こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
業務報告書とは、従業員が実施した業務内容を関係者に報告し、仕事内容を共有する書類です。詳細かつ正確に報告すれば、業務の改善点の発見や効果的な手法を実行できます。
正確に報告できる業務報告書を作るには、作成のポイントや手順の理解が不可欠です。
本記事では、業務報告書のテンプレート・例文10選を紹介し、作成のポイントや手順まで解説します。
業務報告書のテンプレートが豊富なマニュアル作成ツール「NotePM」
業務報告書とは
業務報告書は、従業員が上司・クライアントなどの関係者に、業務内容や重要事項を共有するために作成する書類です。
共有すべき情報は業務によって異なり、業務報告書はそれぞれの仕事内容にあわせた内容にする必要があります。業務内容に適した報告書を作成すれば、関係者に対して正確な報告ができます。
正確に報告することで業務の進め方に問題があるかどうかがわかり、業務の効率化を図れるのです。
業務報告書を作成する目的
業務報告書を作成する主な目的は、以下のとおりです。
- 業務の詳細な内容
- 業務の進捗
- 業務中にあるリスク
- 業務の改善点
業務報告書では業務の進捗や実施した仕事の内容を報告し、その報告内容を分析して業務中に発生する可能性があるリスクを洗い出します。
リスク防止のために業務を改善すれば、商品の製作能力や接客サービスなどがよくなって従業員の質の向上につながります。
業務報告書と日報の違い
業務報告書と日報との違いは、作成する目的です。
業務報告書は関係者に対して業務の進捗や内容を伝達する書類であり、日報はその日におこなったことやあったことを報告する書類です。
日報は自身がおこなった業務を自分で振り返るためのもの、業務報告書は自分以外の人が確認するものと覚えておきましょう。
＞関連記事：【2024年版】日報アプリ・ツールで情報共有！おすすめ10選を徹底比較
＞関連記事：日報は目的が重要！業務報告で終わらせず組織を活性化させるためのコツを紹介
業務報告書の種類
主な業務報告書の種類は以下のとおりです。
- 業務に関する業務報告書
- 研修業務報告書
- クレーム業務報告書
- リスクに関する業務報告書
業務報告書をシーン別に作成すれば、より細かな報告ができ、業務の改善点を発見しやすくなります。
発見した改善点を仕事に活かせば業務の効率化や従業員の質の向上につながり、クレームの発生件数を減らせます。
＞関連記事：わかりやすい「報告書」の書き方ガイド｜効果的なテクニックやビジネスでの重要性を紹介
業務報告書のテンプレートが豊富なマニュアル作成ツール「NotePM」
【無料】業務報告書のテンプレート・例文10選
ここでは、以下の業務報告書のテンプレート・例文10選を紹介します。
- 営業に関する業務報告書
- 作業に関する業務報告書
- 企画に関する業務報告書
- 会計や経理に関する業務報告書
- リスクに関する業務報告書
- 研修やセミナーに関する業務報告書
- 経緯に関する業務報告書
- 取引先に関する業務報告書
- 調査やアンケートに関する業務報告書
- クレームに関する業務報告書
掲載する業務報告書のテンプレート・例文を利用し、自社にあった書類を作成してみてください。
営業に関する業務報告書
営業に関する業務報告書のテンプレート
営業業務報告書
報告日: 2024年7月22日
報告者: [名前]
1. 月間営業実績
目標売上額: ¥[目標額]
実績売上額: ¥[実績額]
達成率: [達成率]%
2. 営業活動の詳細
訪問件数
目標: [目標件数]件
実績: [実績件数]件
新規顧客開拓
目標: [目標件数]件
実績: [実績件数]件
既存顧客フォローアップ
実施件数: [実施件数]件
主なフォロー内容: [フォロー内容の概要]
商談件数
実施件数: [実施件数]件
成約件数: [成約件数]件
成約率: [成約率]%
3. 主要な営業活動の成果と課題
成功事例
顧客名: [顧客名]
契約内容: [契約内容の概要]
成功要因: [成功の要因]
課題と対策
課題: [発生した課題]
原因分析: [課題の原因分析]
今後の対策: [具体的な対策]
4. 市場動向と競合分析
市場動向
[市場動向の詳細]
競合他社の動向
[競合他社の動向や対策]
5. 次月の計画と目標
次月の目標売上額: ¥[目標額]
重点活動計画
新規顧客開拓: [具体的な活動計画]
既存顧客フォローアップ: [具体的な活動計画]
その他の施策: [具体的な施策]
6. その他の報告事項
[その他の特記事項や報告事項]
営業に関する業務報告書の例文
営業業務報告書
報告日: 2024年7月22日
報告者: 佐藤 太郎
1. 月間営業実績
目標売上額: ¥10,000,000
実績売上額: ¥8,500,000
達成率: 85%
2. 営業活動の詳細
訪問件数
目標: 50件
実績: 45件
新規顧客開拓
目標: 10件
実績: 8件
既存顧客フォローアップ
実施件数: 20件
主なフォロー内容: 新製品の紹介と契約更新提案
商談件数
実施件数: 30件
成約件数: 15件
成約率: 50%
3. 主要な営業活動の成果と課題
成功事例
顧客名: 株式会社ABC
契約内容: 年間サポート契約（¥2,000,000）
成功要因: 迅速な対応と顧客ニーズの的確な把握
課題と対策
課題: 新規顧客開拓のペースが低調
原因分析: 新規開拓エリアの競合他社の強さとリソース不足
