引き継ぎ書テンプレート10選（無料）｜作業標準書として組織に定着させる方法も解説

担当者が替わるたびに「またゼロから教える」「前任者のやり方がわからない」という状況に陥っていないでしょうか。OJTや口頭での申し送りだけでは、次の担当者が同じ品質で業務を再現できず、作業ミスや新人の立ち上がりの遅れが繰り返されます。

引き継ぎ書テンプレートは、こうした課題を解決する業務マニュアルの出発点です。業務の手順・判断基準・使用ツールを文書化しておけば、誰が担当しても同じ品質で業務を進めやすくなります。

本記事では、シーン別の引き継ぎ書テンプレート10種類を無料で提供します。あわせて、テンプレートを単なる申し送り書類で終わらせず、組織で継続的に使える業務マニュアルへ育てる方法も解説します。

引き継ぎ書とは？—業務マニュアルの「はじめの一歩」として理解する

引き継ぎ書とは、業務の手順・判断基準・使用ツールを文書化し、誰が担当しても同じ品質で業務を再現できるようにするための文書です。「担当者から後任者への一時的な申し送り書類」と捉えられがちですが、本来は組織として繰り返し参照・更新される業務マニュアルの土台として機能します。

口頭やOJTだけに頼った手順伝達では、知識は担当者の頭の中にとどまり、次の担当者が同じ品質で業務を再現できません。手順を引き継ぎ書として文書化しておくことで、情報は個人の知識から組織の資産へと変わります。一度作成した引き継ぎ書を、業務フローの変化に合わせて更新し続けることで、作業標準書や業務手順書として組織に定着させることができます。

本記事では、すぐに活用できるシーン別のテンプレートを10種類提供し、テンプレートを業務マニュアルとして育てるポイントまで解説します。（各テンプレートの詳細は、次の「テンプレート10選」で確認できます。）

引き継ぎの準備から完了までのプロセス全体については、「業務の引継ぎってどうするの？スムーズに進めるための10ステップを徹底解説」をご覧ください。本記事では「引き継ぎ書の作成と運用」に絞って解説します。

＞関連記事：業務引き継ぎの手順とコツ｜後任者が困らない資料の作り方

引き継ぎ書を業務マニュアルとして整備すべき3つの理由

引き継ぎ書が重要な理由は、主に以下の3つです。

手順のばらつきを防ぎ、作業標準を組織に残すため
口頭・OJTだけでは伝わらない手順を文書化し、作業ミスを防ぐため
新人が自己解決できる手順書として機能させ、教育コストを削減するため

それぞれ詳しく見ていきましょう。

手順のばらつきを防ぎ、作業標準を組織に残すため

担当者Aと担当者Bで手順が異なる、クレーム対応の品質がバラバラになるなど、「人によって仕事のやり方が違う」状態は、OJTや口頭伝達だけに頼った組織で起きやすい問題です。

引き継ぎ書に業務の手順や判断基準を文書化することで、特定の担当者のやり方に依存していた業務を、誰でも再現できる作業標準として組織に残せます。一度作成した引き継ぎ書を継続的に更新しながら活用することで、手順のばらつきを防ぎ、業務品質の均一化につながります。

＞関連記事：属人性とは？意味や原因を整理し、解消に向けた4つの手順を紹介します

漏れを防ぎ業務効率化を図るため

口頭やOJTによる手順伝達には、構造的な限界があります。教える側は「伝えたつもり」に、教わる側は「理解したつもり」になりやすく、細かな手順や例外処理の判断基準が抜け落ちたまま業務が始まることがあります。

その結果、同じ作業でもミスが繰り返されたり、過去に解決したはずのトラブルが再発したりするといった問題が起こります。手順を引き継ぎ書として文書化しておけば、「言った・言わない」という認識のズレを防ぎ、必要な手順を漏れなく伝えられます。新人も着任初日から手順書を参照しながら作業を進められるため、作業ミスの防止や業務効率の向上につながります。

新人が自己解決できる手順書として機能させ、教育コストを削減するため

「同じことを何度も聞いてくる」「上司がつきっきりで教えなければならない」――こうした新人教育の負担は、参照できる手順書がない環境で起こりやすい問題です。引き継ぎ書が業務手順書として機能していれば、新人は不明点を自分で調べて解決しやすくなり、上司や先輩への質問回数も自然と減ります。

教育担当者が同じ説明を繰り返す時間を削減できるため、新人の早期のひとり立ちにもつながります。結果として、オンボーディングにかかる教育コストを削減し、新人の早期戦力化を実現できます。

【シーン別】業務マニュアルの基盤になる引き継ぎ書テンプレート10選（無料・例文あり）

以下の引き継ぎ書テンプレートは、業務の手順・判断基準・使用ツールを整理・文書化できる構成になっており、作成後は、そのまま業務手順書や作業標準書として保管・更新できます。

一度きりの申し送りで終わらせず、担当者が替わるたびに更新しながら育てる、組織の業務マニュアルとして活用してください。シーンに合わせてテンプレートを選び、必要な項目を記入するだけで、手順の標準化をすぐに始められます。

【基本型】シーンの限らず使える引き継ぎ書のひな形・例文
【営業から他部署への共有】引き継ぎ書テンプレート・例文
【部署異動・配置転換】引き継ぎ書テンプレート・例文
【上司から後輩・部下への共有】引き継ぎ書テンプレート・例文
【退職】引き継ぎ書テンプレート・例文
【プロジェクト】引き継ぎ書テンプレート・例文
【データ】引き継ぎ書テンプレート・例文
【契約】引き継ぎ書テンプレート・例文
【人事】引き継ぎ書テンプレート・例文
【システム】引き継ぎ書テンプレート・例文

シーンに合わせてテンプレートを選択し、活用してみましょう。

【基本型】シーンの限らず使える引き継ぎ書のひな形・例文

職種・ポジションを問わず、幅広い業務に使えるテンプレートです。業務概要から定期スケジュール、注意点まで、手順を漏れなく文書化できる構成になっています。このテンプレートは、そのまま業務手順書や作業標準書として保管・更新できます。

【基本型】シーンの限らず使える引き継ぎ書のひな形

引き継ぎ書テンプレート

引き継ぎ者名：
引き継ぎ先名：
引き継ぎ日：
業務名：

1. 業務概要

業務の目的：
例：顧客対応、プロジェクト管理、経理処理など
主要タスク：
例：日次報告書の作成、顧客からの問い合わせ対応、月次決算処理など

2. 現在の進捗状況

進行中のタスク：
例：現在対応中のプロジェクトや案件
未解決の課題：
例：解決が必要な問題点や懸念事項

3. 重要な連絡先

社内関係者：
例：上司、同僚、他部署の担当者の名前と連絡先
社外関係者：
例：顧客、取引先、サプライヤーの名前と連絡先

4. 使用システムとツール

主要システム：
例：会計ソフト、顧客管理システム（CRM）、プロジェクト管理ツールなど
ログイン情報：
例：必要な場合に限り、システムへのログイン情報（セキュリティに配慮して管理）

5. 定期業務のスケジュール

日次業務：
例：毎日のルーティンワーク
週次業務：
例：毎週の報告書作成、会議出席
月次業務：
例：月次決算、定期的なレポートの提出

6. 注意点とアドバイス

よくある問題とその対策：
例：過去に発生した問題とその解決方法
引き継ぎ先へのアドバイス：
例：業務を円滑に進めるためのポイントやコツ

7. 添付資料

関連資料：
例：マニュアル、過去の報告書、参考資料など

備考：
その他、特記事項や補足情報があれば記載

【基本型】シーンの限らず使える引き継ぎ書の例文

引き継ぎ書

引き継ぎ者名：田中太郎
引き継ぎ先名：山田花子
引き継ぎ日：2024年7月22日
業務名：顧客対応およびプロジェクト管理

1. 業務概要

業務の目的：
顧客からの問い合わせに迅速かつ正確に対応し、顧客満足度を向上させること。また、プロジェクトを円滑に進行させ、納期と品質を確保すること。
主要タスク：
1. 日次報告書の作成
2. 顧客からの問い合わせ対応
3. 月次決算処理
4. プロジェクトの進捗管理
5. クライアントミーティングの準備と参加

