業務効率化・社員満足度向上につながる検索性に優れた社内wikiツール「NotePM」
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| 会社名 | 事業 | NotePMの利用人数 |
|---|---|---|
| 株式会社パソナ日本総務部（旧：パソナ・パナソニック ビジネスサービス株式会社） | BPO事業（総務・施設管理）、コミュニケーション事業 | 1,757名 |
株式会社パソナ日本総務部では、2015年より自社開発の社内ポータルサイトを活用していました。しかし、環境や従業員ニーズの変化により、外部ツールの導入を検討。NotePM導入に至った背景から、導入後の効果・実際の使い方までを聞きました。
https://www.pasona-ns.co.jp/
目次
ダイジェスト
| 導入部門 |
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|---|---|
| 導入目的 |
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| 課題 |
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| 効果 |
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| 使い方 |
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※今回はオンラインWeb会議で、経営企画部の山本様、玉井様、永田様、菊池様、情報システム部の西内様にインタビューさせていただきました。
はたらく環境の改善を通じて、生産性とコミュニケーションの向上を提供
―事業概要を教えてください。
山本：コア業務に専念できるはたらく環境をつくるBPO事業（総務・施設管理）と、活気あふれるはたらく環境をつくるコミュニケーション事業を提供しています。
弊社は1987年にパナソニックグループ内の総務業務のアウトソーシング会社として発足しましたが、2015年にパソナグループに参画し、現在に至っています。
全国に53拠点あり、約1700名の従業員が在籍しています。弊社の特徴はベテラン社員が経験やスキルを活かして幅広く活躍できるところです。平均年齢は51歳で、私ももうすぐ66歳ですが、日々楽しく働いています。
社内ポータルサイトからのリプレイス
—NotePM導入の背景について教えてください。
西内：弊社では、社内ポータルサイトを2015年から使用していました。しかし年月が経つにつれて、従業員や経営層から「欲しい情報に辿り着けない」「情報が探しづらい」という声があがるようになり、ツールのリプレイスを検討することになりました。
玉井：弊社の社内ポータルには検索機能がなかったんです。そのため各々がフォルダ階層を辿って必死に情報を探していました。
また、そういった声の他にも 「出張時にスマホから気軽に情報を見られるようにしたい」といった意見もありました。
西内：多くの情報が社外からはアクセスできない場所に保管されていたため、出張時は情報を見ることができませんでした。
玉井：働き方の変化もあり、社外からのアクセスや検索機能を求める声が増えました。そういった課題を解決するために、代替ツールの導入に至りました。
—NotePMの他に検討したツールはありますか。
西内：最初は、社内ポータルサイトになり得る複数のツールを比較検討して候補を一つに絞りましたが、ITリテラシーに関わらず使いこなせるのか、コストは適正か、という観点で再検討することになりました。
そこから経営企画部で再度目的を整理し直し、目的を「社内の情報共有」に定め、ゼロからツールを探し始め社内wikiに出会いました。
社内wikiについては、NotePMの操作性が良さそう、かつ、コスト的にも見合い、弊社の運用ポリシーにも合うと判断し、トライアルに入っていきました。
—NotePMの決め手を教えてください。
西内：決め手は「これなら誰でも使える」と思ったからです。事業概要でもお伝えした通り、弊社ではベテラン社員が多く従業員のITリテラシーにもばらつきがあるため、この点は最重要視していました。
実際にNotePMを全社導入して2〜3ヶ月経過していますが、それほどツール説明をすることなく全員が使えています。この点はネットで得た情報やクチコミと相違がなかったですね。
またコストについても、編集権限者の3倍まで参照専用ゲスト（※）として無料で利用できるのも、編集する人数と閲覧のみの人数が弊社の特性と合致しているので使い勝手が良いと思いました。他のツールだと、1人1アカウントの料金設定になっているので、1700名全員が使うとなるとかなりのコストになってしまいます。
（※）有料プラン人数の3倍までが無料の参照専用ゲストとして招待できる
—導入時の流れを教えてください。
山本：導入では、プロジェクトがスムーズに進行するように経営責任者会議で目的を説明し、トップダウンでプロジェクトを現場に落としていきました。
玉井：経営層は山本が、移行担当者やリーダーなどの現場は私たちが対応し、同時進行で啓発活動を行っていきました。
経営責任者会議で提出した資料：
玉井：実際の導入スケジュールですが、2023年1月に契約し、同年8月に完全移行が完了しました。以下が大まかな流れです。
| 2023年1月 | NotePM契約。経営企画部のメンバーでトライアル開始 |
| 2023年2〜3月 | 各部門から「トライアルメンバー」を選出し、実際に使用してもらった後に、使用感や改善点などに関するアンケートを実施 |
| 2023年4月 | アンケート内容をもとに、経営企画部で対策を考案 |
| 2023年5月 | 「トライアルメンバー」をベースにした「移行メンバー」を選出し、部署毎にポータルサイトからの移行作業を実施 |