今後の対策: エリアごとの市場調査を強化し、効率的な訪問計画を策定
4. 市場動向と競合分析
市場動向
デジタル製品の需要が増加しており、とくに中小企業向けのサポートサービスが好調
競合他社の動向
競合他社B社が新たなサポートプランを発表し、価格競争が激化
5. 次月の計画と目標
次月の目標売上額: ¥12,000,000
重点活動計画
新規顧客開拓: 地域イベントへの参加とターゲット企業の訪問
既存顧客フォローアップ: 定期的な連絡と新製品情報の提供
その他の施策: セミナーの開催とオンラインマーケティングの強化
6. その他の報告事項
顧客満足度調査の結果、90%以上の顧客が当社のサービスに満足しているとの回答
営業に関する業務報告書には、数字を具体的に記載します。目標額はいくらか、現状いくらの売上なのか、目標の達成率はどの程度かなどです。
数字を具体的に記載すれば、目標達成までにおこなうべき業務の量や質を分析できます。業務の内容を分析すればよりよい営業方法がわかり、成約率の向上につながります。
＞関連記事：営業報告書の書き方とポイント
作業に関する業務報告書
作業に関する業務報告書のテンプレート
作業業務報告書
報告日: 2024年7月22日
報告者: [名前]
1. 作業概要
プロジェクト名: [プロジェクト名]
作業期間: [開始日] 〜 [終了日]
担当者: [担当者名]
2. 作業実績
完了した作業
作業1: [作業内容] （完了日: [日付]）
作業2: [作業内容] （完了日: [日付]）
作業3: [作業内容] （完了日: [日付]）
進行中の作業
作業1: [作業内容] （進捗率: [進捗率]%）
作業2: [作業内容] （進捗率: [進捗率]%）
未着手の作業
作業1: [作業内容]
作業2: [作業内容]
3. 成果と課題
成果
成果1: [具体的な成果内容]
成果2: [具体的な成果内容]
課題と対策
課題: [発生した課題]
原因分析: [課題の原因分析]
今後の対策: [具体的な対策]
4. 次のステップ
次の作業計画
作業1: [作業内容] （予定開始日: [日付]）
作業2: [作業内容] （予定開始日: [日付]）
重点活動計画
活動1: [具体的な活動計画]
活動2: [具体的な活動計画]
5. その他の報告事項
[その他の特記事項や報告事項]
作業に関する業務報告書の例文
作業業務報告書
報告日: 2024年7月22日
報告者: 田中 一郎
1. 作業概要
プロジェクト名: 新製品開発プロジェクト
作業期間: 2024年7月1日 〜 2024年7月21日
担当者: 田中 一郎
2. 作業実績
完了した作業
作業1: 市場調査の実施 （完了日: 2024年7月5日）
作業2: 製品設計の初期ドラフト作成 （完了日: 2024年7月10日）
作業3: プロトタイプの初回テスト （完了日: 2024年7月20日）
進行中の作業
作業1: プロトタイプの改良 （進捗率: 60%）
作業2: テスト結果の分析 （進捗率: 40%）
未着手の作業
作業1: 最終設計の確定
作業2: 製品マニュアルの作成
3. 成果と課題
成果
成果1: 市場調査により、主要な顧客ニーズを特定
成果2: 初回テストにより、設計の主要な改良点を発見
課題と対策
課題: プロトタイプの改良が遅れている
原因分析: 設計の複雑さとリソース不足
今後の対策: チームメンバーの追加と作業スケジュールの見直し
4. 次のステップ
次の作業計画
作業1: プロトタイプの改良完了 （予定開始日: 2024年7月23日）
作業2: 最終設計の確定 （予定開始日: 2024年7月28日）
重点活動計画
活動1: チームミーティングを増やし、進捗管理を強化
活動2: 外部リソースの活用を検討し、効率的な作業を推進
5. その他の報告事項
現在、追加のリソースとして新たなメンバーの採用を進めています
作業に関する業務報告書では、どのような作業をいつから始めたのか、いつ完了するのかなど時期を明確にします。
また、進捗割合を記載することで、作業が完了するかどうかの目安を示すのも大切です。そして、目標を達成するための計画まで記載すれば、業務が予定どおり完了するかが関係者にも明確に伝わります。
＞関連記事：作業報告書 テンプレート（書き方と例文）
企画に関する業務報告書
企画に関する業務報告書のテンプレート
業務報告書
企画名
（企画の名称を記載）
報告者
（報告者の名前と所属部門を記載）
報告日
（報告日を記載）
期間
（報告対象となる期間を記載）
1. 進捗状況
1-1. 達成したタスク
（期間中に達成した具体的なタスクを列挙）
タスク1: （詳細な説明）
タスク2: （詳細な説明）
タスク3: （詳細な説明）
1-2. 未完了のタスク
（未完了のタスクとその理由を記載）
タスク1: （未完了の理由と現状）
タスク2: （未完了の理由と現状）
2. 問題点
2-1. 発生した問題
（期間中に発生した問題とその影響を記載）
問題1: （詳細な説明と影響）
問題2: （詳細な説明と影響）
2-2. 対策と改善策
（問題に対する対策と今後の改善策を記載）
問題1に対する対策: （具体的な対策内容）
問題2に対する対策: （具体的な対策内容）
3. 次のステップ
3-1. 予定されているタスク
（次の報告期間中に予定されているタスクを記載）
タスク1: （詳細な説明と目標日）
タスク2: （詳細な説明と目標日）
タスク3: （詳細な説明と目標日）