2. 現在の進捗状況

進行中のタスク：
1. ABCプロジェクト：現在、開発フェーズにあり、進捗率は70%です。来週のミーティングでクライアントに中間報告を行う予定です。
2. 顧客対応：現在、10件の問い合わせが未対応です。すべて今週中に対応予定です。
未解決の課題：
1. ABCプロジェクトで発生しているバグの修正が遅れているため、開発チームとの連携が必要です。
2. 顧客Dからのクレーム対応が未解決のため、詳細な情報を収集し、早急に対策を講じる必要があります。

3. 重要な連絡先

社内関係者：
1. 上司：佐藤一郎（sato@example.com、内線1234）
2. 同僚：鈴木二郎（suzuki@example.com、内線5678）
3. 他部署担当者：高橋三郎（takahashi@example.com、内線9101）
社外関係者：
1. 顧客A：株式会社A、担当者：山本太郎（yamamoto@a-example.com、03-1234-5678）
2. 顧客B：株式会社B、担当者：佐々木花子（sasaki@b-example.com、03-8765-4321）

4. 使用システムとツール

主要システム：
1. 会計ソフト：XYZ会計（https://xyz.com、ログイン情報はセキュリティのため別途提供）
2. 顧客管理システム（CRM）：ABC CRM（https://abc-crm.com、ログイン情報はセキュリティのため別途提供）
3. プロジェクト管理ツール：Trello（https://trello.com、ログイン情報はセキュリティのため別途提供）
ログイン情報：
必要な場合に限り、システムへのログイン情報を提供します。セキュリティのため、情報は別途提供します。

5. 定期業務のスケジュール

日次業務：
1. 毎日のルーティンワーク：顧客からの問い合わせ対応、日次報告書の作成
週次業務：
1. 毎週の報告書作成：毎週金曜日に週次報告書を提出
2. 会議出席：毎週月曜日の朝9時から定例会議に出席
月次業務：
1. 月次決算：毎月末に月次決算処理を実施
2. 定期的なレポートの提出：毎月第一営業日に月次レポートを提出

6. 注意点とアドバイス

よくある問題とその対策：
1. 顧客からのクレーム対応：迅速に対応するため、クレームの内容を詳細にヒアリングし、関連部署と連携して解決策を講じる
2. プロジェクトの進捗遅延：定期的に進捗確認を行い、問題が発生した場合は早急に対応する
引き継ぎ先へのアドバイス：
1. 業務を円滑に進めるためのポイント：顧客対応では、常に丁寧かつ迅速な対応を心掛ける。プロジェクト管理では、チームとのコミュニケーションを密にすることが重要です。

7. 添付資料

関連資料：
1. 顧客対応マニュアル
2. プロジェクト管理ガイドライン
3. 過去の報告書サンプル

備考：
その他、特記事項や補足情報があれば記載

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）

【営業から他部への共有】引き継ぎ書テンプレート・例文

部署をまたぐ業務移管で、手順が途切れやすい場面に対応したテンプレートです。顧客情報・進行中の案件・注意点を文書化することで、口頭での引き継ぎでは伝わりにくい細かな手順も、引き継ぎ先の担当者が自分で確認できます。このテンプレートは、そのまま部門間の業務手順書として保管・更新できます。

【営業から他部への共有】引き継ぎ書テンプレート

営業から他部署への引き継ぎ書テンプレート

引き継ぎ者名：
引き継ぎ先名：
引き継ぎ日：
業務名：

1. 業務概要

業務の目的：
例：新規顧客の獲得、既存顧客のフォローアップ
主要タスク：
例：見積書の作成、顧客訪問、営業報告書の提出

2. 現在の進捗状況

進行中の案件：
例：現在進行中の商談やプロジェクト
未解決の課題：
例：特定の顧客の懸念事項や解決が必要な問題点

3. 重要な連絡先

顧客連絡先：
例：主要顧客の名前、役職、連絡先
社内連絡先：
例：関連部署の担当者の名前と連絡先

4. 使用システムとツール

営業管理システム（CRM）：
例：使用しているCRMの名称とログイン情報
その他のツール：
例：見積書作成ソフト、営業レポートツールなど

5. 定期業務のスケジュール

日次業務：
例：顧客へのフォローアップ電話、営業日報の作成
週次業務：
例：週次営業会議への参加、見積書の更新
月次業務：
例：月次営業報告書の提出、月末の営業目標の確認

6. 注意点とアドバイス

よくある問題とその対策：
例：顧客からのクレーム対応方法、競合他社への対応策
引き継ぎ先へのアドバイス：
例：重要な顧客とのコミュニケーションのポイントや注意点

7. 添付資料

関連資料：
例：顧客リスト、過去の営業報告書、参考資料など

備考：
その他、特記事項や補足情報があれば記載

【営業から他部への共有】引き継ぎ書の例文

営業からシステム開発部門への引き継ぎ書

引き継ぎ者名：田中太郎
引き継ぎ先名：山田花子
引き継ぎ日：2024年7月22日
業務名：新規顧客のシステム要件定義および既存システムのフォローアップ

1. 業務概要

業務の目的：
新規顧客のシステム要件を正確に把握し、開発部門にスムーズに引き継ぐこと。既存システムのフォローアップを通じて、顧客満足度を向上させること。
主要タスク：
1. 要件定義書の作成
2. 顧客訪問およびヒアリング
3. 営業報告書の提出
4. システム改善提案の作成
5. 顧客からの問い合わせ対応

2. 現在の進捗状況

進行中の案件：
1. 株式会社ABCの新規システム開発：現在要件定義フェーズにあり、要件定義書の最終確認を実施中。
2. 株式会社XYZの既存システム改善：改善提案をまとめており、クライアントとの確認作業中。
未解決の課題：
1. 株式会社DEFのシステム導入プロジェクトで発生した要件変更対応：クライアントからの新たな要件変更があり、対応が必要。
2. 株式会社GHIのシステム不具合対応：不具合の原因調査が完了しておらず、早急に開発部門と連携して解決策を提示する必要がある。

3. 重要な連絡先

顧客連絡先：
1. 株式会社ABC 担当者：佐藤太郎（sato@abc.co.jp、03-1234-5678）
2. 株式会社XYZ 担当者：鈴木花子（suzuki@xyz.co.jp、03-8765-4321）
社内連絡先：
1. 営業部部長：佐々木一郎（sasaki@company.com、内線1234）
2. システム開発部部長：高橋次郎（takahashi@company.com、内線5678）

4. 使用システムとツール

営業管理システム（CRM）：
使用システム：Salesforce（https://login.salesforce.com、ログイン情報はセキュリティのため別途提供）
その他のツール：
1. 要件定義書作成ツール：NotePM（https://notepm.jp/、ログイン情報はセキュリティのため別途提供）
2. 営業レポートツール：NotePM（https://notepm.jp/、ログイン情報はセキュリティのため別途提供）

5. 定期業務のスケジュール

日次業務：
1. 顧客へのフォローアップ電話
2. 営業日報の作成
週次業務：
1. 週次営業会議への参加（毎週月曜日10時）
2. 要件定義書の更新
月次業務：
1. 月次営業報告書の提出（毎月末）
2. 月末のシステム改善提案の確認および調整

6. 注意点とアドバイス

よくある問題とその対策：
1. 顧客からの要件変更対応方法：迅速に対応し、要件の詳細をヒアリングして開発部門と連携して解決策を講じる。
2. システム不具合への対応策：不具合が発生した際は、詳細な調査を行い、原因を特定して開発部門と連携して解決策を提示する。
引き継ぎ先へのアドバイス：
1. 重要な顧客とのコミュニケーションのポイント：定期的な連絡を欠かさず、顧客のニーズを把握することが重要です。
2. 要件定義のポイント：顧客の要望を正確に把握し、漏れのないように要件定義書を作成することが求められます。

