社内wikiとは？導入のメリットと定着の失敗例、おすすめツール3選を紹介

社内wikiとは、業務のノウハウやナレッジを蓄積・共有するための社内版Wikipedia（ウィキペディア）です。社内wikiをイチから構築しようとすると労力と時間がかかるので、社内wikiツールの活用をおすすめします。

社内wikiツールは検索性に優れているものが多く、社内情報を蓄積しておけば、必要なときに自分でノウハウやナレッジを見つけ出せます。

ただし、社内wikiツールといっても、サービスによって特化機能や検索性の高さが異なるため、自社に必要な機能を洗い出したうえで選定することが大切です。

本記事では、社内wikiの基礎知識やメリットから定着の失敗例、優れた社内wikiツールを3つ紹介します。社内wikiツールの導入・定着で失敗しないためにも、参考にしてみてください。

社内wikiとは？

社内wikiとは、業務ノウハウやナレッジの蓄積・共有を目的とした社内版Wikipedia（ウィキペディア）のようなものです。

Wikipediaは、インターネットにアクセスできる人なら誰でも編集できますが、社内wikiは社内の従業員しか投稿・閲覧できません。

業務ノウハウやナレッジを社内wikiに蓄積することで、業務に必要な情報を自分のタイミングで簡単に調べることが可能です。その結果、従業員の問題解決が迅速化され、生産性の向上につながります。

社内wikiはイチから構築する方法もありますが、社内wikiツールを使って簡単に導入可能です。

社内wikiツールは、「ドキュメント共有サービス」「ナレッジ共有ツール」「チームコラボレーション」などとも呼ばれています。

社内wikiツールとほかのツールの違い

情報共有ツールには、社内wikiツールのほかにもさまざまあり、以下のように活用目的や特徴が異なります。

ツール	活用目的	特徴	代表的なツール
社内Wiki	ノウハウやナレッジの蓄積・共有	・体系的に情報を整理・蓄積できる・検索性が高く、過去の知見を活用しやすい	・NotePM ・Confluence ・esa
ビジネスチャット	リアルタイムな情報共有・連絡	・リアルタイムにコミュニケーションが取れる・スレッドやグループ機能で情報を整理できる・テキスト・音声・ビデオ通話ができる	・Slack ・Microsoft Teams ・Chatwork
社内SNS	社内コミュニケーションの活性化	・投稿やコメント、リアクション機能がある・タイムライン型で情報を共有する・全社的な情報発信・社内エンゲージメント向上に活用しやすい	・Talknote ・TUNAG
オンラインストレージ	ファイルの保存・共有	・大容量のデータ管理ができる・共同編集やアクセス権管理に対応している・バックアップ・バージョン管理機能がある	・Google Drive ・Dropbox ・OneDrive
プロジェクト管理システム	タスク・進捗の管理	・ガントチャートやカンバン方式で視覚的に管理できる・期限や担当者を明確化し、進捗を可視化する・タスクの優先順位付けに役立つ	・Trello ・Asana ・Backlog
グループウェア	総合的な業務支援	・スケジュールやタスク、ワークフローを一元管理できる・社内掲示板や電子承認機能を搭載している・多機能で社内ポータルとして活用できる	・Garoon ・kintone

比較すると、社内wikiツールはナレッジやノウハウの共有に特化しており、検索性の高さが特徴です。ただし、社内wikiの機能のみを搭載しているわけではないため、コミュニケーションの活性化や情報伝達手段として活用できる場合もあります。

ツールによって特徴や機能はさまざまなので、サービスごとに比較して選定するとよいでしょう。

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社内wikiを導入するメリット

社内wikiを導入するメリットは、大きく分けて次の5つです。

検索性が向上する
属人化を防止できる
作業効率・質が向上する
情報管理が効率化される
教育・引き継ぎの負担が軽減される

メリットを理解しておくと、社内wikiの活用目的や意義を従業員に説明するとき役立ちます。

検索性が向上する

メール・チャット・ファイルサーバーなどに散在している「再利用性の高いストック情報」を、社内wikiに一元化することで、「あの情報どこにある？」が解消します。

一般的にファイル形式が異なる情報は検索しにくいため、検索に時間や手間がかかりますが、社内wikiに一元化すればキーワードを入力するだけで検索が可能です。

たとえば「社内wiki」と検索すれば、社内wikiにまつわるExcelやWord、メールなどから情報を探せます。

社内wikiによって情報を検索する時間が短縮されると、従業員の業務効率が向上し、ほかの業務へ集中することが可能です。

社内wikiの検索性が高ければ高いほど、より効果を期待できます。

属人化を防止できる

社内マニュアル・業務ノウハウなどを社内wikiに集約することで、「あの人しか知らない」という属人化の防止になります。

たとえば、ナレッジやノウハウをワードにまとめてファイルサーバーで管理している場合、「ファイルが重くて開けない」「検索が弱く見つからない」などの理由で誰にも見てもらえず、ナレッジ共有が進みません。