3-2. 必要なリソース
（次のステップを実行するために必要なリソースを記載）
リソース1: （必要なリソースの詳細）
リソース2: （必要なリソースの詳細）
4. その他のコメント
（追加のコメントや提案があれば記載）
企画に関する業務報告書の例文
業務報告書
企画名
新製品「EcoClean」マーケティングキャンペーン
報告者
田中 太郎（マーケティング部）
報告日
2024年7月23日
期間
2024年7月1日 ～ 2024年7月22日
1. 進捗状況
1-1. 達成したタスク
市場調査完了: 主要ターゲット層のニーズと競合分析を実施し、レポートを作成。
広告素材の作成: Webバナー広告とSNS広告のデザインを完了し、社内レビューを通過。
キャンペーンサイトの構築: キャンペーン専用サイトを構築し、ベータテストを実施。
1-2. 未完了のタスク
メディア向けプレスリリースの配信: 配信予定日の変更により、現在調整中。
インフルエンサーマーケティングの契約締結: 契約条件の最終確認中で、締結に至っていない。
2. 問題点
2-1. 発生した問題
広告素材の承認遅延: 広告デザインの社内レビューが予定より1週間遅れたため、スケジュールに影響が出た。
プレスリリース配信の遅延: 配信予定日にメディア側の都合で再調整が必要となり、スケジュールにズレが生じた。
2-2. 対策と改善策
広告素材の承認遅延に対する対策: 承認プロセスの見直しと、担当者間のコミュニケーション強化を実施。
プレスリリース配信の遅延に対する対策: メディアとの連携を強化し、配信予定日の柔軟な再調整を行う。
3. 次のステップ
3-1. 予定されているタスク
メディア向けプレスリリースの最終配信: 2024年7月25日までに完了予定。
インフルエンサーマーケティングの実施: 2024年8月1日までに契約を締結し、キャンペーン開始。
広告キャンペーンの開始: 2024年8月1日より、Webバナー広告とSNS広告を展開。
3-2. 必要なリソース
追加のデザインリソース: 広告素材の迅速な修正と追加作成に必要なデザイナーの追加手配。
メディア対応の人員強化: プレスリリース配信とインフルエンサー契約に関する調整を迅速に行うための追加スタッフ。
4. その他のコメント
新製品「EcoClean」の市場反応は非常にポジティブであり、キャンペーンの成功に向けて更なる努力が必要です。引き続き全員の協力をお願い申し上げます。
企画に関する業務報告書には、企画を実行して得られる効果、実行するまでの課題や対策を詳細に記載します。
企画の実現に向けた行動、実現までの作業について明確にしておけば、関係者の理解度が深まります。いつまでに作業を完了させるのかまで記載しておけば、実行に向けての行動が取りやすくなるはずです。
会計や経理に関する業務報告書
会計や経理に関する業務報告書のテンプレート
会計・経理業務報告書
1. 報告書概要
作成者: [氏名]
作成日: [作成年月日]
対象期間: [報告対象期間]
部署: [部署名]
2. 総括
月次収支報告:
総収入: [¥金額]
総支出: [¥金額]
純利益: [¥金額]
四半期収支報告:
総収入: [¥金額]
総支出: [¥金額]
純利益: [¥金額]
年間収支報告:
総収入: [¥金額]
総支出: [¥金額]
純利益: [¥金額]
3. 部門別収支
3.1 売上高
製品A: [¥金額]
製品B: [¥金額]
その他: [¥金額]
3.2 経費
人件費: [¥金額]
設備費: [¥金額]
その他運営費: [¥金額]
4. 予算対実績
予算: [¥金額]
実績: [¥金額]
差異: [¥金額]
原因分析: [差異の理由と分析]
5. 資金繰り
現金預金残高: [¥金額]
短期借入金: [¥金額]
長期借入金: [¥金額]
6. 債権債務
6.1 売掛金
総額: [¥金額]
回収予定: [¥金額]
6.2 買掛金
総額: [¥金額]
支払予定: [¥金額]
7. 特記事項
[特記事項の内容]
8. 結論・今後の課題
総評: [総評内容]
今後の課題: [課題内容]
対策: [対策内容]
9. 添付資料
[添付資料のリスト]
会計や経理に関する業務報告書の例文
会計・経理業務報告書
1. 報告書概要
作成者: 山田太郎
作成日: 2024年7月23日
対象期間: 2024年1月1日～2024年6月30日
部署: 経理部
2. 総括
月次収支報告:
総収入: ¥10,000,000
総支出: ¥7,500,000
純利益: ¥2,500,000
四半期収支報告:
総収入: ¥30,000,000
総支出: ¥22,500,000
純利益: ¥7,500,000
年間収支報告:
総収入: ¥60,000,000
総支出: ¥45,000,000
純利益: ¥15,000,000
3. 部門別収支
3.1 売上高
製品A: ¥20,000,000
製品B: ¥15,000,000
その他: ¥5,000,000
3.2 経費
人件費: ¥15,000,000
設備費: ¥10,000,000
その他運営費: ¥5,000,000
4. 予算対実績
予算: ¥50,000,000
実績: ¥45,000,000
差異: -¥5,000,000
原因分析: 販売不振と予算超過によるコスト増加
5. 資金繰り
現金預金残高: ¥8,000,000
短期借入金: ¥2,000,000
長期借入金: ¥5,000,000
6. 債権債務
6.1 売掛金
