社内wikiはどう作る?情報・ナレッジ共有のポイント

2019年11月29日(金) 社内wiki

社内wikiがあれば、社内での情報・ナレッジ・ノウハウの共有がしやすくなり、業務効率化と生産性の向上が実現できます。しかし、社内wikiを導入しても十分に使われない会社もあるものです。社内wikiを導入するだけでなく、うまく定着させて導入を成功させるには導入前の注意点を押さえ、自社に合ったツールを選定して作成しなくてはなりません。社内wikiをスムーズに導入し、活用されるようにするための注意点と、社内wiki作成ツールの選び方について解説します。

社内wikiを作る前にチェックしておくべき5つのポイント

社内wikiは、社内で情報やナレッジ・ノウハウを蓄積し、共有するためのツールです。

ブラウザから簡単に編集でき、管理者だけでなく、社内の誰もが自由にページを作成したり、編集したりできます。社員全員が社内wikiを活用すればするほど、効果は大きくなっていくのです。

使われる社内wikiを作成するためには、導入までの各段階で、次のようなポイントを押さえておく必要があります。

1.社内wikiを導入する目的を決める

社内wikiを導入するときには、明確な目的を設定するとユーザーに受け入れられやすくなります。社内wikiはいろいろなことに使えるので、どう使っていいのかわからないというユーザーも多いようです。

「何のために社内wikiを作成するのか、なぜ社内wikiに情報を書き込んでいく必要があるのか」をはっきりさせましょう。何を書き込むべきか、どのように使えばよいのかをイメージしやすくなります。

2.編集・閲覧が可能な権限を持つユーザーの範囲を決める

社内wiki作成ツールは、文書の編集・閲覧権限の範囲を特定の担当者のみ、すべてのユーザーが対象、などと細かく分けることができます。文書によって編集の可能・不可能を切り替えることも可能です。

しかし、社内wikiの目的は多くのユーザーが共同で情報を編集し、情報を共有することにあります。あまり権限を細かく指定すると、社内wikiへの書き込みが少なくなり、使われなくなるかもしれません。権限の範囲を細かく指定せず、ある程度自由に使えるようにしたほうがよいでしょう。

3.どんな情報を蓄積していくのかを決める

社内には、報告書、会議資料、マニュアルなど、さまざまな共有文書があります。どの文書を社内wikiに保存するのかをあらかじめ指定しておきましょう。社内wikiの使い方がわかりやすくなります。

4.社内wikiで共有したいデータをあらかじめ準備しておく

社内wikiの利用を開始する前にある程度のデータを事前に準備しておきます。例えば日報や社内文書、プロジェクトごとの書類などのデータが事前に社内wikiに入っていれば、すぐに情報を検索して使うことができるからです。また、どんな情報をどのように書き込むべきかがわかりやすく、ユーザーがなじみやすいというメリットもあります。

すでにほかのツールに多くの情報が蓄積されているという場合は、以前から使用しているツールと連携ができるようにしておきましょう。

5.社内全体へ導入する

上述1~4ができたら、いよいよ全社に社内wikiを公開します。管理チームが先頭に立って、社内wikiの利用が定着するような施策を行いましょう。

社内wiki導入後に積極的な活用を促すための3つのポイント

こうして社内wikiを公開しても、まだスタートラインに立ったにすぎません。多くの社員に積極的に活用される社内wikiにするためには、公開後も次のようなポイントに気をつけて運用しましょう。

1.社内wikiの管理チームを作る

社内wikiを積極的に活用してもらうには、利用をサポートするための管理チームが必要です。管理チームは、導入後に社内wikiを活用する雰囲気を作ったり、周りのユーザーからの質問に答えたり、自らも積極的に社内wikiを活用したりします。そうすることで、社内wikiはスムーズに定着しやすくなるでしょう。