社内wikiツールに集約すれば、ファイルを開かなくても必要な情報が表示されるため、欲しい情報をすぐに見つけられるメリットがあります。その結果、ナレッジ共有が進み、ノウハウやナレッジの属人化を防ぐことが可能です。

ナレッジ共有について詳しく知りたい人は、以下の記事もあわせてご覧ください。

作業効率・質が向上する

社内wikiの活用でノウハウやナレッジを一元管理すれば、業務の効率と質を向上させることが可能です。

社内wikiなら、必要な情報を素早く検索・活用できるため、情報を探す時間や重複業務を削減できます。従業員のナレッジ共有が浸透することで属人化を防ぎ、スキルの標準化を促進できます。

たとえば、社内wikiに過去の事例やトラブルの解決策を蓄積しておけば、それを参考に問題解決や対策が可能なため、未経験者や新人でも短時間でスキルを向上させられるはずです。

また、最新の顧客情報やFAQ、対応マニュアルを社内wikiに集約することで、担当者ごとの対応のばらつきを防ぎ、迅速かつ統一された対応が可能になります。これにより、スムーズで質の高い顧客対応が実現し、顧客満足度の向上を促進できるでしょう。

このように、社内Wikiを活用することで、業務効率・品質の向上を期待できます。

情報管理が効率化される

社内wikiに社内情報を一元化することで、管理効率が向上します。

従来は各部署のサーバーや個人のパソコンに社内情報が散在し、データの管理が煩雑化していました。しかし、社内Wikiに統合すれば、検索機能を使って簡単に情報の検索が可能なため、管理効率の向上を期待できます。

また、社内wikiは、閲覧・編集権限を柔軟に設定できるため、全従業員向けの情報と機密情報を適切に管理しながら共有可能です。

加えて、過去の情報も場所を取らずに保存・活用できるため、紙文書よりも管理負担を軽減できます。

教育・引き継ぎの負担が軽減される

社内wikiを使って社内のルールや手続き、業務フロー、研修内容を一元管理し、いつでも参照できる環境を整えることで、教育や引き継ぎにかかる負担が軽減されます。その結果、新人や転入者が早期に業務を開始することが可能です。

また、研修や業務マニュアルの内容に変更が生じたときも、社内wikiなら簡単に更新できるため、いつでも新人や転入者を迎え入れられるでしょう。

加えて、引き継ぎ時のナレッジの継承も効率化され、業務の抜け漏れやミスを防ぐことが可能です。

このように、社内wikiなら従業員が自ら必要な情報を検索・活用できるため、教育や引き継ぎのコストを削減し、スムーズな業務移行を実現できます。

社内wiki定着の失敗例

社内wikiを導入しても、利用が広まらなければ意味がありません。導入したツールや社内体制によっては、次のように定着が失敗する例もあります。

目的・運用ルールが明確化されていない
ツールが使いにくい
管理者がいない

ここでは、社内wikiの定着が失敗する例から要因と対策を解説します。あらかじめ必要な準備を整えて、導入後のスムーズな運用を実現しましょう。

＞関連記事：失敗しない社内wikiとは失敗の原因とその対策

目的・運用ルールが明確化されていない

社内wikiの活用目的が曖昧だと、従業員が使う理由を見出せず、定着が進みません。

たとえば、エクセルやワードなどのファイルをチャット上で共有して、個人ファイルで保管するといった運用に慣れている場合を考えてみましょう。

ナレッジを蓄積する目的や意義がわからなければ、従来通りの運用のほうがスムーズなので、社内wikiを利用する価値を見出せないはずです。

また、運用ルールが整備されていないと、従業員のなかに混乱が生じます。たとえば、カテゴリやタグが整理されておらず、検索性を向上させる工夫が施されていないと、担当者に聞いたほうが早いという事態が起こります。

情報が整理されず使いにくくなるため、各々がやりやすい方法で情報共有を行うことになるでしょう。その結果、既存のツールとの棲み分けができず、情報を一元化できなくなります。

こうした事態を防ぎ定着を促進するためには、社内wikiの具体的な活用目的を決めたうえで、従業員に理解してもらうことが大切です。また、社内wikiを通じてナレッジやノウハウを共有することで、従業員にどのようなメリットがあるかも詳細に伝える必要があります。

