

―業務効率はどのくらい向上しましたか？

中川：「情報を探す」ための時間が大幅に削減されました。 もともと私は紙のノート派だったんですが、NotePMをきっかけにデジタルに移行しました。大量のメモをフォルダやタグを使って整理できること、検索機能を使って欲しい情報を後から引っ張り出せること、これはデジタルならではの強みですよね。まだまだ使用していない機能もあるので、今後は便利な機能を習得して、より幅広く活用していきたいですね。

—お忙しい中、インタビューにご協力いただきありがとうございました。

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NotePMの特徴

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URL: https://notepm.jp/

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