検索性に優れたマニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」
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| 会社名 | 事業 | NotePMの利用人数 |
|---|---|---|
| 株式会社ザグザグ | ドラッグストア、調剤薬局、介護施設の経営 | 295名 |
中国・四国エリアでドラッグストア事業を展開する株式会社ザグザグ。店舗・本部で使用する業務手順マニュアルの検索性が低く、属人化が進行していることから改善依頼が挙がっていました。店舗・本部両者の業務効率化のため、NotePMの導入を決断されたきっかけについて、店舗での活用方法とともにお話を伺いました。
https://www.zagzag.co.jp/
目次
ダイジェスト
| 導入部門 |
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| 導入目的 |
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| 課題 |
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| 効果 |
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| 使い方 |
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※今回はオンラインWeb会議で、物流システム部の原野様、店舗支援部教育チームの渋谷様、丹生様にインタビューさせていただきました。
中国・四国エリアの美と健康を支える
ー事業概要を教えてください。
渋谷：岡山県を中心に、ドラッグストア・調剤薬局・介護事業を展開しています。創業以来、地域密着で地元の美と健康に貢献することを信念とし、現在は中国・四国エリアで事業を行っています。
店舗マニュアルの検索性に課題
ーNotePM導入のきっかけを教えてください。
渋谷：ドラッグストアの店舗スタッフから、マニュアルの検索性を改善してほしいとの要望が挙がったことがきっかけです。
従来本部では店舗向けの細かい応対マニュアルをExcelで作っていました。ただデータの容量が重く、店舗側で情報を検索する際に時間を要していました。 Excel内に添付した資料などはキーワード検索に引っかからず、検索性も決して良いとは言えない状況だったのです。
そうした背景から業務効率を改善したいとの声が多数現場から挙がり、社内wikiツールの導入を検討するようになりました。
紙媒体に頼った運用・情報の属人化
ーツール導入前の課題を詳しく教えてください。
渋谷：店舗と本部でそれぞれ異なる課題がありました。
店舗では、先述したマニュアルの検索性が低いことに加えて、レジ操作時に必要となるマニュアルを紙で印刷しなければならず、紙媒体に頼った運用がなされていました。
本部の課題は、業務中に使用するマニュアルや業務手順書が属人化されていたことです。社内wikiツール導入前は、社員各々がマニュアルを作成し、個人のフォルダで管理していました。マニュアルは作成から保管まで社員それぞれに一任されていたため、本部全体での情報の共有ができていませんでした。
導入の決め手は「シンプルさ」と「検索性」
ー社内wikiツールを導入するにあたり、重視したポイントはありますか。
原野：自分たちの実現したいことが明確だった分、それを再現できるシステムかどうかを重視しました。
—NotePM導入の決め手は何だったのでしょうか。
原野：機能のシンプルさと検索の容易性です。 他社のツールと比較検討する際に、使用感・ファイルの作りやすさ・イニシャル/ランニングコストなどのさまざまな項目をチェックしていましたが、機能面と使用感の両方でNotePMが最良の選択肢だと感じました。特に使用感については、ツール内の機能があまりに多すぎると使用方法を覚えることに時間を割くことになります。シンプルかつ、機能性も十分に備わっているNotePMは、非常に助かりました。
渋谷：従来のツールでは難しかった添付ファイル内のテキスト検索ができるようになったこともありがたかったです。利便性が格段に良くなる見通しがつけられましたし、以前までは必須作業だったファイルのタイトルに関連キーワードを追記するなどの工夫も不要になりました。
「機能」と「コスト」を考慮して費用対効果が非常に高いNotePMの導入を決めました。
—社内でのNotePMの導入はスムーズに進んだのでしょうか。
原野：比較的スムーズに進んだ印象です。社内wikiツールの導入は現場スタッフからの依頼でもありましたから、社内でも重要性を認識していたことが大きかったのだと思います。
