社内wikiとは、組織内で情報を共有・管理するためのシステムです。社内wikiがあるとナレッジやノウハウの共有がしやすくなり、業務効率アップも期待できます。しかし、いざ社内wikiを作成しようと思っても、どうすればいいのか悩む人もいるでしょう。
本記事では、社内wikiの作り方を解説します。社内wikiを定着させるためのポイントや自社にあった作成ツールの選び方についても触れていきますので、ぜひ社内wiki導入の際に参考にしてみてください。
＞関連記事：社内wikiの導入から活用までの完全マニュアル 成長企業が実践する情報共有術！
社内wikiを簡単に作成・浸透させられるツール「NotePM」
目次
社内wikiとは？
社内wikiとは、社内情報を共有するためのシステムです。社員がもっている知識や経験、業務ノウハウを一元化し、誰でも自由に見たり編集したりできる形で管理します。Web上で作成すれば、リアルタイムでの編集・更新が可能なことも魅力です。
社内wikiを作成すれば、部署間の情報共有がスムーズに進みます。業務の手間が減るだけでなく、新入社員の育成や決まった作業の効率化にも役立ちます。また、ノウハウが蓄積されることで、社員全体のスキル向上も期待できるでしょう。
＞関連記事：社内wikiとは？導入メリットや失敗例、適切なツールの選び方を解説
社内wikiを作成するメリット
社内wikiには、会社にとって数々のメリットがあります。まず、社員が日々の仕事で得たノウハウをまとめて管理し、全社で共有できるようになります。業務の属人化を防ぎ、組織全体でスムーズに情報を回せるようになるでしょう。
また、共有された情報を活用して仕事のやり方を統一することで、業務品質・生産性の向上も期待できます。とくに新人教育では、ベテラン社員の経験をまとめて共有できるため、指導の質も向上します。教育にかかるコスト削減にもつながるでしょう。
このように、社内wikiは会社の生産性や効率を高めるための便利なツールといえます。
＞関連記事：社内wikiはなぜ情報共有ツールとして便利なのか？4つのメリット
社内wikiに含める内容
社内wikiに含める項目とその内容の例を紹介します。社内wikiを作成する際の参考にしてみてください。
| 項目 | 具体的な内容 |
|---|---|
| 会社の基本的な情報 | 会社概要、企業理念、社内規則、組織図、従業員データなど |
| 各種マニュアル | 業務マニュアル、安全衛生マニュアル、セキュリティマニュアルなど |
| 社内FAQ | 各種手続き方法、システム・ツールの使い方、社内イベントや福利厚生の利用方法など |
| 報告書 | 議事録、日報・月報、月次・四半期業績報告、社内アンケート結果など |
| 用語集 | 業界・業務用語、社内で使用する略語一覧、サービスの専門用語など |
| おすすめツール一覧 | 各部署のツール紹介、ツールの特徴と推奨用途、利用方法やサポート情報など |
ここで紹介した項目以外にも、社内wikiにはさまざまな使い方があります。会社の目的に合わせて、工夫しながら活用するとよいでしょう。
社内wikiを簡単に作成・浸透させられるツール「NotePM」
社内wikiの作り方5ステップ
社内wikiの作り方を5ステップで紹介します。
- 社内wikiを導入する目的を決める
- 編集・閲覧が可能な権限をもつユーザーの範囲を決める
- 社内wiki作成ツールを選定する
- 社内wikiにのせる情報を集めてカテゴリ分けする
- 社内wikiを作成・運用する
今回紹介する手順で社内wikiを作成しましょう。
＞関連記事：社内wikiは自作とクラウド型、どっちがいい？見極め方を紹介！
1.社内wikiを導入する目的を決める
社内wikiを導入する際は、明確な目的を設定するとユーザーに受け入れられやすくなります。社内wikiはさまざまな使い方ができるため、どう活用すればよいのか迷う人も多いようです。
「何のために社内wikiを作成するのか」「なぜ社内wikiに情報を書き込む必要があるのか」をはっきりさせましょう。目的が明確化されていることで、社員が社内wikiをどのように使えばよいのかがイメージしやすくなります。
2.編集・閲覧が可能な権限をもつユーザーの範囲を決める
社内wikiを作成する際は、誰が編集・閲覧できるかの範囲を決めることも大切です。社内wiki作成ツールでは、文書の編集・閲覧権限の範囲を細かく設定でき、特定の担当者のみやすべてのユーザーが対象など自由に設定できることが多いです。また、文書ごとに編集できるかどうかも切り替えられます。
