こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
会社勤めの人の中には、「日報を書いて提出する」というタスクを抱える人が多いのではないでしょうか。毎日書かなければならない分、時には書くことがなく悩んでしまったり、なかなか書き進められず終業時間が遅くなってしまったりすることもあります。また、日報を作成する意義を見出せないまま書いているだけでは業務改善につながらず、単なる作業記録になってしまいかねません。そこで、今回は日報をスムーズに書くために知っておきたいコツを具体例とともに紹介します。
日報を書く目的とは
毎日の業務に追われる中、「日報の作成方法を見直す時間がないので面倒」という人も多いのではないでしょうか。しかし、日報作成のコツを知り時間短縮を目指すことで業務上さまざまなメリットが生まれます。
業務の生産性が向上
日報作成のコツをおさえ、日々それにかかる時間を短縮できれば、おのずと優先度の高いほかの業務に集中することができます。営業であれば「客先にもう一本メールを送る」「開発であれば作業を進める」など、やるべきタスクに力を注ぐことが可能です。また、ポイントをふまえたわかりやすい日報を提出することで、上司としっかりと仕事の進捗を共有することができるでしょう。こちらの状況をふまえたうえで仕事を振り分けてもらえるため、キャパシティを超えた業務を引き受けてしまうなどのミスマッチを防ぐことにもつながります。
早く帰ることができ自由時間が増える
日報の提出に時間がかかってしまい、毎日定時を大幅に遅れて帰っている人もいるでしょう。日報作成のコツを知れば、毎日短い時間でスムーズに提出することができ、終業後の時間の使い方も変わります。明日の仕事に向けて体を休めることはもちろん、映画や読書などの趣味を楽しんだり、家族や友人との時間を過ごしたりするなど平日であってもライフスタイルを充実させることができます。
仕事へのモチベーションがアップ
日報作成に苦手意識があると、今日は何を書いたらいいのだろうかと常に悩んでいる状態が続いてしまいがちです。毎日終業時間が近づくにつれて憂うつになり、仕事全体へのモチベーションも下がってしまいかねません。自分なりの作成方法が確立すれば、毎日思い悩むことなく素早く書き上げることができます。日報という日々のタスクの負担を軽減させることで、結果的に仕事へのモチベーションもアップさせることができます。
上司からの評価を得られる
毎日早めに、完成度の高い日報を提出することで上司からの信頼感が高まります。また、ポイントをおさえた読みやすい日報を作成することで、それをチェックしなければならない上司の負担や時間も軽減させることができるでしょう。日報で業務上の疑問点や困りごとを伝えることで上司からフィードバックをもらうことができるなど、双方のコミュニケーションも深まります。日報は、単なる日々のタスクではなく、自分をより働きやすい環境に導くコミュニケーションツールでもあるのです。
日々の仕事をより円滑に進めるため、一度この記事とともに日報作成の進め方を振り返り、より良い方法に挑戦してみてはいかがでしょうか。
日報を早く書くコツ
具体的に、日報を書くためのポイントを紹介していきます。時間短縮につながるおすすめの方法をピックアップしていますが、まずは自分に合った方法を一つずつ試してみてください。
テンプレートを作る
「今日の業務についてどのように伝えたらいいのだろう」「書かなければいけないことはわかっているのに、まとめられない」と悩んだことはないでしょうか。日報作成に時間がかかってしまう大きな理由の一つが、どこから手をつけたらいいのかわからないこと、つまり自分の中で書き方のルールが定まっていないことにあります。そこで、一度毎日必ず書かなければならないことを項目化してリストアップしてみましょう。日報というざっくりとした文書が細分化され、自分の中で整理することが期待できるでしょう。あとは毎日、カテゴリーに分けた項目に沿って入力していくことで、少ない時間で迷わず進めることができます。
例として、PDCAを意識したテンプレートを検討してみましょう。業務の生産性や効率化を進めるPDCAサイクルに基づいたテンプレートを使えば、日報を作成する中で自然と業務の改善点を意識しながら仕事を進めていくことができます。
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今日の目標（Plan)
なるべく具体的な数値とともに、今日やるべきことを提示します。 -
今日の結果(Do)
なるべく具体的な数値とともに、今日の目標に対しての結果を振り返ります。目標と結果が明確に示されていることで、上司が進捗を確認したり、成果を評価したりをしやすくなります。また、問題点がある際には素早くフォローしてもらうことができます。 -
良かった点(Check)
単なる感想ではなく、客観的な所感を示すように心がけます。 -
課題点と改善点(Action)
現状、どのようなことを課題に感じているのか、また自分ではどうしたらうまくいくと考えているのかを自分なりにまとめましょう。 -
明日の目標（Plan)
今日の結果をふまえた目標を組み立てましょう。
箇条書きで簡潔にまとめる
よりシンプルに作成したい場合、「今日の業務内容」「今日の結果」「課題を解決するための今後の改善策」など、簡単な項目分けをして箇条書きにするだけでも、伝わりやすい日報を仕上げることができるでしょう。書き方の例を挙げてみます。
（例文）
日報 2019/xx/xx (x) 山田太郎
今日の目標
納品処理の作業効率をアップさせ、3件を終えること
××プロジェクトのミーティングで自分が担当する業務についてしっかりと提案すること今日の業務内容
- 9：30〜11：30 社内会議
- 11：30〜12：00 メール・電話対応
○○社よりシステムに問題があったとのクレームが発生- 13：00〜14：00 クライアント対応
○○社への対応を終え、無事に解決- 14：00〜16：00 納品処理
- 16：00〜18：00 ××プロジェクトのミーティング
今日の結果
○○社の件で急なトラブルが発生したものの、納品処理作業に慣れ、2時間で4件を終えることができました。
学んだこと
○○社への対応において、連絡を受けてすぐに折り返し、解決策を伝えることで安心していただくことができました。素早く、具体的な方法の提示の重要さを学びました。
困っていること
××プロジェクトの件でスケジュールに目処が立っていない点があり、今後の進捗が心配です。
課題を解決するための今後の改善策
××プロジェクトのミーティングにおいて、今後のスケジュール案を提案できなかったため、関係部署と調整しながら改善策を考えていきたいです。
上記のような箇条書きで日報を作成する場合、それぞれに以下の点について注意しながら書き進めてください。
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今日の目標
会社の方針とすり合った目標を記載します。 -
今日の業務内容
時系列に沿って何を、どのくらいの時間で、どれだけ進めたのかを記載しましょう。 -
今日の結果
「～だと思いました」といった単なる感想で終わらないよう、具体的な数字や進捗で業務を振り返ります。 -
学んだこと
自分と会社のこれからにつながる内容を意識して記載しましょう。 -
困っていること
きちんと記載することで、自分一人で悩むより良い解決策をフィードバックしてもらうことができます。 -
課題を解決するための今後の改善策
改善策が思い浮かばない場合は、その旨を書き上司に相談して指示を仰ぎましょう。
業務中から考え始める
よりスピーディーに完成度の高い日報を書くためには、終業時間間際になってから考え始めるのではなく、業務中から頭の隅で常に日報を意識しておくことが大切です。「1日中日報のことを考えているひまはない」と思う人もいるかもしれません。しかし、頭の中で何を書くべきか考えをまとめておき、最後に書き進めていくだけで日報が完成するため、結果的により短時間で仕上げることができます。
また、常に客観的に業務を見渡すことにもなるため、仕事の効率化などにもつながっていきます。「昼食の際に午前中を振り返ってみる」「こまめにメモしておく」など、簡単な習慣づけから始めてみるのがおすすめです。
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