総額: ¥6,000,000
回収予定: ¥5,000,000
6.2 買掛金
総額: ¥4,000,000
支払予定: ¥3,500,000
7. 特記事項
2024年3月に新製品Bの販売開始
設備投資の一部遅延
8. 結論・今後の課題
総評: 収支は安定しているが、予算超過が見られるためコスト管理の徹底が必要。新製品Bの売上が期待以上であり、今後の主力製品となる見込み。
今後の課題:
コスト管理の強化
売掛金の迅速な回収
設備投資計画の見直し
対策:
コスト削減策の実施
回収プロセスの効率化
設備投資スケジュールの再検討
9. 添付資料
月次収支報告書（2024年1月～6月）
四半期収支報告書（2024年Q1、Q2）
資金繰り計画表
債権債務明細表
会計や経理に関する業務報告書では、いつまでにどのような処理が完了するのか明確にします。
会計や経理には処理の期日があり、それまでに作業を完了させなければなりません。進捗状況や進捗を妨げる内容まで詳細に記載しておけば、期日に間に合うかがひと目でわかります。
リスクに関する業務報告書
リスクに関する業務報告書のテンプレート
リスク業務報告書
報告日: 2024年7月22日
報告者: [名前]
1. リスク概要
報告期間: 2024年7月1日 〜 2024年7月21日
担当者: [担当者名]
2. 発生したリスクの詳細
リスク1
発生日時: [日付]
リスク内容: [具体的な内容]
影響範囲: [影響を受ける範囲]
発生原因: [原因の分析]
現在の対応状況: [対応の進捗状況]
リスク2
発生日時: [日付]
リスク内容: [具体的な内容]
影響範囲: [影響を受ける範囲]
発生原因: [原因の分析]
現在の対応状況: [対応の進捗状況]
3. リスク対応の成果と課題
成果
成果1: [具体的な成果内容]
成果2: [具体的な成果内容]
課題と対策
課題: [発生した課題]
原因分析: [課題の原因分析]
今後の対策: [具体的な対策]
4. 次のステップ
次の対応計画
計画1: [具体的な対応内容] （予定開始日: [日付]）
計画2: [具体的な対応内容] （予定開始日: [日付]）
重点活動計画
活動1: [具体的な活動計画]
活動2: [具体的な活動計画]
5. その他の報告事項
[その他の特記事項や報告事項]
リスクに関する業務報告書の例文
リスク業務報告書
報告日: 2024年7月22日
報告者: 中村 一郎
1. リスク概要
報告期間: 2024年7月1日 〜 2024年7月21日 2. 発生したリスクの詳細
担当者: 中村 一郎
リスク1
発生日時: 2024年7月5日
リスク内容: サプライチェーンの遅延
影響範囲: 製品の納期遅れにより、顧客への影響
発生原因: 主要サプライヤーの設備故障
現在の対応状況: 代替サプライヤーの手配と顧客への説明完了（進捗率: 80%）
リスク2
発生日時: 2024年7月10日
リスク内容: 情報漏洩の可能性
影響範囲: 社内データの一部が外部に流出する可能性
発生原因: セキュリティシステムの脆弱性
現在の対応状況: セキュリティシステムの強化と従業員教育の実施（進捗率: 60%）
3. リスク対応の成果と課題
成果
成果1: サプライチェーン遅延による影響を最小限に抑え、主要顧客への納期を1週間以内に調整
成果2: 情報漏洩のリスクを減少させるため、システムの脆弱性を修正し、社内のセキュリティ意識を向上
課題と対策
課題: セキュリティシステムの強化に伴う予算超過
原因分析: 予想以上のシステム改修が必要だったため
今後の対策: 予算管理の強化とリスク発生時の迅速な予算再配分計画の策定
4. 次のステップ
次の対応計画
計画1: 代替サプライヤーとの長期契約締結 （予定開始日: 2024年7月23日）
計画2: セキュリティシステムの最終テストと、全従業員への再教育 （予定開始日: 2024年7月26日）
重点活動計画
活動1: サプライヤー管理体制の強化
活動2: 社内セキュリティポリシーの見直しと徹底
5. その他の報告事項
リスク管理体制の改善提案を検討中。次回の幹部会議で議題にする予定
リスクに関する業務報告書では、とくにリスクの内容を詳細に記載しましょう。
リスクは大小問わず、企業に損失を与えるおそれがあります。内容を深く理解し、適切な対応を実施するために、まずはリスクの詳細を関係者全員が理解しなければなりません。
また、対応策についても明記することが大切です。対応策が適切かどうか検討しないとリスクの防止につながりません。
研修やセミナーに関する業務報告書
研修やセミナーに関する業務報告書のテンプレート
研修・セミナー業務報告書
報告日: 2024年7月22日
報告者: [名前]
1. 研修・セミナー概要
研修・セミナー名: [研修・セミナー名]
開催日: [開催日]
場所: [開催場所]
主催者: [主催者名]
講師: [講師名]
2. 参加者情報
参加者数: [参加者数]名
参加者の所属: [参加者の所属部門や会社]
参加者の役職: [参加者の役職]
3. 研修・セミナー内容
主要テーマ: [主要テーマ]
セッションの内容: [各セッションの概要]
セッション1: [セッション1の内容]
セッション2: [セッション2の内容]
セッション3: [セッション3の内容]
4. 参加者の反応とフィードバック
満足度: [満足度の評価]（例：非常に満足、満足、普通、不満）
フィードバックの要約:
ポジティブなコメント: [ポジティブなコメント]