ただし、社内wikiの目的は多くのユーザーが協力して情報を編集し、共有することです。権限を細かく設定しすぎると社員が自由に書き込めなくなり、社内wikiが活用されなくなる可能性もあります。そのため、権限の範囲はあまり厳しく指定せず、ある程度自由に使えるほうがよいでしょう。
3.社内wiki作成ツールを選定する
社内wikiを作って運用していくために、適切なITツールを選びましょう。社内wiki作成をサポートするツールは数多くあり、それぞれ特徴や機能が異なります。そのため、組織の規模や目的に合ったツールを選ぶことが重要です。運用をはじめると他のツールに移行するのは手間がかかるため、最初にしっかり検討しましょう。
『NotePM』は、豊富な機能と使いやすさが特徴の人気ツールで、社内wiki作成に適しています。導入コストが比較的低いのも魅力です。無料トライアルもあるため、はじめてITツールを使う人でも気軽に使い心地を確かめられます。
社内wikiを簡単に作成・浸透させられるツール「NotePM」
4.社内wikiにのせる情報を集めてカテゴリ分けする
ツールを選定したら、社内wikiにのせる情報を集めましょう。社員の知識やノウハウ、今まで文書化されていなかった経験など、社内にある情報をくまなく探すことが大切です。紙やExcel、Wordなどで情報が分散していることもあるので、時間がかかるかもしれませんが、根気よく集めていきましょう。
情報を集めたら、次はカテゴリごとに分けます。階層やタグを使って整理すると、社内wikiがわかりやすくなるためおすすめです。ツールに備わっている自動分類機能を活用してもよいでしょう。
5.社内wikiを作成・運用する
情報が整理できたら、社内wikiを作成していきます。完成したら全社に公開し、実際に運用をはじめましょう。社内wikiが社内に定着するよう、管理チームが中心となって情報の更新や修正を続けることが重要です。
社内wikiは作って終わりではなく、継続的に運用し改善していくことが必要です。古い情報は都度アップデートし、新しい知識やノウハウを適宜追加して、社内wikiを発展させましょう。
社内wikiの作成・運用を成功させる5つのポイント
社内wikiの作成・運用を成功させるためのポイントを紹介します。
- 自社にあったツールを選ぶ
- テンプレートを活用する
- 社内wikiの管理チームを作る
- 最初は利用目的を絞り、多くのユーザーに利用してもらう
- 運用ルールはできるだけシンプルにする
全社員が使いやすく管理しやすい社内wikiを作成しましょう。
自社にあったツールを選ぶ
よい社内wikiを作成するには、自社に適したツールを選ぶことが重要です。社内wikiを作成できるツールは数多く公開されていますが、それぞれに特徴があり、企業によって適したツールは異なります。料金や検索のしやすさ、操作の簡単さ、セキュリティなど、どのポイントを重視するかを考えて選びましょう。
『NotePM』は直感的な操作が可能で、情報の管理もしやすく、多くの企業で導入実績があるITツールです。無料のトライアル期間があるので、実際に使ってみてから導入の検討も可能です。導入を考えている場合は、まずトライアル版で使いやすさを確かめてみてください。
社内wikiを簡単に作成・浸透させられるツール「NotePM」
テンプレートを活用する
社内wikiを作成する際はテンプレートを利用すると便利です。あらかじめテンプレートを用意しておけば、情報の整理もしやすくなるでしょう。一からページを作る手間も大幅に減り、必要な情報を入力するだけで済むため、作成にかかる時間も短縮できます。
はじめて社内wikiを作る人でも、テンプレートがあればスムーズに作業を進められるのも大きなメリットです。また、テンプレートを使うことで、wiki全体のデザインやフォーマットが自然に統一され、見やすくなるのも魅力です。
社内wikiの管理チームを作る
社内wikiを積極的に活用してもらうには、管理チームが必要です。管理チームは、導入後に社内wikiの管理・運用を行い、社員からの質問に答えたり、自分でも積極的に社内wikiを活用したりします。社内wikiをスムーズに定着させるためにも、社員が気軽にアクセスしやすい環境を整えましょう。
さらに、管理チームには社内wikiが荒れないようにする役割もあります。たとえば、他人を批判するような書き込みがあると雰囲気が悪くなり、社内wikiが使いにくくなるでしょう。また、同じ情報が何度も書き込まれたり、必要な情報が誤って削除されたりすることも考えられます。こうした場合に、管理チームが社内wikiを管理・修正して、社員が気持ちよく使える環境を保つことが必要です。
最初は利用目的を絞り、多くのユーザーに利用してもらう
