出張報告書の無料テンプレート・例文10選｜書き方と成果・所感のまとめ方

出張報告書は、何をしに行き、何が確認でき、次に何をするかを社内へ伝える文書です。訪問先や行動を並べるだけでなく、合意したこと、残っている課題、自分の考察を分けると、報告を受けた人が次の対応を判断しやすくなります。

本記事では、出張の目的別に使えるテンプレート・例文10選を先に紹介します。書式は本文からコピーして利用できます。成果と所感の書き分け、記入のコツ、報告を次の準備や引き継ぎへ活かす方法も解説します。

会社で様式や提出期限が指定されている場合は、そのルールを優先してください。経費精算が別の手続きになっている場合は、報告書の提出だけで精算が終わるわけではありません。

出張報告書のテンプレート・例文10選

用途に合う空欄書式をコピーし、対応する完成例を参考に書き換えてください。以下の人物・企業・イベント・旅程・金額は、書き方を説明するための架空の例です。実在する催しの日程、運賃や航空便、標準的な費用を示すものではありません。

1.スタンダードな出張報告書のテンプレート・例文

複数の訪問先で得た結果を一つの報告にまとめる場合の基本型です。主な成果と所感、次の対応を独立した項目にします。

コピー用の空欄書式

完成例（架空）

前向きな反応と正式な注文を区別しています。複数社への対応がある場合は、相手先ごとに期限と成果物を分けましょう。

2.シンプルな出張報告書のテンプレート・例文

短時間の訪問や、確認事項が少ない場合に向いています。背景の長い説明を省き、目的・結果・次の対応を短くまとめます。

コピー用の空欄書式

完成例（架空）

簡易型でも「商談を行った」だけでは不足します。何が決まり、何が残り、いつ対応するかは省かないようにしてください。

3.打ち合わせの出張報告書のテンプレート・例文

相手と議題をすり合わせ、決定事項と保留事項を確認した打ち合わせに使います。カンファレンスの聴講報告とは分けて書きます。

コピー用の空欄書式

完成例（架空）

「導入を検討する」を決定済みの仕様に含めないことがポイントです。持ち帰り事項には双方の担当と確認日を付けます。

4.商談の出張報告書のテンプレート・例文

受注や契約条件を詰める商談に使います。合意済みの条件、契約手続きの状態、継続交渉する事項を分けます。

コピー用の空欄書式

完成例（架空）

担当者間の条件確認と、正式な契約・受注を分けています。受注前に生産を確定するなど、社内判断が必要な行動を既成事実にしないようにします。

5.現地視察・調査の出張報告書のテンプレート・例文

候補地や設備を見て比較する出張に使います。観察した事実、提供を受けた資料、自分の評価を分けて記録します。

コピー用の空欄書式

完成例（架空）

資料にないことを「不足している」と決めつけず、未確認として残しています。観察日時や比較条件を付けると、評価の根拠を後から確認できます。

6.監査の出張報告書のテンプレート・例文

監査・点検のための出張で、確認対象と基準、確認結果、是正対応を報告する書式です。対象外の業務まで問題がないと保証しないようにします。

コピー用の空欄書式

完成例（架空）

監査対象、抽出件数、確認できなかった内容を明示しています。監査基準が変われば必要な項目も変わるため、自社の監査手順に合わせて書き換えます。

7.研修・勉強会の出張報告書のテンプレート・例文

受講内容だけでなく、業務へ持ち帰る学びと最初に試すことを示す書式です。研修中の演習と受講後の実績を分けます。

コピー用の空欄書式

完成例（架空）

「育成の効果が上がった」と先に結論づけず、受講で学んだことと次に試す行動を分けています。研修への意見も、実務での改善案とは別に記します。

8.イベント・展示会の出張報告書のテンプレート・例文

展示や商談で集めた情報を、次の連絡や企画に使うための書式です。来場者数や面談数は実際に記録した範囲で記載します。

コピー用の空欄書式

完成例（架空）

「好評だった」という印象を、面談数や依頼内容などの事実に置き換えています。名刺等の情報は適切な範囲で管理し、公開資料へそのまま載せないようにします。

9.長期（宿泊）用の出張報告書のテンプレート・例文

数日から数週間の出張では、日々の活動を表にまとめ、本文では期間全体の成果と残課題を伝えます。同じ日程を長文でも繰り返す必要はありません。