改善点の指摘: [改善点の指摘]
5. 学びの成果と今後の展開
学びの成果:
成果1: [具体的な学びの内容や成果]
成果2: [具体的な学びの内容や成果]
今後の展開:
展開1: [今後の計画や活動]
展開2: [今後の計画や活動]
6. その他の報告事項
[その他の特記事項や報告事項]
研修やセミナーに関する業務報告書の例文
研修・セミナー業務報告書
報告日: 2024年7月22日
報告者: 鈴木 花子
1. 研修・セミナー概要
研修・セミナー名: リーダーシップ向上研修
開催日: 2024年7月15日
場所: 東京本社 3階会議室
主催者: 人事部
講師: 山田 太郎
2. 参加者情報
参加者数: 25名
参加者の所属: 各部門リーダー
参加者の役職: 部長、課長
3. 研修・セミナー内容
主要テーマ: 効果的なリーダーシップとチームマネジメント
セッションの内容:
セッション1: リーダーシップの基本原則（山田 太郎）
セッション2: チームビルディングの実践（ワークショップ形式）
セッション3: ケーススタディとディスカッション
4. 参加者の反応とフィードバック
満足度: 非常に満足
フィードバックの要約:
ポジティブなコメント: 「具体的な事例が多く、実践的だった」「講師の説明がわかりやすかった」
改善点の指摘: 「時間が少し短かった」「もう少し多くのケーススタディがほしかった」
5. 学びの成果と今後の展開
学びの成果:
成果1: リーダーシップの基本原則を理解し、日常業務で活用できる知識を習得
成果2: チームビルディングの手法を実践し、チーム内でのコミュニケーションが向上
今後の展開:
展開1: 部門ごとにリーダーシップ研修のフォローアップを実施
展開2: 次回の研修では、さらに多くのケーススタディを取り入れる予定
6. その他の報告事項
参加者からの要望を受け、次回研修では半日コースから1日コースに拡大を検討
研修やセミナーに関する業務報告書では、参加者の反応とフィードバックを詳細に記載します。
参加者の反応やフィードバックは、自社の商品・サービスの問題点を洗い出してくれます。どのような問題点があるのか分析すれば、ターゲット市場に向けて適切なアプローチの実行が可能です。
研修やセミナーは課題を解決してくれるイベントであると考え、業務報告書を作成しましょう。
経緯に関する業務報告書
経緯に関する業務報告書のテンプレート
経緯業務報告書
報告日: 2024年7月22日
報告者: [名前]
1. プロジェクト・業務概要
プロジェクト名: [プロジェクト名]
担当者: [担当者名]
開始日: [開始日]
完了予定日: [完了予定日]
2. 経緯の詳細
開始段階
日時: [開始日]
内容: [プロジェクトの目的、背景]
初期計画: [初期計画の概要]
進行中の重要な出来事
日時: [出来事の日付]
内容: [出来事の詳細]
決定事項: [決定された内容]
影響: [その出来事がプロジェクトに与えた影響]
問題発生と対応
日時: [問題発生日]
内容: [問題の詳細]
原因分析: [問題の原因]
対策: [対策の内容]
結果: [対策の結果]
進捗状況と現状
日時: [進捗状況の日付]
内容: [現状の概要]
進捗率: [進捗率]%
3. 次のステップ
今後の計画
計画1: [具体的な次のステップ] （予定開始日: [日付]）
計画2: [具体的な次のステップ] （予定開始日: [日付]）
重要な活動
活動1: [具体的な活動計画]
活動2: [具体的な活動計画]
4. その他の報告事項
[その他の特記事項や報告事項]
経緯に関する業務報告書の例文
経緯業務報告書
報告日: 2024年7月22日
報告者: 田中 太郎
1. プロジェクト・業務概要
プロジェクト名: 新規システム導入プロジェクト
担当者: 田中 太郎
開始日: 2024年4月1日
完了予定日: 2024年9月30日
2. 経緯の詳細
開始段階
日時: 2024年4月1日
内容: 社内業務の効率化を目的とした新規システム導入
初期計画: システム選定、導入計画の策定、関連部門との調整
進行中の重要な出来事
日時: 2024年5月15日
内容: システムベンダーとの契約締結
決定事項: 導入スケジュールとサポート体制の確立
影響: プロジェクトの進行がスムーズに進む見込み
問題発生と対応
日時: 2024年6月10日
内容: システムテスト中にデータ移行の不具合が発生
原因分析: データフォーマットの不一致
対策: データ変換ツールの導入と追加テスト
結果: 不具合が解消され、データ移行が完了
進捗状況と現状
日時: 2024年7月20日
内容: システム導入の主要ステップが完了し、社内トレーニングを開始
進捗率: 70%
3. 次のステップ
今後の計画
計画1: 社内トレーニングの完了 （予定開始日: 2024年7月23日）
計画2: システム稼働の最終確認 （予定開始日: 2024年8月1日）
重要な活動
活動1: トレーニング成果の評価とフィードバック
活動2: 稼働後のサポート体制の確立と運用マニュアルの配布
4. その他の報告事項
社内からのフィードバックをもとに、システム機能の追加検討を開始
経緯に関する業務報告書では、ひとつのプロジェクトを細かく分類し詳細に記載する必要があります。結果を説明するものではなく、プロセスを関係者に確認してもらうものであるためです。
結果に至る過程でどのような問題があったのか、問題への対応が適切だったのか確認できる内容にしましょう。
