出張報告書は正しく書こう!効果的で分かりやすい書き方のポイントとは

2020年02月07日(金) 報告書,ビジネス文書

会社員が出張した場合は、一般的に報告書を上司に提出しなくてはなりません。会社側は、出張報告書によって必要な情報を確認したいと考えています。そのため、出張報告書は必要な項目を押さえて正確に記載することが重要です。この記事では、出張報告書の役割や基本的な書き方、覚えておくべき注意点などについて解説します。

出張報告書とは

会社員が出張から帰ってきた後、商談の内容や今後の展開を深く見つめ直すために作成するレポートが 「出張報告書」 です。また、会社側が出張の成果を把握するための役割も果たします。出張は、会社の経費によって行われている大切な仕事の一部です。遠方まで社員を向かわせたにもかかわらず、めぼしい成果がなかったのでは会社の損失になりかねません。そのため、出張が行われるごとに会社側でも内容をしっかりと把握しておく必要があるのです。

そして、最も大きな目的は 「情報共有」 です。仕事を進めていくうえで、上司と部下、経営陣の情報共有は非常に大切です。「出張してもいい」と経営陣が認めた仕事は、よほどの取引先や将来性のあるプロジェクトであるケースが多い傾向です。つまり、特に情報共有の必要性が高い仕事といえるでしょう。

「出張先で何が行われ、先方がどのような反応を示したのか」について会社側はしっかりと把握しなければなりません。上司が同行できない以上、出張報告書は情報共有するための数少ない方法となります。このような理由から、出張報告書の提出は絶対に怠れない作業です。

 

出張報告書の書き方のポイント



時系列

出張報告書は、ビジネス書類の一種です。作成者、日付、取引先といった基本項目はしっかりと押さえておく必要があります。そのうえで、出張先で起こった出来事をあくまで時系列で記していくことが大切です。報告書は、現場に立ち会えなかった上司や経営陣に対して提出します。そのため、読み手にとって分かりにくい内容で記載されているのでは意味がありません。簡潔な言葉で、あますことなく出張の詳細を伝えることが大切です。

「目的」と「成果」

最も大きなポイントは「目的」と「成果」が読み取れる文面になっているかどうかでしょう。出張報告書では、最初に目的を提示します。そして、目的を実現させるため、具体的に何を行ってきたのかを書き連ねていくのです。最終的には、目的が果たされたのかまでしっかりと書きましょう。もちろん、すべての出張が成功に終わるとは限りません。時には、期待した成果を得られなかった出張もあるでしょうが、報告書には正直に書くことが重要です。

報告書の内容を踏まえ、上司や経営陣は今後の戦略を立て直せます。必要であれば関連資料なども添付し、真実をそのまま記載することを心がけましょう。

 

出張報告書の構成・項目

  • 報告先
  • 報告者
  • 日程
  • 出張先
  • 目的
  • 報告
  • 成果

まず、「報告先」「報告者」は外せません。「誰がどこに対して行う報告なのか」をはっきりさせましょう。作成者とは別に、同行者がいたときも必ず記します。次に、「日程」です。「いつからいつまでの出張について報告しているのか」を示します。そして、もちろん「出張先」も不可欠です。これらの情報は、ごく基本事項ですが、出張報告書は提出後、長期にわたって保管される文書になります。年月が経過しても内容を振り返られるよう、詳細をしっかりと踏まえましょう。

基本事項を踏まえて、「目的」と「報告」に進み「誰と会ってどのような話をしたのか」を書いていきます。このとき、作成者の主観的な意見は必要ありません。なぜなら、「好印象に思えた」などの感想はかえって事実をゆがめてしまいかねないからです。「先方に資料を渡してプレゼンを行った」など、客観的事実だけを並べていき、最後に「成果」を述べます。「目的がどのように果たされたのか」「果たされなかったのか」についてのまとめです。そのうえで作成者なりの分析を行い、資料などを添付して出張報告書は完成となります。

 

出張報告書の例

〇〇様
営業部第一課○○(同行:○○)
2020年2月3日(月)~2020年2月4日(火)

出張先:○○株式会社

出張の目的:生産管理システム導入にあたってのプレゼンテーション

●2020年2月3日(月)14:00~弊社支部でシステムエンジニアとの打ち合わせ
・プレゼンテーションの最終チェック
・資料の問題点を確認し、予行演習を行った
・プレゼンテーション資料は別途添付

●2020年2月4日(火)10:00~○○株式会社でプレゼンテーション

・出席者:社長専務システム担当者
・パワーポイント資料を用いたプレゼンテーションを60分行う
・先方は会計システムとの連携がとれていない現状に悩みを抱えている
・提案しているシステムなら生産から会計まで管理できることを強調

●2020年2月4日(火)11:00~
・出席者3名にプレゼンテーション内容および競合他社のヒアリング
・出張の成果:「全体的には満足した」との感想をいただく
・ただし、システムの操作性について不安を抱かれていた
・現場には高齢の従業員が多いので、複雑なシステムに切り替えてしまうと業務が滞る危険性がある
・社員教育まで任せられるのかと質問されたので、「検討します」と返答
・結論は、2月中に出される予定
・弊社以外にも他2社のプレゼンテーションを見るとのこと
・価格帯では、弊社が最も安い提案をできている
・ただ、他の1社は前回の生産管理システムを導入している実績を持つ
・上層部からの信頼はいまだ厚い
・今後は提案システムのメリットを強調しつつ、先方との関係性も強化することが重要

出張報告書 テンプレート(例文あり)

 

出張報告書を書くときの注意点

分析

大切なのは「分析」まで含めておくことです。報告書を読む上司たちは、今後の展開に最も興味があります。事実を並べて終わりなのではなく、「商談がどのようにつながっていくのか」を記しましょう。仮に可能性が途切れたとしても、これ以上無駄な経費と労力を割かなくてよいのは一つの成果といえます。

トラブルを未然に防ぐ

次に、「トラブルを未然に防ぐ」ことも大切です。出張では、時間や金銭に関するトラブルが絶えません。「どうしてこれほど時間がかかったのか」「なぜ経費が高くついたのか」など、上司から問い詰められることがあります。場合によっては、出張報告書に問い詰められそうな箇所を最初から記しておくと問題になりにくいでしょう。状況に応じて「電車が止まって帰るのが遅くなった」「接待で先方と食事に行った」といった出来事も盛り込んでおきます。

報告書を意識して行動する

そして、「報告書を意識して行動する」のも肝心です。特に、報告書では目的と成果を追及されます。出張する時点で目的を踏まえ、出すべき成果に向けてアクションを起こしていきましょう。そうすれば、報告書を作る段階になって困ることは少なくなるはずです。

 

出張報告書はプロジェクトの今後につながる!目的と成果を正しく盛り込もう



出張は、今後のプロジェクトを左右する動きとして重要な転機の一つです。また、出張報告書の内容次第では大きな決定が下される可能性も出てくるため、出張の内容は要点を押さえたうえで正しく報告書にまとめましょう。目的と成果を必ず盛り込み、誰が読んでも出張先で起こった出来事を把握できる文書にするのが理想的です。

 

出張報告書の管理に便利な「社内wiki」

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