営業報告書を、日頃何気なく記入していませんか。営業報告書の書き方ひとつで業務の効率化につながります。ここでは、営業報告書とは何か、書き方にコツはあるのか詳しく紹介していきます。営業をしても成果が得られないと悩んでいるなら、まずは営業報告書の書き方を変えてみましょう。今まで見逃していた営業チャンスを、ものすることができるかもしれません。
目次
営業報告書とは
営業報告書は、いつ誰がどこにどの案件で営業に訪れたのかを報告する文書です。企業によっては業務報告書と同じで、その日の業務内容を報告するところもあります。ただ記録に残すためではなく、上手く活用できれば社内全体の業務効率を上げられます。また、社内で情報共有することにより、営業の成果や進捗状況を把握することができます。業務の問題点や営業課程を振り返るのにも役立つため、積極的に活用している企業は多いでしょう。
口頭で営業報告を受けた場合、説明漏れや伝達ミスが起こるケースは決して少なくありません。伝達ミスのせいで得意先からの信用を失ったり、業績が悪化したりすることもあります。その点、頭の中で整理してから文章で説明できる営業報告書は、誰に対しても伝わりやすいというメリットがあるのです。
営業報告書を上手く利用できれば、営業マネージャーや上司は、社員に対して適切な指示を出せるようになるでしょう。ただし、文章はわかりやすく書かなければ、読み手によって解釈が異なるおそれがあるので注意が必要です。
営業報告書の書き方のポイント
誰が見てもパッと見でわかるように
営業報告書は業務に直結するものなので、確実に伝達できる文書でなくてはいけません。わかりにくい報告書になってしまうと、何を伝えたいかが読み手に伝わらないため、何度も同じ報告をしなくてはならない可能性があります。営業報告書にも書いたのに、さらに報告書を用意しなければならないのでは二度手間になってしまいます。自分だけがわかるように記入するのではなく、その仕事に携わっていない人でも一目でわかるように書き込むのがポイントです。
結果と振り返り
営業マネージャーや上司は、1日どのような業務をこなしたのか、長々と説明を聞きたいわけではありません。営業先を訪問したり、業務をこなしたりする際に問題があったのか、上手くいったのかなどの状況を知りたいのです。そして、そのうえで社員一人ひとりの反省すべき点、次回も取り入れるべき点を見極め欲しいと考えています。社員の評価査定の参考に用いられることもあるので、手を抜くと損をしてしまうリスクさえあります。営業報告書を作成するときは、次の営業や業務に生かせるような内容になっているかどうかは、重視しなければならないでしょう。
営業報告書の構成・項目
営業報告書には、いつどこへ営業に行ったのか、その結果どうだったのかは最低でもわかるように書きましょう。また、誰にどのような経緯で会ったのかを書くことも重要です。それらを簡潔に記載したうえで営業内容を詳細に書き込んでいきます。仮に成約が取れなくても、営業した感触がどうであったのかを一緒に載せておきましょう。好感触を得られたなら、もう一押しすれば次は成約が取れるかもしれないからです。反対に、営業先に悪印象を持たれてしまった場合も記録に残しておくことで、次回の営業につなげることができます。
営業報告ではなく業務内容について書く場合は、その日に終わらせる予定の仕事内容を記入し、その結果どこまで終わったのか詳細に説明しましょう。進捗状況と現状の課題、次から気をつけるべき点をわかりやすく記入していきます。いずれにしても、営業内容や業務内容について記入するときは、何の作業で、どういう結果を得られたかは最初に触れておきましょう。そのうえで、見えてきた課題と改善策を社員全体で共有できるようにわかりやすく記述することが大切です。
営業報告書の例
訪問先 ：A株式会社
訪問日時 ：令和2年2月5日（水）
先方担当者 ：B部署C様
自社担当者 ：D部長・E課長・F
報告者 ：F令和2年2月5日にA株式会社に新製品の案内で訪問いたしましたので、下記の通りご報告いたします。
1.訪問目的
A株式会社がスイーツの新事業の立ち上げを計画しているため、既存商品と新製品の案内をいたしました。当社の売れ筋商品である〇〇と××を紹介し、要望に合わせた新製品を提供できる旨を伝えました。2.訪問の実施結果
競合であるB社とC社からも商品の案内を受けていて、決めかねているとのお話でした。目新しさや意外性を追求したスイーツの導入を検討していて、広く流通していない商品をお探しとのことです。B社とC社からは返答待ちということで、当社の新製品に興味を示されていました。第二回訪問時に、当社の製品を試食していただき、具体的な話を詰めることとなりました。3.課題
先方は会社の目玉となる商品をお探しのようです。流行の火付け役となる商品を希望のため、定番となっている味での勝負は難しいと思われます。まずは、当社が自信を持って紹介できる〇〇を使って、スイーツの商品開発を進めていこうと考えています。4.展望
先方はスピード感も重視している様子だったので、競合よりも早い提案を心掛けます。令和〇年△月×日に再度訪問する予定を取り付けています。商品開発部と相談し、〇〇を使った商品を各2ずつ用意する予定です。上記のように、営業報告書を記入するときは、訪問先と訪問目的をハッキリとさせましょう。そのうえで、課題や展望はどうなのか、誰が見てもわかるように書く必要があります。今後営業をかけて契約が取れる見込みがあるのかを、ほかの社員に共有できるようにしておくと社内全体の利益率を上げるのに役立ちます。
営業報告書を書くときの注意点
要点を整理
日記のように時系列順に話を展開すると、肝心なところが伝わりにくいので注意しましょう。訪問先の担当者と話したこと、聞いたことの要点をかいつまんで説明することが大切です。何を一番に伝えたいか、伝え漏れるとまずいのは何かを考え、優先度の高い話から記入していく必要があります。営業報告書は、使い次第で益にも害にもなり得ます。たくさん時間を割いても、次につながるような書き方ができていなければ、無駄な労力に終わってしまうことでしょう。
情報をわかりやすく正確に
ただし、少しでも結果を良く見せようとして虚偽の報告をするのはいけません。訪問先と上手くいっていないのにもかかわらず、順調である旨を報告すれば担当者が変わったときにトラブルに発展するおそれもあります。また、取引先からの苦情をそのままにしておいたために、契約を打ち切られる事態に陥ることも考えられます。まずは、情報をわかりやすく、かつ正確に書くことを最も大切にしましょう。そのうえで、自己の成長や会社の利益につながるような営業報告書を目指していくことが大事です。
営業報告書は、課題を知るのに大事なアイテム
営業報告書は出来事をそのまま記入しがちですが、会社を成長させるのに重要なアイテムです。どうして営業や業務が成功したのか、失敗した原因は何だったのかなどを知っておかなければ次に生かせません。だからこそ、営業報告書は誰が見てもわかるようにしておく必要があるのです。急な担当者変えがあっても対応できるように、日頃から見やすく書く努力をしていきましょう。
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