NotePMの導入にあたっては事前に社内会議に向けてプレゼンを行いました。使用するプレゼン資料はNotePM上で作成し、プレゼンの最後には「実はこの資料もNotePMで作成しました！」とサプライズも仕掛け、ツールの利便性も含めてアピールすることができました。
導入プレゼンで使用した「NotePMの本部での利用について」
店舗でのマニュアル検索時間が5分から30秒に
ーNotePM導入後の店舗での効果を教えてください。
渋谷：もっとも効果を感じた部分は検索性の向上です。以前はマニュアルを検索するのに5分くらいかかりましたが、今では約30秒ほどに縮まりました。店舗スタッフからも業務改善につながったと大変好評です。
また、「脱・紙マニュアル」も社内で進められています。従来はレジやパソコンの操作確認をするために、マニュアルを毎回紙で印刷して持ち運んでいましたが、NotePMならタブレットで簡単に閲覧が可能です。店舗からは、紙媒体の脱却が業務の効率化につながっているとの声ももらっています。
ーマニュアルの軽量化が店舗での業務の効率改善につながったのですね。
はい。社内向けのマニュアルは、第1章から9章までと資料としてかなりボリュームがあります。バインダー9冊分のマニュアルがNotePMに移行したことで、今まで更新時に発生していた印刷と差替えの作業も不要になり、大幅な業務の効率化を実現することができました。
9章におよぶマニュアル
本部での情報共有意識の芽生え
ーNotePM導入後の本部での効果を教えてください。
渋谷：「マニュアルや手順書は個人で作るのではなく、NotePMを使って全体で共有していこう」という意識改革が急速に進行しています。まだ過渡期ではあるものの、今後は個人で所有しているマニュアルをNotePMに移行し、組織として情報の共有を図りたいと考えています。
操作性についても、直感的で使いやすく、特別な知識が不要でありがたいと社員からも好評です。
データ移行も簡単、店舗への情報共有もスムーズに
ー実際に管理しているドキュメントの種類を教えてください。
渋谷：現在管理しているのは、マニュアル・FAQ・新人向けページの3種類です。
丹生：マニュアルは一旦Excelにあった既存データをNotePMに移行しました。ExcelをPDFファイルに変換した後、NotePMの方に添付するのですが、ドラッグアンドドロップで簡単に添付できるので、コツを掴んだ後はスムーズに作業ができ、1日でExcelからの移行作業が完了しました。
既存のマニュアルをNotePMに添付
現在は移行した内容をNotePM内のノートに書き換える作業を進めています。
NotePM用にマニュアルを書き換え中
NotePM用にマニュアルを書き換え中「フォルダ」
NotePM用にマニュアルを書き換え中 詳細内容「ポイントカード預かり」
お客様への問い合わせ応対
渋谷：新人向けのページは、入社初日のスタッフに基本的な知識を覚えてもらうために使っています。「第1章」でいえば、身だしなみや心構え、レジの操作方法などといった、実践的な細かい業務の手順内容です。かさばらず印刷する手間もないため、入社初日の社員に対して「ここ読んでおいて」と指示するだけでいいので大変助かっています。
新人向けマニュアル「第1章 売り場に立つ前に」
新人向けマニュアル「第1章 売り場に立つ前に」身だしなみ
新人向けマニュアル「第1章 売り場に立つ前に」身だしなみ 詳細
ー情報整理はどのような単位でしていますか。
渋谷：ノートは店舗向けマニュアルとの2軸で分けています。
渋谷：社内マニュアルのフォルダ内はもともとのグループウェアの階層を踏襲し、章立てて管理をしています。
マニュアルのフォルダ階層
従来のやり方を踏襲し、新ツールへの抵抗を軽減
ー社内にNotePMを浸透させるためにどのような工夫をされましたか。
渋谷：実際の操作マニュアルをNotePMで作成し、本部の社員に使い方を周知しました。
操作マニュアル
ただ、以前使用していたグループウェアと使用感が似ている部分も多く、導入に当たっての大きな抵抗感はなかったと感じています。
マニュアルを閲覧する店舗スタッフにとっても、以前閲覧していたグループウェアのフォルダ構成を踏襲しているため、「以前と変わらない見た目で、より使い勝手が良いツールに変わっただけ」という意見が多かったです。
コードブロックの活用で簡単操作
ーNotePM内で、便利な点、気に入っているところを教えてください。
原野：一番助かっているのはコードブロックです。これまで使用していたツールでは、テキストをコピーするにはドラッグ操作が必要でした。しかし、NotePMでは繰り返し利用するテキストにコードブロックを使うことで、「Copy」ボタンをクリックするだけで必要箇所のコピーができます。とても便利ですよね。
コードブロックの活用 「Copy」ボタン
—お忙しい中、インタビューにご協力いただきありがとうございました。