コピー用の空欄書式

完成例（架空）

期間中の日程と成果を二重に説明せず、日程表と期間全体のまとめに役割を分けています。宿泊数は6月10〜19日の10泊、費用合計は190,000円です。

10.海外出張報告書のテンプレート・例文

出発地と現地で日付がずれる場合は、時間帯と移動期間を明記します。外貨の費用は、元の通貨と会社指定の換算方法がわかる明細を付けます。

コピー用の空欄書式

完成例（架空）

現地出発日と日本帰着日を分け、宿泊期間と旅程を一致させています。費用合計は430,000円。例の旅程に実在の便名を当てはめず、実際に利用した移動記録から記載してください。

出張報告書の書き方と5つの記載項目

出張報告書は、訪問先・活動内容・成果を社内で共有し、次の対応へつなげる文書です。目的に対して何が確認でき、何が残ったかを整理します。基本となる項目は、概要・スケジュール・成果・所感・経費の5つです。

1.概要

報告先、出張者の氏名・所属、同行者、出張期間、訪問先、目的をまとめます。初めて読む人が、誰が何のために出張したかを把握できる情報をそろえましょう。

「顧客訪問」だけでは目的が広すぎるため、「初回納品の条件を確認する」「候補地3か所を設備条件で比較する」のように、確認したかったことを具体化します。目的が明確だと、成果も書きやすくなります。

2.スケジュール

いつ・どこで・誰と・何をしたかを記載します。短い出張なら時間帯ごと、長期なら日または工程ごとにまとめると読みやすくなります。海外出張は、日時が日本時間か現地時間かも明記してください。

訪問前の予定をそのまま残さず、実際に変更された日程へ直します。詳細な旅程表が別にある場合は、本文には主な活動と移動日を示し、詳細資料への参照先を付けます。

3.成果

成果には、確認・合意・達成した事実を書きます。「打ち合わせを実施した」という活動に対して、「見積に必要な仕様を確定した」「次回デモの日程を決めた」が成果に当たります。受注や契約に至っていない場合も、次へ進むために確認できたことを示せます。

目標を達成できなかった場合は、未達の内容と、確認できている理由を書きます。未完了の対応があれば、担当者と期限を添えてください。相手の好意的な発言を受注確定と読み替えないように注意します。

4.所感

所感には、事実を踏まえた気づきや考察、次回に向けた工夫を書きます。「有意義だった」だけでは、経験を別の担当者に引き継げません。どの場面から何を考えたかを示すと、報告の価値が高まります。

成果と所感の両方があると、読み手は何が決まったのかと、今後どう改善するかを分けて理解できます。実際に合意していない内容や、自分が観察していないことは記載しないでください。

5.かかった経費

交通費・宿泊費などを費目別にまとめ、金額と合計を確認します。会社の精算書に明細がある場合は、報告書に合計と参照先を示す方法もあります。経費にできる範囲、領収書の扱い、提出先は自社の旅費規程に従ってください。

宿泊予約サイトや交通サービスから領収書を取得する場合も、必要な証憑を忘れずに保存します。海外出張では、外貨額と円換算額、換算日・レートを社内ルールに合わせて整理し、例文の金額をそのまま使わないようにします。

NotePMの30日間の無料お試し

読みやすい出張報告書にする6つのポイント

報告書を帰社後に一から作ろうとすると、思い出す作業に時間がかかります。出張前・出張中・出張後に少しずつ情報を整理することが、短時間で正確に書くコツです。

1.出張前に書ける項目は書いておく

出張者、訪問先、目的、予定日程は出発前に記入できます。あわせて、出張で確認したい事項をメモしておけば、面談や視察での確認漏れを防ぎやすくなります。

ただし、予定の段階で成果まで書き込まないようにします。帰社後は、日程・参加者・活動が実際と一致しているかを確認し、結果を追記してください。

2.出張中に報告書用のメモを取る

打ち合わせの直後に、決定したこと、保留したこと、担当者と期限を残します。相手の発言と自分の解釈を分けて書くと、後から合意内容を取り違えにくくなります。

写真や配布資料は、撮影・受領した日と対象がわかるように整理しましょう。共有や転載の条件を確認し、参加者の個人情報や機密資料を不用意に広く共有しないことも大切です。

