こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
多くの企業は、営業や開発などの部署で活動状況や顧客動向、あるいは納期管理が必要なため日報や週報を提出させています。しかし、その役割を理解して十分に生かしきれていますか？ 提出することが目的になって、ただ漠然とその日や1週間の出来事が書かれていませんか？ また、書かれた内容に対して適切なフィードバックができて部下の仕事に対するモチベーションを高められていますか？
日報や週報は、うまく活用することで大きな効果を得られます。そのためにはマネージャーが、その必要性や目的、役割を理解して活用することが重要です。うまく活用できると、部下はより役に立つ内容の日報や週報を自ら進んで作成するようになっていきます。そこで、日報や週報が必要な理由、目的、役割を紹介し、効果的な活用方法について紹介します。
日報や週報の書き方のコツ、フィードバックのポイント、役に立つツールなど、より日報や週報を生かすための情報について、こちらの記事で紹介しています。あわせてご一読ください。『日報をただの業務報告書で終わらせない！ 日報・週報の真の目的とフィードバックのポイントを解説』
目次
日報や週報はなぜ必要なのか
部下が日報や週報を作成し、それをマネージャーが確認し、コメントによるフィードバックをすることは重要な基本業務の1つと認識されています。しかし、意外にその目的、役割が理解されずに、とにかく必要であるからと無目的にルーチン業務として行われていることが少なくありません。この場合、効果的な日報や週報の活用は困難です。また、日報や週報がないと、あるいは日報や週報を十分に活用しないと、普段の会話などでのコミュニケーションは記録に残らないので、日報や週報がないと問題が生じるおそれがあります。日報や週報の作成とマネージャーによるその確認は欠かせないとても重要な業務です。
日報や週報のメリット
日報や週報にはどんなメリットがあるのでしょうか。以下にご紹介します。
・あいまいさを排除し、ミスコミュニケーションを防止できる
会議の場合、議事録が残りますが、会話によるコミュニケーションは記録として残らず、時間の経過とともに重要なこともあいまいになる問題や、「言った、聞いていない」などの問題が残ります
・過去の業務の見直しやマネジメントの確認ができる
日報や週報は記録として残せることから、いつでも過去の業務を見直し、次の業務や、部下への指導や教育の参考にすることが可能です。しかし、会話や会議の議事録では、過去の業務全般や、一人ひとりの部下に関する密度の高い情報を後から確認することは極めて困難です。
・情報やナレッジの共有ができる
日報や週報を電子データとして記録すると、マネージャーは情報やナレッジを共有して、さまざまなマネジメント業務に活用することが可能です。会話や会議では会話や会議で話されたことも日報や週報にまとめておくと、時間が経過したあとも活用することができます。
・冷静で合理的なコミュニケーションで部下のモチベーションアップができる
部下とのコミュニケーションでは感情的にならずに冷静に行う必要がありますが、感情を完全にコントロールすることが難しいときもあります。会話によるコミュニケーションでは感情が先に表に出ることがあり、その場合、冷静さを欠いて合理的なコミュニケーションができません。しかし、日報や週報のような文章でコミュニケーションを図るときは、どのように表現すればよく伝わるかを考えるため、感情を抑えられ、結果として冷静に部下と合理的なコミュニケーションを図れます。これにより部下との間に信頼関係を築けます。
・日々の活動状況からも部下を評価できる
上司として部下を評価することは重要な業務です。評価において最も重要なことは業務実績ですが、表面的な実績、勤務態度だけでなく業務にどう向かって努力しているかを評価することも重要です。一時的な実績も必要ですが、企業にとって重要なことは、これから先どれだけ会社の業績に貢献できるかであって、その力量は一時の実績や表面的な勤務態度からは見えてきません。それを補完して見えないところも見えるようになるのが、日報や週報による日々の活動状況の報告です。
日報や週報の目的と役割
日報や週報にはどんな目的と役割があるのでしょうか。詳しくみてみましょう。
業務の進捗状況の確認と把握
部下が、今日1日あるいは今週1週間の間にどのような業務を行ったのかを記録し、マネージャーに報告することで業務内容を把握できます。また、マネージャーは必要な情報の収集をタイムリーに指示できます。
課題とそれに対する対策の立案
業務の遂行に課題や障害が報告されるとき、あるいは目標の達成が困難と見込まれるとき、日報があればその日か遅くとも翌日には課題が判明するので、毎日日報を確認することで対策の立案が早期にできます。また、週報では時系列で状況が判断できるので、課題が大きくなっていきそうか、あるいは徐々に解決の方向に向かっているのかが、より正確に判断できます。
情報やナレッジの共有
日報や週報による部下の業務から得られた情報やナレッジをマネージャーがチーム全体に共有したり、部下のチームメンバー相互で共有できるようにしたりすると業務効率化や生産性向上に生かせます。
部下の指導・育成とモチベーションアップ
日報や週報に対して、適切なコメントをフィードバックすることで部下とのコミュニケーションを密にし、教育、指導を行い能力アップや部下のモチベーションを向上させられます。
日報や週報の効果的な活用方法
日報や週報を最大限に活用する方法を紹介します。
PDCAサイクルを回すのに役立てる
日報や週報に必要な項目として、「その日（週）の目標（Plan：計画）」「業務内容（Do：実行）」「業務の結果と振り返り（Check：評価）」「課題とその解決策（Action：改善）」「次の目標（Plan：計画）」があります。これに従って、日報や週報をしっかり作成させることで、自然に部下にPDCAサイクルを回せられます。PDCAサイクルは、業務を改善して、成果をあげるための効果的な手法として広く利用されています。
プロジェクトや目標達成のスケジュール管理と課題の早期の洗い出し
プロジェクトや目標の達成管理では課題を早期に洗い出し、できるだけ早期に対策を立案して実行しないと、スムーズなプロジェクト運営、目標の達成が困難です。日報や週報によって部下1人だけではなく、全体の情報を集約することで、より早く課題を洗い出せます。部下のチームメンバー全員の情報を、口頭による会話で集めるには効率が悪く、また、チームメンバーや関係者を招集して会議を開く場合、課題がまだ小さいときは議論が詰められず無駄が生じます。日報や週報の行間を読むことで課題を早期に把握でき、問題やトラブルに発展するのを防ぐこともできます。
業務のデータベースとして使う
日報や週報の内容をデータベースとして蓄積することで、チームメンバーが業務で得た情報を一括管理し、今後の業務に役立てられます。例えば、営業業務であれば、これまでアプローチした顧客の情報、さまざまな顧客からの意見・要望、成約した業務についての記録（なぜ成約できたのか）、成約できなかった案件について（なぜ成約できなかったのか）などデータベースとして残っていると、業務を効率的に遂行できます。
適切なフィードバックで部下の成長とモチベーションアップに役立てる
日報や週報のすべてに目を通し、適切なコメントをフィードバックすることで、部下の指導や教育ができてスキルアップを促進できます。また。コミュニケーションを密にすることで、相互信頼が生まれ、モチベーションアップができます。
まとめ：日報や週報をもっとアクティブに活用しよう
日報や週報は、業務の内容を報告するだけでなく、部下とのコミュニケーションをスムーズにし、人材の育成のためにも有効なツールとして活用できます。業務の現状を把握し、部下へのアドバイスを行うためのコミュニケーションツールとして考えれば、日報や週報の情報をもっと有効に活用することが可能です。日報・週報を共有し、データベースとしてうまく活用するには、日報ツールの導入が効果的です。日報・週報に活用できるツールは『【2024年版】日報アプリ・ツールで情報共有！おすすめ10選を徹底比較』の記事にまとめてありますので参照してください。
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