7. 添付資料

関連資料：
1. 顧客リスト
2. 過去の要件定義書
3. 参考資料（システムカタログ、契約書サンプル）

備考：
とくに注意が必要な顧客や案件については、個別に詳細を説明します。また、引き継ぎ期間中に不明点があれば、随時ご連絡ください。

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）

【部署異動・配置転換】引き継ぎ書テンプレート・例文

配置転換の際に口頭での説明と組み合わせて使うことで、「聞いたはずなのに忘れた」という状況を防げます。テンプレートに手順を文書化しておくことで、後任者が配属後も自分で確認しながら、標準化された手順で業務を進められます。このテンプレートは、そのまま作業標準書として保管・更新できます。

【部署異動・配置転換】引き継ぎ書テンプレート

部署異動・配置転換時の引き継ぎ書テンプレート

引き継ぎ者名：
引き継ぎ先名：
引き継ぎ日：
異動前部署名：
異動後部署名：
業務名：

1. 業務概要

業務の目的：
例：顧客対応、プロジェクト管理、経理処理など
主要タスク：
例：日次報告書の作成、顧客からの問い合わせ対応、月次決算処理など

2. 現在の進捗状況

進行中の案件：
例：現在対応中のプロジェクトや案件
未解決の課題：
例：解決が必要な問題点や懸念事項

3. 重要な連絡先

顧客連絡先：
例：上司、同僚、他部署の担当者の名前と連絡先
社内連絡先：
例：顧客、取引先、サプライヤーの名前と連絡先

4. 使用システムとツール

主要システム：
例：会計ソフト、顧客管理システム（CRM）、プロジェクト管理ツールなど
ログイン情報：
例：必要な場合に限り、システムへのログイン情報（セキュリティに配慮して管理）

5. 定期業務のスケジュール

日次業務：
例：毎日のルーチンワーク
週次業務：
例：毎週の報告書作成、会議出席
月次業務：
例：月次決算、定期的なレポートの提出

6. 注意点とアドバイス

よくある問題とその対策：
例：過去に発生した問題とその解決方法
引き継ぎ先へのアドバイス：
例：業務を円滑に進めるためのポイントやコツ

7. 添付資料

関連資料：
例：マニュアル、過去の報告書、参考資料など

備考：
その他、特記事項や補足情報があれば記載

【部署異動・配置転換】引き継ぎ書の例文

部署異動・配置転換時の引き継ぎ書

引き継ぎ者名：田中太郎
引き継ぎ先名：山田花子
引き継ぎ日：2024年7月22日
異動前部署名：営業部
異動後部署名：マーケティング部
業務名：顧客対応およびマーケティング調査

1. 業務概要

業務の目的：
顧客からの問い合わせに迅速かつ正確に対応し、顧客満足度を向上させること。マーケティング調査を通じて、商品の市場性を分析し、販売戦略を策定すること。
主要タスク：
1. 日次報告書の作成
2. 顧客からの問い合わせ対応
3. 月次決算処理
4. マーケティング調査の実施
5. 調査結果の分析および報告書の作成

2. 現在の進捗状況

進行中のタスク：
1. ABCプロジェクト：現在、データ収集フェーズにあり、調査対象の選定を完了しています。
2. 顧客対応：現在、5件の問い合わせが未対応です。すべて今週中に対応予定です。
未解決の課題：
1. XYZプロジェクトで発生しているデータ不備の対応：調査データに不備があり、再収集が必要です。
2. 顧客Cからのクレーム対応が未解決のため、詳細な情報を収集し、早急に対策を講じる必要があります。

3. 重要な連絡先

社内連絡先：
1. 上司：佐藤一郎（sato@example.com、内線1234）
2. 同僚：鈴木二郎（suzuki@example.com、内線5678）
3. 他部署担当者：高橋三郎（takahashi@example.com、内線9101）
社外連絡先：
1. 顧客A：株式会社A、担当者：山本太郎（yamamoto@a-example.com、03-1234-5678）
2. 顧客B：株式会社B、担当者：佐々木花子（sasaki@b-example.com、03-8765-4321）

4. 使用システムとツール

主要システム：
1. 会計ソフト：XYZ会計（https://xyz.com、ログイン情報はセキュリティのため別途提供）
2. 顧客管理システム（CRM）：ABC CRM（https://abc-crm.com、ログイン情報はセキュリティのため別途提供）
3. プロジェクト管理ツール：Trello（https://trello.com、ログイン情報はセキュリティのため別途提供）
ログイン情報：
必要な場合に限り、システムへのログイン情報を提供します。セキュリティのため、情報は別途提供します。

5. 定期業務のスケジュール

日次業務：
1. 毎日のルーティンワーク：顧客からの問い合わせ対応、日次報告書の作成
週次業務：
1. 毎週の報告書作成：毎週金曜日に週次報告書を提出
2. 会議出席：毎週月曜日の朝9時から定例会議に出席
月次業務：
1. 月次決算：毎月末に月次決算処理を実施
2. 定期的なレポートの提出：毎月第一営業日に月次レポートを提出

6. 注意点とアドバイス

よくある問題とその対策：
1. 顧客からのクレーム対応：迅速に対応するため、クレームの内容を詳細にヒアリングし、関連部署と連携して解決する
2. データ収集の不備対応：調査データに不備が発生した場合は、迅速に再収集を行い、データの正確性を確保する
引き継ぎ先へのアドバイス：
1. 業務を円滑に進めるためのポイント：顧客対応では、常に丁寧かつ迅速な対応を心掛ける。マーケティング調査では、データの正確性と分析の詳細さが重要です。

7. 添付資料

関連資料：
1. 顧客対応マニュアル
2. マーケティング調査ガイドライン
3. 過去の報告書サンプル

備考：
その他、特記事項や補足情報があれば記載します。とくに注意が必要な顧客や案件については、個別に詳細を説明します。また、引き継ぎ期間中に不明点があれば、随時ご連絡ください。

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）

【上司から後輩・部下への共有】引き継ぎ書テンプレート・例文

OJTや口頭指導と並行して、このテンプレートを活用することで、指導内容を手順書として文書化できます。後輩や部下が着任後も自分で参照しながら作業を進められるようになり、「また同じことを聞く」という状況の繰り返しを防ぎます。このテンプレートは、そのまま教育用の業務手順書として保管・更新できます。

【上司から後輩・部下への共有】引き継ぎ書テンプレート

上司から後輩・部下への引き継ぎ書テンプレート

引き継ぎ者名：
引き継ぎ先名：
引き継ぎ日：
業務名：

1. 業務概要

業務の目的：
例：プロジェクト管理、チームの指導、顧客対応など
主要タスク：
例：プロジェクトの進捗管理、チームメンバーの育成、クライアントミーティングなど

2. 現在の進捗状況

進行中のプロジェクト：
例：現在進行中のプロジェクトや主要な業務
未解決の課題：
例：解決が必要な問題点や懸念事項

3. 重要な連絡先

社内連絡先：
例：チームメンバー、他部署の担当者の名前と連絡先
社外連絡先：
例：主要顧客、取引先の名前と連絡先

4. 使用システムとツール

主要システム：
例：プロジェクト管理ツール、コミュニケーションツールなど
ログイン情報：
例：必要な場合に限り、システムへのログイン情報（セキュリティに配慮して管理）

5. 定期業務のスケジュール

日次業務：
例：毎日のルーチンワーク、日報の確認
週次業務：
例：週次ミーティング、進捗報告
月次業務：
例：月次報告書の提出、月末の目標確認

6. 注意点とアドバイス

よくある問題とその対策：
例：よく発生する問題とその解決方法
引き継ぎ先へのアドバイス：
例：業務を円滑に進めるためのポイントやコツ

7. 添付資料

関連資料：
例：マニュアル、過去の報告書、参考資料など

備考：
その他、特記事項や補足情報があれば記載

【上司から後輩・部下への共有】引き継ぎ書の例文

上司から後輩・部下への引き継ぎ書

引き継ぎ者名：田中太郎
引き継ぎ先名：山田花子
引き継ぎ日：2024年7月22日
業務名：プロジェクト管理およびチーム指導

1. 業務概要

業務の目的：
プロジェクトの円滑な進行と完了を目指す。チームメンバーの育成とサポートを通じて、チーム全体のパフォーマンスを向上させる。
主要タスク：
1. プロジェクトの進捗管理
2. チームメンバーの育成
3. クライアントミーティングの準備および参加
4. プロジェクトのリスク管理
5. 月次報告書の作成および提出