取引先に関する業務報告書
取引先に関する業務報告書のテンプレート
取引先向け業務報告書
報告日: 2024年7月22日
報告者: [名前]
宛先: [取引先名 担当者名]
1. 業務概要
プロジェクト名: [プロジェクト名]
担当者: [担当者名]
開始日: [開始日]
完了予定日: [完了予定日]
2. 進捗状況
完了した作業
作業1: [作業内容] （完了日: [日付]）
作業2: [作業内容] （完了日: [日付]）
作業3: [作業内容] （完了日: [日付]）
進行中の作業
作業1: [作業内容] （進捗率: [進捗率]%）
作業2: [作業内容] （進捗率: [進捗率]%）
未着手の作業
作業1: [作業内容]
作業2: [作業内容]
3. 成果と課題
成果
成果1: [具体的な成果内容]
成果2: [具体的な成果内容]
課題と対策
課題: [発生した課題]
原因分析: [課題の原因分析]
今後の対策: [具体的な対策]
4. 次のステップ
次の作業計画
作業1: [作業内容] （予定開始日: [日付]）
作業2: [作業内容] （予定開始日: [日付]）
重点活動計画
活動1: [具体的な活動計画]
活動2: [具体的な活動計画]
5. その他の報告事項
[その他の特記事項や報告事項]
取引先に関する業務報告書の例文
取引先向け業務報告書
報告日: 2024年7月22日
報告者: 田中 太郎
宛先: 株式会社ABC 山田 太郎様
1. 業務概要
プロジェクト名: 新製品開発プロジェクト
担当者: 田中 太郎
開始日: 2024年4月1日
完了予定日: 2024年12月31日
2. 進捗状況
完了した作業
作業1: 市場調査の実施 （完了日: 2024年5月10日）
作業2: 製品設計の初期ドラフト作成 （完了日: 2024年6月15日）
作業3: プロトタイプの初回テスト （完了日: 2024年7月10日）
進行中の作業
作業1: プロトタイプの改良 （進捗率: 70%）
作業2: テスト結果の分析 （進捗率: 50%）
未着手の作業
作業1: 最終設計の確定
作業2: 製品マニュアルの作成
3. 成果と課題
成果
成果1: 市場調査により、主要な顧客ニーズを特定
成果2: 初回テストにより、設計の主要な改良点を発見
課題と対策
課題: プロトタイプの改良が遅れている
原因分析: 設計の複雑さとリソース不足
今後の対策: チームメンバーの追加と作業スケジュールの見直し
4. 次のステップ
次の作業計画
作業1: プロトタイプの改良完了 （予定開始日: 2024年7月25日）
作業2: 最終設計の確定 （予定開始日: 2024年8月1日）
重点活動計画
活動1: チームミーティングを増やし、進捗管理を強化
活動2: 外部リソースの活用を検討し、効率的な作業を推進
5. その他の報告事項
現在、追加のリソースとして新たなメンバーの採用を進めています
取引先に関する業務報告書では、より明確かつ端的に内容を記載するよう心がけましょう。
取引先に対する報告はあくまで結果の報告であり、問題なく進んでいるのであればプロセスは重要視されません。しかし、問題が発生している場合は、取引先の不安を解消するためにより詳細なプロセスの記載が必要です。
取引先が求める情報は何か考え、業務報告書を作成していきましょう。
調査やアンケートに関する業務報告書
調査やアンケートに関する業務報告書のテンプレート
報告日: 2024年7月22日
報告者: [名前]
1. 調査・アンケート概要
調査・アンケート名: [調査・アンケート名]
実施期間: [開始日] 〜 [終了日]
対象者: [対象者の属性や人数]
目的: [調査・アンケートの目的]
2. 調査・アンケート実施状況
実施方法
[実施方法の詳細（オンライン、紙面、面接など）]
質問項目
質問1: [質問内容]
質問2: [質問内容]
質問3: [質問内容]
3. 調査・アンケート結果
回答率: [回答率]%
主要な結果
結果1: [主要な結果1]
結果2: [主要な結果2]
結果3: [主要な結果3]
4. 結果の分析
分析1: [分析内容1]
分析2: [分析内容2]
分析3: [分析内容3]
5. 次のステップ
次のアクション
アクション1: [具体的な次のステップ] （予定開始日: [日付]）
アクション2: [具体的な次のステップ] （予定開始日: [日付]）
重点活動計画
活動1: [具体的な活動計画]
活動2: [具体的な活動計画]
6. その他の報告事項
[その他の特記事項や報告事項]
調査やアンケートに関する業務報告書の例文
報告日: 2024年7月22日
報告者: 鈴木 花子1. 調査・アンケート概要
調査・アンケート名: 顧客満足度調査
実施期間: 2024年6月1日 〜 2024年6月30日
対象者: 当社製品を利用している顧客 500名
目的: 製品およびサービスの改善点を特定し、顧客満足度を向上させるため
2. 調査・アンケート実施状況
実施方法
オンラインアンケート（メールによるリンク送付）
質問項目
質問1: 当社製品に対する総合的な満足度を教えてください。
質問2: 製品のどの点がとくにいいと思いますか？
質問3: 改善してほしい点を教えてください。
3. 調査・アンケート結果
回答率: 60%
主要な結果
結果1: 85%の顧客が製品に満足していると回答
結果2: 顧客の多くが「使いやすさ」を高く評価