社内wikiにはさまざまな情報を記載したくなりますが、最初は利用目的を限定しましょう。さらに、すべての社員が定期的に利用する仕組みを作ると自然と定着が進むためおすすめです。
たとえば、「業務報告や会議の議事録は社内wikiに書き込む」といったルールを設けます。少々強引かもしれませんが、強制的に社員が社内wikiを使う場面を増やせるでしょう。社内wikiを使う機会が増えれば、社員が社内wikiに慣れ、気軽に利用する習慣が身につきます。
運用ルールはできるだけシンプルにする
社内wikiは自由に情報共有ができるシステムですが、スムーズに運用するためにはある程度の運用ルールが必要です。ただし、ルールが細かすぎると使いにくくなり、次第に利用されなくなるため注意しましょう。
活用される社内wikiにするためには、ルールをできるだけシンプルにすることが重要です。どの社員も気軽に利用しやすい環境づくりをしましょう。とくに導入初期は、ルールが多いと利用されにくいため、簡単な運用ルールを定めて明文化し、いつでも確認できるようにしておくとよいです。
社内wikiを簡単に作成・浸透させられるツール「NotePM」
社内wiki作成ツールの選定ポイント
社内wiki作成ツールを選定する際、おさえておきたいポイントがあります。
- 必要な機能や仕様を満たしているか
- 情報の蓄積や検索がしやすいか
- PCやITが苦手な社員でも簡単に操作できるか
- 料金は適正か
- セキュリティは万全か
- マルチデバイスに対応しているか
これから紹介していくので、社内wiki作成ツールを選ぶときの参考にしてみてください。
必要な機能や仕様を満たしているか
社内wikiツールは、製品ごとに機能や特徴が異なるため、自社のニーズに合ったものを選ぶことが大切です。基本的な管理機能や検索機能はもちろん、想定される利用人数に対応できるか（ツールの規模）や権限設定方法など、さまざまな面を比較して選ぶ必要があります。
一度導入したツールを別のものに変える場合、データの移行や再設定に多くの時間とコストがかかります。そのため、導入前に十分に検討することが重要です。多くのツールには無料トライアル期間があるので、実際に使ってみて、どのツールが自社に最適かを確認するとよいでしょう。
情報の蓄積や検索がしやすいか
社内wikiツールを選ぶときは、情報の蓄積しやすさや検索性も重要です。カテゴリやタグ付けが直感的にでき、階層構造を柔軟に設定できると、情報が整理しやすく使いやすいですし、新規項目を作成する際にも役立ちます。
また、蓄積した情報を素早く見つけるための検索機能も必要です。とくに、ドキュメントの中身まで検索できるような全文検索機能があると便利です。もし海外製品を選ぶ場合は、ひらがな、カタカナ、漢字など日本語に対応した高精度な検索機能があるかを確認しましょう。
PCやITが苦手な社員でも簡単に操作できるか
社内wikiを選ぶ際には、使いやすさも大事なポイントです。操作が複雑なツールや機能が多すぎるツールは使いにくく、導入しても社内に浸透しにくくなります。とくに、PCやITツールに自信がない社員が多い企業では、誰でも簡単に操作できるツールを選ぶことが大切です。
システム管理者だけでなく、一般の社員の視点で見て使いやすいものを選ぶとよいでしょう。具体的には、シンプルなインターフェースで直感的に操作できるものがおすすめです。
料金は適正か
社内wikiツールを選ぶ際には、機能だけでなく料金も重要なポイントです。無料で使えるツールもありますが、充実した機能や使いやすさを備えたものは有料なことが多いです。
ツールの料金は、機能数や利用方法、利用人数によって大きく変わります。導入前に、組織の目的や規模に合った価格かどうか、また予算内でおさまるかをしっかりと確認してください。多くのツールには無料トライアル期間があるので、それを利用して、実際の使用感と価格のバランスを確認するとよいでしょう。
セキュリティは万全か
社内wikiを選ぶときはセキュリティ機能にも着目しましょう。社内wikiには企業の営業活動に関する機密情報や個人情報など、重要なデータが多く保管されるため、セキュリティの確保は非常に重要です。
万が一情報漏えいが起こると、企業の信頼に大きな影響を与えるおそれがあります。ツールを選ぶ際には、どの程度のセキュリティが備わっているかをしっかり確認しましょう。
具体的には、ISMSなどの国際的なセキュリティ認証を取得しているか、二段階認証といった高度なログイン機能が実装されているかなどをチェックすることが大切です。安全性の高いツールを選ぶことが、企業を守ることにつながります。
マルチデバイスに対応しているか
