会議議事録の書き方

2024年11月14日（木） 議事録,ビジネス文書

 

会議議事録とは、会議で話し合った内容を記録するビジネス文書です。議事録に記録することで、会議での決定事項・未決事項を関係者間で明確にし、会議に参加していない人への情報共有にもなります。また、誰の発言なのかを記録することで「言った、言わない」のトラブル防止にも役立ちます。

この記事では「会議議事録」について、書き方のポイントをご紹介します。

会議議事録のポイント

ポイント

  • 1. 議事録に必要な基本項目をチェック
  • 2. 決定事項と流れがわかるように書く
  • 3. 誰が何を発言したかを明確に記録する

1. 議事録に必要な基本項目をチェック

会議議事録として必要な基本情報は以下の項目です。

  • 会議名
    ひと目でわかるように記載します。月次定例などの場合は日付も含めるとわかりやすいです。
    例）関東エリア店長会議（2016年6月）、○○商品キックオフミーティング
  • 日時、場所
    会議の日時、場所を正確に記載します。
    例）2016年6月20日 10:00〜12:00　○○○ビル4F 第２会議室
  • 出席者
    お客様からで、偉い順に書きます。役職が不明な場合は「様」を付けます。また、自分の名前は最後で（記）を付けます。
    例）A社　営業部 田中部長、鈴木課長　　B社　高橋、山田（記）
  • 要旨（アジェンダ）、議事内容
    会議の要旨、詳細内容を記載します。
  • 決定事項
    会議で決まったことを正確に記録しましょう。後述しますが、議事内容と決定事項を【タグ】で紐付けると経緯がわかりやすいです。

 

2. 決定事項と流れがわかるように書く

議事録は会議に参加していない関係者への情報共有に役立ちます。そのためには、決定事項だけではなく、決定に至る経緯、話の流れがわかるように書きましょう。ただし、会話をすべて書くと冗長になるのでポイントを押さえて簡潔にまとめます。【決定事項・TODOタグ】など入れて、議事内容と決定事項を紐付けるとさらにわかりやすいです。

(例文）

議事内容

開発スケジュールについて
→ 10月末までにはリリースしたい。（クライアントA様）
→ 検収期間を1週間短縮することは可能か？（当社B）
→ 社内検討し、来週までに回答する。（クライアントA様【TODO①】）
：

決定事項

【TODO①】検収期間を1週間短縮可能か、社内検討し回答する。（クライアントA様、期日：6月23日）
：

上記のように、TODOタスクの役割分担を決定した場合は「誰が」「何を」「いつまでに」をしっかり記載しましょう。

 

3. 誰が何を発言したかを明確に記録する

「誰が何を発言したか」を明確に記録することが重要です。特に社外関係者との会議議事録は契約書のような扱いになるため「言った、言わない」のトラブルを防ぐことができます。

(例文）

登録ボタンの色について
→ 全体のバランスを勘案して赤色を推奨。（弊社A）
→ 社内システムが青色なので、本システムも青色が良い。（クライアントB様）
→ 登録ボタンの色は「青色」に決定。【決定事項①】

上記のように仕様決定の経緯・発言者を記録しておけば、時間経過でクライアント自身も忘れて、
「なぜ登録ボタンを青色にしたんでしたっけ？評判がイマイチで…」
など聞かれた場合も、議事録を提示することでトラブルを防ぐことに役立ちます。

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議事録の例

文例（開発プロジェクト定例会議）

○○○システム開発プロジェクト定例会議（第2回）

日時・場所・出席者

日時　　：2016年07月26日(火) 15:00 〜 16:00
場所　　：○○○武蔵小杉セントラルホール４F　C会議室
出席者　：A社　企画部　田中様、鈴木様
B社　開発部　高橋、山田（記）

アジェンダ

  1. プロジェクト進捗報告
  2. 課題チケットの棚卸し
  3. その他

議事内容

1. プロジェクト進捗報告

  • 開発はスケジュール通り進んでいる。来週中には単体テストに入る見込み。（高橋）
  • 10月末までにはリリースしたい。（田中様）
    → 検収期間を1週間短縮することは可能か？（高橋）
    → 社内検討し、来週までに回答する。（田中様【TODO①】）

2. 課題チケットの棚卸し

  • チケット（＃389）：新システムのIE動作環境について
    Internet Explorer 10以上とし、IE9以下はサポート対象外でよいか？（山田）
    →上記で問題ない。（田中様【決定事項①】）
  • チケット（＃251）：登録ボタンの色について
    全体のバランスを勘案して赤色を推奨。（高橋）
    → 社内システムが青色なので、本システムも青色が良い。（鈴木様）
    → 登録ボタンの色は「青色」に決定。【決定事項②】

3. その他

  • 次回の会議予定
    2016年08月02日(火) 15:00〜　○○○武蔵小杉セントラルホール４F　C会議室

決定事項

  • 【決定事項①】新システムのIE動作環境は Internet Explorer
    10以上とし、IE9以下はサポート対象外
  • 【決定事項②】登録ボタンの色は「青色」
  • 【TODO①】検収期間を1週間短縮可能か、社内検討し回答する。（田中様、期日：6月23日）

以上。

まとめ

議事録の書き方やフォーマットは人によって千差万別ですが、ポイントとなる「決定事項、TODOタスクの明確化」「会議の流れがわかるように」「誰が何を発言したかを記録」を意識して書くことで、目的・役割をはたした、わかりやすい会議議事録になります ?

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