社内wikiは自作とクラウド型、どっちがいい？見極め方を紹介！

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

社内wikiとは、マニュアルやFAQをはじめとする社内のナレッジを蓄積できるツールです。クラウド型の社内wikiツールを契約すると手軽に導入できますが、自作して費用を抑えることもできます。しかし、それぞれにメリットやデメリットがあるため、自社には自作とクラウド型のどちらが適しているのか見極めることが大切です。

この記事では、自社に合う導入方法を見極めるポイントや、クラウド社内wikiと自作社内wikiの代表的なツールの特徴を紹介します。

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そもそも社内wikiとは？

社内wikiとはそもそもどんなツールなのでしょうか。基本機能や主な用途を紹介します。

社内wikiの基本機能

社内wikiの機能はツールによってさまざまですが、どのツールでも基本的に備わっている機能は次の通りです。

・ドキュメント作成・編集・閲覧
・ドキュメントの検索
・変更履歴の管理
・アクセス・編集権限の管理
・ファイル共有
・ドキュメントへのコメント・スタンプ

社内wikiの代表的な用途

社内wikiでは以下のような社内向け情報の共有ができます。

・業務マニュアル
・社内FAQ
・社内規則
・議事録
・日報・月報
・問い合わせ履歴
・席次表・内線表
・シフト表・年間スケジュール　など

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社内wikiの導入方法は2種類ある

社内wikiの導入方法は、大きく分けて2種類あります。それぞれの導入手順やメリットについて簡単に紹介します。

クラウドツールを契約

クラウドツールとは、サーバーやソフトウェアをベンタ−（開発企業）が管理しているツールのことです。ダウンロードしたらすぐに使えるスマホアプリのように、契約後すぐに利用できる状態になるので、サーバーの構築やインストールなどの手間は必要ありません。

無料のオープンソースを利用して自作

オープンソースとは、ソースコードを無償で公開しているツールのことです。サーバーを契約してWebサーバーを用意したうえで、オープンソースの社内wikiをインストールすることで構築できます。自社サーバーにインストールすると運用に手間がかかるため、レンタルサーバーを契約すると便利です。

自作？クラウド？自社に適している社内wikiを見極めるポイント

自社に適した社内wikiの導入方法を検討するうえでの着眼点を4つ紹介します。

社内にサーバーやプログラミングのノウハウがあるか

自作の社内wikiは、比較的簡単に導入できるレンタルサーバーを利用する場合であっても、運用しつづけるためには多少なりともサーバーやプログラミングの知識が必要です。情シス部門を設けていない場合や、社内にエンジニアがいない場合は、システム面の運用を開発元に一任できるクラウドツールを選ぶのが現実的でしょう。

社員に一定以上のITリテラシーがあるか

社内wikiを活用してもらうためには、ツールの導入や保守・運用を担当する社員だけでなく、社内wikiでドキュメントを作成・閲覧する社員のITリテラシーも重要になってきます。自作する場合に使用するオープンソースの社内wikiは、ボタンが英語表記のみだったり、日本語に対応していても翻訳ツールを使ったようなカタコトの表現になっていたりするケースが多くなっています。PCに苦手意識がある人にとっては、そのままだと使いづらいでしょう。また、オープンソースの社内wikiは、ドキュメントを作成するのにMarkdownやHTMLなどのプログラミング言語の知識が求められることもあります。

クラウド社内wikiはツールにもよりますが、PCが苦手な人でもすぐに使い方を覚えられるツールも多くなっています。なかでもLINEやSNSと同じ感覚で使えるクラウド社内wikiであれば、ITリテラシーに自信がない人でも抵抗なく慣れていけるでしょう。

高度なセキュリティを実現できるか

オープンソースを使って自作する場合、セキュリティレベルは社内wikiをインストールするサーバーに依存します。もちろん高度なセキュリティ性が魅力なサーバーもありますが、「費用を抑えたいから」と料金が破格すぎるサーバーを選んでしまうと情報漏洩のリスクが高まるかもしれません。また、最低限のセキュリティ性を確保するためにも、アクセス権限の設定は欠かせません。

一方でクラウド社内wikiの場合は、高度なセキュリティ対策に取り組んでいるケースが多くなっています。GoogleやAmazonなど世界屈指の安全性を誇るサーバーを使ってデータを管理しているクラウド社内wikiも珍しくありません。気になるクラウドツールがあれば、ぜひセキュリティ面も厳しくチェックしてみてください。

自社に合わせた大幅なカスタマイズが必要か

社内wikiを自作する場合は、オープンソースにプラグインを導入して機能を追加することも可能です。また、デザインやボタンの表示なども自由に変更できます。ただし、カスタマイズにはプログラミングが必要です。また、手軽に導入できるレンタルサーバーを利用する場合は、カスタマイズできる範囲が限定されているケースもありますのでご注意ください。

