失敗しない社内wikiとは 失敗の原因とその対策

2019年12月10日(火) 社内wiki

社内wikiの導入が成功すれば情報やナレッジをスムーズに共有でき、業務の効率化を進めたり、情報やナレッジの属人化を防いだりできます。しかし、社内wikiを導入しても活用できていない企業も少なくありません。社内wikiをスムーズに導入し、活用するためには導入前に失敗の原因や対策をよく理解しておくことが必要です。この記事では、社内wikiが失敗する理由とその対策を紹介します。

社内wikiの導入を検討中であれば、【2019年版】社内wikiツール おすすめ15選(有料・無料) も併せてご覧ください。

また、社内のナレッジ・情報共有方法や社内wikiの作り方を知りたいという方はこちらの記事も一読ください。
社内wikiの導入から活用までの完全マニュアル 成長企業が実践する情報共有術!

 

社内wikiが失敗するのはなぜか?

社内wikiがあれば必要な情報や有益なナレッジを1カ所にまとめて蓄積できます。企業にとっては社内wikiに情報やナレッジを集中させることで属人化を防げ、多くの社員が情報やナレッジを活用できるため、品質を向上できます。また社員は、わからないことがあれば社内wikiを検索して調べたり、つねに最新の情報を共有したりすることで業務を効率的に推進できます。しかし、多くのメリットがある社内wikiを導入しても生かしきれず、失敗してしまう場合があるのはなぜでしょうか?その大きな理由は社内wikiの「導入の背景と目的」と「運用方法」の2つが明確でないからです。

導入の背景や目的が明確ではないから

社内wikiをなんのために導入するのかが社内に周知徹底されていないと活用しようという雰囲気が社員に生まれません。社内wikiは業務に必要な情報やナレッジを積極的に登録・蓄積していくものであり、有益な情報やナレッジは積極的に書き込みをし、わからないことがあったら、まず社内wikiを検索するということが社員に理解・意識されないと活用は進みません。
そのため社内wikiを導入するときには、社員に対してなぜ導入するのかという背景や目的の周知徹底が必要です。社内wikiの必要性や価値を社員が認識すれば積極的に活用されるでしょう。

運用方法が明確ではないから

社内wiki導入の背景や目的がはっきりしても社内wikiをどのように運用するかがはっきりしていないと、どんなに便利で有益なものであってそれが十分に理解されるまではなかなか使われません。基本的なことですが、すでに社内に似たようなシステムがあるというような場合には情報の一元化や連携が十分に行われていないと社内wikiの活用が進みません。特に業務に必要な情報やナレッジを豊富に持っている社員からの書き込みがないと有益な情報やナレッジが少なくて活用されにくくなります。そのほかにも運用方法で書き込みや更新の促進を明確にしておかないと古い情報ばかりになって有用性が減少します。また、書き込みのテンプレートが用意されていない、ルールが明確に定められていないなど、運用方法が明確でない場合には、わかりにくいページが乱立したり、社内wikiが批判や中傷で荒れて活用されなくなってしまったりする可能性も生じます。

 

社内wiki導入の背景や目的を明示する

社内wikiを失敗させないためには、まず社内wiki導入の目的や運用方法を明確にします。

社内wikiの背景や目的が周知徹底されない原因と対策

【原因】社内wikiを使うことで何がどう改善されて良くなるのかが社員に理解されていない

【対策】 社内wikiの導入前にどのような課題があり、それを社内wikiでどのように解決できるかトップマネジメント層や社内wiki導入推進者から情報やナレッジを蓄積して共有していくということの重要性とメリットを社員に十分に説明して理解させます。あわせて社内の情報共有が不十分だと無駄な会議や不要な資料作成など無駄な時間と作業が発生してしまうというような、導入しない場合のデメリットも説明するとよいでしょう。
また、社内にある情報を最大限に生かしきれないと仕事の完成度を上げられません。これらの問題点は社内wikiの活用で解決できて、自分たちの業務の効率化、質の向上、および負担の軽減につながることを理解してもらうように啓蒙すると効果的です。

他の情報共有ツールとの使い分けが不明瞭になる原因と対策

【原因】他の情報共有ツールがすでに導入されており社員に使い分けができてない

【対策】 他の情報共有ツール(社内SNS、文書管理など)がすでにあれば、社内wikiと無理に使い分けるのではなく、情報やナレッジの分散を避けるためにそれぞれのデータベースを一元化したり、連携させたりします。その後は、社内wikiに情報やナレッジの蓄積と利用を集中させていきます。

 

継続的に運用できる仕組み作りでアクティブな社内wikiにする

社内wikiの運用が原因で失敗してしまう主な3つのパターンの原因と対策を知ることでアクティブな社内wikiにできて失敗を防止できます。

1) 社内wikiが情報を探す手段として理解されていない

【原因】社内wikiには必要な情報がないと思われている。

【対策】 社内wiki導入の背景や目的や運用方法をはっきりさせても、実際に使用し始めたとき社内wikiに利用できる情報がなかったり、利用イメージがわかなかったりすると社内wikiが情報を探す手段として理解されずに利用が進みません。以下の3つの対策を実施し、並行して利用した体験談やメリットなどを社内口コミで社内に周知すると社内wikiのアクティブな活用に効果的です。