2. 現在の進捗状況

進行中のプロジェクト：
1. XYZプロジェクト：現在、開発フェーズにあり、進捗率は60%。主要なマイルストーンの達成を目指しています。
2. ABCプロジェクト：テストフェーズに入り、バグ修正が進行中です。クライアントへの報告は来週予定されています。
未解決の課題：
1. XYZプロジェクトでのリソース不足：追加の人員配置が必要。
2. ABCプロジェクトでのテスト環境の不具合：システムチームと連携して早急に解決する必要があります。

3. 重要な連絡先

社内連絡先：
1. チームリーダー：佐藤一郎（sato@example.com、内線1234）
2. 開発担当者：鈴木二郎（suzuki@example.com、内線5678）
3. QA担当者：高橋三郎（takahashi@example.com、内線9101）
社外連絡先：
1. クライアントA：株式会社A、担当者：山本太郎
  （yamamoto@a-example.com、03-1234-5678）
2. クライアントB：株式会社B、担当者：佐々木花子
  （sasaki@b-example.com、03-8765-4321）

4. 使用システムとツール

主要システム：
1. プロジェクト管理ツール：JIRA（https://jira.example.com、ログイン情報はセキュリティのため別途提供）
2. コミュニケーションツール：Slack（https://slack.example.com、ログイン情報はセキュリティのため別途提供）
ログイン情報：
必要な場合に限り、システムへのログイン情報を提供します。セキュリティのため、情報は別途提供します。

5. 定期業務のスケジュール

日次業務：
1. 毎日のルーティンワーク：チームメンバーの進捗確認、日報の確認およびフィードバック
週次業務：
1. 週次ミーティング：毎週月曜日の朝9時に開催
2. 進捗報告：毎週金曜日に上司への進捗報告
月次業務：
1. 月次報告書の提出：毎月末に提出
2. 月末の目標確認：翌月の目標設定と調整

6. 注意点とアドバイス

よくある問題とその対策：
1. プロジェクトの遅延：早期にリスクを把握し、必要な対策を講じる。定期的な進捗確認とリソースの適切な配置が重要。
2. チームメンバーのモチベーション低下：定期的なフィードバックと成果の認識を行い、チームの士気を高める。
引き継ぎ先へのアドバイス：
1. 業務を円滑に進めるためのポイント：チームメンバーとのコミュニケーションを密に保ち、問題が発生した際は迅速に対応することが重要です。
2. プロジェクト管理のポイント：細かい進捗管理とリスクの早期発見がプロジェクト成功の鍵となります。

7. 添付資料

関連資料：
1. プロジェクト管理マニュアル
2. チーム指導ガイドライン
3. 過去の報告書サンプル

備考：
とくに注意が必要なプロジェクトや課題については、個別に詳細を説明します。引き継ぎ期間中に不明点があれば、随時ご連絡ください。

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）

【退職】引き継ぎ書テンプレート・例文

退職後に前任者へ確認できない状況を想定し、後任者が文書だけで業務を再現できるレベルで手順を記載してください。このテンプレートは、そのまま作業標準書として組織に残し、次の担当者が着任した際にも活用できます。

【退職】引き継ぎ書テンプレート

退職時の引き継ぎ書テンプレート

引き継ぎ者名：
引き継ぎ先名：
引き継ぎ日：
退職日：
業務名：

1. 業務概要

業務の目的：
例：プロジェクト管理、顧客対応、経理処理など
主要タスク：
例：日次報告書の作成、顧客からの問い合わせ対応、月次決算処理など

2. 現在の進捗状況

進行中のタスク：
例：現在対応中のプロジェクトや案件
未解決の課題：
例：解決が必要な問題点や懸念事項

3. 重要な連絡先

社内連絡先：
例：上司、同僚、他部署の担当者の名前と連絡先
社外連絡先：
例：顧客、取引先、サプライヤーの名前と連絡先

4. 使用システムとツール

主要システム：
例：会計ソフト、顧客管理システム（CRM）、プロジェクト管理ツールなど
ログイン情報：
例：必要な場合に限り、システムへのログイン情報（セキュリティに配慮して管理）

5. 定期業務のスケジュール

日次業務：
例：毎日のルーティンワーク
週次業務：
例：毎週の報告書作成、会議出席
月次業務：
例：月次決算、定期的なレポートの提出

6. 注意点とアドバイス

よくある問題とその対策：
例：よく発生する問題とその解決方法
引き継ぎ先へのアドバイス：
例：業務を円滑に進めるためのポイントやコツ

7. 添付資料

関連資料：
例：マニュアル、過去の報告書、参考資料など

備考：
その他、特記事項や補足情報があれば記載

【退職】引き継ぎ書の例文

退職時の引き継ぎ書

引き継ぎ者名：田中太郎
引き継ぎ先名：山田花子
引き継ぎ日：2024年7月22日
退職日：2024年7月31日
業務名：プロジェクト管理および顧客対応

1. 業務概要

業務の目的：
プロジェクトの円滑な進行と完了を目指し、顧客からの問い合わせに迅速かつ正確に対応することで、顧客満足度を向上させる。
主要タスク：
1. 日次報告書の作成
2. 顧客からの問い合わせ対応
3. 月次決算処理
4. プロジェクトの進捗管理
5. クライアントミーティングの準備および参加

2. 現在の進捗状況

進行中のタスク：
1. ABCプロジェクト：現在、開発フェーズにあり、進捗率は70%。次回ミーティングでクライアントに中間報告を行う予定です。
2. 顧客対応：現在、10件の問い合わせが未対応で、すべて今週中に対応予定です。
未解決の課題：
1. ABCプロジェクトで発生しているバグの修正が遅れているため、開発チームとの連携が必要です。
2. 顧客Dからのクレーム対応が未解決のため、詳細な情報を収集し、早急に対策を講じる必要があります。

3. 重要な連絡先

社内連絡先：
1. 上司：佐藤一郎（sato@example.com、内線1234）
2. 同僚：鈴木二郎（suzuki@example.com、内線5678）
3. 他部署担当者：高橋三郎（takahashi@example.com、内線9101）
社外連絡先：
1. 顧客A：株式会社A、担当者：山本太郎（yamamoto@a-example.com、03-1234-5678）
2. 顧客B：株式会社B、担当者：佐々木花子（sasaki@b-example.com、03-8765-4321）

4. 使用システムとツール

主要システム：
1. 会計ソフト：XYZ会計（https://xyz.com、ログイン情報はセキュリティのため別途提供）
2. 顧客管理システム（CRM）：ABC CRM（https://abc-crm.com、ログイン情報はセキュリティのため別途提供）
3. プロジェクト管理ツール：Trello（https://trello.com、ログイン情報はセキュリティのため別途提供）
ログイン情報：
必要な場合に限り、システムへのログイン情報を提供します。セキュリティのため、情報は別途提供します。

5. 定期業務のスケジュール

日次業務：
1. 毎日のルーティンワーク：顧客からの問い合わせ対応、日次報告書の作成
週次業務：
1. 毎週の報告書作成：毎週金曜日に週次報告書を提出
2. 会議出席：毎週月曜日の朝9時から定例会議に出席
月次業務：
1. 月次決算：毎月末に月次決算処理を実施
2. 定期的なレポートの提出：毎月第一営業日に月次レポートを提出

6. 注意点とアドバイス

よくある問題とその対策：
1. 顧客からのクレーム対応：迅速に対応するため、クレームの内容を詳細にヒアリングし、関連部署と連携して解決する。
2. プロジェクトの遅延：早期にリスクを把握し、必要な対策を講じる。定期的な進捗確認とリソースの適切な配置が重要。
引き継ぎ先へのアドバイス：
1. 業務を円滑に進めるためのポイント：顧客対応では、常に丁寧かつ迅速な対応を心掛ける。プロジェクト管理では、チームとのコミュニケーションを密にすることが重要です。
2. 重要な顧客とのコミュニケーションのポイント：定期的な連絡を欠かさず、顧客のニーズを把握することが重要です。

