イベントレポートを書くときのコツと注意点をわかりやすく解説!(例文あり)

2020年02月05日(水) 報告書,ビジネス文書

SNSの普及により、今まで以上にイベントレポートを書く機会が増えたという広報やマーケティング担当者も多いのではないでしょうか。日頃から文章を使う仕事をしていても、そのイベントのことをまったく知らない人にも伝わるようなレポートを書くのは案外難しいものです。この記事では、イベントレポートを書く際のコツや注意点について解説します。

イベントレポートとは

イベントレポートとは、主に社員が実際に参加・取材したイベントを記事にまとめたものです。業種によって異なりますが、企業に関係するイベントは実に多く、大きく社外向けと社内向けとに分かれます。社外向けのイベントとして真っ先に思い浮かべる人が多いのは、マスメディアの取材を受ける新商品発表イベントでしょう。

このほか、主に株主や投資家が対象となる決算発表や株主総会、ファンに向けてのイベントなどもあります。社内イベントの代表例は入社式や創立記念式典です。社員向けの講演や研修も社内イベントに含まれます。結論から言うと、イベントレポートは、社内外どちらのイベントについても書く価値があります。

まず、従来ではニュースリリースで形式的に発表していた社外イベントを社員目線のレポートという形で柔らかいトーンで伝えることによって、企業への親近感を醸成できます。そして、ニュースリリースにするほどではない規模の社内イベントは、実はSNSやブログと相性抜群です。

今までは社外に伝えることのなかった社内イベントも、ライターの腕次第で魅力的なネタへと生まれ変わります。こうしたネタをこまめにアップすることで企業の情報発信が促進され、ファンとのタッチポイントにもつながります。

 

イベントレポートの書き方のポイント

イベントレポートを書く際にもっとも大事なのは、 「まったくイベントについて知らない読み手にもわかるように伝える」 ことです。イベントレポートは、会議の出席者に要点をまとめて共有する議事録とは異なります。イベントについての予備知識ゼロの人にも、正しく伝わるような工夫が必要です。ただし、長々しいレポートは途中で飽きられてしまう可能性が高く、長くてもA4サイズ1〜2枚にまとめるようにしましょう。また、イベントレポートには臨場感も求められます。

そのうえで、イベントレポートを書く際に意識したいポイントは次の3つです。

1)タイトルを工夫

まず1つ目は、タイトルを工夫することです。タイトルを読んだだけで内容が想像でき、さらに読み進めたくなるものにしましょう。

2)写真を活用

2つ目は、写真を活用することです。写真は文字よりも多くの情報を生き生きと伝えることができます。イベント内容が魅力的に伝わる写真をさまざまな角度から撮影し、イベントレポートにも載せておきましょう。

3)参加者にもインタビュー

最後の3つ目は、参加者にもインタビューすることです。第三者の立場である参加者からの生の声は、イベントレポートに臨場感と説得力を与えてくれます。

 

イベントレポートの構成・項目

イベントレポートを書く際のポイントを踏まえたところで、ここからは具体的な構成や必要となる項目について説明します。

大まかな構成の流れは次の5つです。

  • イベント概要
  • イベント開催の目的
  • イベント内容
  • 参加者の声
  • 関連情報

イベントレポートを書く際には、この5つの流れを意識してバランス良くまとめていきましょう。

まず、イベント概要に織り込む必要があるのは、イベントが開催された日付や時間、場所、主催者、参加者などの基本情報です。レポートを読むのは近隣の人だけとは限らないので、建物名だけでなく、○○県○○市まで書いておきましょう。また、参加者の人数はイベントの規模感を伝えるうえでとても大事です。

次に、イベント開催の目的や背景も簡単に伝えましょう。レポートのハイライトとなるイベント内容については、「誰が何をしたのか」「どんな雰囲気だったのか」を効率よくまとめます。時系列に沿って写真に簡単な説明を付けてイベントの流れを紹介すると、より分かりやすくなります。

参加者にインタビューする際は、「参加してどう思ったか」、「ユニークだと感じる点はあったか」など、イベントの特徴や魅力を引き出せるような質問を心がけましょう。

最後の関連情報には、社内の問い合わせ先や本サイトのURLなどを掲載します。

 

イベントレポートの例文

発売20周年記念〇〇で10年ぶりとなるファンイベントを開催!

○○株式会社は、2020年〇月〇日(〇)に本社ショールーム(○○県○○市)で、人気商品である■■の発売20周年を記念して、ファンイベントを開催しました。イベントには、約100名のファンの皆さまが集合し、役員や従業員と共に、■■への熱い思いを分かち合いました。お子さまから70代の方まで、また国内からだけではなく今年は海外からも参加いただくなど、年齢や国境を越えた幅広いファンの方に集まっていただきました。

本イベントは、企業とファンの皆さまとの交流を深めることを目的に開催されたもので、同社でファンイベントが開催されるのは、前回の10周年記念イベントに続いて2回目。開発担当者のトークショーやQ&Aセッションのほか、お子さま向けのプログラムとして商品をテーマにしたぬり絵大会も行われるなど、大いに盛り上がりました。

(以下、時系列で写真を使ってイベントの流れを紹介)

13時:イベントスタート!続々とファンの皆さまが集合
13時半:開会式&社長のご挨拶
14時:開発担当者トークショースタート

16時:閉会式

参加された方々からは、■■にまつわる貴重なお話を聞くことができました、として参加者からの率直な感想を複数紹介。

楽しい時間はあっという間に過ぎ、16時には閉会となりましたが、ファンの皆さまからの「また10年後に」という熱い要望にお応えできるように、引き続き努力していきます。

ファンイベント本サイト(URLを記載)
前回のイベントの様子はこちらから(URLを記載)
本件に関する問い合わせ先:(電話番号あるいはメールアドレスを記載)

 

イベントレポートを書くときの注意点

イベントレポートを書くときには、次の4つの点に注意しましょう。

事前に準備

まず、当日スムーズに取材できるように前もって準備しておくのが基本です。レポートを書くためとはいえ、1日がかりで開催されるイベントに終日張り付くのは非効率です。担当者にあらかじめイベントスケジュールを共有してもらい、もっとも写真映えしそうなシーンを確認するなど、無駄のない段取りを考えておきましょう。

肖像権の許可

次に、社外の参加者の顔写真やインタビューを公開する場合は、肖像権の許可などが必要になります。イベントの担当者から参加者に対し、当日は社員の取材が入る旨をあらかじめ周知してもらったうえで、取材可能な参加者の人選も済ませておいてもらうと安心です。

役割分担

そして、ときには役割分担も必要です。特に、ライターとカメラマンとは、できるだけ別にしておくほうが良いでしょう。写真撮影と取材を同時にこなすのは案外難しく、下手をするとどちらも中途半端になってしまいます。写真撮影については上手な人に別途お願いし、ライターは取材に集中できると理想的です。

速やかにアップ

最後に、イベントレポートは取材後速やかにアップするのが鉄則です。開催からしばらく日にちが経ってしまうと、レポートの鮮度が落ちてしまいます。遅くとも1週間以内にレポート執筆と関係者への確認を済ませ、公開まで進められるようにしましょう。

 

イベントレポートは企業ブランディングにも効果的!

ニュースリリースよりも気軽なイベントレポートをSNSやブログで発信していくことは、企業ブランディングにも効果的です。担当者の人となりを伝えられるほか、今までにない切り口でイベントを訴求することができるので、新しいファン層を開拓できるチャンスも増えます。紹介したコツやポイントを踏まえて、積極的にイベントレポートを書いて発信していきましょう。

 

イベントレポートの管理に便利な「社内wiki」

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