情報管理ツールのNotePMとEvernoteを比較！アイデアや書類の整理に役立つのはどっち？

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

仕事を進めていく上では必ず、さまざまな文書や資料、アイデア・ノウハウといったナレッジが蓄積されていきます。その一方で、「文書が増えすぎて情報が埋もれてしまう」「ノウハウが属人化してしまい社内で共有できていない」という悩みを抱えている組織も少なくないでしょう。

そこでおすすめなのが、文書やナレッジの管理・共有をサポートしてくれる情報管理ツールです。今回はそのなかでも、多様な文書に対応したEvernoteとNotePMについて、その特徴や活用シーンをご紹介します。各ツールの特徴を知ることで「どんな形で情報を管理したいか」を明確にイメージし、ぜひ自社に合った情報管理ツールを選ぶ際の参考にしてみてください。

NotePMとEvernoteとは？

まずは情報管理ツールとしてのNotePMやEvernoteについて、それぞれの機能や特徴、料金体系などの基本的な部分を紹介します。

NotePM（ノートピーエム）とは？

NotePMは、「組織のナレッジ共有」をコンセプトとした社内wiki作成ツールです。NotePMの特徴は、高機能なエディタとテンプレートを備え、さまざまな人物が持つ情報やナレッジを集約することで簡単に“マニュアル”を作成できることです。作成したページには、Word・Excel・PDFといった文書から、動画や画像まで多彩な形式のファイルを添付できます。さらに、検索機能ではファイルの内容も含めて検索でき、多彩な情報や文書をまとめて一元管理を可能とします。これによりマニュアル以外にも、議事録やFAQ、報告書、日報など、多彩な文書や資料の作成・蓄積・管理に活用できるようになっています。

＜料金＞

・ユーザー数やストレージ容量に応じた価格
・全プランで初期費用0円、閲覧のみのユーザーは無料

※無料トライアル期間：30日間

※詳細は「料金プラン｜NotePM」をご確認ください。

Evernote（エバーノート）とは？

Evernoteは、アイデアや文書をクラウド上に“ノート”という形で保存・管理できるクラウドサービスです。ノート内には、テキストや画像、音声、PDFなどのファイルを添付できます。さらにタスクやスケジュールも設定でき、情報とともに目標の記録と管理を行なえることが特徴です。また、Googleの各種サービスやSlack、Microsoft Teamsなど、知名度の高いアプリとの連携機能も提供されています。

＜料金＞

・価格は1ユーザーあたり

・上位プランでは月間にアップロードできる容量や機能が追加

※詳細は「プランを比較する｜Evernote」をご確認ください。

マニュアル作成・ナレッジ管理が浸透するサービス ⇒「NotePM」
NotePMのPDF資料をダウンロード ⇒ こちらから

NotePMの独自性

「NotePM」の機能について、さらに詳しく紹介します。特に、情報管理ツールとしての有用性という観点から深掘りしていきましょう。

ナレッジ共有に特化した機能性

NotePMはもともと、社内で役立つ知見やノウハウをマニュアル化して共有できるように設計されたツールです。そのため直感的な操作で投稿から社内への公開・共有まで行なえるのはもちろん、作成者以外の従業員からもコメントや質問を送り合ったり、共同編集に参加したりと、内容をブラッシュアップするためのコミュニケーションを促進する機能が用意されています。

また、ページを見た人物や参照時間を把握できる閲覧履歴機能、ページの作成・更新を特定ユーザーへ通知する機能なども完備。これにより、作成・編集したページを見てもらうためにメールや口頭で別途連絡や確認を行なう必要もなく、情報共有の手間が大きく削減されるようになります。なおデータ容量については添付ファイルのみがカウントされ、作成したページのテキスト部分は含まれません。ページ数も無制限に作成・保存できるので、料金プランで示されているよりもかなり大量の情報を蓄積できます。

情報共有を促進する豊富かつ柔軟なテンプレート

NotePMには、wikiページを作成するためのテンプレートが65種類以上もあらかじめ用意されています。その種類は、マニュアル・日報・議事録・FAQといった全社共通で利用できる汎用的なものから、開発環境情報・コーディング規約・仕様書など専門性の高いドキュメントまで、多種多様です。

こうしたテンプレートを活用することで、文書を作成する際の手間を大幅に削減でき、多くのユーザーが気軽に情報共有できるようになるでしょう。また、見出し・段落などの見た目や構成が統一されていることで、閲覧する側のユーザーにとっても直感的に内容を理解しやすくなる効果があります。もちろんテンプレートは、用意されているものだけではなく独自に作成することも可能です。

必要な情報へのアクセス性の高さ

NotePM上に公開された情報は、パソコンやスマホ、タブレットなどのデバイスを問わず、社内からも外出先からもアクセスできるようになります。同時に、編集や閲覧の権限はそれぞれのページにチームごと／ユーザーごとなどで細かく設定できるうえ、SSLによる通信の暗号化やログイン時の2段階認証、IPアドレス制限などのセキュリティ機能にも対応し、アクセス性とセキュリティの両立を可能としています。