さらに、管理チームには社内wikiが荒れるのを防ぐという役目もあります。他人やその書き込みを中傷するような書き込みがあったりしては、雰囲気が荒れ、社内wikiが有効に使われなくなってしまいます。また、間違って同じ情報が何度も書き込まれたり、必要な情報が誤って削除されたりしまうこともあるでしょう。そのようなときにも社内wikiを管理、修正して、社員がより気持ちよく使える環境を保つことも管理チームの仕事です。

2.最初は利用目的を絞り、多くのユーザーに利用してもらう

社内wikiにはさまざまな情報を書き込むことが期待されていますが、最初は目的を限定します。さらに、どのユーザーにも定期的に利用する仕組みを作るのも有効です。

例えば、業務報告や会議の議事録は社内wikiに書き込む、といったルールを決めるとよいでしょう。強制的に社内wikiを使う機会を増やせば社内wikiを利用することに慣れ、気軽に書き込むことができるようになります。

3.運用ルールはできるだけシンプルに

自由に情報共有ができる社内wikiとはいえ、ある程度の運用ルールが必要です。しかし、細かいルールがたくさんあると使いづらく、そのうち使われなくなってしまいます。

活用される社内wikiにするためには、ルールはできるだけシンプルにして、書き込みやすくしておきます。導入初期には特に、ルールが多いと利用されません。作成した運用ルールは明文化し、いつでも見られるようにしておきましょう。

社内wiki作成ツール選定のポイント

社内wiki作成ツールはたくさんありますが、それぞれに特徴があります。自社の目的に合ったツールを選ぶことが重要です。そうすればより使われる社内wikiにすることができるでしょう。

社内wikiのデータを入力していくのには時間や手間がかかるため、いったん運用を開始すると、ほかのツールに移行しにくいものです。社内wikiツールの選定は慎重に行いましょう。

1.必要な機能や仕様を満たしているか

社内wikiツールは、製品によって機能が少しずつ異なります。自社が求めている社内wikiとしての機能を満たしているものを選びましょう。機能を比較するときには、ツールの規模(利用人数)、権限指定の方法、などがポイントになります。

2.情報の蓄積や検索がしやすいか

使いやすい社内wikiは、更新のしやすさや情報の検索性も重要です。

書き込みには階層構造など新規項目を作成しやすいものが便利です。新規項目の作成だけでなく、更新しやすいかも重要になります。

検索には、ページに表示されている言葉だけではなく、添付されているドキュメントの中身も検索できると便利でしょう。

3.PCやITが苦手な社員でも簡単に操作できるか

社内wikiはできるだけ多くのユーザーに使ってもらわなくてはなりません。管理者やシステム部門だけでなく、PCの苦手なユーザーにも理解しやすく、操作しやすいツールを選んでください。PCやITが苦手な社員には、シンプルなインターフェースで、直感的に操作できるものが使いやすいでしょう。

4.料金は適正か

社内wiki作成ツールには、有償のものも無償のものもあります。無償のものは機能が十分か、企業で使うものとして安心かを確認しましょう。

有償のものは、機能や利用方法、利用人数によって料金が大きく異なります。目的に合った価格か、予算内で収まるかをチェックしてください。

5.セキュリティは万全か

社内wikiの内容には企業の営業活動に関する情報や個人情報が含まれるケースも多々あるため、セキュリティは重要な選定ポイントです。社内ネットワークやユーザー管理に気を配るだけでなく、社内wiki作成ツールにもどのようなセキュリティが用意されているかを確認しましょう。

6.マルチデバイスに対応しているか

社内wikiには、出先、出張先など社外から利用するユーザーも多いでしょう。モバイル端末でも操作しやすいよう、マルチデバイス対応されているかも事前に確認しましょう。

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まとめ:社内wikiを作るには先を見据えた準備が必須

社内wikiは作ったら終わりではなく、その後の社内での運用のしやすさという観点も必須です。導入前の準備と導入後の活用促進、自社にあった社内wikiツールを選定するというポイントを押さえれば、社内wikiは企業の規模にかかわらず、部署を超えて情報を共有できる、とても便利なツールとなるでしょう。