結果3: 一部の顧客が「サポート対応の迅速さ」に不満がある
4. 結果の分析
分析1: 高い満足度は製品の使いやすさに起因している
分析2: サポート対応に対する不満が一定数存在し、改善の余地あり
分析3: 製品の品質に対する信頼が高いものの、サポート面での強化が必要
5. 次のステップ
次のアクション
アクション1: サポートチームの増員とトレーニング強化 （予定開始日: 2024年7月25日）
アクション2: 顧客からのフィードバックをもとに、製品マニュアルの改訂 （予定開始日: 2024年8月1日）
重点活動計画
活動1: 定期的な顧客満足度調査の実施と結果のフィードバック
活動2: サポート対応の評価システム導入と改善施策の継続的実施
6. その他の報告事項
次回の調査では、アンケート内容の見直しをおこない、さらに具体的なフィードバックを得る予定
調査やアンケートに関する業務報告書では、アンケートの結果と内容を詳しく記載します。また、アンケートの結果に対する分析の内容も重要な記載項目です。
アンケートは消費者のニーズ、自社の商品・サービスの認知度などを確認し、分析するために実施します。詳細な分析が商品・サービスの改善につながるため、改善に必要な項目を重点に記載しましょう。
クレームに関する業務報告書
クレームに関する業務報告書のテンプレート
報告日: 2024年7月22日
報告者: [名前]1. クレーム概要クレーム発生日: [クレーム発生日]
クレーム内容: [具体的なクレーム内容]
クレーム発生場所: [発生場所]
クレームの影響範囲: [影響範囲]
2. クレームの詳細
クレームの発生状況
発生日時: [発生日時]
内容: [具体的な発生状況]
影響: [クレームが与えた影響]
クレームの対応状況
対応開始日時: [対応開始日時]
対応内容: [具体的な対応内容]
対応結果: [対応の結果]
3. 成果と課題
成果
成果1: [クレーム対応による成果]
成果2: [クレーム対応による成果]
課題と対策
課題: [発生した課題]
原因分析: [課題の原因分析]
今後の対策: [具体的な対策]
4. 今後のステップ
次の対応計画
計画1: [具体的な次のステップ] （予定開始日: [日付]）
計画2: [具体的な次のステップ] （予定開始日: [日付]）
重点活動計画
活動1: [具体的な活動計画]
活動2: [具体的な活動計画]
5. その他の報告事項
[その他の特記事項や報告事項]
クレームに関する業務報告書の例文
報告日: 2024年7月22日
報告者: 田中 太郎1. クレーム概要クレーム発生日: 2024年7月15日
クレーム内容: 製品の不具合により正常に動作しない
クレーム発生場所: 顧客の事務所
クレームの影響範囲: 顧客の業務に支障が生じた
2. クレームの詳細
クレームの発生状況
発生日時: 2024年7月15日 10:00
内容: 新製品が起動しないとの報告を受ける
影響: 顧客の業務が一時停止
クレームの対応状況
対応開始日時: 2024年7月15日 11:00
対応内容: 技術サポートチームがリモートで調査を実施
対応結果: 不具合を特定し、ソフトウェアパッチを適用し顧客の業務が再開
3. 成果と課題
成果
成果1: クレーム対応が迅速におこなわれ、顧客の業務が迅速に再開
成果2: 顧客からの信頼回復
課題と対策
課題: 同様の不具合が他の顧客でも発生する可能性
原因分析: 新製品のリリース前のテスト不足
今後の対策: リリース前のテストプロセスの見直しと強化
4. 今後のステップ
次の対応計画
計画1: 全顧客への不具合の周知と予防策の提供 （予定開始日: 2024年7月23日）
計画2: テストプロセスの見直しと改善 （予定開始日: 2024年7月30日）
重点活動計画
活動1: 技術サポートチームの強化とトレーニング
活動2: クレーム管理システムの導入と運用開始
5. その他の報告事項
クレーム発生を教訓とし、品質管理部門との連携を強化する予定
クレームに関する業務報告書では、クレームの発生原因や対処した内容を重点的に記載します。
クレームを解決するには問題の確認が必要であり、問題に対して適切に対処しなければなりません。問題を明確にすれば適切な対処方法がわかり、クレームの解決につながります。
問題と対処法を詳細に記載すれば、商品・サービスの改善点が見つかりクレームの発生を防止できます。
業務報告書を作成する手順・流れ
業務報告書を作成する手順・流れは以下のとおりです。
- 目的を明確にする
- 必要な情報を収集する
- 骨組みを作る
- 骨組みに沿って記載する
手順・流れを理解すれば、業務報告書の作成をスムーズに進められるでしょう。
1.目的を明確にする
業務報告書の内容の方向性を決めるため、まずは作成の目的を明確にします。
たとえば、業務を効率化したいのか、リスクを顕在化したいのかなど、作成する目的によって業務報告書の内容は異なります。
自社の課題を洗い出し、目的を決定しましょう。業務報告書の内容の方向性が間違っていると、記載内容が不明瞭となったり十分に効果を発揮できなかったりするなど質の低い資料になるため、しっかりと検討することが大切です。
2.必要な情報を収集する
業務報告書を作成する目的を明確にしたら、目的の達成に必要な情報を集めます。
情報を集める際には、多くの従業員の意見を聞きましょう。業務報告書の作成には、従業員がもつノウハウが必要になるためです。