7. 添付資料

- 関連資料：
  1. 顧客対応マニュアル
  2. プロジェクト管理ガイドライン
  3. 過去の報告書サンプル

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）

【プロジェクト】引き継ぎ書テンプレート・例文

プロジェクトの途中で担当が替わる際、進捗・課題・連絡先を文書化することで、新担当者が即日業務を引き継げます。このテンプレートは、そのままプロジェクト標準手順書として保管・更新できます。

【プロジェクト】引き継ぎ書テンプレート

以下に、5つのシチュエーションで使える引き継ぎ書のテンプレートを作成しました。

プロジェクト引き継ぎ書テンプレート

引き継ぎ者名：
引き継ぎ先名：
引き継ぎ日：
プロジェクト名：

1. プロジェクト概要

プロジェクトの目的：
例：新製品の開発、システムの導入、イベントの企画など
主要タスク：
例：プロジェクト計画の策定、進捗管理、リソースの割り当てなど

2. 現在の進捗状況

進行中のタスク：
例：現在対応中のタスクやマイルストーン
未解決の課題：
例：解決が必要な問題点やリスク

3. 重要な連絡先

社内連絡先：
例：プロジェクトチームメンバー、他部署の担当者の名前と連絡先
社外連絡先：
例：クライアント、サプライヤーの名前と連絡先

4. 使用システムとツール

主要システム：
例：プロジェクト管理ツール、コミュニケーションツールなど
ログイン情報：
例：必要な場合に限り、システムへのログイン情報（セキュリティに配慮して管理）

5. 定期業務のスケジュール

日次業務：
例：毎日のルーチンワーク
週次業務：
例：週次ミーティング、進捗報告
月次業務：
例：月次報告書の提出、月末の進捗確認

6. 注意点とアドバイス

よくある問題とその対策：
例：過去に発生した問題とその解決方法
引き継ぎ先へのアドバイス：
例：業務を円滑に進めるためのポイントやコツ

7. 添付資料

関連資料：
例：プロジェクト計画書、過去の報告書、参考資料など

備考：
その他、特記事項や補足情報があれば記載

【プロジェクト】引き継ぎ書の例文

プロジェクト引き継ぎ書

引き継ぎ者名：田中太郎
引き継ぎ先名：山田花子
引き継ぎ日：2024年7月22日
プロジェクト名：新製品「XYZ」の開発プロジェクト

1. プロジェクト概要

プロジェクトの目的：
新製品「XYZ」の開発を通じて、顧客ニーズに応える高性能製品を市場に投入し、売上の増加を目指す。
主要タスク：
1. プロジェクト計画の策定
2. 進捗管理
3. リソースの割り当て
4. クライアントとの打ち合わせ
5. 製品テストおよび品質管理

2. 現在の進捗状況

進行中のタスク：
1. 製品デザインの最終確認：デザインチームが最終確認中。
2. プロトタイプの製作：現在、試作品の製作が進行中で、完成は来週を予定。
未解決の課題：
1. 部品供給の遅延：一部部品の供給が遅れており、サプライヤーと調整が必要。
2. クライアントからのフィードバック待ち：機能追加に関するクライアントのフィードバックが未着で、次のフェーズに進むために早急な対応が必要。

3. 重要な連絡先

社内連絡先：
1. プロジェクトマネージャー：佐藤一郎（sato@example.com、内線1234）
2. デザインチームリーダー：鈴木二郎（suzuki@example.com、内線5678）
3. 品質管理担当者：高橋三郎（takahashi@example.com、内線9101）
社外連絡先：
1. クライアントA：株式会社A、担当者：山本太郎（yamamoto@a-example.com、03-1234-5678）
2. サプライヤーB：株式会社B、担当者：佐々木花子（sasaki@b-example.com、03-8765-4321）

4. 使用システムとツール

主要システム：
1. プロジェクト管理ツール：JIRA（https://jira.example.com、ログイン情報はセキュリティのため別途提供）
2. コミュニケーションツール：Slack（https://slack.example.com、ログイン情報はセキュリティのため別途提供）
ログイン情報：
必要な場合に限り、システムへのログイン情報を提供します。セキュリティのため、情報は別途提供します。

5. 定期業務のスケジュール

日次業務：
1. 毎日の進捗確認と報告
週次業務：
1. 週次ミーティング：毎週月曜日の朝9時に開催
2. 進捗報告：毎週金曜日に上司への進捗報告
月次業務：
1. 月次報告書の提出：毎月末に提出
2. 月末の進捗確認：次月の計画調整

6. 注意点とアドバイス

よくある問題とその対策：
1. 部品供給の遅延：サプライヤーとの連絡を密にし、予備の供給ルートを確保する。
2. クライアントからのフィードバック遅延：定期的なフォローアップを行い、早期の対応を促す。
引き継ぎ先へのアドバイス：
1. 業務を円滑に進めるためのポイント：プロジェクトチームとのコミュニケーションを密に保ち、問題が発生した際には迅速に対応すること。
2. 重要なクライアントとの関係管理：定期的な連絡を欠かさず、クライアントのニーズを把握することが重要。

7. 添付資料

関連資料：
1. プロジェクト計画書
2. 過去の報告書
3. 参考資料（製品仕様書、契約書サンプル）

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）

【データ】引き継ぎ書テンプレート・例文

データ管理業務は手順が属人化しやすく、担当者交代時にミスが起きやすい業務です。操作手順・保管場所・更新ルールを文書化することで、誰でも同じ手順でデータを扱える作業標準書として機能します。このテンプレートは、そのまま作業標準書として保管・更新できます。

【データ】引き継ぎ書テンプレート

データ引き継ぎ書テンプレート

引き継ぎ者名：
引き継ぎ先名：
引き継ぎ日：
データの種類：

1. データの概要

データの目的：
例：顧客データ管理、売上データ分析、研究データの保存など
主要データ項目：
例：顧客名、売上金額、実験結果など

2. データの現状

データの最新更新日：
例：データの最新更新日や更新頻度
未処理のデータ：
例：未処理のデータや今後の更新予定

3. 重要な連絡先

社内連絡先：
例：データ管理担当者、他部署の担当者の名前と連絡先
社外連絡先：
例：データ提供元、データ利用者の名前と連絡先

4. 使用システムとツール

主要システム：
例：データベースシステム、分析ツールなど
ログイン情報：
例：必要な場合に限り、システムへのログイン情報（セキュリティに配慮して管理）

5. データ更新のスケジュール

日次更新：
例：毎日のデータ更新内容
週次更新：
例：週次のデータ集計や分析
月次更新：
例：月次のデータ報告や更新内容

6. 注意点とアドバイス

よくある問題とその対策：
例：データの重複や欠損、セキュリティ対策
引き継ぎ先へのアドバイス：
例：データ管理のポイントや注意点

7. 添付資料

関連資料：
例：データ管理マニュアル、過去の報告書、参考資料など

備考：
その他、特記事項や補足情報があれば記載

【データ】引き継ぎ書の例文

データ引き継ぎ書

引き継ぎ者名：田中太郎
引き継ぎ先名：山田花子
引き継ぎ日：2024年7月22日
データの種類：顧客データ管理

1. データの概要

データの目的：
顧客データを管理し、顧客対応を円滑に行うため。また、売上データの分析を通じて、マーケティング戦略の立案に役立てる。
主要データ項目：
1. 顧客名
2. 連絡先情報（電話番号、メールアドレス）
3. 購入履歴
4. 売上金額
5. クレーム対応履歴

2. データの現状

データの最新更新日：
2024年7月20日（毎日更新）
未処理のデータ：
1. 最新の顧客アンケート結果の入力作業が未完了。
2. 7月21日からの新規顧客データの登録が必要。