| 2023年6月〜8月 | 全従業員にアカウントを付与
既存の社内ポータルとNotePMを同時並行で走らせ、徐々に移行 8月には全部門で完全移行完了 |
玉井：NotePMへの切り替え期間を3ヶ月もたせ、実際の移行タイミングは部署ごとに決めてもらうようにしました。
山本：移行について部門長に説明するときに、忙しい時期を外して部署で都合の良い日程で行っていただきたいこと、経営企画部が導入説明を丁寧に行うのでご協力いただきたいことを連絡しました。部門側に主導してもらうことで、やらされ感も無くなり、受け入れてもらうことができました。
経営企画部のメンバーも部門に寄り添って説明、相談にも乗ってくれたこともあって、当初の導入スケジュールよりも早まり、円滑に移行作業を行うことができたと思います。
移行計画を記載した資料：
移行期間中、移行済みはNotePM、未移行はポータルサイトに遷移するようルール化：
情報発信の手間が1/10になった
—NotePM導入後、どのような効果がありましたか。
玉井：一番よく聞くのは、情報発信の労力が効率化されたという声ですね。
というのもこれまで情報更新の際には、目的や変更内容などをまとめた資料を用意し、それをシステムで申請する必要がありました。さらに、運営側の対応が完了するとテスト環境や本番環境の確認依頼がメールで来るため、そのやり取りだけでかなりの工数がかかっていたんです。
1文字変えるだけでもこのフローが発生していたので「自分で更新・掲載できるようになったので楽になった」「タイムラグがなくなった」という喜びの声が上がっています。
閲覧する側からも、全文検索機能があるので、圧倒的に探しやすくなったと聞きます。
永田：システム申請の承認作業は経営企画部で行っていましたが、これまで全体でかかっていた工数を考えると、1/10程度になっている感覚です。メールでのやりとりが大きなロスになっていました。
NotePMの使い方
—どのように情報を整理していますか。（ノート、フォルダの単位など）
玉井：ノートは、10番台が会社全体、20番台が管理部門、30番台が事業部門、40番台がそれ以外、というルールで命名しています。管理部門では社内ルールやツール情報などを発信、事業部門では自部門のサービスや活動紹介をメインに発信しています。
永田：NotePMは情報共有を目的に導入しているので、ノートは誰でも見られるように全公開にしています。また、社内ポータルサイトを使っていた時から他部署の情報を見る文化があったのでオープンノートを基本とし、閲覧制限をかけたい情報は別ツールで管理をしています。
西内：以前だと、情報が更新されても気づきませんでしたが、NotePMだとタイムラインに情報が上がってくるので、「あ、何これ？」という感じで隣の部署の取り組みを見ることができて便利ですね。
ノートの構成：
—運用ルールを教えてください。
玉井：情報発信者側のルールとして、各部署でトップページを作ることをルール化しています。トップページはリンク集のようなかたちになるように作成しており、それを見れば欲しい情報に辿り着ける仕組みになっています。各ドキュメントは「ファイル格納フォルダ」に格納し、情報登録者側が自由に作成・保存できるようにしています。
人事部のノート：
人事部のトップページ：
人事部のトップページ：
玉井：ノートやフォルダ名には、【 】内にコンテンツオーナー（情報更新をする部門）を記載するルールにしています。情報提供元を明示することで、情報の信頼性を担保しています。
【】内には情報更新を行う部署名を記載：
—浸透・活性化のための工夫はしていますか。
玉井：毎日、掲示板とお知らせノートを見ることを必須としています。
掲示板には、綱領・信条／パーパス、社長メッセージ、コンプライアンスなど、従業員に必ず見て欲しい情報を常時掲載しており、サイトマップやNotePM利用マニュアルなどの便利情報も掲載しています。掲示板の一番下にある「情報セキュリティ川柳」は情報セキュリティ部門の啓発施策で、川柳が定期的に変わるのでみんなの目に止まるように掲載しています。
閲覧者側のルールとして決めているのはこの1つだけですね。
西内：難しいルールを設けずに使うようにしていることも浸透・活性化につながっていると思います。
掲示板：
永田：活性化の面では、タイムラインに部門や拠点発信の情報が流れてきたら、経営企画部のメンバーが率先してコメントやリアクションするなど、活発になるような仕掛けづくりを行っています。
—貴社独自の使い方があれば教えてください。
山本：NotePMの全体像がわかるようにサイトマップ（※）を作成しています。全員が知っておくべき「お知らせ」、経営理念・方針、職場の規程ルールなどが上部にあり、その下に部門情報が掲載されている、という内容になっています。業務で使用する各ツール情報なども掲載されているのでとても便利です。
以前の社内ポータルではフォルダ階層から情報を探していたので、そういった仕様に慣れている人にも使いやすいようにもなっています。
（※）NotePM上のページやファイルについての情報や、各ファイルの関係を伝えるページ
サイトマップ：
サイトマップ：
サイトマップに関する問い合わせ案内のページ：
—テンプレート機能はどのように活用していますか。
玉井：「01 お知らせ【全員】」のノートでは各々が告知したいことを掲載しています。登録する人によって書き方がバラバラだと、それを閲覧する従業員が読みづらくなってしまうので、登録者にはテンプレートを使用して、読みやすい情報発信をしていただくようにしています。
誰もが見やすく使いやすい情報共有の場となるような運用を心がけています。
テンプレートの使用方法を説明したページ：
テンプレート：
—お忙しい中、インタビューにご協力いただきありがとうございました。
