社内wikiはなぜ情報共有ツールとして便利なのか？4つのメリット

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

社内wikiは情報やナレッジを社員全員で共有するためのツールです。社内wikiを導入すれば部署の壁をこえて多くの社員が簡単に情報やナレッジを書き込めて共有できます。社内wikiを効果的に運用すると具体的にどのようなメリットが生まれるのでしょうか？　社内wikiがもたらすメリットについて解説します。

また、社内のナレッジ・情報共有方法や社内wikiの作り方を知りたいという方はこちらの記事も一読ください。
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社内wikiのメリット1　情報の一元管理

社内wikiは社内の情報やナレッジを1カ所にまとめて保存・管理できることから以下のメリットがあります。

情報やナレッジを1カ所に集約して蓄積・管理して活用できる

社内の情報やノウハウは各部署が運用するサーバーや個人のパソコンに保存されていることが多く、他の部署の社員にはどのような情報があるのかわかりにくく活用することは困難です。また、個人のパソコンに保存されている場合は、同じ部署の社員でも必要な情報を持っていないかを部内の社員に確認しなければならず、情報の活用に手間と時間がかかります。しかし、社内wikiを導入すると社内wikiを検索するだけで社内にある情報やナレッジを全社員が簡単に活用できます。

権限の付与で情報共有の範囲を決めて柔軟な共有ができる

社内wikiに社内の情報やナレッジを集中して蓄積し一元管理すると、その中には例えば人事情報や個人情報、あるいは新製品情報など一律に全社員に公開できないものが含まれる問題が生じます。しかし、社内wikiは部署や職位ごとなど編集や閲覧の権限をきめ細かく付与してアクセス権を分けられます。そのため、例えば全社員に向けた情報と経理や人事などの担当者以外には公開しない情報が混在しても問題は生じないので一元管理のメリットを生かせます。

保存の方法や形式を統一できて誰でも利用できる

増え続ける電子データは「Word」「Excel」「Power Point」「PDF」「HTML」などのさまざまなデータ形式で混在して保存されています。そのため「Word」で作成された情報に関連性の高い情報が「Excel」やその他のデータ形式で保存されていると検索がしづらく必要な情報を探すのが面倒です。しかし、社内wikiを使えば情報のデータ形式はHTMLに統一できて検索もしやすく必要なときにすぐに誰もが情報にアクセスできます。また社内wikiは閲覧や検索に特殊なアプリケーションを必要としません。誰でも簡単に利用できます。

過去の情報も場所を取らずに保存し活用できる

過去の企画、研究・開発、営業などの情報や顧客情報などには成功や失敗事例、その他にもさまざまな貴重な情報が含まれており、後から有効に利用できます。しかし、これらの情報を共有して誰もが利用できるようにするには紙の文書で保存しなければなりません。その場合、量が多くなって収納場所がなくなりオフィス内に保存できず、一定期間後に廃棄するか、探すのが大変な外部倉庫に保存しなければならなくなります。また、紙で保存されている情報から必要な情報を探すためには多くの時間や手間がかかります。さらに、資料を探しても見つからず、わざわざ一から作成しなければならなくなる可能性もあります。過去の情報であっても、社内wikiに保存すれば大量でも場所を取らず、また管理や検索も簡単です。

進行中の案件や会議の資料を最新の情報で簡単に共有できる

社内wikiは、日々状況が変化する現在進行中の業務の情報を最新の情報に更新して、誰もが簡単に共有できます。社内wikiで公開された情報は、閲覧できる権限があれば誰でも編集できるため、新しい情報や間違った情報があれば簡単に修正できます。

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社内wikiのメリット2　情報やナレッジの属人化の防止、共有で業務の質のアップ

社内wikiは情報やナレッジの属人化を防ぎ、社員による共有が簡単にできることから社内業務の質のレベルアップができます。

情報やナレッジの共有により業務の質をアップできる

社内wikiに多くの社員が情報やナレッジを書き込むことで、属人化されて共有されていなかった情報やナレッジが共有化されて、それらを簡単に利用できるようになります。これにより過去の事例を参照したり、課題の解決策を流用できたり、新しいアイデアを付加したりするなどして、効率的に短時間にこれまでと同等以上のレベルの業務を行えます。また、属人化されていたナレッジを他の社員が使えるようになることで全社の業務の質を底上げできます。

顧客満足度を向上させられる

顧客満足度を高めるためには、顧客ごとにあった対応が求められます。そこで、社内wikiに最新の顧客情報や顧客対応に必要なFAQや用語などの情報を保存して共有できるようにしておきます。これを利用することで対応する社員によって顧客への回答が変わったり、同じ質問や回答を繰り返したりして顧客満足度を低下させる問題を回避でき、スピーディな対応で質の高い顧客対応業務ができるため、顧客満足度を向上させられます。

社内wikiのメリット3　業務の効率化

社内wikiで情報やナレッジを一元管理することで情報を見つける時間を大きく減らせ、またその情報やナレッジを活用することで重複する業務時間を大幅に減らせることから業務を効率化できます。

情報を見ればわかることに費やす時間を減らせる

社内wikiを検索することで保存された情報やナレッジをすぐに参照できます。その結果、似たような資料を探したり、知っていそうな社員に質問をしたりする時間を減らせます。質問を受ける社員も社内wikiを検索するように言うだけですむので手間がかかりません。

資料作成にかかる時間を減らせる

社内wikiを検索することで、必要な資料を見つけたり、過去の似たような資料を参考にしたり、流用したりすることが容易にできます。同じような資料を最初から作成するという無駄な手間や時間を減らすことが可能です。

共有された情報の更新が容易で最新版がわかりやすい

社内wikiは誰でも簡単に情報を更新できます。そのため記事を作成した本人でなくても、既存の記事を新しい情報に更新でき、古い情報が更新されずに残ることで誤った情報による間違いや無駄な作業の防止が可能です。さらに、社内wikiでは最新の情報が表示されるようになっており、どれが最新の情報なのか簡単にわかります。また、情報が更新されたことを通知できるので更新を周知徹底する手間や時間も減らせます。なお、必要であれば更新情報の履歴や古い情報を残しておくこともできます。

社内wikiのメリット4　人材教育コストや業務の引き継ぎコストの低減

新入社員やキャリアアップ研修や転勤、部門異動による引き継ぎには大きなコストがかかりますが、社内wikiを活用することでコストを低減できます。

導入教育やキャリアアップ研修がスムーズにできる

社員教育や研修の内容、引き継ぎ業務の内容、社内のルールや手続きの方法などを社内wikiに保存しておくことで、教育担当社員の負担や引き継ぎに要する時間を短縮できて早期に業務を開始できます。

研修・教育項目が変更された際にはすぐ更新できる

社内wikiなら、いったん保存された内容も何回でも変更が可能です。そのため、研修項目や教育の内容が変更されたり、追加されたりしてもすぐに更新できます。

社内wikiで情報を共有することで企業業績の向上が期待できる

社内wikiのメリットを4つ紹介しましたが、これらのメリットは結果的にどれも業務の効率化と質の向上につながります。社内wikiを使えば情報共有に手間や時間がかからないので、これまでよりも簡単かつ効率的にさまざまな手続きや処理を行えます。さらに属人化されて活用されていなかった情報やナレッジも共有できて業務の質を上げることも可能です。これにより社内wiki は企業の業績向上に貢献できる存在になり得るでしょう。

どんな社内wikiツールを選べばよいのかお悩みでしたら、こちらの記事もご覧ください。
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