3. 重要な連絡先

社内連絡先：
1. データ管理担当者：佐藤一郎（sato@example.com、内線1234）
2. 営業部担当者：鈴木二郎（suzuki@example.com、内線5678）
社外連絡先：
1. データ提供元：株式会社ABC、担当者：山本太郎（yamamoto@abc-example.com、03-1234-5678）
2. データ利用者：株式会社XYZ、担当者：佐々木花子（sasaki@xyz-example.com、03-8765-4321）

4. 使用システムとツール

主要システム：
1. データベースシステム：MySQL（https://mysql.example.com、ログイン情報はセキュリティのため別途提供）
2. 分析ツール：Tableau（https://tableau.example.com、ログイン情報はセキュリティのため別途提供）
ログイン情報：
必要な場合に限り、システムへのログイン情報を提供します。セキュリティのため、情報は別途提供します。

5. データ更新のスケジュール

日次更新：
1. 毎日の顧客データの更新とチェック
週次更新：
1. 週次のデータ集計と分析
2. 週次の売上レポート作成
月次更新：
1. 月次のデータ報告と更新内容確認
2. 月次のマーケティングレポート作成

6. 注意点とアドバイス

よくある問題とその対策：
1. データの重複：定期的にデータの重複チェックを行い、重複データを削除する。
2. データの欠損：欠損データが発見された場合、速やかに関連部署に確認し、データを補完する。
3. セキュリティ対策：データアクセス権限を適切に設定し、定期的に見直す。
引き継ぎ先へのアドバイス：
1. データ管理のポイント：データの正確性を常に確認し、更新時には注意深くチェックする。
2. 顧客対応時の注意点：データをもとに顧客対応を行う際は、最新の情報を必ず確認すること。

7. 添付資料

関連資料：
1. データ管理マニュアル
2. 過去の報告書サンプル
3. 顧客対応ガイドライン

備考：
とくに注意が必要な顧客やデータ項目については、個別に詳細を説明します。また、引き継ぎ期間中に不明点があれば、随時ご連絡ください。

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）

【契約】引き継ぎ書テンプレート・例文

契約管理は更新期限や条件を見落とすリスクが高く、手順の文書化が特に重要です。このテンプレートに手順やチェックポイントを記載することで、担当者が替わっても管理品質を一定に保てる業務手順書として機能します。

【契約】引き継ぎ書テンプレート

契約引き継ぎ書テンプレート

引き継ぎ者名：
引き継ぎ先名：
引き継ぎ日：
契約の種類：

1. 契約の概要

契約の目的：
例：サービス提供契約、販売契約、業務委託契約など
主要契約条項：
例：契約期間、料金、サービス内容など

2. 現在の進捗状況

進行中の契約：
例：現在対応中の契約や進捗状況
未解決の課題：
例：解決が必要な契約上の問題点や懸念事項

3. 重要な連絡先

社内連絡先：
例：契約管理担当者、他部署の担当者の名前と連絡先
社外連絡先：
例：契約相手方の名前と連絡先

4. 使用システムとツール

主要システム：
例：契約管理システム、文書管理ツールなど
ログイン情報：
例：必要な場合に限り、システムへのログイン情報（セキュリティに配慮して管理）

5. 契約管理のスケジュール

日次業務：
例：毎日の契約内容の確認
週次業務：
例：週次の契約更新やフォローアップ
月次業務：
例：月次の契約状況報告

6. 注意点とアドバイス

よくある問題とその対策：
例：契約の履行確認やトラブル対応
引き継ぎ先へのアドバイス：
例：契約管理のポイントや注意点

7. 添付資料

関連資料：
例：契約書のコピー、過去の契約履行状況報告書、参考資料など

備考：
その他、特記事項や補足情報があれば記載

【契約】引き継ぎ書の例文

契約引き継ぎ書

引き継ぎ者名：田中太郎
引き継ぎ先名：山田花子
引き継ぎ日：2024年7月22日
契約の種類：サービス提供契約

1. 契約の概要

契約の目的：
株式会社ABCへのITサポートサービス提供を通じて、クライアントのITインフラの安定稼働を支援し、業務効率化を図る。
主要契約条項：
1. 契約期間：2024年1月1日～2024年12月31日
2. 契約料金：月額50万円
3. サービス内容：24時間対応のITサポート、定期メンテナンス、緊急対応

2. 現在の進捗状況

進行中の契約：
株式会社ABCとの契約は順調に進行中で、月次メンテナンスと定期報告書の提出を毎月実施しています。
未解決の課題：
1. 緊急対応時の連絡手順に関する改善点があり、クライアントとの詳細な打ち合わせが必要。
2. 一部のサービス内容の見直しについて、クライアントからの要望があり、次回の契約更新時に対応する予定。

3. 重要な連絡先

社内連絡先：
1. 契約管理担当者：佐藤一郎（sato@example.com、内線1234）
2. ITサポートチームリーダー：鈴木二郎（suzuki@example.com、内線5678）
3. 経理担当者：高橋三郎（takahashi@example.com、内線9101）
社外連絡先：
1. 株式会社ABC 担当者：山本太郎（yamamoto@abc-example.com、03-1234-5678）
2. 株式会社DEF 担当者：佐々木花子（sasaki@def-example.com、03-8765-4321）

4. 使用システムとツール

主要システム：
1. 契約管理システム：ContractWorks（https://contractworks.example.com、ログイン情報はセキュリティのため別途提供）
2. 文書管理ツール：SharePoint（https://sharepoint.example.com、ログイン情報はセキュリティのため別途提供）
ログイン情報：
必要な場合に限り、システムへのログイン情報を提供します。セキュリティのため、情報は別途提供します。

5. 契約管理のスケジュール

日次業務：
1. 毎日の契約内容の確認と更新
週次業務：
1. 週次の契約更新やフォローアップ
2. 週次のサービス提供状況確認
月次業務：
1. 月次の契約状況報告
2. 月次のクライアントへの定期報告書作成と提出

6. 注意点とアドバイス

よくある問題とその対策：
1. 契約履行確認：定期的なサービス提供状況の確認とクライアントからのフィードバックを取得し、問題が発生した際には速やかに対応する。
2. トラブル対応：緊急対応時の手順を明確にし、関係者全員に共有しておく。
引き継ぎ先へのアドバイス：
1. 契約管理のポイント：契約内容を正確に把握し、クライアントとの連絡を密に保つこと。
2. 注意点：契約更新時にはクライアントの要望を十分にヒアリングし、必要な修正を行う。

7. 添付資料

関連資料：
1. 契約書のコピー
2. 過去の契約履行状況報告書
3. クライアントとのやり取りの記録

備考：
とくに注意が必要なクライアントや契約については、個別に詳細を説明します。また、引き継ぎ期間中に不明点があれば、随時ご連絡ください。

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）

【人事】引き継ぎ書テンプレート・例文

採用・評価・手続きなど手順が多岐にわたる人事業務は、文書化することで対応漏れを防げます。このテンプレートは、そのまま人事業務の作業標準書として保管・更新できます。

【人事】引き継ぎ書テンプレート

人事引き継ぎ書テンプレート

引き継ぎ者名：
引き継ぎ先名：
引き継ぎ日：
業務名：

1. 業務概要

業務の目的：
例：採用活動、社員教育、労務管理など
主要タスク：
例：求人広告の作成、面接のスケジュール調整、研修の実施など

2. 現在の進捗状況

進行中のタスク：
例：現在対応中の採用案件や研修プログラム
未解決の課題：
例：解決が必要な労務問題や教育課題

3. 重要な連絡先

社内連絡先：
例：人事部の同僚、他部署の担当者の名前と連絡先
社外連絡先：
例：求職者、研修講師の名前と連絡先

4. 使用システムとツール

主要システム：
例：人事管理システム（HRMS）、採用管理システム（ATS）など
ログイン情報：
例：必要な場合に限り、システムへのログイン情報（セキュリティに配慮して管理）