また検索機能では、添付されたWord・Excel・PDFなどのファイルの中身も含めた全文検索が可能です。キーワード検索の該当箇所が強調される「キーワードハイライト」や、「最終更新からの期間」「ノートの種類」「タグ」「作成者」などの要素をクリックするだけで絞り込める「ワンクリック絞込」など、直感的な検索をサポートする機能も搭載。日常業務のなかでも意外に時間がかかってしまいがちな、“欲しい情報を見つけるまでの手間”が大幅に削減されるようになります。

Evernoteの独自性

続いて、「Evernote」の独自性や特徴的な機能についても、詳しく紹介します。

手軽に情報を記録

Evernoteでは、ノートやメモをとるような感覚で手軽に情報を蓄積できる機能が豊富に備わっています。例えば「Webクリッパー」という機能では、インターネット上から直接、Web ページや画像、PDFをクリップして注釈を記入可能です。また文字認識機能も備えているため、写真やホワイトボードのスキャン、名刺などの画像に含まれた文字情報もキーワード検索できるようになります。

一人ひとりに合わせたタスク管理やカスタマイズ

Evernoteで作成したノートには、スケジュールやタスクを設定できます。この機能により、文書と関連したTodoを把握しやすくなったり、議事録に関連付けたリマインダーを会議の開始前に受信したりすることができるようになります。また、“ホーム画面”を個人ごとにカスタマイズすることもでき、タスクや固定表示したいノートなどのウィジェットを自分が見やすい位置やサイズで表示させておくことも可能です。

NotePMとEvernoteのどちらを選ぶべき？

NotePMとEvernoteはどちらも文書やナレッジを管理できるツールですが、コンセプトも機能も大きく異なります。ニーズによって、どちらを選ぶべきかは異なるでしょう。そこで本章では、それぞれに適したケースを具体例としてご紹介します。

NotePMとEvernoteの比較表

NotePMのほうが適しているケース

◆情報を組織でナレッジ化したい

NotePMの大きな特徴は、「蓄積した文書やファイルを複数のユーザーで共有」していくことが前提の設計にあります。共同編集などのコラボレート機能が充実しているとともに、アクセス権限のきめ細かな設定により共有する範囲も簡単に管理することが可能です。これにより例えば、「業務システムの操作画面」を録画して動画マニュアルとして全社へ、「トップ営業の商談事例」の録音ファイルはスキルアップ教材として営業チームへ共有する、といった形で大きな手間をかけずにマニュアルや研修教材を用意できます。また、コメント機能などを通じて共有した情報に対するアイデアを出し合えば、その内容をどんどんアップデートしていくこともできるでしょう。こうした組織単位でのコラボレート機能を利用するのであれば、Evernoteに比べてNotePMのほうがコストを低く抑えられる可能性が高くなっています。

◆文書などの管理業務を効率化したい

NotePMには、マニュアル以外にも業務用文書のテンプレートが豊富に用意されています。テンプレートを活用すれば、組織マネジメントにおいて欠かせない日報やMBO（目標管理）、さまざまな提案書や報告書なども、簡単に様式の統一された文書として運用していけるようになるでしょう。また、「すでに保存されている文書を管理する」という場合だけではなく、これから先に「必要な文書様式を新たに作成する」といった必要が生じた場合にも、手早く効率的に進められるようになります。

※関連ページ：導入事例｜NotePM

Evernoteのほうが適しているケース

◆個人レベルで文書を整理したい

Evernoteは、優れた文書管理機能とともに、個人ごとのニーズに合わせたホーム画面のカスタマイズ機能や、タスク管理機能なども備えていることが特徴です。無料で利用できるプランもあり、個人用の文書やアイデアの覚え書きを集約するために「まずは使い勝手を試してみたい」という方に適しているでしょう。一方で、保存した文書に対する閲覧以外、例えば「他のメンバーとアイデアを出し合いながら文書を編集したい」といったコラボレート機能を利用するのであれば、有料のTEAMSプランが必須となってきます。また、ノートの容量や月間アップロード容量の制限があり、「大きなデータをアップロードして制限に引っかかってしまった」ということもありうるため業務上で使いこなすには慣れが必要となるでしょう。

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まとめ

NotePMとEvernoteはいずれも、アイデアや文書を蓄積して検索しやすくしてくれる情報ツールとして、優れた機能を備えています。双方を比較して大きく異なるポイントは、管理する情報を「組織のナレッジとして共有」するのか、「個人で扱いやすいように管理」するのか、というアプローチ方法の違いでした。

「会社全体で文書などを共有・管理したい」というニーズからツールを探しているのであれば、おすすめなのはNotePMです。文書の管理と運用を行なっていくと、いつの間にかナレッジマネジメントの推進やチーム力向上にもつながっていく「NotePM」を、ぜひご検討ください。

おすすめの情報共有ツール「NotePM」

NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。

NotePMの特徴

• マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
• 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
• 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
• 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる

URL: https://notepm.jp/

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