クラウド社内wikiの場合は、基本的に機能の大幅なカスタマイズはできません。ベンダーに「こんな機能がほしい！」とリクエストすると採用される可能性もありますが、基本的には導入時点で必要な機能をすべて満たしているツールを選ぶのがいいでしょう。

クラウド社内wikiの特徴を、NotePMを例に紹介

ここからは代表的なクラウド型の社内wikiであるNotePMを例に、特徴を紹介していきます。その他のクラウド型社内wikiツールを知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

関連記事：【2024年版】社内wikiツールおすすめ15選（有料・無料）

添付ファイルの中身も含めた全文検索に対応

NotePMは検索機能が非常に強力です。ドキュメントの本文だけでなく、添付しているファイルの中身に含まれるキーワードもキャッチしてマーカー表示してくれます。探している情報を見つけやすいので、「あの資料どこだっけ……」と作業の手が止まる時間とは無縁になるでしょう。

指定ユーザーにページ作成・更新のお知らせを通知

NotePMでは、ページの作成・更新時に「お知らせしたいユーザー」を指定すると、本人にメールやNotePMの画面上で通知が届きます。LINEの「既読」「未読」のように閲覧履歴や未読通知も管理できるので、情報の確認漏れを防ぎやすいことが魅力です。

レポート機能が充実

NotePMは「人気ページのランキング」「ナレッジ共有の貢献度が高い社員」などのデータが自動で集計されています。これからナレッジシェアリングの文化を浸透させたい企業にとっては、従業員がナレッジを共有するモチベーションを高めるのに役立つでしょう。

自作社内wikiの特徴を、Outlineを例に紹介

次はOutlineを例に、オープンソースを使った自作社内wikiの特徴を紹介していきます。その他のオープンソースの社内wikiツールを知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

20以上のツールと連携可能

Outline は、SlackやGoogleドキュメントをはじめ20以上のツールと簡単に連携できます。ドキュメントの更新情報をSlackに自動で投稿できたり、Googleドキュメントのファイルを埋め込んだりとツールを跨いでシームレスな操作ができることが魅力です。また、APIも公開されているため、ほかのツールにOutlineを組み込むこともできます。

17言語に対応したサポート

英語や日本語だけでなく、フランス語、スペイン語、ドイツ語、韓国語、中国語など17の言語に対応しています。海外に拠点を設ける企業や、海外の取引先との情報共有に使いたい場合も、ストレスなく利用しやすいでしょう。

自由にカスタマイズ可能

オープンソースのため、操作性やデザインを自社にあわせて自由にカスタマイズできます。メモ帳ツールのように比較的シンプルで、操作も直感的で分かりやすいので、カスタマイズしない状態でも十分便利な社内wikiとして活用できるでしょう。

結局、自社に適している社内wikiはどっち？

手軽に導入できて機能性に優れたクラウド型社内wikiと、価格が抑えやすくカスタマイズしやすい自作社内wikiでは、どちらが自社に向いているのでしょうか。

はじめての社内wikiなら「クラウド社内wiki」がオススメ

まだナレッジ共有の習慣が根付いていない企業や、はじめて社内wikiを導入する企業にはクラウド社内wikiがオススメです。クラウド型の中でも、操作が簡単で、情報が見つけやすいことはもちろん、ナレッジを作成・更新する社員がやりがいを感じられる機能があるツールだと、社内にナレッジシェアリングの文化根付きやすくなります。

こだわってカスタマイズしたいなら「自作社内wiki」がオススメ

すでにクラウド社内wikiを活用してナレッジ共有する社内文化が根付いていたり、機能性に限界を感じていたりする場合はオープンソースを活用した自作がオススメです。必要な機能や、現在の社内wikiで改良したいポイントを書き出したうえで、理想の社内wikiを実現できそうなオープンソースツールを選んでみてください。

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まとめ

オープンソースの社内wiki自体は無料ですが、サーバーの契約に費用が必要です。サーバーの契約費用を考えてもクラウド社内wikiよりコストは抑えやすいものの、導入後に社内に浸透させる過程で軟膏する可能性もあります。その一方で、オープンソースの社内wikiは機能を拡張したり、デザインを変更したりといってカスタマイズは自由に行なえます。手間と時間をしっかり掛けてプログラミングすると、社員のニーズに合った社内wikiを構築することも可能です。社内のナレッジシェアリングを円滑に行うためにも、クラウド社内wikiと自作社内wikiのどちらに適性があるのかしっかり見極めたうえで導入しましょう。

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