5. 定期業務のスケジュール

日次業務：
例：毎日の求人応募者の対応、社員からの問い合わせ対応
週次業務：
例：週次の採用会議、研修の実施
月次業務：
例：月次の労務管理報告、給与計算の確認

6. 注意点とアドバイス

よくある問題とその対策：
例：採用活動での応募者不足、労務問題の対処方法
引き継ぎ先へのアドバイス：
例：業務を円滑に進めるためのポイントやコツ

7. 添付資料

関連資料：
例：人事マニュアル、過去の報告書、参考資料など

備考：
その他、特記事項や補足情報があれば記載

【人事】引き継ぎ書の例文

人事引き継ぎ書

引き継ぎ者名：田中太郎
引き継ぎ先名：山田花子
引き継ぎ日：2024年7月22日
業務名：採用活動および社員教育

1. 業務概要

業務の目的：
新たな人材の採用と現職社員の教育を通じて、組織の成長と業務効率の向上を図ること。
主要タスク：
1. 求人広告の作成
2. 面接のスケジュール調整
3. 研修の実施および評価
4. 新入社員のオリエンテーション
5. 労務管理と問題解決

2. 現在の進捗状況

進行中のタスク：
1. 2024年7月の新卒採用活動：現在、応募書類の選考を進めており、面接スケジュールの調整中。
2. 定期研修プログラム：第二四半期の研修プログラムが進行中で、次回は8月に予定されています。
未解決の課題：
1. 労務問題の対処：一部社員からのクレームがあり、対応が必要。
2. 教育課題：新入社員の定着率向上に向けた新たな研修プログラムの開発が必要。

3. 重要な連絡先

社内連絡先：
1. 人事部の同僚：佐藤一郎（sato@example.com、内線1234）
2. 労務管理担当者：鈴木二郎（suzuki@example.com、内線5678）
3. 研修担当者：高橋三郎（takahashi@example.com、内線9101）
社外連絡先：
1. 求職者：山本太郎（yamamoto@job-example.com、090-1234-5678）
2. 研修講師：佐々木花子（sasaki@training-example.com、03-8765-4321）

4. 使用システムとツール

主要システム：
1. 人事管理システム（HRMS）：Workday（https://workday.example.com、ログイン情報はセキュリティのため別途提供）
2. 採用管理システム（ATS）：Greenhouse（https://greenhouse.example.com、ログイン情報はセキュリティのため別途提供）
ログイン情報：
必要な場合に限り、システムへのログイン情報を提供します。セキュリティのため、情報は別途提供します。

5. 定期業務のスケジュール

日次業務：
1. 毎日の求人応募者の対応
2. 社員からの問い合わせ対応
週次業務：
1. 週次の採用会議：毎週月曜日の朝9時に開催
2. 研修の実施と評価：毎週金曜日の午後
月次業務：
1. 月次の労務管理報告
2. 給与計算の確認と処理

6. 注意点とアドバイス

よくある問題とその対策：
1. 採用活動での応募者不足：求人広告を広範囲に掲載し、ソーシャルメディアを活用して応募者を増やす。
2. 労務問題の対処：迅速な対応と公正な処理を行い、問題が拡大しないようにする。
引き継ぎ先へのアドバイス：
1. 業務を円滑に進めるためのポイント：コミュニケーションを密に保ち、各タスクの進捗を定期的に確認すること。
2. 採用面接のポイント：応募者の経験やスキルだけでなく、組織との適合性も重視すること。

7. 添付資料

関連資料：
1. 人事マニュアル
2. 過去の報告書サンプル
3. 研修プログラムの詳細資料

備考：
とくに注意が必要な案件や社員については、個別に詳細を説明します。また、引き継ぎ期間中に不明点があれば、随時ご連絡ください。

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）

【システム】引き継ぎ書テンプレート・例文

システム管理業務は操作手順・ログイン情報・障害対応フローを文書化しておくことが不可欠です。このテンプレートは、そのままシステム運用手順書として保管・更新でき、トラブル時に誰でも参照して対応できる体制を整えます。

【システム】引き継ぎ書テンプレート

システム引き継ぎ書テンプレート

引き継ぎ者名：
引き継ぎ先名：
引き継ぎ日：
システム名：

1. システムの概要

システムの目的：
例：業務効率化、データ管理、顧客対応など
主要機能：
例：データ入力、レポート作成、ユーザー管理など

2. 現在の状態

稼働状況：
例：現在のシステムの稼働状況やパフォーマンス
未解決の課題：
例：解決が必要なバグやシステム障害

3. 重要な連絡先

社内連絡先：
例：システム管理者、開発チーム、他部署の担当者の名前と連絡先
社外連絡先：
例：システムベンダー、サポートセンターの名前と連絡先

4. 使用システムとツール

主要システム：
例：サーバー管理ツール、データベース管理システムなど
ログイン情報：
例：必要な場合に限り、システムへのログイン情報（セキュリティに配慮して管理）

5. 定期業務のスケジュール

日次業務：
例：毎日のシステム監視、バックアップ作業
週次業務：
例：週次のシステムメンテナンス、ログ確認
月次業務：
例：月次のシステムアップデート、パフォーマンスレビュー

6. 注意点とアドバイス

よくある問題とその対策：
例：システム障害のトラブルシューティング、パフォーマンスの最適化
引き継ぎ先へのアドバイス：
例：システム運用のポイントや注意点

7. 添付資料

関連資料：
例：システムマニュアル、過去の報告書、参考資料など

備考：
その他、特記事項や補足情報があれば記載

【システム】引き継ぎ書の例文

システム引き継ぎ書

引き継ぎ者名：田中太郎
引き継ぎ先名：山田花子
引き継ぎ日：2024年7月22日
システム名：顧客管理システム（CRM）

1. システムの概要

システムの目的：
顧客情報の一元管理を通じて、顧客対応を効率化し、営業活動の効果を最大化する。
主要機能：
1. 顧客データ入力および更新
2. 顧客対応履歴の記録
3. レポート作成機能
4. ユーザー管理および権限設定

2. 現在の状態

稼働状況：
システムは現在安定稼働中で、平均応答時間は0.5秒以下。定期メンテナンスにより、パフォーマンスは最適化されている。
未解決の課題：
1. 一部のユーザーインターフェースにおける表示バグが残っており、次回のアップデートで修正予定。
2. レポート生成時に発生する稀なエラーの原因究明が必要。

3. 重要な連絡先

社内連絡先：
1. システム管理者：佐藤一郎（sato@example.com、内線1234）
2. 開発チームリーダー：鈴木二郎（suzuki@example.com、内線5678）
3. ITサポート担当者：高橋三郎（takahashi@example.com、内線9101）
社外連絡先：
1. システムベンダー：株式会社XYZ、担当者：山本太郎（yamamoto@xyz-example.com、03-1234-5678）
2. サポートセンター：サポート担当者：佐々木花子（support@xyz-example.com、03-8765-4321）

4. 使用システムとツール

主要システム：
1. サーバー管理ツール：Nagios（https://nagios.example.com、ログイン情報はセキュリティのため別途提供）
2. データベース管理システム：MySQL Workbench（https://mysqlworkbench.example.com、ログイン情報はセキュリティのため別途提供）
ログイン情報：
必要な場合に限り、システムへのログイン情報を提供します。セキュリティのため、情報は別途提供します。

5. 定期業務のスケジュール

日次業務：
1. システム監視：毎日、システムの稼働状況を確認し、異常があれば即時対応。
2. バックアップ作業：毎日、自動バックアップが行われるように設定。
週次業務：
1. システムメンテナンス：毎週金曜日に定期メンテナンスを実施。
2. ログ確認：毎週月曜日にログの確認と異常検出。
月次業務：
1. システムアップデート：毎月第一金曜日に必要なアップデートを実施。
2. パフォーマンスレビュー：毎月末にシステムのパフォーマンスをレビューし、改善点を洗い出す。

6. 注意点とアドバイス

よくある問題とその対策：
1. システム障害のトラブルシューティング：障害が発生した際には、ログを確認し、原因を特定する。必要に応じてベンダーに連絡。
2. パフォーマンスの最適化：定期的にシステムのパフォーマンスをモニタリングし、リソースの使用状況を最適化する。
引き継ぎ先へのアドバイス：
1. システム運用のポイント：定期的なメンテナンスとモニタリングを欠かさず行うことが、システムの安定稼働に重要です。
2. ユーザーサポート：ユーザーからの問い合わせには迅速に対応し、トレーニングを実施してシステムの使い方を周知徹底させる。