1-1 事前に社内wikiに利用価値や利用頻度の高い情報を蓄積しておく

社内wikiの導入前に、あらかじめ手続きフォームやマニュアルなどの利用価値や利用頻度の高い情報を蓄積しておきます。これにより社内wikiの利用が促進され、同時に社内wikiの利用方法のイメージを理解してもらえます。

1-2 一定の業務を社内wikiで行うことを定める

会議資料や報告書など一定の業務を社内wikiでやり取りすると定めて、社内wikiを利用する機会を強制的に作ります。これにより社内wikiの利用を習慣づけできて。その他の情報も社内wikiを利用することを促進できます。

1-3 社員にとって気になる、および重要な情報を積極的に告知する

社員にとって気になる業績や新製品情報など、どの社員にとっても重要な新情報を社内wikiを利用して告知・共有することで社内wikiの利用を促進できます。

 

2) 情報やナレッジを持っている社員からの書き込みがない

今、インターネットを利用していない人はほとんどいません。それはインターネット上に知りたい情報が豊富にあり、それらの情報が役に立つためです。社内wikiも同様により多くの情報やナレッジが蓄積されることで大きな価値が生まれ、アクティブに活用されます。しかし、社員からの書き込みがないと十分な情報やナレッジが蓄積されず、価値も大きくならないため利用に繋がりません。失敗しないためには以下の3つの原因を知って対策することが必要です。

【原因1】忙しくて情報を書き込む時間がない

【対策】 日常業務が忙しくて情報やナレッジを書き込む時間がなくても書き込みやすいように、また短時間で書き込めるように情報やナレッジの種類ごとにいくつかのテンプレートを準備します。テンプレートに従って穴埋めしていくだけで情報を書き込めるようにすれば、忙しい人でも短時間で書き込みができ、書き込みを増やすことが可能です。よく使われているテンプレートの例としては会議の議事録、月次の営業報告書、イベントのレポートなどが考えられます。

【原因2】何をどのように書き込めばよいのかわからない

【対策】 社内wiki導入の初期段階では、どの情報をどのように書き込めばいいのかわからずに書き込みをためらう社員向けに運用ルールをシンプルにする対策を行います。運用ルールは細かく、厳しくすると書き込みの心理的なハードルが高くなります。導入当初は運用ルールをシンプルにすると社員はいろいろなことを気にしなくてもよいので書き込みやすくなります。もし、問題が発生すれば、その時点で運用ルールを見直しましょう。また、【原因1】の対策のテンプレートはどのように書き込めばよいかの参考にも活用できます。さらにそこに事前に情報が書き込まれていれば、具体的に情報の書き方がイメージできるので書き込みを促進できます。

【原因3】ナレッジを独占し共有したくない

【対策】 重要な情報やナレッジを持つ社員は多くの場合、有能で忙しく、自分の時間を使ってまで情報やナレッジを別の社員に積極的にわざわざ公開したくない、むしろ独占しておきたいと考えている場合も少なくありません。このような状況を放置すると、社内wikiの導入の大きな目的の1つである情報やナレッジの属人化の防止ができません。企業にとっての重要な情報やナレッジは、共有化されることで大きな価値を生み出します。
この対策として考えられるのは、社内wikiへの書き込みに対して他有形無形のインセンティブを用意したり、情報の共有によってもたらさせる個人のベネフィットを明確にすれば情報やノウハウを共有するためのモチベーションにできます。それによって社内wikiへの書き込みを増加が期待できるでしょう。

 

3) 社内wikiの内容が古い、荒れる

【原因】管理者がいない

【対策】 社内wikiを推進・管理する担当者やチームを設置します。推進・管理する担当者・チームは以下の作業を行います。

・情報やナレッジを最低限のレベルに統一
・不必要・不用意な編集を管理したりして利用環境を整備して社内wikiが批判や中傷で荒れるのを防止
・自ら社内wikiを積極的に利用して社内wikiに関する質問・サポートを迅速に実施
・定期的に古い情報や間違った情報がないかの見直しを行う など

 

社内wikiは利用されればされるほど効果を発揮する

社内wikiが失敗に終わる最大の原因は「使われないこと」です。社内wikiはたくさんの情報を蓄積していくことで社員のアクセスが増え、大きな効果を発揮できるようになっていきます。そして社員のアクセスが増えることで、さらに書き込みが増え、情報が蓄積していく好循環が生まれます。社内wikiの導入を成功させるためには社員が困ったときに頼れるような社内wikiを作る必要があります。

社内wikiの作り方やナレッジ共有のポイントについて知りたい方はこちらの記事も一読ください。
社内wikiはどう作る?情報・ナレッジ共有のポイント

 

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