従業員は業務を通じて得たノウハウを多くもっており、中には顕在化していないものまであります。各従業員のノウハウを組み合わせた結果、よりよい業務の進め方が発見できるケースもあります。
多くの情報を取得すれば、ノウハウの詰まった業務報告書が作成できるでしょう。
3.骨組みを作る
作成に必要な情報を集めたら、業務報告書の骨組みを作成します。
まずは目次を作り、伝えたい内容が明確になっているか確認します。目次の内容に問題がなければ挿入するグラフや表、動画、画像などの位置も決めましょう。
一気に資料を作り上げてしまうと、方向性が途中で変わったり、見にくいものになったりします。おおまかな見出しといった構成を作成しておけば方向性がブレず、資料を見た人にも内容が伝わりやすいものになるはずです。
4.骨組みに沿って記載する
骨組みを完成させたら、決めた内容に沿って業務報告書の内容を埋めます。内容を埋める際には、以下の点に注意しましょう。
- 誰でもわかる書き方にする
- 表現方法を揃える
- 関係者の存在を明確にする
業務報告書は関係者に業務の内容を報告するものであり、報告する相手に正確に情報が伝わるよう配慮しなければなりません。
誰にでもわかる内容にするのはもちろんのこと、表現方法を統一してよりわかりやすくする必要があります。
また、業務報告書に報告する関係者を明記しておけば、何を伝えればいいかわかり、伝え忘れを防止できるでしょう。
業務報告書のテンプレートが豊富なマニュアル作成ツール「NotePM」
業務報告書を作成・運用するコツ
報告書を作成・運用するコツは以下の4つです。
- 報告に必要な情報を網羅する
- 5W1Hを意識して作成する
- グラフや表を活用する
- 業務報告書作成ツールを導入する
コツを理解してから業務報告書を作成しましょう。
報告に必要な情報を網羅する
伝達に必要な情報を網羅すれば、漏れなく報告できる業務報告書を作成できます。
一般的な業務報告書の主な記載事項は、以下のとおりです。
- 提出日
- 宛名
- 差出人
- タイトル
- 要旨や所感 など
業務報告書は保存しておく書類でもあるため、いつ誰が作ったのかわかるようにしておきます。また、業務の内容を伝えるだけでなく、自分が携わったときの所感を記載できる項目を設けるといいでしょう。
作業した人の感覚を記載すれば、業務が簡単に進んでいるのか、難しい業務だったのかなど細かなニュアンスが伝わりやすくなります。
5W1Hを意識して作成する
5W1Hを意識して業務報告書を作成すれば、相手に伝わりやすい資料が完成します。
5W1Hとは、以下の内容を組み合わせた言葉です。
- When（いつ）
- Where（どこで）
- Who（誰が）
- What（何を）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
報告を明確に伝えるにはいつ誰がどこで書類を作成したのか、どのような業務をおこなったのか、なぜうまく進まなかったのかなどを説明する必要があります。
業務報告書を作成するときに5W1Hを意識すれば、関係者に報告が伝わりやすくなり、伝達内容の食い違いを防げます。
＞関連記事：絶対押さえておくべき！文書管理に必要なルール策定のポイント
グラフや表を活用する
報告の質を高めるためにも、グラフや表、動画などを活用しましょう。
グラフや表、動画であらわす内容を言語化するのは難しく、無理に文章にすると間違った内容が伝わってしまうケースもあります。
挿入が手間と感じる場合、業務報告書の作成ツールを利用するといいでしょう。ツールを利用すればグラフや表を簡単に作成でき、動画の挿入も容易です。
業務報告書作成ツールを導入する
業務報告書作成ツールには作成だけでなく、運用に適した機能もついています。
たとえば、検索機能の高さです。業務報告書は数多く作成する書類であり、作成したものを探して再利用するケースもあるでしょう。しかし、どこに保存したのかわからない、検索しても表示されないなどの問題が発生すると、業務の進行がストップしてしまいます。
検索性の高い業務報告書作成ツールを導入すれば、保存した書類をすぐに発見できます。
探している書類をすぐにみつけたいなら「NotePM」がおすすめです。NotePMでは、PDFやWord、Excelなど保存したデータのファイル形式を問わず、ファイル名や中身の文章も検索して結果を表示します。一瞬で多くの書類の中身まで検索できるため、ほしい資料がすぐに見つかります。
＞関連記事：PDCAサイクル テンプレート（やり方と具体例）
業務報告書のテンプレートが豊富なマニュアル作成ツール「NotePM」
業務報告書のテンプレートを活用し業務の効率化を実現しよう
業務報告書は、業務の進捗状況や問題点などの内容を関係者に伝える書類です。書類の完成度により報告の伝わりやすさが変わるため、作成のポイントや手順を理解したうえでテンプレートを利用するといいでしょう。
効率的かつ質の高いマニュアルを作成したいなら「NotePM」がおすすめです。NotePMにはテンプレート機能が搭載されており、自社にあった独自のフォーマットを用意しておけば書式が統一されたマニュアルを作成できます。
パソコンに詳しくない人でも簡単にマニュアル作成できる「高機能エディタ」や、矢印や吹き出しを使える「画像編集機能」も用意されています。NotePMの機能を確認したい人は、まず無料トライアルから始めてみてください。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/