社内wikiツールがマルチデバイスに対応しているかどうかも大切な選定ポイントです。働き方が多様化する現代では、出張先や自宅でのテレワーク、さらには移動中など、さまざまな場所で仕事をする人が増えています。さまざまな場所で社内wikiを使用できるよう、PCだけでなくモバイル端末からも操作できるようなツールがおすすめです。
マルチデバイス対応のツールを導入すれば、時間や場所に関係なく社内wikiの観覧・編集ができるようになり、業務効率アップが期待できます。さらに柔軟な働き方の支援にもつながるでしょう。
＞関連記事：【2024年版】社内wikiツール おすすめ15選（有料・無料）
手軽かつ効率的に社内wikiを作成するなら『NotePM』
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単に社内wikiを作成できる便利なITツールです。直感的で使いやすい操作感と、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられる点が魅力です。多くの業界で導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、『使いやすさ・導入しやすさ』が高く評価されています。
また、ユーザー数に応じた料金プランが用意されているため、企業の規模や目的に合わせて最適なプランを選べます。はじめて利用する方や導入前に使い心地を試したい方には、30日間の無料トライアルもありますのでぜひご活用ください。
NotePMの特徴
- マニュアル作成やバージョン管理、社外メンバーとの共有が可能
- 強力な検索機能があり、PDFやExcelの中身も全文検索できる
- 社内FAQ・質問箱としても活用できる
- 銀行や大学も導入している高度なセキュリティで安全に情報共有できる
社内wikiを簡単に作成・浸透させられるツール「NotePM」
社内wikiの導入事例
社内wikiを導入して成功した会社の実例として、以下の企業を紹介します。
- 情報発信の手間を1/10に削減｜株式会社パソナ日本総務部
- バラバラだったナレッジの一元化に成功｜住信SBIネット銀行株式会社
実際の導入結果を参考に、社内wikiの効果を確かめてみてください。
情報発信の手間を1/10に削減｜株式会社パソナ日本総務部
株式会社パソナ日本総務部では、以前は自社開発の社内wikiを使っていましたが、情報更新に多くの工数をかけていました。さらに検索機能もなく、必要な情報を探すのも困難という課題も抱えていたのです。
そこで『NotePM』を導入した結果、情報を発信する手間が10分の1に削減できました。さらに全文検索機能のおかげで社員が必要な情報にすぐアクセスできるようになりました。社内wikiのおかげで情報共有のスピードが上がり、業務効率が大幅に向上できたのです。
＞関連記事：【導入事例】社員1700人。社内wikiを活用して、業務効率や従業員満足度が大幅向上！ – 株式会社パソナ日本総務部（旧：パソナ・パナソニック ビジネスサービス株式会社）
バラバラだったナレッジの一元化に成功｜住信SBIネット銀行株式会社
住信SBIネット銀行株式会社では、以前は複数のデジタルツールを使っていたため、業務に必要な情報が散在していました。必要なときにすぐにアクセスできず、不便を感じていた社員も多くいたのです。
『NotePM』を導入した後は、優れた検索機能のおかげで、必要な情報に素早くアクセスできるようになりました。また、情報管理システムを活用することで、社員間でナレッジを体系的に整理・蓄積する意識が広まり、会社全体での情報共有の文化が大きく改善されました。
＞関連記事：【導入事例】最高のデジタルバンクになるために。組織変革を支える社内wikiツール – 住信SBIネット銀行株式会社
社内wikiを簡単に作成・浸透させられるツール「NotePM」
自社に最適なツールを選んで便利な社内wikiを作成しよう
社内wikiは、組織での知識共有や業務の効率化に便利なツールとして注目されています。社内wikiを作成するときは、まず導入目的から決めましょう。自社にあった社内wiki作成ツールを選定することも重要です。
ツールを選定する際は、必要な機能や仕様を満たしているか、情報の蓄積や検索がしやすいかに着目しましょう。料金やセキュリティの高さもおさえておきたいポイントです。
『NotePM』は、はじめての人でも使いやすく、簡単に社内wikiが作成できるITツールです。豊富な機能が搭載されており、多くの企業での導入実績もあります。無料トライアル期間もあるため、ぜひ使い心地を確かめてみてください。
検索性に優れたマニュアル作成・ナレッジ管理ツール「NotePM」
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