同時に、既存ツールと役割を明確に分けるとともに、社内wikiへの投稿フォーマットやカテゴリ分け・タグ付けのルールも共有し、管理する体制も構築しましょう。

ツールが使いにくい

投稿や公開の手続きが煩雑、デザイン性や機能性が低いなど、社内wikiツールが使いにくいと定着に失敗するおそれがあります。

とくに、検索性が低いツールはすぐに利用されなくなるため、注意が必要です。

自分の知りたい情報をすぐに検索できないと、情報を知っている人に聞くほうが早いため、社内wikiを利用するほうが手間がかかるという認識になってしまいます。

そのため、社内wikiツールを導入する際は、次のように機能性の低いツールを避けることが大切です。

公開手続きが煩雑
マークダウン記法が利用できない
画像編集ができない
動作が重い

これらの問題点を解決したツールをお探しなら「NotePM」をお試しください。「NotePM」は高度な検索機能を有しているとともに、専門知識がなくても簡単に投稿や編集が可能です。

管理者がいない

社内wikiの管理者を設置しないと、不要な情報や古い情報が放置されるため使い勝手が悪く、利用者が減るおそれがあります。

社内wikiに集約する情報は、有用かつ最新でなければなりません。しかし、管理者がいないと不要な情報が乱立してしまい、有用な情報が埋もれてしまいます。

社内wikiが最新状態を保てなくなると、「古い料金表をもとに顧客へ提案してしまった」「参考にしたマニュアルが古く、作業がやり直しになった」などのトラブルが起こりかねません。

社内wikiを有効に活用するのであれば、管理者を設置して投稿や編集をルール化することが大切です。

管理者が社内wikiの運用を監視すれば、情報が徐々にブラッシュアップされていきます。

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NotePMを詳しく見る

社内wikiの導入・定着を成功させるポイント

社内wikiの導入・定着を成功させるためには、次の4つのポイントに留意する必要があります。

運用責任者を設置する
作成と投稿のルールを作る
フォーマットを準備する
見てもらえるようデザインを工夫する

社内wikiツールの選定とあわせて運用体制の構築を進めることで、導入後スムーズに利用を促進させられるはずです。

失敗しないための社内wiki構築のプロセスについては以下の資料をご覧ください。
「失敗しない社内wiki構築ガイドライン」をダウンロードする

運用責任者を設置する

社内wikiの運用責任者を設置すれば、ナレッジ共有が進みます。

社内wikiが利用されるかどうかは、蓄積されたナレッジの正確性に影響されます。ナレッジの正確性を保つには、情報を管理して運用を浸透させる人が必要です。

運用責任者（ナレッジマネージャー）は、投稿や更新のルールを定め、ルール通りに運用されているかを管理します。

また、ナレッジマネジメントの重要性を理解している従業員は少ないため、ナレッジの活用が従業員に与えるメリットを発信する役割も担わなければなりません。

はじめて社内wikiを導入する場合は、担当者1人で運用体制を整えることが大変なため、チームで進めることをおすすめします。

作成と投稿のルールを作る

社内wikiの運用を定着させるためには、作成・投稿のルール作りが大切です。

各々が自由にページを作成して投稿を続けると、情報の重複や乱立が発生して、管理しきれなくなります。その結果、情報の鮮度を保てず、社内wikiの利用が滞るおそれがあります。

そこで、あらかじめページの作成や投稿ルールを明確化して周知しておけば、このような事態を回避して、社内wikiを効果的に運用することが可能です。

たとえば、部門ごとにカテゴリ分けをして、その中で業務別にタグ付けをするなどのルールを決めておけば、検索性が向上します。

ただ社内wikiツールを導入するだけではなく、従業員にとって使いやすいようにルールを整備することが大切です。

フォーマットを準備する

社内wikiが浸透しない理由の1つとして、投稿のしにくさが挙げられます。投稿のしにくさを改善するには、使いやすいフォーマットを準備することが大切です。

たとえば、マニュアルのテンプレートを作成しておけば、マニュアルの作成時にテンプレートに沿って必要な情報を組み込めばよいため、効率化につながります。

同じフォーマットなら、どこになにが書いてあるかがわかりやすいため、利用者のキャッチアップも迅速化されるでしょう。

社内wikiツールの中には、豊富なテンプレートがすでに用意されているものがあります。これを活用すれば、わざわざフォーマットを作成する必要がないため、より定着しやすくなるはずです。