7. 添付資料

関連資料：
1. システムマニュアル
2. 過去の報告書サンプル
3. システム設計書

備考：
とくに注意が必要な部分については、個別に詳細を説明します。また、引き継ぎ期間中に不明点があれば、随時ご連絡ください。

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）

引き継ぎ書テンプレートを”一度きりの書類”で終わらせない—業務マニュアルとして育てる3つのポイント

引き継ぎ書を一度作って終わりにしてしまうと、業務フローが変わったときに内容が古くなり、「どれが最新か分からない」「前の手順が残ったまま使われている」という問題が起きます。作成したテンプレートを組織の業務マニュアルとして育てていくには、以下の3つのポイントを押さえておくことが重要です。

① 改訂履歴を記録する

引き継ぎ書の末尾または冒頭に「改訂日・改訂者・変更内容」を記録する欄を設けておきましょう。業務フローや使用ツールが変わるたびに更新履歴を残すことで、「いつ・誰が・何を変えたか」が一目で分かり、古い手順が誤って参照されるリスクを防げます。

② チームで更新するルールを決める

引き継ぎ書を業務マニュアルとして使い続けるには、担当者だけでなくチーム全体で更新する仕組みを作ることが大切です。「業務フローが変わったら誰が更新するか」「確認者は誰にするか」「更新後にどのように周知するか」をあらかじめ決めておきましょう。更新ルールを明確にしておくことで、特定の担当者だけに管理が偏らず、現場の実態に合った内容を保ちやすくなります。

③ 検索性の高い方法で保管する

作成した引き継ぎ書は、必要なときにすぐ見つけられる状態で保管しましょう。部署名・業務名・作成日などを含めたファイル名にする、保管フォルダを統一する、最新版であることを明記するなど、検索しやすいルールを整えておくことが重要です。保管場所や命名規則が統一されていれば、後任者やチームメンバーが迷わず参照でき、引き継ぎ書を継続的に使える業務マニュアルとして活用しやすくなります。

引き継ぎ書をマニュアルとして運用し続けるうえで、現場でよく起きる問題として、「更新したのにどのファイルが最新版かわからない」「前の手順に戻したくても変更前の内容が残っていない」といったケースが挙げられます。

NotePMは、作成した引き継ぎ書をそのまま保管・共有でき、編集するたびに変更履歴が自動で記録されます。誰が、いつ、何を変更したかを後から確認でき、必要に応じて以前のバージョンに戻すこともできます。キーワード検索で必要な手順書をすぐに探せるため、「どこに保管したかわからない」という問題も防ぎやすくなります。

引き継ぎ書を「一度作って終わり」の書類にせず、チームで更新しながら組織の業務マニュアルとして育てていきたい場合は、NotePMの活用をご検討ください。

改訂管理や手順書の整備をさらに詳しく知りたい方は、「引き継ぎマニュアルの作成はなぜ重要？作成のポイントはどこ？」もあわせてご覧ください。本記事がテンプレートの入手と基本的な運用方法を扱うのに対し、マニュアル化を組織に根づかせるための詳細な設計論点はそちらで解説しています。

＞関連記事：引き継ぎマニュアルの作り方｜記載すべき6項目と5ステップで解説

業務マニュアルをゼロから作成する方法やポイントについて詳しく知りたい方は、以下の記事もご参照ください。

引き継ぎ書のテンプレート活用には「NotePM」が便利

引き継ぎ書を作成する際は、テンプレートの活用が有効です。テンプレートを使用すれば、作成者のスキルに左右されず、一定以上のクオリティが担保された資料を作成できるようになります。

引き継ぎ書のテンプレート活用には「NotePM」が便利です。NotePMを導入した、ITコンサルティングファーム・ウルシステムズ株式会社は、文章のフォーマットを統一することで文書作成にかかる時間の短縮に成功しました。

検索性の高い機能を活かして、書類にアクセスするまでの時間を約50％削減。組織内で引き継ぎ書やドキュメント作成の文化を浸透させ、課題となっていた業務の効率を改善できました。

社内で引き継ぎが発生するシーンは多く、その度に書き方やフォーマットが違えば、作成時間や読み込み時間を浪費するおそれがあります。社内で引き継ぎ書のテンプレートを統一し、作り手も読み手も活用しやすい引き継ぎ書を作成できるよう環境を整えましょう。

見やすい引き継ぎ書を作成する流れ・手順｜それぞれのコツも紹介

引き継ぎ書を作成する場合、適切な手順を踏んで作成しましょう。具体的な流れは、以下の通りです。

引き継ぐ業務を洗い出す
引き継ぎのスケジュールを決める
引き継ぎ内容を言語化してまとめる
抜け漏れがないか第三者に確認を依頼する

順番に見ていきましょう。

引き継ぐ業務を洗い出す

まずは、担当業務をすべて洗い出しましょう。引き継ぎ書作成の準備として、引き継ぐ内容を明確にすることは重要です。日々の業務から、週単位、月単位の業務まで、時間軸ごとにリストアップしてみてください。

イレギュラー業務も忘れずに記載しておくと、もしものときに引き継ぎ書がマニュアル代わりになるでしょう。

また、業務ごとの難易度も書いておくと、後任者が業務にあたる際に参考にできます。業務の全体像を把握するためにも、業務の棚卸しはひとつ目のステップとして欠かせない工程です。

引き継ぎのスケジュールを決める

次に、引き継ぎを実施するまでの計画を立てましょう。引き継ぎのスケジュール決定は、業務をスムーズに移行するための重要なポイントです。まずは、担当業務を離任する日から逆算し、引き継ぎまでの計画を立てていきます。

後任者との連携が取れる場合は、OJTや会議など直接引き継ぐ機会を設定しましょう。その際は、直接引き継ぐまでに引き継ぎ書の作成を済ませておいてください。

引き継ぎまでの期間は業務に追われ忙しくなる傾向にあるため、事前準備が重要です。

引き継ぎ内容を言語化してまとめる

業務内容を洗い出し、引き継ぎのスケジュールが確定したら、引き継ぎ書の作成に移ります。

業務の引き継ぎは記載するべき内容をまとめるのに苦戦することもあるでしょう。うまくまとめるためには、項目を順序立ててわかりやすく資料作成することが大切です。

引き継ぎ書に必要な内容としては、主に以下のようなものがあります。

業務の概要や目的
スケジュールや期日
業務の具体的な進め方（流れや手順）
イレギュラー発生時の対処法
業務で必要な資料の保管場所やアクセス方法
関係者の連絡先
備考欄（懸念点や進捗状況など）

各項目を見出しに設定し、本文に詳細を書くと見やすくわかりやすい引き継ぎ書が完成します。これらの項目に加えて、前任者だからこそ知っているコツや効率的な進め方まで記載しておくと、後任者の業務効率がアップするでしょう。

抜け漏れがないか第三者に確認を依頼する

引き継ぎ書を作成したら、内容に抜け漏れがないか第三者に確認してもらいましょう。上司や同僚など後任者が一緒に働く従業員に目を通してもらうと、引き継ぐ際の認識の齟齬が起きにくくなります。

追加項目や修正点などフィードバックをもらい、内容をブラッシュアップしてください。最終チェックまで完了すれば、引き継ぎ書の完成です。

引き継ぎ書はテンプレートを活用し業務効率化を図ろう

ビジネスシーンで多く発生する引き継ぎ書の作成には、テンプレートの活用が有効です。作り手のスキルに依存せず、見やすい資料作成が可能になるでしょう。

引き継ぎ書のように長期的に使用されるドキュメントの共有・管理には、専用ツールの導入をおすすめします。

「NotePM」はナレッジやノウハウを一元管理できる「ナレッジマネジメントツール」です。マニュアル作成や社内wiki、ノウハウ共有など、社内での情報共有がクラウド上で素早く簡単になります。引き継ぎ書もテンプレートで楽に作成できるようになるでしょう。

NotePMでは、30日間無料でお試しできる期間を設けています。実際に資料作成するイメージをもつためにも、ぜひ一度試してみてはいかがでしょうか。