3.出張から戻ったらすぐに作成する

記憶が新しいうちにメモを整理し、自社の期限に合わせて提出します。出張先で決まった対応を社内が待っている場合は、報告書全体の完成前でも必要な事項を先に連絡してください。

不明な点は自分の記憶で埋めず、同行者や相手に確認します。確認待ちの事項には、その状態と次の確認予定を記載して報告を進めましょう。

4.「成果」と「所感」に力を入れる

行動の詳細より、出張の目的に対する結果を優先します。移動や会場の説明を長くするより、提案条件、取引先の要望、課題への対応など、読み手の判断に役立つことをまとめます。

所感では、同じ訪問を次に行う人にも役立つ気づきを残します。「事前に型番を確認していれば説明が早かった」なら、次回の準備項目へ変えることができます。

5.読みやすさ・わかりやすさを重視する

日程は表、決定事項は箇条書き、背景や考察は短い段落というように、内容に合わせて書き分けます。「多数」「早急に」などの曖昧な表現は、確認できる件数や具体的な期限に置き換えてください。

提出前に、日付、金額の合計、相手の名前、確定事項と予定の区別を見直します。必要に応じて同行者や上司に確認を依頼すると、認識違いも見つけやすくなります。

関連記事：わかりやすい「報告書」の書き方ガイド｜効果的なテクニックやビジネスでの重要性を紹介

6.最初から完璧を目指さない

言い回しに迷って書き始められないときは、先に目的・確認した事実・次の対応を箇条書きにします。必要な情報がそろってから文章や体裁を整えると、書き直しの負担を減らせます。

ただし、事実確認を省いてよいという意味ではありません。上司に相談する必要のある点と、自分で確認できる点を分け、報告に欠かせない情報は提出前に確かめてください。

出張報告書を次回の準備・引き継ぎに活かす

出張で得た情報のうち、次回も使う準備や確認の方法は、出張マニュアルへ整理しましょう。たとえば「入館手続きに時間がかかった」という記録から、「訪問前に入館方法と必要な身分証を確認する」という準備項目を作れます。

1. 報告書から、次の担当者にも必要な準備・確認事項を選ぶ。
2. 上司や担当部署に、適用する場面と条件を確認する。
3. 出張マニュアルや準備チェックリストへ反映する。
4. 次回の担当者が使い、不足や変更を見直す。

商談相手の個別情報は報告書に残し、共通の準備手順とは分けて管理します。旅費規程や精算ルールを変える場合は、社内の承認手続きを経て反映してください。

「前に訪問した人なら知っているはず」と、資料探しや聞き取りから準備が始まっていませんか。NotePMなら、出張報告書と準備手順をまとめて蓄積し、次の担当者が必要な情報を探せる状態にできます。独自テンプレートで記入項目をそろえられるため、訪問後に残す情報も統一しやすくなります。

AI検索では、「初めて取引先を訪問する前に確認することは？」と質問し、NotePMに登録されたマニュアルや報告をもとに、回答と参照元を確認できます。複数の報告書を開いて経験者のメモを探す手間を減らし、準備そのものに時間を使えます。最新の訪問条件は元の手順や相手先の案内も確認してください。機能は公式機能一覧とNotePM AIで確認できます。

30日間の無料お試しで、共有可能な出張報告1件と準備チェックリストを登録し、出張経験のない担当者が必要な準備を把握できるか試してみてください。報告の蓄積が、次の担当者の迷いを減らすために役立つかを確かめられます。

NotePMの30日間の無料お試し

報告内容を共有し、次の出張につなげよう

出張報告書を作成するときは、目的に合うテンプレートを選び、概要・日程・成果・所感・経費を整理します。確認した事実と考察、合意済みの条件と未決事項を分け、残る対応には担当者と期限を添えましょう。

会社のルールに沿って提出したら、次回も使える準備項目をマニュアルやチェックリストへ反映します。報告書と共通手順を関連づけることで、担当者が変わっても過去の経験を引き継ぎやすくなります。