社内wikiのフォーマットを確認したい人は、以下の記事もあわせてご覧ください。

＞関連記事：社内wikiで使えるビジネステンプレート

見てもらえるようデザインを工夫する

社内wikiを導入しても、従業員が見てくれなければ定着しないため、投稿ページを、見やすいデザインに工夫することが重要です。

まずは、カテゴリやタグを適切に設定し、必要な情報へ素早くアクセスできるようにします。マークダウン記法を使って見出しを明確にし、箇条書きや表を活用して視認性を高めましょう。

さらに、画像や図解を活用することで、文章だけでは伝わりにくい内容をわかりやすく表現可能です。とくに、手順やマニュアルではスクリーンショットやフローチャートを用いると理解しやすくなります。

これらをルール化しマニュアルを整備しておけば、誰もが見やすい投稿を作成可能です。デザインの工夫によって利用率を向上させ、社内wikiの効果を最大化しましょう。

社内wikiツールの選定ポイント

社内wikiツールを選定するときは、複数のサービスを次の6つのポイントに沿って比較しましょう。

必要な機能がそろっているか
従業員にとって使いやすいか
検索性が高いか
セキュリティ性が高いか
コストに問題はないか
サポート体制が充実しているか

自社の課題や目的と照らし合わせながら選定を進めることで、社内wikiツールを見つけられるでしょう。

必要な機能がそろっているか

自社にとって必要な機能がそろっているかどうかは、社内wikiツールの選定で重要なポイントです。

社内wikiの基本的な機能は以下のとおりです。

ドキュメント作成・編集機能
検索機能の充実
ファイル共有機能
コメント・フィードバック機能
アクセス権限の設定機能

社内wikiツールなら基本機能が備わっているものがほとんどですが、ツールによって機能性が異なります。たとえば、ドキュメントの作成機能があっても、マークダウン記法に対応しておらず、記事を作成しにくいといったケースがあります。

そのため、必要な機能がそろっているかを確認するとともに、機能性の比較も大切です。

従業員にとって使いやすいか

社内wikiツールが自社の従業員にとって使いやすいかどうかは、次のポイントから見極めることが可能です。

ポイント	詳細
インターフェース	直感的に操作できるか
対応デバイス	PCだけでなく、スマートフォンやタブレットでも快適に利用できるか
操作マニュアル	ITリテラシーが低い従業員でもスムーズに使えるようにわかりやすい操作説明があるか

使いにくい社内wikiツールは定着しない可能性が高いため、注意しなければなりません。無料トライアルを利用すれば、導入前に操作感を試せるので、積極的に利用してみましょう。

検索性が高いか

社内wikiツールを選ぶときには、検索性の高さをチェックしてください。

たとえば、全体検索ができるツールもあれば、ページ内検索しかできないツールもあります。もし、ページ内検索しかできないツールを導入してしまうと、ナレッジ共有が進んでいたとしても、探している情報にたどり着けません。

検索しても希望の資料が見つからないと、従業員は社内wikiを活用しなくなってしまいます。

検索性を高めるためにカテゴリ分けやタグ付けなどのルール整備も必要ですが、そもそもの機能性を十分に確認することが重要です。

セキュリティ性が高いか

社内wikiに蓄積されるナレッジは、企業にとって重要な情報です。情報が社外に漏れてしまうと企業にとって大きな損害になるリスクがあるため、セキュリティ性の高い社内wikiツールを選ぶ必要があります。

近年は、情報の流出自体を問題視する傾向にあり、重要な情報ではなくても消費者の信頼を失うおそれもあります。そのため、企業で使用するに足るセキュリティ性を有しているかどうかを綿密にチェックすることが大切です。

コストに問題はないか

社内wikiを比較する際には、初期費用だけでなくランニングコストも確認しましょう。す。

社内wikiツールにかかる費用は、導入の初期費用と運用に必要なランニングコストの2つです。

初期費用だけ比較してしまうと、ランニングコストの高さが負担になってしまうかもしれません。

費用が高くないとしても、運用時の分析や改善を行うのに工数がかかると人件費がかさみます。

間接的な費用も社内wikiに必要なコストと考え、ランニングコストがどの程度になるのか確認しましょう。

サポート体制が充実しているか

社内wikiツールの定着を図るためには、サポート体制も重要です。

次のポイントを比較して、サポート体制が充実しているかどうかを見極めましょう。

ポイント	詳細
導入時のサポート	初期設定やデータ移行など、導入時に適切なサポートが受けられるか
トラブルシューティング	問題発生時に迅速かつ的確な対応が期待できるか
定期的なアップデートと機能改善	ツールの継続的な改善や新機能の追加が行われているか